2.2. СИСТЕМА УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА

В менеджменте учет представляет собой сбор, регистрацию и обобщение всей информации, необходимой руководству компании для принятия управленческих решений. По оценке западных специалистов, именно на постановку и ведение управленческого учета тратится до 90% времени и ресурсов, в то время как на традиционный финансовый учет уходит только оставшаяся часть. Параллельные информационные системы, как правило, нерентабельны и не всегда информативны из-за сбоев в повторном учете, поэтому возникает потребность в интегрированной системе учета.

Таблица 2.1 Область сравнения Бухгалтерский учет Управленческий учет Обязательность ведения учета Требуется

по законодательству Ведется по решению администрации Цель учета Составление финансовой отчетности Оказание помощи администрации Пользователи информации Как правило, внешние пользователи Менеджеры предприятия Базисные принципы Принцип

сбалансированности (равновесия) Различны в зависимости от цели использования информации Основные положения Обязательное следование принципам бухгалтерского учета Нет норм и ограничений Теоретическая база Нормативные акты Экономическая теория, теория принятия решений Тип данных "Исторические" данные "Исторические" и оценочные данные будущих периодов Используемые измерители Денежная единица по курсу, действующему на момент возникновения факта хозяйственной жизни Натуральные и денежные измерители, оценки которых могут быть фактические и будущие Основное требование к информации Точность Релевантность Степень точности информации Достаточно высока Часто используются примерные оценки в целях быстроты полу-чения информации Частота отчетности Составляется на регулярной основе - квартальная и годовая Зависит от задач, чаще всего понедельная или помесячная Сроки предоставления отчетности Через несколько недель или месяцев по окончании отчетного периода С наибольшей опера-тивностью по окончании отчетного периода Объект отчетности Хозяйственная единица в целом Различные элементы хозяйственной единицы (центры ответственности)

Для того чтобы управлять, надо контролировать различные компоненты бизнеса: труд, ценообразование, рентабельность, распределение ответственности и др.

Горизонтальная интеграция предполагает сопоставимость данных в учетных блоках.

Вертикальная интеграция охватывает цикл принятия управленческих решений: план - организация выполнения плана - учет - контроль - анализ - регулирование. Естественно, учетный компонент - лишь одна из сторон этой интеграции.

Поскольку узловым моментом в интеграции является сопоставление затрат и доходов, то наиболее важными становятся операции управления доходами, управления расходами и управления результатами через влияние как на доходы, так и на расходы. Вертикальная интеграция является непосредственным отражением концепции контроллинга и должна быть отражена как в организационной структуре службы контроллинга, так и в архитектуре информационной системы предприятия.

Практическая реализация управленческого учета служит основой для решения ряда задач управления предприятием, предусматривающих:

оперативный сбор (мониторинг) информации в рамках действующей на предприятии информационной системы;

анализ текущего состояния в сопоставлении с планируемыми характеристиками по выбранной номенклатуре показателей;

представление информации для руководства в целях подготовки оперативных и долговременных решений;

адаптивное планирование деятельности предприятия.

Выделяют ряд специфических принципов, характерных для системы управленческого учета:

учет непрерывности деятельности предприятия;

использование единых единиц измерения в планировании и учете;

оценка результатов деятельности структурно-организационных элементов предприятия - центров ответственности;

комплексное использование информации;

преемственность использования информации;

многократное использование информации;

периодичность планирования и учета, отражающая производственные и коммерческие циклы предприятия;

полнота и аналитичность предоставляемой информации;

бюджетный (сметный) и/или нормативный контроль величины затрат.

Переход к полномасштабному управленческому учету предусматривает учет не только на уровне предприятия в целом, но и на уровне отдельных функциональных и структурных подразделений в рамках системы контроллинга.

Для построения целостной системы учета для целей управления необходима структуризация учета.

Управленческий учет призван обеспечить расшифровку доходов, затрат, прибыли и в конечном итоге показателей рентабельности в разрезе организационных единиц предприятия, продуктов, услуг, клиентов и др.

Система учета затрат для целей управления должна дать ответ на ряд вопросов (рис. 2.2).

Рис. 2.2. Элементы системы учета затрат

Какие возникли затраты?

что?

Где возникли затраты? ГДЕ? .

Для чего возникли затраты? ЗАЧЕМ?

Основные классификации и группировки затрат, используемые для целей управления, приведены на рис. 2.3. Возможны и другие классификации.

Рис. 2.3. Основные классификации и группировки затрат, используемые для целей управления

При создании классификации затрат в системе управленческого учета следует помнить, во-первых, что классификации существуют не сами по себе, а преследуют определенные цели, являясь базой

анализа и принятия решений. Например, разделение затрат на текущие и капитальные позволяет выделять соответствующие лимиты подразделениям, а также управлять приоритетами программ развития и устанавливать связь между отдельными целевыми программами. Во-вторых, должны быть четко определены затраты, относящиеся к тем или иным категориям в рамках классификации и группировки, иначе может возникнуть неоднозначность толкования. Так, иногда задаются классификацией "основные-косвенные", не оговаривая однозначно критерий отнесения к той или иной категории. При этом в различных подразделениях эта классификация может быть истолкована по-разному: для одних критерием станет отношение к техпроцессу, для других - отнесение на объект учета (продукт, услугу). В частности, затраты на крепежные детали, используемые при изготовлении продукции и отпускаемые в цех по весу, могут быть отнесены в процессе учета к любой из названных выше категорий, так как они являются одновременно и основными, и косвенными затратами.

Учет затрат может вестись в разрезе всего предприятия и по отдельным его подразделениям. Данные о затратах могут собираться по разнообразным объектам .

В зависимости от целей создания системы управленческого учета, потребностей в информации и возможностей ее сбора, переработки и анализа, на предприятии могут присутствовать разные виды учета затрат (рис. 2.4). Практически для каждого предприятия формируется своя уникальная система управленческого учета, представляющая собой комбинацию различных видов учета затрат. Например, на предприятии с небольшим ассортиментом выпускаемой продукции массового потребления система управленческого учета может включать учет затрат по видам, полную калькуляцию на основе нормативных данных для целей контроля с использованием метода процессного калькулирования.

Критерий Вариант учета и калькулирования Объект учета По видам затрат По местам возникновения затрат По продуктам По регионам Другое Полнота включения в себестоимость Полная калькуляция Частичная калькуляция Происхождение данных Фактические затраты Плановые затраты Нормативные затраты Цель учета Данные для контроля Данные для планирования Тип производства Процессное калькулирование Позаказное калькулирование 1. Рис. 2.4, Виды систем учета затрат

Для работы с аналитическими данными все большую популярность приобретает концепция информационного хранилища, особенностью которой являются:

ориентация учета на предметную область, предусматривающая сбор данных о некотором предмете (бизнес-объекте) в согласованной, единой (несмотря на различные источники) и удобной для использования в управленческом анализе форме;

интегрированность, означающая согласованное хранение данных в едином общефирменном хранилище;

неизменность после внесения данных в информационное хранилище и доступность только в режиме чтения;

поддержание хронологии и соответствующей структуризации за длительный период (обычно за несколько лет).

В информационном хранилище, как правило, представлены не первоначальные оперативные данные, а определенным образом об-работанная информация. Прежде чем загрузить данные в информа-ционное хранилище, их подвергают согласованию (представлению в едином формате), фильтрации (включая проверку адекватности), до-полняют недостающей общесистемной информацией (временная шкала) и, возможно, агрегируют. Удобство и эффективность работы

аналитиков с информационным хранилищем определяется тем, на-сколько удачно решены перечисленные выше и взаимосвязанные с ними вопросы, включая структуризацию информации и построение классификаторов в виде иерархически упорядоченных метаданных.

Аналитический механизм предоставления информации должен сопровождаться возможностью ее детализации в разрезе каждого из аспектов, т.е., возможностью детализации по предварительно сфор-мированному иерархическому классификатору понятий для каждого из зафиксированных в информационном хранилище аспектов представления информации. Например, параметры бизнеса (доход, расход, маржа) во временном аспекте могут быть представлены по годам, кварталам, месяцам, декадам, дням, а в отношении организационной структуры - по регионам, филиалам, управлениям, отделам, цехам и т.п. Для представления информации в таком виде необходимо обеспечить ее предварительную структуризацию.

Таким образом, полный цикл принятия управленческих решений "план - организация выполнения - учет - контроль - анализ - регулирование" охватывает широкий круг инструментов современного менеджмента, основанных на компонентах управленческого учета: структуризации данных, доставке их в требуемое место в заданное время и в необходимом объеме, формировании информационного поля для проведения полномасштабного анализа в рамках регламента и возможности оперативной настройки.

Система управленческого учета может быть построена с различным объемом реализуемых функций: от простейшего варианта (контроль ключевых параметров хозяйственной деятельности и сигналы о неблагоприятных изменениях) до интегрированной системы контроля и оптимизации различных типов хозяйственных операций предприятия.

Создание системы управленческого учета предприятия предусматривает несколько этапов.

1. Системно-организационный этап.

Выделение совокупности решаемых управленческих задач.

Анализ информационных потоков, отражающих течение бизнес-процессов по выбранным задачам, и важнейших взаимосвязей между ними.

Проектирование принципиальной схемы документооборота в создаваемой системе управленческого учета.

Определение направлений изменения регламентов в связи с созданием системы управленческого учета.

Структуризация информационных потоков.

Формирование перечней рассматриваемых показателей в привязке к уровням управления.

Определение объемов собираемой информации, частоты сбора и объемов передачи данных в другие центры ответственности.

Регламентация информационных потоков.

Формирование проектов регламентов обработки управленческой информации:

по общим процедурам;

в рамках положений об управленческих подразделениях;

в рамках должностных инструкций.

Разработка регламента учета включает:

формирование структуры (дерева) доходов и расходов по уровням предоставления информации, планирования и анализа показателей деятельности с выделением характеристик для предоставления руководству на каждом из уровней структуризации;

классификацию статей доходов и расходов с анализом представления их в бухгалтерском учете по существующему состоянию и предлагаемой модифицированной номенклатуре и структуре характеристик для определения показателей, обеспечивающих анализ финансовой деятельности и управление;

предложения по системе управленческого учета, согласование, утверждение и развитие классификатора используемых учетных до-кументов и их корреспонденции.

Постановка процедур обработки информации.

Определение содержания обработки информации в центрах ответственности.

Разработка методического обеспечения процедур обработки информации.

Согласование методического обеспечения и процедур обработки информации.

Регламентация процедур подготовки информации для принятия решений.

Определение и разработка методического обеспечения обработки информации в системе управленческого учета.

Составление и утверждение форм представления данных менеджерам компании.

Реализацию перечисленных выше этапов необходимо осуществ-лять при тесном взаимодействии менеджеров предприятия, контроллеров и специалистов в области информационно-коммуникационных технологий.