<<
>>

4.3. ИНФОРМАЦИЯ В СИСТЕМЕ КОНТРОЛЛИНГА

В настоящее время недостатка в информации не испытывает никто, скорее, наоборот, можно говорить о ее переизбытке. Японские исследователи доказали, что каждый человек ежедневно подвергается воздействию потока информации, эквивалентного миллионам слов, что примерно соответствует книге объемом в несколько тысяч страниц, а соотношение между информацией, передаваемой различными средствами массовой информации и действительно усвоенной людьми, даже в лучшем случае составляет 100:1.
Поэтому информация, которая ежедневно ложится на стол высших руководителей предприятия, должна быть краткой, конкретной и предлагать возможные варианты реагирования на нее.

"Кто владеет информацией - владеет всем" - так можно отразить значимость и важность информации в бизнесе. Долгие годы в нашей стране осведомленность руководителя не играла решающей роли: важнее были его связи. Теперь положение изменилось, и успех в бизнесе стал в большой степени определяться надежностью и качеством информационной поддержки предприятия и его руководства.

Современное хозяйство страны переживает серьезные структурные изменения, определяя новые пропорции в динамике государственного и частного секторов экономики. В сложившихся условиях

организациям для выживания и успешного функционирования необ-ходима такая система руководства, в основе которой лежат современные методы использования информационных технологий.

Факторы неопределенности и риска требуют необходимого для их оценки и принятия адекватных решений информационного сопровождения на основе современных технологий. Особенно важна роль деловой информации, поступающей из внешних источников, в условиях российского рынка, который характеризуется такими особенностями, как коррумпированность чиновничества, криминализация бизнеса, отсутствие правовых гарантий и наличие иных факторов, присущих переходной экономике.

Без информации о политическом положении (в том числе закрытой) нельзя принимать решения о размещении филиалов в регионе; без информации о клиенте трудно определить, стоит ли выдавать ему кредит и под какие проценты его можно выдать; без информации об услугах других предприятий невозможно устанавливать свои расценки на услуги.

Адекватная и своевременная информация позволяет вовремя обнаружить открывающиеся перспективные рынки, на которые надо внедриться, или направления, в которых предприятию сле-дует развивать свою деятельность.

Возросшая потребность в новых формах и методах хозяйствования, рационально сочетающих традиционные способы и схемы управления с современными подходами к менеджменту на базе проведения комплексной перестройки структуры предприятия, вынуждает российские государственные учреждения и коммерческие организации применять методы и процедуры эффективного управления.

Современные предприятия требуют все большей оперативности. В период быстрых изменений на рынке, более короткого цикла обращения продукции и услуг, изменчивости потребительского спроса важны полнота и актуальность информационной базы для принятия стратегических решений, а также контроля за их выполнением. В этой связи использование современных методов сбора, обработки, хранения, анализа и представления информации для управленческих решений является одним из важнейших рычагов развития бизнеса.

Информационная поддержка контроллинга

Одним из основных отличий аналитической системы от системы оперативной обработки данных является не столько большой объем обрабатываемых данных, сколько необходимость поддерживать об

работку произвольных, заранее нерегламентированных запросов из различных источников информации.

Предварительная классификация источников информации. Информационное, программное и техническое обеспечение призвано систематизировать как внутренние, так и внешние источники информации.

В качестве внутренних источников информации могут выступать:

транзакционные системы, предназначенные для операционной работы, в том числе с клиентами, включая клиентов филиалов и представительств;

система внутрифирменного электронного документооборота;

документы из электронных хранилищ;

документы на бумажных носителях.

К внешним источникам информации относятся:

информационные агентства, поставляющие данные как в электронном виде, так и на бумажных носителях;

законодательные и регулирующие органы;

клиенты и партнеры предприятия, представляющие данные в электронном виде или на бумажных носителях.

При формировании информационных хранилищ предварительно проводится обследование потенциально интересных внутренних и внешних источников информации, оцениваются потенциальный объем и содержание переносимых в информационное хранилище сведений, требования к структуризации информации и возможности ее поддержания.

Доставка информации.

Она может осуществляться из внешних и внутренних источников по выделенным каналам, по глобальным электронным сетям коммерческого или общего назначения, по корпоративным и локальным компьютерным сетям. Для работы с бумажными документами отрабатываются технологии формирования электронных копий в рамках электронного архива. Предусматриваются методы анализа неструктурированной и слабоструктурированной информации, включая ее поиск и доставку по запросу пользователя.

При распределенной архитектуре предприятия и его информационных ресурсов должна быть обеспечена возможность получения информации из различных территориально разнесенных источников.

Управление информацией. Исходные данные, поступающие в систему из различных источников, как правило, фильтруются. В частности, могут осуществляться следующие этапы преобразования:

проверка корректности (внутренняя непротиворечивость данных, безопасность внесения данной записи для системы в целом);

реформатирование (приведение к общему формату в соответствии с принципом интегрированное™ данных и информации);

фильтрация и агрегирование данных;

исключение дублирования данных;

датирование данных (обязательное внесение метки данных в соответствии с принципом историчности).

Целесообразно предусматривать возможность описания различных структур данных (создание и ведение метабазы) как администратором системы, так и конечным пользователем, причем структура данных, видимая с места конечного пользователя, должна быть настраиваема и под определенный тип пользователя, и под конкретную решаемую задачу.

Хранение информации. Информационное хранилище должно быть построено с учетом предметной ориентации данных, историчности, интегрированности и неизменяемости во времени. Данные в информационном хранилище структурированы за счет использования метаданных в зависимости от уровня агрегирования.

Максимальный срок хранения информации обычно составляет для агрегированной информации не менее 10 лет, для детализированной информации - около 4 лет. Исторические данные по истечении определенных сроков могут "складироваться" в общесистемном архиве данных, предназначенном для долговременного хранения, который может создаваться на разнообразных видах носителей (на магнитных лентах, в оптических и/или магнитооптических библиотеках и др.). Естественно, в случае необходимости обеспечиваются запрос (например, для ретроспективного анализа временных рядов) данных из архива и добавление их в аналитическую систему, в том числе и в автоматическом режиме.

Для экономии времени пользователя обеспечивается многоуровневое хранение информации. При этом сохраняются как некоторые детальные, так и агрегированные данные. Ввиду сложности многоуровневой структуры информационного хранилища необходимо поддерживать его целостность, т.е. соответствие данных вышележащих уровней нижележащим, а также детальных данных - данным оперативных и других внешних систем.

Для описания правил функционирования информационного хранилища, ведения журнала операций и реализации доступа к инфор

мации требуются развитые программно-технологические средства ведения метабазы и поддержания метаданных. Как правило, предусматриваются и согласовываются структуры данных и метаданных как в целом для системы поддержки принятия решений (внутренний стандарт), так и для каждой из рассматриваемых автономных задач в рамках многоуровневой организации хранения информации.

Анализ информации. Как известно, мало собрать информацию и организовать ее хранение, важно уметь пользоваться ею. История учит, что на базе одной и той же информации могут быть сделаны различные, не исключено, что и противоположные выводы.

Основные потенциальные пользователи информационных хранилищ — среднее и высшее звено управления, системные аналитики. Зачастую это неординарно мыслящие люди, многие из которых достаточно эрудированы в области компьютерных технологий и современных аналитических методов. Только небольшая часть их аналитических потребностей может быть предварительно сформулирована, регламентирована и документирована. В связи с этим особое место в их работе отводится вопросам анализа, в том числе математической поддержке принятия решений, о чем речь пойдет ниже.

Современные информационные системы поддерживают интерпретацию информации как совокупности бизнес-объектов. Это чрезвычайно удобно для непрофессиональных пользователей ЭВМ, так как подобные средства позволяют аналитику, а тем более менеджеру воспринимать модель данных в виде списка знакомых и естественных для него объектов, таких, как "клиенты", "договоры", "оплата труда"и др.

В то же время более квалифицированный пользователь имеет возможность, описав с помощью встроенного механизма формирования запросов новые функции и представления, сохранить их для ис-пользования коллегами.

Особо следует отметить, что аналитиков интересуют не только и, быть может, не столько одномерные (одноаспектные) запросы, сколько сложные запросы с несколькими аспектами анализа и множественными связями. Например, в запросе могут быть наложены ограничения на временной период, перечень продуктов и услуг, подвергающихся анализу, региональные ограничения и т.п. Несмотря на то, что подобные запросы могут быть описаны заранее, делать это не всегда удобно из-за непредсказуемости и множественности запросов.

Кроме того, анализ только начинается, но никак не заканчивается констатацией и фиксацией фактов, происходивших в прошлом. Наиболее интересным эффектом от аналитических инструментов является прогноз на будущее, осуществляемый с помощью механизмов моделирования по схеме "что будет, если".

Именно на эти возможности, а также на развитые возможности представления информации сориентированы многие программные продукты, появившиеся на рынке в последнее время.

Автоматизированная управленческая информационная система (АУИС) осуществляет информационную поддержку организационной, управленческой и производственной деятельности.

Система поддержки принятия решений

Стержнем информатизации контроллинга является система поддержки принятия решений (СППР), конструктивно служащая надстройкой над учетными внутрифирменными информационными системами. Она призвана обеспечить принятие обоснованных решений топ-менеджерами в соответствии с миссией предприятия, его стратегическими и тактическими целями бизнеса.

Основой такой системы являются:

доставка статистических данных и информации аналитического и сводного характера из внутренних и внешних источников для экономических и финансовых оценок, сопоставление планов, разработка моделей и составление прогнозов в бизнесе;

формирование и эксплуатация во взаимодействии с руководством соответствующей системы информационных, финансовых, математических и эвристических моделей экономических и финансовых процессов.

Система должна обеспечивать методическую и информационную поддержку принятия решений по ключевым финансово- экономическим вопросам высшим руководством и менеджерами среднего звена организации на основе оперативного анализа и прогноза финансовых и экономических показателей. Это предполагает ситуационное и регламентное прогнозирование, мониторинг, анализ и корректировку деятельности предприятия и его подразделений в разрезе пре-доставляемых продуктов и услуг, обслуживаемых клиентов с учетом оценки состояния рынков и условий конкуренции на них.

Информационная система руководителя

Представление информации - существенный компонент СППР. Высшее руководство предприятия зачастую видит только этот компонент системы, поэтому успех СППР во многом связан не только с содержанием, но и с возможностями изобразительного ряда для представления результатов анализа и моделирования.

К пользовательскому интерфейсу предъявляются повышенные требования:

организация пользовательского интерфейса по двухуровневой схеме — работа в автоматическом и интерактивно-исследовательском режимах;

локализованная (русскоязычная) среда работы конечного поль-зователя;

дружественный графический многооконный пользовательский интерфейс;

наличие легкодоступной многоуровневой системы помощи и обучения;

широкое применение графической интерпретации исходных данных и результатов обработки;

применение большого количества разнотипных графоаналитических объектов и специализированной аналитической графики;

интегрированность с приложениями оперативных систем на уровне пользовательского интерфейса;

защита от несанкционированных действий и доступа;

переносимость объектов пользовательского интерфейса.

Важное значение имеет легкодоступность системы помощи и обучения работе с СППР, в том числе использование гипертекста. Реализация многоуровневой и многоаспектной помощи, в том числе системной, статистико-математической, экономико-статистической, экспертной, существенно повышает эффективность эксплуатации СППР.

Существенным фактором, влияющим на осмысление ситуации лицом, принимающим решение (ЛПР), является гибкое и настраиваемое использование графического интерфейса. Графическое представление исходных данных и результатов обработки — неотъемлемая часть аналитической системы. Можно сказать, что от полноты, доступности и наглядности исполнения графической части зачастую зависит эффективность СППР. При графическом представлении ин

формации особенно важно предоставить пользователю возможность выбирать и выделять из графической совокупности данных один из элементов каким-либо способом: цветом, толщиной линии, специальным маркером и т.п. Выбор и выделение элемента должны осуществляться как с помощью манипулятора "мышь", так и путем обработки специального запроса пользователя из меню.

Система должна предусматривать наличие большого количества разнотипных двухмерных и трехмерных графоаналитических элементов и специализированной аналитической графики. К последней могут быть отнесены двухмерные и трехмерные линейные, символьные и полостные графики, круговые и квантильные диаграммы, гистограммы, периодограммы и многомерные спектры, корреляционные поля, кубы и т.п.

Желательно наличие презентационной, например ленточной, графики, возможностей графической анимации изображений, а также интерактивного графического анализа данных.

Геоинформационная система - достаточно эффективная часть анализа финансово-экономического состояния распределенных объектов и других задач анализа, в которых представление аналитической информации на фоне географической среды (региона, города и т.д.) служит важным компонентом для поддержки принятия решений. Желательно наличие многомерной графической и геоинформационной системы, предусматривающей использование информационных "слоев" и "горячих" ключей, позволяющих осуществить привязку отчетов к географической информации.

Система должна содержать настраиваемый генератор отчетов. Желательно наличие систем автоматического формирования отчета по результатам анализа в избранной пользователем форме, а также некоторых других современных возможностей пользовательского интерфейса.

Таким образом, особый статус в современных информационных бизнес-системах, включая системы контроллинга, имеют информационные системы руководителей (ИСР). Такая ориентация предопределяет специфику системы. Во-первых, она должна быть минимально требовательна к своему пользователю. Во-вторых, ИСР должна быстро видоизменяться специалистами в связи с новыми за-дачами, формулируемыми высшим руководством предприятия. В- третьих, пользовательский интерфейс должен быть понятен без до-полнительных пояснений и выдержан в терминах, привычных руко-водству.

Выполнить данные требования особенно затруднительно в России, где далеко не все руководители отвыкли от бумажного способа общения и переход на новые инструментальные средства является серьезной психологической проблемой. В связи с этим российский вариант ИСР должен иметь безусловную избыточность и обладать развитыми возможностями подготовки оперативной отчетности.

ИСР ориентирована на реализацию оперативного доступа руководства и ответственных лиц, принимающих решения, к текущим данным, наиболее адекватно отражающим ситуацию на предприятии. Указанная информация должна быть предварительно обработана и представлена в агрегированном виде, допускающем дополнительное оперативное уточнение. Диалоговый интерфейс, простой в использовании, обладающий расширенной функциональностью, построенный по типовым правилам, позволяет руководителю оперативно просматривать данные по широкому набору контролируемых показателей, в том числе по соответствию плановым разработкам. При этом в зависимости от ситуации число показателей может быть крайне ограничено, например в случае штатной работы предприятия и соответствия его работы и состояния на рынке плановым разработкам. В то же время в ситуациях, требующих углубленного анализа и проработок, руководитель должен иметь возможность расширить горизонт анализа за счет использования многоаспектных данных, оперативной смены плоскости анализа, механизма "сверления" (drill down) данных в соответствии с встроенной моделью данных (метаданными) и другими возможностями.

Описанные выше возможности ИСР помогают руководителю:

сконцентрироваться на ключевых компонентах бизнеса, существенных в данный момент;

составить собственную, не навязанную аналитиками точку зрения;

анализировать различные срезы управленческой деятельности, такие, как финансы, персонал, организационная структура или состояние производства;

более полно и оперативно представлять ситуацию, принимать стратегически обоснованные решения.

Основные преимущества ИСР:

получение концентрированной информации для управления на основе единой для всех пользователей системы информации, базирующейся на исторических и оперативных данных;

ориентация ИСР на анализ конкурентных условий бизнеса за счет использования систематизированной информации из внутренних и внешних источников;

удобство и адаптируемость под персональные привычки пользователя или группы пользователей;

использование прогрессивных средств представления информации, в том числе графических и многооконных возможностей;

экономия времени и ресурсов при подготовке качественной и актуальной информации для управленческих решений.

ИСР позволяет объединить все информационные ресурсы предприятия, обеспечивая руководителя оперативной информацией. В качестве источников данных используются ERP-системы, локальные модули CRM-систем, системы АСУ ТП, локальные базы данных и т.д.

Мотивацией использования ИСР служат также следующие ожидания, перечисленные в приоритетном порядке:

совершенствовать стратегическое управление организацией;

улучшить финансовое управление;

повысить качество используемой экономической и рыночной информации;

обеспечить лучшее качество анализа конкурентно-рыночной ситуации.

Одно из главных преимуществ, которые дает ИСР руководителю, состоит в том, что появляется возможность получать надежную информацию о работе организации в целом гораздо оперативнее, чем раньше, включая поддержание собственной базы данных руководителя. Такая база данных увеличивает скорость появления на экране информации из числа той, что часто запрашивается руководителем. База данных руководителя может дополнять и в определенной степени дублировать информационное хранилище (ИХ), хотя в процессе детализации информационного обмена руководитель (возможно, при помощи аналитиков) может обращаться и к ИХ.

Такая база данных включает в себя аналитическую и интегриро-ванную информацию, являясь совокупным продуктом работы всего персонала компании. Это позволяет руководителю осуществлять функции информационного управления, делегируя права доступа и полномочия. В ИСР, как правило, имеются многие из описанных выше механизмов анализа и представления информации, приоритеты по которым зависят непосредственно от конкретного пользовате

ля-руководителя. Естественно, сами механизмы, как правило, скрыты от него, чтобы не перегружать его излишними подробностями, поскольку избыток информации также не есть благо: "зашумленный" фон не способствует принятию правильных решений.

Информационные системы руководителя разработаны рядом фирм, среди которых следует выделить SAP AG, SAS Institute, Oracle Corporation, а также ряд отечественных компаний, представленных на российском рынке информационных систем.

Типовая ИСР внешне представлена системой информационных и навигационных экранов руководителя, которые отражают интегрированные результаты мониторинга деятельности предприятия и внешней среды его функционирования. Система позволяет характеризовать деятельность предприятия по различным направлениям, например по разделам финансовое состояние, финансовые индикаторы, управленческие и производственные показатели.

Интегральные показатели могут использовать технологию "светофоров", выраженную теми или иными изобразительными средствами, при которой традиционный автодорожный цветовой ряд "красный - желтый - зеленый" соответствует состоянию предприятия в том или ином разрезе. Естественно, по выбранной классификации характеристик строится иерархия показателей, отвечающая управленческим приоритетам конкретного руководителя. Например, финансовое состояние может детализироваться на дебиторскую и кредиторскую задолженность, оборотные средства и денежные средства и другие показатели.

В разрезе компаний, входящих в холдинг, возможна детализация по отдельным структурам. Финансовые индикаторы могут характеризовать капитал, ликвидность, финансовую устойчивость и эффективность деятельности, детализированную по перечисленным группам показателей.

Естественно, ИСР предназначена не только для оперативного управления. Наиболее развитые системы, ориентированные на концепцию контроллинга, могут включать в себя блоки планирования различного уровня: оперативного, тактического, стратегического.

Концепция информационной системы руководителя постепенно трансформируется. На смену ИСР приходят системы нового класса, ориентированные на различные сегменты рынка.

Информатизация контроллинга призвана:

объяснить и подвергнуть анализу экономические проблемы;

обеспечить информационную поддержку управления;

предложить решения по реструктуризации и развитию бизнеса.

Структуризация учета и метаданные

В отличие от традиционного бухгалтерского управленческий учет требует принципиально другой структуризации, ориентированной на предоставление информации для менеджеров по запросам и для рег-ламентных отчетов. Рассмотрим некоторые возможности логической структуризации данных и их отражение в информационных ресурсах автоматизированной системы, ориентированной на управление.

Прежде всего остановимся на отличиях информационной поддержки бухгалтерской и управленческой систем учета. Первая из них ориентирована на оперативный учет всех операций, проводимых со-гласно заключенным деловым сделкам. Такая система предназначена прежде всего для оперативного учета данных (так называемых тран-закций). Управленческий учет нацелен на представление аналитику или менеджеру информации, и следовательно, в нем преобладает аналитическое начало.

Отличительной особенностью управленческого учета и представления данных является необходимость анализировать как внутреннюю, так и внешнюю информацию. Это может быть информация о рынках сбыта и конкурентах, политической обстановке и сопутствующих рисках, клиентах и их предпочтениях. Разнородные источники и форма представления данных, способы группировки и ряд иных факторов определяют особенности поставки и использования информации в системах управленческого учета в отличие от традиционных оперативных (транзакционных) систем, основанных на стандартизованном представлении внутрифирменных данных.

Информационные хранилища

В последнее время для работы с аналитическими данными все большую популярность приобретает концепция информационного хранилища (ИХ) - Data Warehouse. Основными особенностями концепции являются:

ориентация учета на предметную область - сбор данных о некотором предмете (бизнес-объекте) в согласованной, единой (несмотря на различные источники) и удобной для использования в управленческом анализе форме;

интегрированность - согласованное хранение данных в едином общефирменном хранилище;

неизменность после внесения данных в информационное хранилище и доступность только в режиме чтения;

поддержание хронологии и соответствующей структуризации за длительный период (обычно за несколько лет).

Особо следует отметить, что в информационном хранилище, как правило, представлены не первоначальные оперативные данные, а определенным образом обработанная информация. Прежде чем за-грузить данные в информационное хранилище, их подвергают согла-сованию (представлению в едином формате), фильтрации (включая проверку адекватности), дополняют недостающей общесистемной информацией (например, временным шкалированием) и, быть может, агрегируют. Удобство и эффективность работы аналитиков с инфор-мационным хранилищем определяются тем, насколько удачно решены перечисленные выше взаимосвязанные вопросы, включая струк-туризацию информации, связанную с построением классификаторов в виде иерархически упорядоченных метаданных.

Типичной формой представления информации для управления бизнесом является информация о бизнес-процессах (например, о поставках материалов и комплектующих, сбыте, производстве и их компонентах) в виде управляемых и оцениваемых параметров бизнеса в зависимости от продукции фирмы, подразделений (центров ответственности, центров прибыли и сервис-центров), клиентов, поставщиков и конкурентов, рынков предоставления услуг, регионов, времени.

Аналитический механизм предоставления информации должен сопровождаться возможностью ее детализации в разрезе каждого из индикаторов с использованием процедур свертки-развертки (drill down-drill up), т.е. возможностью детализации по предварительно сформированному иерархическому классификатору понятий для каждого из зафиксированных аспектов представления информации в информационном хранилище. Например, представление параметров бизнеса (доходов, расходов, маржи) во временном аспекте может

быть детализировано по годам, кварталам, месяцам, декадам, дням, а в аспекте организационной структуры - по регионам, филиалам, управлениям, отделам, цехам и т.п. (рис. 4.3).

9 27 57 2 13 60 11 4 69 С и би рь / у Урал

Продукция 2

Продукция 3

Неделя 1 Неделя 2 Неделя 3

Определить, по каким 10 видам продукции произошел наибольший и наименьший рост продаж за последний год на Урат

Центр/^ Продукция 1

I/

• Рис. 4.3, Кубик метаданных для управленческого анализа

Для представления информации в таком виде необходимо обеспечить ее предварительную структуризацию с использованием так называемых метаданных.

Метаданные

Рассмотрим некоторые вопросы формирования и использования метаданных. Как уже было отмечено, целью управленческого учета является повышение эффективности бизнеса. К типичным целям бизнеса можно отнести увеличение стоимости акций, уменьшение стоимости продукции и затрат на ее производство, увеличение прибыли.

Аналитик и менеджер призваны найти подходящий механизм управления для достижения поставленных целей. Оперативные данные могут помочь в принятии оперативных решений с перспективой в несколько дней. Для принятия стратегических и тактических решений различными группами пользователей требуется более структурированная и многогранная информация (рис. 4.4).

Информационная система руководителя Ключевые индикаторы

Т

Высшее руководство

±

Месячные отчеты Анализ электронных таблиц

Руководство среднего звена

Рл Л ^ rS

Текущие оперативные отчеты Варианты решения

Оперативное руководства

Данные транзакционных систем Внешние источники информации Информационные хранилища

Рис. 4.4. Классификация пользователей аналитических систем

Здесь далеко не всегда могут помочь стандартные запросы и отчеты. В таких случаях для маркетолога и менеджера по продажам, бухгалтера и менеджера по сбыту требуется более тонкий инструментарий. Данные для анализа должны быть собраны в удобной форме, быть хорошо структурированы (обладать развитыми метаданными), иметь инструментарий для доступа к информации, анализа и представления результатов конечному пользователю более высокого ранга.

Метаданные - один из наиболее важных компонентов информационного хранилища. Они являются, по сути, данными о данных, содержательным каталогом информационного хранилища. Некоторые наиболее важные компоненты метаданных представлены на рис. 4.5.

Компоненты метаданных, в частности, характеризуют:

источники информации в информационном хранилище (происхождение и структура системы записей);

преобразование данных при передаче первоначальных данных из оперативных источников в информационное хранилище;

текущие описания данных в информационном хранилище;

предысторию изменения существующих данных в хранилище.

Рис, 4.5. Компоненты метаданных аналитической системы

Некоторые из представленных на рис. 4.5 компонентов являются обязательными атрибутами метаданных, другие — необязательными, но также достаточно важными. Метрика (функция расстояния между данными), или упорядочение данных, позволяет определить допустимые операции над занесенной в информационное хранилище информацией (суммирование, ранжирование, иерархический порядок и т.п.). Синонимы (ссылочные данные) позволяют установить ссылки на данные, например, при использовании их под разными именами несколькими пользователями. Модель данных служит краеугольным камнем концепции метаданных и определяет пути возможного использования информации из информационного хранилища. Регламент изменения данных обусловливает схему пополнения системы из внутренних и внешних оперативных источников.

Такая схема позволяет менеджеру и аналитику опереться на четкую конструкцию, ориентированную на их потребности. Но для этого должно быть правильно выстроено все дерево информационной поддержки бизнеса в организации, включая оперативные информационные системы, на базе внутрифирменной модели данных. Такая модель данных должна предусматривать интегрированный взгляд на инфор

мацию. Отдельные оперативные подсистемы должны обеспечивать удобство использования информации для последующего хранения и представления в информационном хранилище. При этом должна учи-тываться предметная ориентация информационного хранилища, в том числе на такие существенные для бизнеса субъекты представления, как заказчики, продукты, сделки, поставщики и продавцы.

Именно метаданные служат связующим звеном информационной архитектуры: как показано на рис. 4.6, они существенны для приложений, а также для оперативного и долговременного информационного хранилища.

Рис. 4.6. Назначение метаданных в оперативной информационной системе

Как правило, первоисточником являются наследуемые (т.е. возникшие и накопленные до формирования информационного хранилища) базы данных. Их структура, полнота и форма представления данных практически не могут быть изменены, так как информация либо утеряна, либо требуются большие усилия для ее восстановления. Оперативные хранилища более приспособлены для структуризации и проектирования. В них применяется технология, предусматривающая использование описателей информации. Метаданные

предполагают описание системы записей, метрику и др. Важную роль в отношении к составным частям информационной архитектуры играет взаимосвязь различных компонентов метаданных.

Применительно к проблеме управленческого учета модель метаданных должна включать структуризацию плана счетов, ориентированную на управление. В частности, должна быть предусмотрена возможность учета:

продукции и услуг;

центров ответственности, центров прибыли и сервис-центров;

клиентов, включая поставщиков и потребителей продукции;

рынков сбыта и регионов;

показателей, предназначенных для управления (планирования, контроля исполнения планов и корректировки принятых решений).

Полный цикл принятия управленческих решений охватывает все сферы современного менеджмента:

структуризацию данных;

доставку данных в требуемое место, в требуемое время и в требуемом объеме;

формирование информационного поля для проведения полно-масштабного анализа управленческих индикаторов и возможность оперативной настройки приложений на нестандартные виды анализа;

проведение анализа информации;

подготовку рекомендаций для лиц, принимающих решения, в том числе с использованием эвристических и экспертных знаний;

принятие решения;

доведение решения до исполнителей;

контроль за исполнением.

Единое аналитическое пространство организации

Регистрация операций производится в АУИС и в локальных информационных системах подразделений на основании утвержденной учетной политики организации, в соответствии с которой генерируются управленческие и бухгалтерские проводки. Данные бухгалтерского учета в виде обязательной бухгалтерской отчетности направляются в соответствующие органы РФ и в контуре подготовки принятия решений далее не участвуют.

Типовая система учета на предприятиях ориентирована прежде всего на внешнюю отчетность. Создание управленческого учета на базе параллельной службы вынужденно, но недостаточно эффективно. В связи с этим реальной является потребность в интегрированной системе учета.

Применительно к менеджменту учет представляет собой сбор, ре-гистрацию и обобщение всей информации, необходимой руководству компании для принятия управленческих решений. По оценке западных бухгалтеров, именно на постановку и ведение управленческого учета тратится до 90% времени и ресурсов, в то время как на традиционный финансовый учет уходит только оставшаяся часть. Основными про-блемами, встающими перед разработчиками автоматизированных сис-тем в этой связи, являются оперативность предоставления информации, а также выработка формы и содержания той отчетности, которая готовится для управленцев.

Западная бухгалтерия предусматривает двухкруговой характер учета. Первый ориентирован на учет финансовых потоков (КФ), второй - на учет преобразований факторов бизнеса в продукты и услуги в результате производственной деятельности (учет материальных потоков, а также затрат и себестоимости производимой продукции). Если первый способ учета ориентирован на внешнее потребление и подвергается регламентированию, то второй - внутреннее дело каждой компании. Он является, по сути, ноу-хау компании и близок к коммерческой тайне.

Понятно, что потребности менеджеров растут. Чтобы управлять, нужно контролировать различные компоненты бизнеса: труд, ценообразование, рентабельность, распределение ответственности и др. Тенденция управленческого учета - охват всех сторон бизнеса.

Отличительным признаком управленческого учета является ин- тегрированность. Можно выделить вертикальную (охватывает цикл принятия управленческих решений "план - организация выполнения - учет - контроль - анализ - регулирование") и горизонтальную (предполагает сопоставимость данных в учетных блоках) интеграцию.

Поскольку узловым является сопоставление затрат и доходов по центрам ответственности, наиболее важными становятся операции управления доходами, расходами и результатами через влияние как на доходы, так и на расходы. Такой подход влечет регламентацию и анализ взаимодействия структурных подразделений, внутрифирмен

ный анализ рентабельности и других показателей современного контроллинга.

Интернет

Рис. 4.7. Структура единого аналитического пространства организации

С Финансов ый"\

Предусмотрено, что первичные управленческие данные проходят этапы синтаксического и семантического согласования и поступают в хранилище первичных данных (ХПД). Первичные данные детализированы в разрезе каждой сделки, операции, проводки, клиента, более неделимого подразделения предприятия.

В силу различных причин управленческий учет пока еще ведется на базе бухгалтерского и является по отношению к последнему как бы вспомогательным. Тогда бухгалтерские проводки, данные об остатках на счетах и прочие снабжаются множеством управленческих признаков и следует говорить о повышении роли смыслового согласования данных при их импорте в ХПД.

Для управленческих целей формируется единое аналитическое пространство организации (рис. 4.7).

Семантическое (смысловое) согласование преследует своей целью устранение кратковременных и зачастую неповторяющихся искажений, приводящих к рассогласованию формы бухгалтерской регистрации событий и управленческих признаков.

Несомненно, что данные в детализированном виде в целом не годятся для поддержки принятия решений, когда нужно видеть предприятие как бы "сверху", без излишних подробностей. Конкретная детализация проводится в отдельных случаях "по требованию". Следовательно, множество первичных финансовых данных нужно отобразить на множество базовых (или первичных) аналитических показателей.

Под первичным аналитическим показателем (ПАП) понимается показатель, определяемый непосредственно из первичных финансовых данных. Вторичный аналитический показатель рассчитывается на базе ПАП. Базовые аналитические показатели включают в себя совокупность показателей, используемых в стандартизованных аналитических отчетах, в том числе вторичных показателей, и рассчитываются на основе специальных методик.

Аналитические методики преобразования данных служат для расчета аналитических показателей и для устранения несоответствий в первичных финансовых данных, если это в силу каких- либо соображений не было реализовано при согласовании данных на входе в ХЦЦ. Число таких методик, а также качественные и количественные характеристики каждой должны быть индетерминированы при обязательном соблюдении двух условий:

все методики формируются силами центрального аналитического подразделения организации;

формирование методик проводится на основании нормативного документа предприятия, например Положения об аналитической отчетности.

Рассчитанные первичные аналитические показатели хранятся в хранилище аналитических данных (ХАД). Базовые аналитические показатели могут использоваться как напрямую (для наполнения статистических отчетов), так и опосредованно (для расчета вторичных показателей). Интерфейс аналитической системы должен обеспечивать доступ к ХАД удобным для пользователей образом и, следовательно, оперировать терминами бизнес-понятий и аналитических отчетов.

В общем случае под информационной аналитической системой можно понимать не только набор программных средств, позволяю-

ших формировать статические, динамические и вообще произвольные отчеты, выполнять их экспорт (в системы data mining), рассылку и задавать методики преобразования данных, но также и те модули, которые обеспечивают согласование данных на входе ХПД,

Из рассматриваемой модели аналитического пространства видно, что одними из важнейших компонентов такой аналитической системы являются механизмы поддержки методик преобразования данных и расчета аналитических показателей.

<< | >>
Источник: А.М. Карминский, С.Г. Фалько, А.А. Жевага, Н.Ю. Иванова. Контроллинг. 2006

Еще по теме 4.3. ИНФОРМАЦИЯ В СИСТЕМЕ КОНТРОЛЛИНГА:

  1. Раздел 3. Создание системы контроллинга на предприятии
  2. 2.1.КОНТРОЛЛИНГ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ
  3. 1.2. Задачи системы контроллинга
  4. 1.4. СТРАТЕГИЧЕСКИЙ И ОПЕРАТИВНЫЙ КОНТРОЛЛИНГ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ
  5. 4.8.2.КОМПОНЕНТ КОНТРОЛЛИНГА СИСТЕМЫ R/3 ФИРМЫ SAP AG
  6. 6.1.2.ПРОЕКТЫ СИСТЕМЫ КОНТРОЛЛИНГА
  7. 6.1. ПРЕДПОСЫЛКИ ФОРМИРОВАНИЯ СИСТЕМЫ КОНТРОЛЛИНГА В ОРГАНИЗАЦИИ
  8. 6.1.1. АНАЛИЗ ПРЕДПОСЫЛОК ФОРМИРОВАНИЯ СИСТЕМЫ КОНТРОЛЛИНГА
  9. 2. ПРЕДМЕТ И СОДЕРЖАНИЕ КОНТРОЛЛИНГА.ФУНКЦИИ И ЗАДАЧИ КОНТРОЛЛИНГА
  10. 3.5.АНАЛИЗ ОТКЛОНЕНИЙ В СИСТЕМЕ КОНТРОЛЛИНГА
  11. 2.5. АНАЛИЗ ОТКЛОНЕНИЙ В СИСТЕМЕ КОНТРОЛЛИНГА
  12. 4.8.ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ ДЛЯ РЕШЕНИЯ ЗАДАЧ КОНТРОЛЛИНГА
  13. 3.2. Что для этого необходимо3.2.1. Контекстные факторы систем контроллинга
  14. 1. МОТИВАЦИЯ В СИСТЕМЕ КОНТРОЛЛИНГА
  15. 3. ТРЕБОВАНИЯ К СИСТЕМЕ КОНТРОЛЛИНГА
  16. 2.4. ПЛАНИРОВАНИЕ И БЮДЖЕТИРОВАНИЕ В СИСТЕМЕ КОНТРОЛЛИНГА