<<
>>

2.5. АНАЛИЗ ОТКЛОНЕНИЙ В СИСТЕМЕ КОНТРОЛЛИНГА

К числу важнейших задач оперативного контроллинга относятся: контроль над исполнением бюджета предприятия, установление отклонений, анализ причин, вызвавших отклонения, выработка корректирующих мероприятий.

В результате бюджетирования устанавливаются плановые значения контролируемых величин: количественные параметры деятельности предприятия, выраженные в натуральных и стоимостных показателях, а также качественные параметры.

Фактические значения контролируемых величин выявляются на основе данных статистического, финансового и управленческого учета на предприятии. Обязательное условие сопоставления плановых и фактических величин - их содержательная однородность, которая в принципе должна быть

j-2236

обеспечена на стадии планирования. Кроме того, все плановые единицы предприятия (цехи, отделы и т.д.) должны работать в единой информационной базе данных, признаваемой всеми участниками процесса контроля и анализа, чтобы избежать конфликтов, вызванных неоднозначным пониманием терминов.

Объем контролируемых величин в целях выявления отклонений и анализа причин устанавливается экономической целесообразностью, определяемой через соотношение выгоды, получаемой от устранения причин отклонения, и затрат на их выявление.

Анализ отклонений - это прежде всего факторный анализ. Его цель - определение и оценка причин, факторов, которые могут привести или привели к возникновению отклонений. Возможен частичный контроль наиболее значимых величин, выявленных на основе АВС-анализа.

Выявление отклонений

Отклонения плановых и фактических величин могут возникать по всем определенным в бюджете параметрам, в число которых входят:

стоимостные параметры - затраты, доходы с оборота, маржинальная прибыль, поступления, выплаты, дебиторские и кредиторские задолженности, капитал и т.п.;

параметры организационной структуры — места возникновения затрат, продуктовые и региональные дивизионы, закупочные, производственные, сбытовые, проектные подразделения и т.п.;

временные параметры - дни, недели, месяцы, кварталы, годы.

Различают следующие виды отклонений.

Абсолютные отклонения - получаемая путем вычитания одной величины из другой разница, выражающая сложившееся положение вещей между плановыми и фактическими параметрами.

Определенную проблему вызывает знак абсолютного отклонения. Принято, что если отклонение позитивно влияет на прибыль предприятия, то его исчисляют со знаком "плюс". Относительно формальной математики такой подход считается некорректным, поэтому иногда возникает непонимание между специалистами. В связи с этим в практике исчисления абсолютных отклонений иногда используют не экономический, а математический подход: рост фактического оборота по сравнению с плановым обозначают знаком "плюс", а уменьшение фактических издержек по сравнению с плановыми - знаком "минус".

Относительные отклонения рассчитываются по отношению к другим величинам и выражаются в процентах. Чаще всего относительное отклонение исчисляется по отношению к более общему показателю или параметру. Например, относительное отклонение затрат на материалы можно выразить в отношении к суммарным затратам или в процентах к обороту. Применение относительных отклонений повышает уровень информативности проводимого анализа и позволяет более отчетливо оценить изменения. Так, например, величина абсолютного отклонения оборота, равная 10 - 8 = 2, воспринимается не так остро, как величина отклонения в процентах:

(10-8)/8 х 100% = 25%.

Селективные отклонения. Этот метод расчета отклонений предполагает сравнение контролируемых величин во временном разрезе: квартал, месяц и даже иногда день. Сравнение контролируемых величин за определенный месяц текущего года с тем же месяцем предыдущего года может быть гораздо информативнее сравнения с предыдущим месяцем рассматриваемого планового периода. Использование селективных отклонений для анализа причин особенно актуально для предприятий, занимающихся сезонным бизнесом.

Кумулятивное отклонение. Суммы, исчисленные нарастающим итогом (кумулятивные суммы), и их отклонения позволяют оценить степень достижения за прошедшие периоды (месяцы) и возможную разницу к концу планового периода (года). Возникающие в отдельных периодах случайные колебания параметров деятельности предприятия могут привести к значительным отклонениям на коротком отрезке времени.

Кумуляция позволяет компенсировать случайные отклонения и более точно выявить тренд.

Отклонения во временном разрезе. Для контроллинга типичным является сравнение план-факт. Отклонения определяются на основании сравнения бюджетных и фактически реализованных значений контролируемых параметров. Для аналитических целей может представлять интерес сравнение фактически реализованных значений планового периода с фактами соответствующего предыдущего периода (предыдущего месяца, года). Такой подход к исчислению отклонений особенно важен при негативных отклонениях плановых величин от фактических. Появляется возможность стать на твердую почву фактов вместо опоры на плановые или желаемые цифры. 5*

Отклонение "план - желаемый результат". Оба подхода к сравнению: "план-факт" и "факт-факт" опираются на статистику прошлого и позволяют уменьшить отклонения в будущем. На основе результатов анализа отклонений может быть составлен другой прогноз или ожидание результатов на конец планового периода. Сравнение планового результата на конец года с прогнозируемым или ожидаемым с учетом происходящих изменений во внешней среде или внутри предприятия позволяет получить отклонение типа "план — желаемый результат", что дает возможность более глубоко исследовать причины, влияющие на развитие бизнеса в будущем. При этом подходе сравниваются планы, разработанные в начале периода, и потребности современного момента. Простая экстраполяция прошлого на будущее, результаты которой часто используются при традиционном подходе к планированию, может привести к существенным ошибкам. В современных условиях будущее следует рассматривать не через призму статистических экстра- поляционных прогнозов, а путем изучения текущих отклонений и анализа причин их возникновения.

Оценка отклонений

В задачу контроллера не входит тотальный анализ всех возникших отклонений. Даже если абсолютная или относительная величина отклонения какого-либо параметра очень значительна, то это вовсе не повод немедленно заняться ее анализом, оценкой и корректиров-кой. Необходимо выяснить, является ли данное отклонение случайным или регулярным. В случае если отклонение носит разовый характер и не играет значительной роли относительно достижения целевой прибыли, выполнять анализ бессмысленно.

Возникающие отклонения должны взвешиваться по определенным критериям. Остановимся на некоторых из них.

Оценка по допустимым пределам. Анализ отклонения следует проводить, если отклонение какого-либо параметра бюджета, например месячная заработная плата или кумулятивная сумма издержек на персонал, выходит за установленные допустимые границы. Для оценки селективных отклонений обычно используют линейные пределы, которые определяются либо в процентах, либо в абсолютных величинах. Например, если установлен допустимый предел отклонений по месяцам 10%, то анализу следует подвергать те месяцы, где

отклонение как в "плюс", так и в "минус" превысило заданную величину. Для кумулятивных отклонений используются нелинейные предельные ограничения, которые в графическом изображении имеют форму воронки, сужающейся к концу планового периода. Это объясняется следующим: месячные колебания тем менее существенны, чем длиннее период накопления сумм, однако при этом возрастает необходимость в более тонком анализе.

Величина процентного отклонения отдельного параметра в первую очередь свидетельствует о качестве планирования и бюджетной дисциплине, но практически ничего не говорит о степени влияния на прибыль. Так, например, хотя 20%-ное отклонение по позиции "кан-целярские товары" внешне очень значимо, однако 5%-ное снижение объема продаж влияет на прибыль гораздо сильнее. Данный подход предполагает ранжирование параметров, влияющих на прибыль как в позитивном, так и негативном направлениях.

Пример схемы для анализа влияния частных отклонений на величину отклонения по прибыли приведен на рис. 2.10.

Рис. 2.10. Схемы влияния частных отклонений на величину отклонения по прибыли

Разница между отклонением по выручке и отклонениями по совокупным производственным затратам, административным и ком-мерческим расходам дает отклонение по прибыли. В свою очередь, отклонение по совокупным производственным затратам получим как сумму отклонений по материалам, сдельной заработной плате, пере-менным и постоянным производственным расходам. Эти элементы, в

свою очередь, также можно проанализировать более подробно на основе составляющих.

Так, например, отклонения по потреблению производственных ресурсов (материалов, трудозатрат) являются следствием изменения трех основных факторов: объема производства (О), цен на ресурсы (.Ц) и норм расхода (Р) на единицу выпуска. Причем все факторы воздействуют одновременно. Поскольку суммарное отклонение возникает за счет нескольких факторов, то можно определить отклонения, приходящиеся непосредственно на какой-либо из них, и отклонения, вызванные совокупным влиянием факторов (рис. 2.11).

Рис. 2.11. Отклонения, вызванные двумя факторами: ценой (Цф - цена фактическая, Ц„ - цена плановая) и расходом (Ри - расход плановый, Рф - расход фактический)

Таким образом, отклонение, вызванное совместным влиянием факторов, требуется отнести к одному из них. На практике для этого при исчислении отклонений по составляющим используют метод цепных подстановок, подставляя поочередно в формулы исчисления затрат фактические значения:

отклонение по объему выпуска: АО = (Оф - Оп) Рп //„;

отклонение по цене: АЦ = Оф (Щ - Z/n) Рп;

отклонение по норме: АН = Оф Щ - Р„).

Аналогично можно проанализировать влияние частных отклонений на любые иные показатели хозяйственной деятельности предприятия. В частности, система Du Pont позволяет установить логическую цепочку влияния отдельных параметров: доходов, расходов, запасов, капитала и т.д. на интегральный показатель отдачи на вложенный капитал (ROI). На основании исследования можно выявить факторы, оказывающие наибольшее влияние на процентирование капитала. Предлагаемый подход дает возможность проанализировать более подробно и углубленно влияние элементарных факторов (затраты на материал, заработную плату и т.п.) на промежуточные интегральные показатели (рентабельность оборота, оборачиваемость капитала, прибыль, цену, переменные затраты, фиксированные затраты и т.п.).

Анализ и оценка отклонений не должны выполняться механически во всех случаях: когда причины отклонений очевидны, необходимость в детальном исследовании отпадает. Напротив, незначительное и непонятное на первый взгляд отклонение может заслуживать тщательного исследования, так как в результате могут быть выявлены признаки и тенденции, которые в будущем могут привести к большим проблемам.

Задача контроллера прежде всего заключается в подготовке данных о величине отклонений и проведении анализа. При значительных отклонениях, превышающих допустимые границы, контроллер подключает для анализа соответствующие функциональные подразделения, ответст-венные за выявленные отклонения. Контроллеры и менеджеры должны совместно определить и признать сферы ответственности, закрепляемые за подразделениями. Так, отдел маркетинга отвечает за контроль откло-нений маржинальной прибыли по продукту, затрат на рекламу, сбытовых издержек, производственный отдел - за контроль отклонения расхода материалов и т.п., отдел закупок - за контроль отклонения закупочных цен и т.д.

При установлении ответственных за возникшие отклонения необходимо учитывать реальную возможность влияния подразделения на полученный результат. Например, отдел сбыта не достиг намеченных планов из-за сбоев в производстве, приведших к недопоставкам продукции, либо расход материалов в производстве резко возрос ввиду того, что отдел закупок, укладываясь в свой бюджет, закупил более дешевые и некачественные материалы.

Выявление причин отклонений

При анализе отклонений следует различать контролируемые и неконтролируемые причины. Неконтролируемые причины отклонений связаны с изменениями во внешней среде. Предприятие в определенной мере может влиять на контролируемые причины. Отклонения чаще всего возникают либо из-за ошибок при планировании, либо из-за ошибок, связанных с реализацией плана. Ошибки при планировании могут вызывать следующие причины:

недостаточность информации;

недостоверный прогноз развития;

неподходящий метод планирования.

При выявлении причин отклонений едва ли целесообразно рассматривать все влияющие факторы.

В практике анализа причин отклонений различают:

анализ, ориентированный на прошлое;

анализ, ориентированный на будущее (на перспективу).

Проведение анализа причин отклонений на основании данных из

прошлого необходимо для выявления причин, вызвавших отклонения, и принятия корректирующих решений. Для фиксирования причин возникающих отклонений часто удобно использовать классификаторы причин отклонений, которые учитывают наиболее часто встречающиеся случаи по данному виду затрат, каждый из которых имеет свой код. Например, отклонения по материалам могут вызывать следующие (и ряд других) причины:

замена сырья и материалов по габаритам;

замена сырья и материалов по качеству;

замена сырья и материалов по наименованиям;

несоответствие сырья и материалов стандартам или техническим условиям;

изменение качества исходного сырья и материалов;

неисправность оборудования и инструментов;

недостатки конструкции продукции.

Пример формы учета отклонений и их причин для одного из видов затрат приведен в табл. 2.2.

Анализ отклонений с ориентацией на перспективу возможен в случае, если на предприятии осуществляется регулярный прогноз развития контролируемых параметров.

Таблица 2.2 Дата План Факт Отклонение Код причины Код ЦО, определившего отклонение Код ЦО - виновника отклонения 2.

Сравнивая плановые и прогнозные величины, можно оценить ве-роятные отклонения в перспективе, а также установить причины воз-можных отклонений. Например, в бюджете запланирован оборот на следующий год в 120 ед. В конце I кв. на основе анализа селективных или кумулятивных отклонений дается прогноз на конец планового периода, согласно которому оборот составит 108 ед. Абсолютное отклонение равно 12 ед., или 10%. В качестве основной причины отклонений выступает ухудшение конъюнктуры рынка. Прогнозируемое отклонение является предупреждением о том, что запланированная цель может быть не достигнута и что должны быть выработаны корректирующие мероприятия.

Для того чтобы анализ отклонений более эффективно мог способствовать реализации навигационной функции контроллинга, целесообразно его дополнить результатами бенчмаркинга.

<< | >>
Источник: А.М. Карминский, С.Г. Фалько, А.А. Жевага, Н.Ю. Иванова. Контроллинг. 2006

Еще по теме 2.5. АНАЛИЗ ОТКЛОНЕНИЙ В СИСТЕМЕ КОНТРОЛЛИНГА:

  1. 3.5.АНАЛИЗ ОТКЛОНЕНИЙ В СИСТЕМЕ КОНТРОЛЛИНГА
  2. 6.1.1. АНАЛИЗ ПРЕДПОСЫЛОК ФОРМИРОВАНИЯ СИСТЕМЫ КОНТРОЛЛИНГА
  3. 40. Анализ отклонений
  4. 40. Анализ отклонений
  5. Анализ торговых отклонений.
  6. Анализ отклонений.
  7. 91. Стратегический подход к анализу отклонений
  8. Нормативный учет и анализ отклонений
  9. 3.3 Функционально-стоимостной анализ и контроллинг
  10. 6.2.7.ФИНАНСОВЫЙ АНАЛИЗ В РАМКАХ КОНЦЕПЦИИ КОНТРОЛЛИНГА
  11. Раздел 3. Создание системы контроллинга на предприятии
  12. 2.1.КОНТРОЛЛИНГ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ
  13. 1.2. Задачи системы контроллинга
  14. 2. ПРЕДМЕТ И СОДЕРЖАНИЕ КОНТРОЛЛИНГА.ФУНКЦИИ И ЗАДАЧИ КОНТРОЛЛИНГА
  15. 1.4. СТРАТЕГИЧЕСКИЙ И ОПЕРАТИВНЫЙ КОНТРОЛЛИНГ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ