<<
>>

8.2.5.1. Требования к отчетам и к иерархии отчетов

Вероятность успеха мероприятий по управлению предприятием в значи тельной мере зависит от момента поступления информации пользователю. Существенным качественным признаком является актуальность получения отчетов ответственными за бюджет.
В связи с этим в сомнительных слу чаях быстроте составления отчетов необходимо отдавать предпочтение перед чрезмерной точностью, которая может задерживать поступление актуальной информации об отклонениях. Существенным узким местом на практике является учет фактических данных. Система работы с учетными

документами должна быть организована так, чтобы учетные документы непосредственно после их возникновения передавались дальше для после дующей обработки.

Структура отчетов должна быть идентична планированию, поскольку только в таком случае из противопоставления фактических и плановых показателей можно получать наполненную необходимым содержанием информацию. Нахождение действительно релевантной информации состав-ляет одну из сложнейших задач системы отчетности.

Информация — это знания с ориентацией на цель. Таким образом, цель определяет значение информации, а не ее количество. Качество решений зависит не от количест ва находящейся в распоряжении информации, а от количества релевантной информации. И эта релевантная информация часто теряется в больших объемах имеющейся информации в целом. Этот феномен чрезмерного количества нерелевантных данных при одновременном недостатке релевант-ных метко обозначают выражениями «недостаток в избытке» или «инфор-мационная дилемма».

Для выделения существенного из отчетной информации можно работать с так называемыми «толерируемыми отклонениями». Это означает, что уже на этапе планирования для каждой отчетной позиции устанавливаются границы колебаний, которые рассматриваются как «нормальные» или «слу чайные».

И только отклонения, выходящие за рамки этой сферы, включа ются в отчеты или особо отмечаются.

Преимущество такого подхода видится в том, что информация о важных процессах развития не «тонет» в информационном потоке, а внимание менеджмента направляется в проблемные сферы. При этом для контроллера существует правило: концентрироваться прежде всего на исключениях. В этом контексте необходимо различать регулярные отчеты и оперативные отчеты с определенной конкретной целью. Регулярные отчеты могут быть институционализированы, в то время как оперативные отчеты зависят от конкретного единичного случая. Регулярные отчеты учитывают принци пиальную потребность в информации ответственных функциональных подразделений. Они имеют побуждающую природу, они требуют действий. Оперативные же отчеты составляются в особых событиях или ситуациях. Их инициаторами могут быть как структуры контроллинга, так и функцио нальные подразделения.

Как уже упоминалось, наряду с фактическими и плановыми показате лями отчеты в принципе должны содержать и предполагаемые показатели на конец периода. При помощи сравнений «заданное — факт» можно до статочно точно установить расхождения между планом и его фактической реализацией и причины этих отклонений. Тем самым такие отчеты созда ют основу для мероприятий по улучшению ситуации. Однако для «вмеша тельства» в управление предприятием эта информация пригодна лишь частично, поскольку сравнения «заданное — факт» направлены в про шлое — те или иные процессы уже завершились.

Будучи основанным на уже имеющейся информации, расчет ожидаемых значений показателей позволяет в момент составления отчета «прогнози ровать» предполагаемые фактические показатели на конец периода.

Тем самым уже на ранних этапах появляется информация о том, как вероятнее всего будут выглядеть отдельные отчетные позиции в конце периода без дополнительного вмешательства. Поэтому благодаря расчетам ожидаемых результатов остается больше времени для адекватного реаги рования и тем самым повышается вероятность успеха дополнительных мероприятий.

Чтобы отклонения действительно имели своим следствием определенную реакцию, в отчетах рекомендуется не только комментировать отклонения, но и дополнительно письменно фиксировать контрмеры.

Формуляр, кото рый можно использовать для этого, показан на рис. 8.4.

В обеспечении положительного восприятия и успеха системы отчетнос ти особая роль принадлежит ее ориентации на получателя. В первую очередь это значит, что информацию необходимо фильтровать и сжимать в соот ветствии с потребностями получателя. При сжатии информации возника-ет иерархия отчетов, которая отражает и учитывает круг задач соответс-твующего адресата. Было бы бессмысленно, к примеру, забрасывать высшее руководство предприятия информацией, которая анализирует отклонения одного вида затрат в одном производственном центре. В отчетах, поступа-ющих высшему руководству, информация должна быть сжата таким обра зом, чтобы она позволяла сделать быстрый обзор развития предприятия в целом. В случае необходимости потом можно запросить дополнительную и более детальную информацию по отдельным позициям отчета. На рис. 8.5 показано примерное содержание отчетов для различных иерархических уровней.

Следующим средством, способствующим положительному восприятию отчетов, является визуализация информации при помощи графических изображений. Графические изображения часто более обозримы и наглядны, чем «чистые» цифровые таблицы, и воспринимаются получателем сущест-венно активнее.

<< | >>
Источник: Horvath & Partners. Концепция контроллинга. 2006

Еще по теме 8.2.5.1. Требования к отчетам и к иерархии отчетов:

  1. 17.5. Содержание отчетов о прибылях и убытках и измене­ниях капитала, приложения к бухгалтерскому балансу, отчета о целевом использовании полученных средств и пояснительной записки к годовому отчету
  2. 47. ОТЧЕТ О КОМАНДИРОВКЕ, ОТЧЕТ О СОЦИОЛОГИЧЕСКОМ ОПРОСЕ (ТЕСТЕ, ПРОВЕРКЕ), О ПРОДЕЛАННОЙ РАБОТЕ
  3. ФИНАНСОВЫЕ ОТЧЕТЫ:ОТЧЕТ О ПРИБЫЛЯХ И УБЫТКАХ
  4. ФИНАНСОВЫЕ ОТЧЕТЫ: БАЛАНСОВЫЙ ОТЧЕТ
  5. Отчет об источниках финансовых средств и направлениях их использования (отчет об изменениях в финансовом положении).
  6. 1.5. Отчет о прибылях и убытках 1.5.1. Общие правила заполнения Отчета о прибылях и убытках
  7. 38. Отчет внешнего управляющего
  8. Отчет о собственномкапитале
  9. Отчет о прибыли
  10. Административный отчёт
  11. 11.3.4. Отчеты по авансам (предоплатам)