<<
>>

УСТАНОВЛЕНИЕ ПРИОРИТЕТОВ И СОРТИРОВКА

Каким образом установить приоритеты всех возложенных на меня задач? Вероятно, это самый частый вопрос, который за­дают участники семинаров по управлению временем. Как в слу­чае с магическим снадобьем в форме таблетки или аэрозоля, о котором шла речь в главе 1, люди желают получить чудо-средст- во от хаоса на работе — неизбежного следствия столкновения противоречивых задач.

Давайте сначала рассмотрим ситуацию, с которой вам, даст бог, в жизни никогда не придется встретиться, т. е. ситуацию, когда врачи скорой помощи решают вопрос жизни и смерти. Принципы сортировки больных по степени тяжести были за­ложены хирургом наполеоновской армии, и до сих пор медики распределяют пациентов на три категории, с тем чтобы самые тяжелые больные получали помощь немедленно. Итак, больных делят на: 1) тех, кто выживет, если получит немедленную по­мощь; 2) тех, кто выживет, даже если получит медицинскую по­мощь чуть позже; 3) тех, кто не выживет. Это наглядный пример мудрого хладнокровия в экстремальных ситуациях: на полях сражений, при авариях и катастрофах, в больницах скорой по­мощи.

Суть вышесказанного ясна: профессиональные медики, которым мы доверяем свои жизни, принимают решения взве­шенно, с умом. Пусть не в их силах предсказать, с чем придется столкнуться в ближайшем будущем, они всегда найдут несколь­ко минут, чтобы установить приоритеты с помощью объектив­ной процедуры, а не на основе эмоций.

Ваш личный рабочий график требует от вас столь же взве­шенных решений, что и от медиков, и того же умения отличать катаклизм от обыденности. И кроме того, вам необходимо раз и навсегда понять, что вы — всего один человек и что делать несколько дел одновременно вы не в состоянии.

Вернемся еще раз к термину «многозадачность».

Значение этого кошмарного термина в нашем подсознании постепенно изменилось: если раньше «многозадачность» значила «способ­ность выполнять несколько задач», то теперь — «способность выполнять несколько задач одновременно». Напрашивается

аналогия с пожаром, который вы пытаетесь залить водой из мис­ки, вместо того чтобы воспользоваться шлангом. Вода из мис­ки выплескивается куда попало, почти не попадая на пламя, в то время как воду из шланга можно направить точно на очаг огня, добившись результата быстрее и эффективнее.

Установление приоритетов подобно сортировке. Гарантия успеха в том, чтобы оценивать задачи, исходя не из ложного впечатления их крайней срочности, но на основе взвешенной, с умом проведенной сортировки.

Первое: обратитесь к интуиции. Многие, как говорится, нутром чувствуют, к какой задаче приступить в первую очередь; чувство это базируется на знании текущей ситуации в конкрет­ном бизнесе и компании. Когда вы работаете над 1-образным планированием или когда коллега заявляется к вам с неожидан­ной проблемой — важно не терять голову в момент сортировки. Не реагируйте на сигналы ложной срочности, которые подает ваша центральная нервная система. Вовсе не за все дела, свалив­шиеся на ваши плечи, нужно хвататься сию же секунду. Лучший прием установления приоритетов — затормозить и подумать и лишь потом приступать к составлению плана работ.

Вспомните урок из главы 3: чем больше вы оттачиваете мас­терство учета, тем больше времени сможете планировать зара­нее для предсказуемых и ожидаемых событий.

Второе: рассмотрите каждую задачу с точки зрения сроч­ности и важности. Один из важнейших уроков классической книги Стивена Кови[6] «Семь навыков высокоэффективных людей» гласит: убедитесь, что задача отвечает двум критери­ям — наибольшей срочности (как правило, это задача с жест­ким финальным сроком) и наибольшей важности (например, как часть основного проекта). Если задачи по-прежнему кажут­ся вам одинаковыми по срочности и важности, значит, настала пора для вопросов.

Возможно, благодаря следующему списку вопросов вам удастся определить, к какой из задач приступать в первую очередь:

• Связана ли эта задача с одним из трех основных проектов?

• Насколько необходимо выполнить эту задачу именно сегод­ня?

• Должен ли я выполнить эту задачу лично или могу поручить коллеге?

• Насколько выполнение этой задачи важно для моего шефа или нашего крупного клиента?

• Как быстро можно справиться с этой задачей?

• Допустим, я не выполню эту задачу немедленно. С какими проблемами я столкнусь и насколько эти проблемы будут значительнее выгоды, которую я надеюсь получить от вы­полнения этой задачи?

• Допустим, ради этой задачи я отложу другие. Насколько большую выгоду я получу?

• Что произойдет, если я вообще не стану выполнять эту за­дачу?

• Насколько эта задача будет для меня важна через неделю?

• Насколько эта задача будет для меня важна через год?

• Относится ли эта задача к моим прямым служебным обязан­ностям?

Эти вопросы помогают увидеть задачу под нужным углом зре­ния — иными словами, провести сортировку. Вам кажется, что последний вопрос предполагает привязку всех ваших задач исключительно к должностной инструкции? Нет, суть не в этом. Предположим, что вы бухгалтер, а коллега обращается к вам с просьбой наладить компьютер — потому, что вы в них разби­раетесь, или просто потому, что больше обратиться не к кому. Немедленно схватившись за решение проблемы, вы делаете две большие ошибки:

• Во-вторых, создаете прецедент, приучая коллегу обращаться к вам всякий раз, когда возникнет проблема с компьютером. Следует пресечь подобное на корню, к примеру, предупре­див: «Сегодня я это для тебя сделаю, но в будущем обращайся к Мэри, она у нас специалист по компьютерам».

Вот почему так важны встречи с начальством (см. главу 5). Лишь регулярное общение гарантирует, что все сотрудники будут ис­пользовать свое время наилучшим образом.

<< | >>
Источник: Прентис СТИВ. Интегрированный тАйм-менеджмент/Стив Прєнтис:ПЕР. САНГЛ. — М.: ИЗДАТЕЛЬСТВО «ДОБРАЯ ННИГА», — 288 С.. 2О07

Еще по теме УСТАНОВЛЕНИЕ ПРИОРИТЕТОВ И СОРТИРОВКА:

  1. УСТАНОВЛЕНИЕ ПРИОРИТЕТА КОЛЛЕКТИВНОСТИ.
  2. 4.3.4. Правила установления прав на владение, приоритет первоначального владения и неблагоприятный отбор
  3. Сортировка каталога
  4. Стратегические приоритеты
  5. В12. Расстановка приоритетов
  6. Ситуации "Самооценка работника" и "Приоритет"
  7. Выбор приоритетов использования.
  8. Определение стратегических приоритетов инвестирования
  9. Принцип приоритета прав и свобод человека и гражданина
  10. Понимание приоритетов ценностей по целям
  11. 2. Цели и приоритеты кадровой политики в государственном аппарате
  12. 13.2 Приоритеты развития и государственная поддержка финансово-промышленных групп
  13. 3. Виды государственной налоговой политики и приоритеты ее развития в России