<<
>>

ПЛАНИРОВАНИЕ

РАСКАДРОВКА

Частью крайне трудоемкого процесса создания кино­фильма является так называется раскадровка. Команда талантливых художников создает иллюстрированный сценарий фильма. Работа эта остается скрытой от зри­тельских глаз, но она помогает всей команде создателей картины четко представить себе ленту от начала до кон­ца, а следовательно, осознать подстерегающие пробле­мы и подготовиться к их решению.

Все участники созда­ния фильма хотят быть уверены, что знают о проекте (и о своей работе в проекте) практически все. Они осоз­нают, как важно еще до начала битвы убедиться, что все под контролем, даже если для этого и придется потратить некоторое время.

Пятнадцатиминутное утреннее планирование — это начало ва­шей битвы. В это время вы делаете следующее:

• знакомитесь с новыми имейлами и сообщениями голосовой почты, планируете ответы на них;

63

• записываете свое приветствие голосовой почты на данный день — это ваша первая защита от помех в работе, которая однако призвана удовлетворять наиболее типичные запросы клиентов;

• распределяете предсказуемые и ожидаемые события в соот­ветствии с прочими задачами дня;

[1] заранее известным задачам и наиважнейшей задаче дня отво­дите «краеугольное время» («краеугольное время» — самый спокойный отрезок дня, когда выполняется основная работа; подробнее об этом — в главе 6);

• перепоручаете коллегам те дела, которые можно им дове­рить;

• вносите необходимые изменения в дневное расписание — на экране или на бумаге;

• обдумываете предстоящие в течение дня поездки и проводи­те их подготовку;

• планируете адекватное общение (совещания) с начальством;

• мысленно просматриваете все задачи дня в перспективе, с тем чтобы не тратить время на ненужную или несвоевре­менную деятельность.

Вспомните, что с нами произошло за период, прошедший с Меж­дународной ярмарки 1939 года. Темп жизни и скорость информа­ционного потока невероятно возросли, вынуждая нас постоянно поднимать планку наших ожиданий, что в свою очередь рождает реактивный характер наших действий: мы отвечаем на внешние раздражители, вместо того чтобы их контролировать. В этом смысле можно даже сказать, что мы принадлежим нашему распо­рядку дня, а не наоборот. Предлагаемое 1-образным распорядком дня планирование как раз и ставит целью этого избежать. Его ме­тоды гарантируют нам выгоду от предупреждающего планирова­ния, тем самым снимая с нас бремя реактивных поступков.

1-образное планирование, кроме того, представляет события в реальном свете, поскольку туманные идеи, как известно, — сла­бые козыри. Полагаясь на список дел, который существует ис­ключительно у вас в голове, вы, возможно, и находитесь в курсе событий, зато окружающие остаются в неведении. Вы ставите себя в крайне невыгодное положение, подставляясь под град все­возможных заданий со стороны. Предлагая вам новую задачу, человек вряд ли задумается над вашими планами на это утро и уж тем более не усомнится в необходимости своего вопроса к вам. А вот распорядок дня, который можно увидеть и потро­гать, — это средство общения, с помощью которого гораздо про­ще справиться с конфликтами и повлиять на коллег-просителей.

Кроме того, к списку дел, составленному мысленно или не­брежно набросанному на обрывке бумаги, и отношение небреж- -о&раэны* распорядок дня применяем *че1 к структуре 65

ное — в случае появления неожиданных проблем от него легко отступают.

Внешние события постоянно влияют на рабочий план, память перегружается, и если вы храните свой план имен­но в памяти, то с каждой новой задачей теряете способность четко мыслить и тем более различать главное и второстепенное. Если же все пункты вашего дневного плана обрели материаль­ную форму в распорядке дня, память ваша не перегружена и вы легко справляетесь с любыми неожиданностями.

Так чем же заняться во время планирования?

Первое: отведите время для самого планирования. Преврати­те его в стандартную, регулярную процедуру каждого рабо­чего утра. Дайте понять всем коллегам, что ваш день реально начинается на четверть часа позже. Пусть вы уже появились в офисе (или устроились за письменным столом, если работаете дома) — рабочий день начинается не раньше, чем вы проведете планирование и обновление своего графика. Для людей совер­шенно естественно считать вас доступным для общения и рабо­ты, как только вы появляетесь в поле их зрения — даже если вы и отдышаться не успели. И тем не менее вы должны отвести вре­мя не только на то, чтобы снять пальто и выпить чашку кофе, но и на свое 1-образное планирование. Эти 10—15 минут попа­дают под запрет для любой иной деятельности. Пусть вам вновь послужит примером все тот же шеф-повар: прежде чем открыть ресторан для посетителей, ему многое нужно сделать.

Само собой, поначалу вы столкнетесь с трудностями, ведь люди привыкли бросаться к вам с вопросами и разговорами в ми­нуту вашего появления. Мы поговорим об этом в главах 5 и 14. Крайне важно донести до окружающих ваш новый стиль работы и его преимущество не только для вас, но и для них. Пусть вы раньше работали по-другому — это не значит, что вы не можете измениться. Люди поймут, если им все правильно объяснить.

Второе: определитесь с назначенными на день встречами и предельно реалистично оцените время, которое уйдет на до­рогу и на сами встречи. В главе 8 нас ждет урок, как сокращать встречи, не поступаясь их результативностью, однако некото-

рые из них все же займут больше времени, чем нам бы хотелось, и это время нужно учесть. Нагромоздив задачи одна на другую, вы не ускорите их выполнение. Помните, наша цель — подлин­ный реализм, а не следование по критическому пути.

Третье: разбейте блок предсказуемых и ожидаемых событий (см. рис. 3.6) на более мелкие составные части и распределите по времени в соответствии с основными задачами дня. Гла­ва 6 продемонстрирует, насколько удобнее отвести на звонки и электронную почту определенное время, нежели справляться с ними по мере появления. Отведите резервным событиям утро и период после обеда. То же самое относится и к вашему «крае­угольному времени».

Четвертое: внимательно просмотрите свою памятку «Не забыть сделать» и внесите ее пункты в распорядок дня. Эти не­брежные памятки на полях вашего ежедневника — вещь опас­ная. Они предписывают что-то когда-нибудь сделать, не опре­деляя ни начала, ни конца действий. Следовательно, очень легко обмануться в их длительности, а это грубейшая ошибка, пос­кольку даже самая простая задача может отнять гораздо больше времени, чем вы рассчитывали.

Итак, превратите каждый пункт памятки в составную часть вашего рабочего графика.

Допустим, что на выполнение каждого из десяти пунктов памятки потребуется пятнадцать минут. Внеся их в свой график, вы будете вынуждены отвести на них 150 минут (два с полови­ной часа), т. е. немалую часть второй половины дня. Радости, конечно, мало, однако если выполнять эти пункты необходимо, значит, они имеют право на место в вашем деловом графике. А раз так — внесите их в компьютерный график или ежеднев­ник, чтобы превратить в реальные задачи.

На первый взгляд вышеописанные действия могут пока­заться мелочью, однако они гарантируют исполнение необхо­димых задач, при этом охраняя ваше время от вмешательства и фиктивной срочности новых дел.

В главе 9 мы обсудим, как ограничивать событие (телефон­ный звонок, совещание, поручение), чтобы оно длилось опре­деленный отрезок времени, скажем пять минут, вместо того чтобы растягиваться стихийно и бесконтрольно. Научившись этому, вы сможете более реально планировать длительность дел из памятки, ставших частью вашей повестки дня.

Пятое: отведите время для обеда. Правильное питание и отдых — важное условие продуктивной и успешной работы (см. главу 12). Пусть обеденный перерыв, даже если это всего лишь двадцать минут, станет для вас священным.

Шестое: оставьте неприкосновенный запас времени. Это резерв для полных сюрпризов и вместе с тем дорога к успеху (см. главу 6).

1-образное планирование прокладывает уверенный и реа­листичный курс для вашего рабочего дня, избавляет вас от не­обходимости принимать важные решения спонтанно, а также позволяет справляться как с ожидаемыми, так и с неожиданны­ми задачами. Да, конечно, пятнадцать минут в день вам потра­тить придется, зато эти минуты обеспечат вам полный контроль над всем рабочим днем.

<< | >>
Источник: Прентис СТИВ. Интегрированный тАйм-менеджмент/Стив Прєнтис:ПЕР. САНГЛ. — М.: ИЗДАТЕЛЬСТВО «ДОБРАЯ ННИГА», — 288 С.. 2О07

Еще по теме ПЛАНИРОВАНИЕ:

  1. 6.2. Что для этого необходимо6.2.1. Взаимосвязь между стратегическим планированием, планированием на несколько лет и годовым планированием
  2. 6. ФОРМЫ ПЛАНИРОВАНИЯ И ФАКТОРЫ, ВЛИЯЮЩИЕ НА ВЫБОР ФОРМ ПЛАНИРОВАНИЯ
  3. 31. БЮДЖЕТНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ КАК СОСТАВНАЯ ЧАСТЬ ФИНАНСОВОГО ПЛАНИРОВАНИЯ
  4. 5.3. Современное планирование и бюджетирование5.3.1. Недостатки традиционного планирования и бюджетирования
  5. Содержание финансового планирования. Основные задачи и этапы планирования
  6. 6.2.2. Планирование на несколько лет на примере инвестиционного планирования
  7. 3.4. Принципиальные различия между традиционной (дореформенной) системой планирования и бизнес-планированием
  8. 2. ПРЕДМЕТ ПЛАНИРОВАНИЯ. СУЩНОСТЬ И СТРУКТУРА ОБЪЕКТОВ ПЛАНИРОВАНИЯ В ОРГАНИЗАЦИИ
  9. 3. Планирование карьеры3.1. Методы планирования карьеры
  10. 16.1. Планирование и прогнозирование, уровни планирования
  11. 2. ПЛАНИРОВАНИЕ МАРКЕТИНГА В СИСТЕМЕ ПЛАНИРОВАНИЯ НА ПРЕДПРИЯТИИ
  12. ГЛАВА 8. ПЛАНИРОВАНИЕ НАЛОГОВ (НАЛОГОВОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ)
  13. Налоговое планирование. Основы организации налогового планирования в Российской Федерации
  14. 8.1. ПОНЯТИЕ «ФИНАНСОВОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ». СОДЕРЖАНИЕ И ЦЕЛИ ФИНАНСОВОГО ПЛАНИРОВАНИЯ
  15. 4.3. Планирование инновационного проекта 4.3.1. Содержание и виды ПЛАНИРОВАНИЯ ПРОЕКТОВ
  16. Финансовое планирование. Содержание и задачи финансового планирования. Виды финансовых планов
  17. 5. Корпоративное налоговое планирование 5.1. Содержание корпоративного налогового планирования и прогнозирования
  18. 6. Государственное налоговое планирование и прогнозирование 6.1. Содержание государственного налогового планирования
  19. Налоговое планирование
  20. 5.1.3. Виды внутрифирменного финансового планирования