Задать вопрос юристу

ОДИН ЧЕЛОВЕК - ОДИН КАЛЕНДАРЬ

Поскольку вы существуете в единственном числе, логично и ка­лендарь иметь только один для всех событий. Не может чело­век находиться сразу в двух местах, и полноценное внимание он в состоянии уделить только чему-то одному.
А потому очень полезно и удобно, чтобы все события, контакты, файлы, памят­ки и архивы хранились в одной системе, а не были раскиданы по разным.

Клочки и обрывки. Каждый день у вас скапливается мас­са листочков с памятками и прочей информацией. Некоторые из них, например квитанции, вы сразу убираете в папку к по­добным бумагам. А вот, скажем, визитные карточки и цветные

стикеры для памяток, как правило, засоряют бумажники и су­мочки или растут горой на краю стола, поскольку информа­ция на них вам все-таки нужна. Коллекционирование подоб­ных листочков из опасения их потерять — стихийное бедствие дня рабочего пространства. Однако выход есть. Лучше всего поступать с ними, как с имейлами в папке входящих: информа­цию записать, а оригиналы разложить по файлам как часть за­вершающего этапа деловой поездки или только что прошедшего совещания. Сделайте это немедленно, прежде чем приступать к другим делам.

• Визитные карточки. Внесите личные данные с карточки в свою записную книжку или электронный список контактов и уберите визитку в отведенную дня этого папку. Отметьте, что требуется сделать: отправить документ, который вы по­обещали новому деловому знакомому, или позвонить через шесть месяцев?

• Цветные стикеры для памяток. Информацию с листоч­ков внесите в календарь: деловая встреча такого-то числа в такое-то время. А затем выбросьте стикер. Как бы удобны ни были они для памяток, глаза к ним быстро привыкают. Это явление, называемое переменной слепотой, прямо противо­положно непреодолимому желанию ответить на новый имейл (см. главу 2). Нервная система человека реагирует на переме­ны в окружении, но отказывается видеть то, что не меняется. Потому-то стикер с напоминанием продлить водительскую лицензию может месяцами висеть сбоку вашего монитора, а пустяковая задача так и не будет выполнена.

• Счета. Одна из величайших проблем, верно? Вам приходит счет, сегодня вы его оплачивать не хотите, как, впрочем, и за­быть о нем, — и добавляете его к груде бумажек где-нибудь в поле вашего зрения. А почему бы не внести сумму и срок платежа в свой календарь (учтите только время, которое потребуется, чтобы платеж дошел по почте или Интернету) и убрать чек в специальную папку? В этом случае вся инфор­мация, связанная с чеком, становится частью вашего рабо­чего графика, а также вы избавляетесь от лишней бумажки на вашем столе.

Выберите тот способ поддержания порядка, который вам больше подходит. Если вам нравится электронный вариант, то в вашем распоряжении масса великолепных прикладных программ пер­сонального информационного менеджмента (PIM). Если же вы любитель ежедневников — выбирайте по вкусу. Ладонные КПК (карманные персональные компьютеры) тоже очень удобны.

Многие из вас, поддавшись порыву или по совету приятеля, хоть раз да приобретали какое-нибудь «новейшее решение всех проблем со временем», а потом новинка пылилась невостребо­ванной на краю вашего рабочего стола.

Потерпев неудачу, люди, как правило, считают себя неорганизованными: «Ничего у меня не выходит с этой системой планирования. Никуда я, видно, не гожусь». И конечно, расстраиваются.

Чтобы система работала, она должна соответствовать вашему складу ума и характера. Подыщите средство на свой вкус.

Регулярное обновление необходимо. Почему в управлении проектами существует контрольный этап? Потому что в жиз­ни то и дело что-то случается. Неожиданное развитие событий или экстренная ситуация в любой момент могут повлиять даже на идеальный план. И здесь на помощь приходит метод учета (как часть I-образного распорядка дня) с таким важным его компонентом, как время возможностей. Если вы пользуетесь удобным календарем и понимаете, что регулярное обновление плана — это необходимая часть управления проектами, а не на­вязчивая идея, жизнь ваша станет легче, а мысли яснее.

Дублируйте данные. Потеря записной книжки или данных компьютерного списка контактов равносильна убийству ог­ромного количества времени. А ведь предотвратить это «пре­ступление» проще простого. Сделайте самому себе громадную любезность — сию же секунду внесите в свой ближайший гра­фик задачу «продублировать всю информацию». Дважды в год копируйте свой календарь и список контактов. При пользова­нии обычным ежедневником с той же регулярностью делайте

фотокопии и храните отдельно. Информация из наладонни- ка должна храниться также и на жестком диске компьютера. Вновь работает правило «выкладывай сейчас или заплатишь потом»: на дублирование информации вы потратите гораздо меньше времени, нежели на то, чтобы восстановить ее, ког­да грабитель украдет у вас важнейшую часть вашей деловой жизни.

Система планирования и поиска должна охватывать все моменты вашей деятельности. Какую бы систему вы ни выбра­ли (ежедневник или электронный календарь), она должна обес­печивать следующее:

• следить за вашими встречами;

• хранить список контактов;

• показывать 1-образный распорядок дня и список неотлож­ных дел;

• переносить невыполненные пункты списка неотложных дел на следующий день;

• предоставлять хронику вашей прошлой деятельности;

• отражать последовательную хронологию событий вашей де­ловой жизни: клиенты, проекты, задачи;

• напоминать о регулярных событиях (дни рождения, юби­леи);

• указывать на совпадающие по времени встречи и приближа­ющиеся сроки сдачи проектов;

• подсчитывать время, оставшееся до предельного срока ис­полнения проектов;

• напоминать о необходимости запланировать дополнитель­ные и завершающие действия по проекту;

• предоставлять возможность изменений в графике работ и распорядке дня;

169

• напоминать о необходимости регулярного дублирования ин­формации.

<< | >>
Источник: Прентис СТИВ. Интегрированный тАйм-менеджмент/Стив Прєнтис:ПЕР. САНГЛ. — М.: ИЗДАТЕЛЬСТВО «ДОБРАЯ ННИГА», — 288 С.. 2О07

Еще по теме ОДИН ЧЕЛОВЕК - ОДИН КАЛЕНДАРЬ:

  1. Маркетинг отношений и концепция «один на один»
  2. И ОДИН ЧЕЛОВЕК ИМЕЕТ ЗНАЧЕНИЕ
  3. ГЛАВА 35ПРОСТО ОДИН ИЗ ТОВАРОВ?
  4. «Тинькофф». Он такой один.
  5. 2.Погашение долга в один срок
  6. Еще один шаг вперед
  7. Сверхурочное время предсказателя: «еще один, последний вопрос»
  8. ЕСЛИ НИ ОДИН ИЗ ПОДХОДОВ К РАЗВИТИЮ НЕВОЗМОЖЕН
  9. Все за одного, или один вместо всех?
  10. Один успешный брэнд - хорошо, а два - лучше.
  11. Общегосударственное планирование — один из методов регулирования экономики
  12. Глава 7 Все за одного, или один вместо всех?
  13. § 3. Концепции социальной структуры в отечественной социологииДва плюс ОДИН
  14. Как создать программу лояльности, перед которой не устоит ни один клиент
  15. Возникает необходимость ответить еще на один актуальный вопрос. Что важно для пользователя в оформлении сайта электронного магазина?