<<
>>

БЛАГОПРИЯТНАЯ ОБСТАНОВКА


От помещения, где происходит встреча, во многом зависит ее успех. Рабочая обстановка сильно влияет на физическое и ду­шевное здоровье и продуктивность участников совещания. Не­которые менеджеры собирают коллег в кабинетах, где офисная мебель пришла в полную негодность, другие же используют помещения с роскошными креслами и оборудованием, способ­ным привести в восторг Джеймса Бонда.

А что имеется в вашем распоряжении? Что вы можете обеспечить? С учетом того, на­сколько важен дня человека комфорт, любая мелочь, которая обеспечит удобство участников, поработает на общее дело: со­вещание пройдет быстрее и эффективнее. При планировании совещания удобство комнаты должно учитываться наравне с удобством времени дня его участников.

Первое и самое важное: перерывы. Мы собрались, чтобы по­говорить, обменяться идеями и выработать решения, а значит, обязательно в распорядке должны значиться перерывы! Если ограничиться пятьюдесятью пятью минутами, как описано выше, не удастся, если совещание продлится девяносто и более минут, то перерыв в его распорядке обязателен. Людям необхо­димо отдыхать.

Перерывы вовсе не затягивают совещания. В конечном сче­те они делают их короче и продуктивнее, борясь с заторможен­ностью и рассеянностью — последствиями плохого кровообра­щения. Перерывы позволяют участникам совещания отдохнуть, зарядиться энергией, сосредоточиться и быстрее прийти к нуж­ным решениям.

И дело не только в том, что мозгу необходим кислород, — мозг работает продуктивнее (как уже говорилось ранее), когда видна финишная прямая. Если в начале совещания вы известите участников о времени перерыва, они смогут соответствующим образом рассчитать свои силы. Вы увеличите шансы на успех совещания, пообещав людям отдых (как правило, каждый час).

Освещение. При возможности выбирайте комнату с естест­венным освещением. Альтернативой могут быть лампы нака­ливания, но только не флуоресцентные лампы. Если помещение освещается лампами обоих видов — выключите флуоресцен­тные. От ламп накаливания глаза меньше устают, и вы обес­печите большую работоспособность людей без сонливости (от полумрака), усталости глаз или головной боли (от мерцания флуоресцентных ламп). Кроме того, если часть комнаты ис­пользуется дня презентации, проверьте наличие автономного


освещения, чтобы экран и ведущий презентации были хорошо освещены. Выключатели этих ламп должны быть маркирова­ны, чтобы работать с ними могли не только вы, но и человек, на которого вы возложите эту обязанность. Не упускайте шанс использовать для совещания комнату с окном. Организму чело­века необходимо естественное освещение, и даже когда жалю­зи опускают для проведения презентации, ощущение близости естественного света добавляет присутствующим энергии и вы­носливости. При любой возможности поднимайте жалюзи, что­бы впустить в помещение солнечные лучи.

Циркуляция воздуха. Прохладная атмосфера помогает лю­дям оставаться в тонусе. Недостаток свежего воздуха в помеще­нии грозит потерей работоспособности, если собрание длится более двадцати минут. А значит, выбирать нужно комнату либо с открывающимися окнами (хотя найти такую шансы неве­лики), либо с кондиционером и вентиляцией. Установите пе­реключатель на 20° С — это достаточно свежо, но не холодно.

Поскольку люди реагируют на жару и холод по-разному, крайне важно во время совещания поинтересоваться, подходит ли дан­ная температура. А в целом чуть прохладнее — лучше для рабо­ты, нежели слишком жарко. Если совещание длится много часов или данный конференц-зал используется для собраний на про­тяжении всего дня, для обеспечения хорошего качества воздуха стоит воспользоваться увлажнителем или ионизатором.

ЦЕРКВИ И ХРАМЫ Церкви и храмы веками являют собой пример удачного помещения для сбора массы людей. Их архитектура при­звана порождать соответствующие чувства у прихожан. И ароматный воздух, и теплый свет обусловливают возвы­шенное состояние души. И что наиболее важно, алтарь всегда расположен на противоположном от входа конце, чтобы опоздавшие могли зайти, никому не мешая.

Шум. Как известно, шум отвлекает. Вы собираете людей для общения и обучения, а слишком явственный шум может помешать вам добиться своих целей. Жужжание и гул конди­ционеров, компьютеров, называемые белым шумом, влияют на слух и внимание присутствующих. Оценивая достоинства и недостатки помещения, остановитесь и прислушайтесь к бе­лому шуму. Проверьте уровень звука включенного вентилятора. Проверьте отвлекающий фактор при автоматическом включе­нии и отключении кондиционера. Не будут ли эти звуки отры­вать участников от работы? Если соседнее помещение отделено от вашего подвижной перегородкой, а у оратора зычный голос или ваши соседи будут аплодировать или смеяться — это не са­мым лучшим образом отразится на вашем совещании, тем более если мероприятие за стенкой явно веселее. Обсудите эти вопро­сы с ответственным за конференц-залы и постарайтесь найти наиболее изолированное помещение. Проверьте также, не до­носятся ли в комнату дорожный гул или звуки ремонта внутри здания? Не назначена ли на день совещания учебная пожарная тревога? Все это вы должны узнать у ответственных лиц, перед тем как бронировать конференц-зал.

Телефоны. В начале совещания попросите участников от­ключить мобильные телефоны, чтобы при острой необходи­мости человек мог ответить на звонок с минимальным вредом для хода мероприятия. Желательно также обратиться с этой просьбой в распечатках повестки дня.

Сидячие места. Большую часть совещания участники про­водят сидя, а значит, удобные кресла — деталь необходимая. Почему это столь важно для управления временем? Потому что если человеку неудобно или больно сидеть, он не сможет ра­ботать в полную силу, а значит, его участие будет ограниченным или он вовсе прогуляет. По возможности выбирайте помеще­ние с удобными креслами, высоту и положение спинок которых можно регулировать. Избавьтесь от скрипучих — даже если это придется сделать во время совещания.

Напитки и закуски не просто приветствуются — они обяза­тельны. Подавать чай и кофе уже вошло в норму, но не забывай­те и о достаточном количестве воды для участников совещания. Закажите воду из холодильника, а вот от льда лучше отказаться, поскольку звяканье кубиков отвлекает внимание. Закуски также не помешают, однако помните, что пончики, пирожные и тому подобные кондитерские изделия изобилуют «пустыми» кало­риями, а значит, не только не содействуют работоспособности, но скорее вызовут вялость, едва сахар попадет в кровь. В качест­ве закусок предпочтительнее низкокалорийные булочки, свежие фрукты, овощи с высоким содержанием воды, такие как морковь и зелень, плюс небольшие сандвичи в случае, если продолжи­тельность совещания требует перерыва на полноценный ланч. Собираясь продолжить обсуждение сложных вопросов пос­ле обеда, избегайте продуктов с высоким содержанием жиров (пицца), углеводов и крахмала (мучные изделия, картофель).

<< | >>
Источник: Прентис СТИВ. Интегрированный тАйм-менеджмент/Стив Прєнтис:ПЕР. САНГЛ. — М.: ИЗДАТЕЛЬСТВО «ДОБРАЯ ННИГА», — 288 С.. 2О07

Еще по теме БЛАГОПРИЯТНАЯ ОБСТАНОВКА:

  1. Благоприятные условия для глобальных брендов
  2. 5.1. ОБСТАНОВКА В МИРЕ НАКАНУНЕ ВОЙНЫ
  3. Благоприятная ценовая конъюнктура на мировых рынках энергоносителей
  4. СОЗДАНИЕ БЛАГОПРИЯТНОГО КЛИМАТА ДЛЯ РАБОТЫ.
  5. Политическая обстановка в Германии в начале XVI в.
  6. 5. Как складывается обстановка в послевоенном Китае?
  7. Поиск БЛАГОПРИЯТНОЙ ВОЗМОЖНОСТИ ДЛЯ НАЧАЛА БИЗНЕСА
  8. Снижение инфляции и благоприятные изменения процентных ставок на кредитном рынке
  9. Гпава 2ВЫБОР БЛАГОПРИЯТНОЙ ВОЗМОЖНОСТИ ДЛЯ НАЧАЛА БИЗНЕСА
  10. 4. Распоряжение Совета Министров СССР «О мерах по оздоровлению политической обстановки в ГДР»
  11. 1. Экономический и военно-политический подъем Ассирии в конце X — IX в. до н. э. Международная обстановка на Ближнем Востоке в начале I тысячелетия до н. э.