<<

ПРИЛОЖЕНИЕ 1. КОНТРОЛЬНЫЙ список НОВОГО ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

Человека, недавно занявшего пост финансового директора, может поразить огромное число задач, требующих выполнения. С чего же начать? Приведенный ниже список поможет рассгавить приоритеты при выполнении этих задач.

Следует четко выделить несколько первоочередных задач, направленных на создание и повышение точности системы прогноза движения денежных средсгв, что требует глубокого знания таких вопросов, как кредиторская и дебиторская задолженность, выплата долгов, контракты и капиталовложения. Новый финансовый директор должен твердо усвоить эту информацию, пре­жде чем переходить к каким-либо другим действиям, поскольку без денежных средств компания прогорит так быстро, что финансовый директор просто не успеет приступить к выполнению других задач.

Важнейшей приоритетной задачей, следующей непосредственно за систе­мой прогноза движения денежных средств, является детальное изучение всех действующих контрактов. Финансовый директор должен лично просмотреть их и выяснить, не содержат ли они таких условий, которые в будущем могут подвергнуть компанию риску или окажут существенное отрицательное вли­яние на ее рентабельность.

Следующая по приоритетности группа задач связана с созданием систем показателей, которые помогают финансовому директору определить, какие проблемы могут возникнуть и как они повлияют на очередность его даль­нейших действий.

Далее по списку следует полный обзор возможностей служащих, которые находятся под началом финансового директора, а также графика выполнения работ и потребностей в обучении персонала. Неопытному финансовому ди­ректору эта задача может показаться первоочередной, но в нашем списке ее приоритетность ниже, поскольку работа с кадрами ближе к среднесрочным и долгосрочным целям. Она оказывает незначительное влияние иа краткос­рочные результаты работы в подотчетных финансовому директору областях, в то время как вышеперечисленные задачи должны быть выполнены очень

быстро, чтобы финансовый директор мог выяснить, какие области подвер­жены риску и требуют незамедлительного внимания.

Очередность действий, следующих по приоритетности за работой с кад­рами, может изменяться в зависимости от конкретной ситуации в компании. Тем не менее, мы настойчиво рекомендуем финансовому директору точно следовать этим приоритетам, в том числе и в работе с кадрами, поскольку выполнение этих задач поможет ему наилучшим образом удовлетворить важнейшие краткосрочные потребности организации.

Описание
Действие

Приори­тетность

Прогноз Любые другие действия бесполезны, если у компании заканчива- движекия ются деньги; поэтому немедленно составьте прогноз движения денежных денежных средств и первое время пересматривайте его еженедель- средсгв но. Постоянно вносите изменения в модель, чтобы повысить ее

точность.

Организация Прогноз движения денежных средств будет не очень точным, если ежедневной есть неточности в исходных банковских балансах. Обеспечьте выверки доступ к ежедневным банковским балансам через Интернет и банковских убедитесь в том, что ежедневная еыеврка основана именно на счетов этой информации.

Анализ Просматривайте не только всю текущую кредиторскую задолженность,

кредиторской но проводите также полную годовую проверку реестра поставщиков задолжекнос- вместе со служащими, отвечающими за кредиторскую задолженность, го Цепь — выяснить характер, сумму и срок» платежей. Такая инфор­

мация чрезвычайно важна для повышения точности прогнозов дви­жения денежных средств.

Анализ Просматривайте всю текущую дебиторскую задолженность вместе со

взыскания служащими, отвечающими за дебиторскую задолженность, а затем долгов расширьте проверку, включив в нее всвх крупных клиентов, даже

если в настоящий момент нет непогашенной дебиторской задолжен­ности.

Это даст прекрасное общее представление о поступлении денежных средств для составления прогнозов.

Анализ Лично просматривайте кредитные соглашения, чтобы проверить

кредитных даты платежей, применяемые процентные ставки и особенно соглашений любые оговорки, которые могут привести к требованию кредито­ра о досрочном погашении долга. Знание этого предотвратит появление неожиданностей в системе прогнозирования движения денежных средств.

Анализ Последнее место в системе прогнозов движения денежных средств

капитало- занимают капитальные вложения. Среди задач, связанных с денеж- вложвнйй ными средствами, капитальные вложения занимают последнее по приоритетности место, поскольку обычно это дискреционные плате­жи. Финансовый директор должен знать, какие капиталовложения являются важнейшими краткосрочными позициями, которые нельзя отложить, а какие можно потенциапьно перенести на будущее.

Действие

7 Анализ Финансовый директор и юрисконсульт должны получить копии всех контрактов действующих контрактов и очень подробно изучить их, чтобы убе­диться, что они не содержат неожиданностей, таких как неучтенная задолженность или возможные судебные процессы. Эта проблема заслуживает внимания со стороны финансового директора с само­го начала его пребывания в должности,

8 Создание Чтобы определить результаты работы компании е ряде областей, системы создайте систему начальных показателей на многомесячной трендо- показатеяей вой линии. Конечно, сюда следует включать число дней дебиторской

и кредиторской задолженности, а также запасов, валовую и опера­ционную норму прибыли, общую точку безубыточности и любые показатели, предусматриваемые условиями кредитных договоров. Конкретные показатели будут меняться в зависимости от отрасли. Цель — дать финансовому директору ранние сигналы о потенциаль­ных проблемах в работе компании.

9 Создание Финансовый директор должен знать об ожидаемых продажах, по отчетов о крайней мере, на текущий месяц, а также обо всех изменениях в продажах портфеле заказов.

Такие данные должны отражаться в еженедельном

отчете о продажах, который подается не только финансовому дирек­тору, но и всей команде менеджеров,

10 Создание Финансовый директор объединяет все периодические продажи, пе- оперативных речисленные 8 торговых отчетах, в один оперативный отчет, в кото- отчетов ром по статьям приводится самое последнее ожидание суммарных

финансовых результатов за отчетный период. Также как и торговый отчет, оперативный отчет должен составпяться еженедельно и рас­сылаться всей команде менеджеров. Выполнив десять первоочеред­ных задач, финансовый директор получит данные обо всех аспектах движения денежных средстэ, проблемах с контрактами и краткос­рочных финансовых результатах.

11 Обзор После того, как краткосрочные вопросы решены, можно перейти к персонала обзору главного долгосрочного актива финансового директора—пер­сонала. Этот обзор должен включать в себя изучение резюме всех служащих, находящихся е прямом или косвенном подчинении у финансового директора, личные встречи с ними или групповые со­вещания, 8 результате следует составить ясное представление о способностях и мотивации каждого сотрудника, его слабых сторонах и потребности в обучении.

12 Анализ Разработайте систему показателей для тех функций, за которые эффективное- несет ответственность финансовый директор, и определите, эффек­та работы тивность каких из них необходимо повысить в первую очередь, отделов Опираясь на первоначальный обзор персонала, разработайте план

Описание

повышения эффективности и начните его реализацию.

Действие

13 Разработка Опираясь на обзор персонала и планы повышения эффективности программ работы отделов, разработайте программу обучения для каждого обучения служащего в зависимости от того, какое место он занимает в ваших

планах повышения эффективности работы отделов

14 Делегирова Опираясь на данные, собранные при выполнении трех предыдущих ние задач задач, финансовый директор должен рассмотреть возможность пос­тепенной передачи некоторых задач подчиненным что позволит ему уделять больше времени остальным приоритетным задачам Если нет компетентных сотрудников которым можно передать задачи, то следующим шагом финансового директора должна стать замена сотрудников для повышения качества персонала Приступив к выпол­нению приоритетных задач в управлении персоналом, финансовый директор может перейти к выявлению и устранению рисков

После каждой проверки внешние аудиторы обычно направляют ру­ководству компании письмо, в котором перечислены проблемы контроля и другие проблемы, которые, по их мнению, требуют вни­мания Это — прекрасный источник информации для нового финан­сового директора, желающего быстро узнать о потенциально про­блемных областях

Отчеты внутренних аудиторов, так же как и письмо внешних аудито­ров, дают информацию о потенциальных областях риска, хотя многие фирмы не имеют групп внутреннего аудита или эти группы действу­ют в ограниченном количестве областей Финансовый директор должен получить и изучить такие отчеты если они имеются

Финансовый директор должен провести общий обзор всего фи­нансового контроля на основе информации, полученной в резуль­тате выполнения двух предыдущих приоритетных задач, а также изучить функциональные схемы контроля всех основных учетных и финансовых операций В результате этого должны быть выявле­ны слабые места в системах контроля, которые финансовый ди­ректор может устранить

18 Анализ Финансовому директору следует нанять юридическую фирму для страховых анализа всех действующих страховых полисов, а также оценки всех полисов обязательств, которые могут потребовать дополнительного страхо­вого обеспечения Поскольку это техническая область, в которой финансовый директор может быть недостаточно компетентен, воз­никает необходимость привлечения эксперта Финансовый директор должен изучить отчет эксперта и внести необходимые изменения 8 систему страхования

Описание
Рассмотрение рекомендаций аудиторов
15
16
Обзор отчетов

внутренних

аудиторов

Анализ систем контроля
17

19 Обзор других Финансовый директор должен встретиться с руководителями других рисков подразделений, чтобы вместе с ними оценить другие виды рисков, ко­торым подвержена компания, и разработать стратегию управления рисками компенсирующую каждый из них Эта задача завершает список приоритетов, связанных с управлением рисками После этого финансо­вый директор может переити к улучшению систем отчетностм

Описание

Действие

Если компания является публичной, то финансовый директор дол­жен сравнить действующие требования к подаче отчетов в Комиссию по ценным бумагам и биржам (SEC) с фактической отчетностью компании, и внести з нее необходимые изменения Эту рутинную работу можно передать компетентному подчиненному или даже внешним аудиторам

Теперь финансовый директор должен располагать достаточными предварительными знаниями о деятельности компании, чтобы по­нять, содержат ли доклады бухгалтерии и финансового отдепа всю информацию, необходимую для надлежащего управления компани­ей Вполне вероятно, что потребуется кардинальный пересмотр существующей системы отчетности

При составлении новых докладов для руководства могут быть выявлены изъяны в исходных компьютерных системах, например, недостаточная емкость запоминающего устройства или невозмож­ность автоматического сбора различных видов основной информа­ции Это подходящий момент дпя оценки финансовым директором потребностей этих систем и начала их долгосрочной модернизации, если это необходимо

Финансовый директор должен провести групповые и индивидуальные встречи с бухгалтерами, а также с большинством руководителей подразделений, чтобы вместе с ними детально проанализировать весь отчет о прибылях и убытках и разработать краткосрочный и долгосрочный планы снижения затрат

Прибыли компании могут зависеть от принятой в финансовом отде­ле политики предоставления кредита, допустимых вариантов инвес­тирования и вопросов налогообложения Финансовый директор должен работать с соответствующими отделами {например, с руко­водителем отдела сбыта проанализировать кредитную политику) над разработкой надлежащей политики для их сфер деятельности

Приоритетность бюджета может возрасти, если финансовый директор вступает в должность в середине стандартного бюджетного периода Этот процесс должен включать в себя оценку его эффективности в прошлом, его согласованности со стратегией компании и его соот­ветствия плану материального стимулирования менеджеров Ключе­вым аспектом является разработка финансового плана, чтобы фи­нансовый директор имел представление о сроках и обьеме денежных средств, которые могут потребоваться

20 Анализ раскрытия финансовой информации

21 Анализ

докладов для

руководства

компании

22 Анализ

потребностей

компьютерной

системы

23 Анализ затрат

Анализ

финансовой

политики

24
Разработка

бюджетного

процесса

25
Встреча с кредиторами

Приоритетность данной задачи может существенно возрасти, если в момент вступления финансового директора в должность компания испытывает серьезные затруднения. В противном случае финансовый директор должен сначала разработать финансовый бюджет, а затем встретиться с кредиторами, чтобы понять, как они могут помочь в удовлетворении потребностей компании.

Действие

27 Встреча с Итогом бюджетного процесса должен стать не только план получения инвестицион- кредитов (см. две предыдущие приоритетные задачи), но и лривле- нымн банками чение дополнительного капитала, если необходимо. Вместе с инвес­тиционными банками компании финансовый директор должен опре­делить состояние рынков акций и стоимость привлечения дополни­тельного капитала

28 Анализ Если существенную часть активов компании составляют запасы, то старения финансовому директору потребуется много времени на то, чтобы запасов физически изучить состояние запасов, места их хранения, возраст и

возможное снижение стоимости. Эти действия необходимы, посколь­ку отчеты о запасах подвержены жульничеству и пропускам, либо они могут оказаться значительно переоцененными, Короче, товарные запасы могут стать ночным кошмаром для финансового директора, если их не отслеживать надлежащим образом.

Описание

29 Анализ систем Последней по приоритетности задачей является анализ систем хра- хранения нения документов, Финансовые директора нередко пренебрегают этим документов вопросом, однако небрежное хранение документов может вызвать

серьезные проблемы при проведении любого аудита и привести к штрафным санкциям со стороны государственных органов. Несмотря на низкую приоритетность, этот пункт тоже заслуживает внимания.

Приведенный выше список приоритетов не должен порождать у кого- либо представления, что после выполнения какой-то задачи к ней в даль­нейшем можно не возвращаться. Напротив, во время выполнения каждой приоритетной задачи могут быть выявлены дополнительные проблемные области, которые потребуют дополнительной работы. Кроме того, любая система со временем может деградировать, поэтому требует от финансово­го директора периодических проверок с целью убедиться, что она функци­онирует надлежащим образом. Короче, новый финансовый директор обна­ружит, что он снова и снова возвращается к этому списку.

.

<< |
Источник: Стивен М. Брег. Настольная книга финансового директора; Пер. с англ. — 2-е изд., испр. и доп. — М.: Альпина Бизнес Букс, — 536 с.. 2005

Еще по теме ПРИЛОЖЕНИЕ 1. КОНТРОЛЬНЫЙ список НОВОГО ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА:

  1. 4.Структура службы финансового директора и квалификационная характеристика финансового менеджера
  2. 1.5.2.4 Финансовый директор
  3. Стивен М. Брег. Настольная книга финансового директора; Пер. с англ. — 2-е изд., испр. и доп. — М.: Альпина Бизнес Букс, — 536 с., 2005
  4. 2.3. Цели нового бизнеса или нового проекта
  5. Контрольный список 1.1
  6. Контрольный список вопросов
  7. Контрольный список вопросов для анализа рынка
  8. Контрольный список материалов для коммуникаций.
  9. КОНТРОЛЬНЫЙ СПИСОК ВОПРОСОВ для ПОДГОТОВКИ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ
  10. ПРИЛОЖЕНИЕ 1 ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ ФИНАНСОВОГО КОНСУЛЬТАНТА
  11. ПРИЛОЖЕНИЕ 1 .МЕЖДУНАРОДНЫЕ ФИНАНСОВЫЕ ОРГАНИЗАЦИИ
  12. Приложение 1. МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ ПО ПРОВЕДЕНИЮ АНАЛИЗА ФИНАНСОВОГО СОСТОЯНИЯ ОРГАНИЗАЦИЙ
  13. ПРИЛОЖЕНИЕ 4. ОСНОВНЫЕ ВИДЫ ФИНАНСОВЫХ ИНСТРУМЕНТОВ
  14. ПРИЛОЖЕНИЕ 2. АЛЬТЕРНАТИВНАЯ ФИНАНСОВАЯ СИСТЕМА (ИСЛАМСКАЯ ФИНАНСОВАЯ СИСТЕМА)
  15. Приложение 3Типовая структура программы финансового оздоровления неплатежеспособной организации
  16. Независимый директор
  17. Приложение 2. ПОКАЗАТЕЛИ ФИНАНСОВОЙ УСТОЙЧИВОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ И РЕКОМЕНДУЕМЫЕ ЗНАЧЕНИЯ КОЭФФИЦИЕНТОВ