<<
>>

Учет расчетов с подотчетными лицами

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает необходимость приобретения материальных ценностей, работ и услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги.
Для этих целей предприятия выдают наличные денежные суммы из кассы ра­ботникам организации в подотчет.

Подотчетными лицами являются штатные работники организации, а также работающие на условиях совместительства либо выполняющие работы по договору подряда, получающие авансом денежные средства из кассы. Руководителем организации приказом (распоряжением) должен

быть утвержден:

■ перечень лиц, имеющих право на получение средств под отчет;

■ сроки, на которые могут выдаваться подотчетные суммы;

■ требования, предъявляемые к оформлению первичных документов по учету расчетов с подотчетными лицами;

■ порядок их представления, обработки и утверждения и др.

Подотчетными называются денежные авансы, выдаваемые работни­кам организации из кассы предприятия:

■ на хозяйственные расходы (канцелярские, почтово-телеграфные);

■ на расходы экспедиций, геологоразведочных партий;

■ на расходы по предстоящим командировкам;

■ для оплаты расходов, связанных с приобретением материалов по ~ мелкому опту в розничной торговле и т. п.

Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены Инструкцией ЦБ РФ.

Первичными документами по учету расчетов с подотчетными лицами являются авансовые отчеты (форма № АО-1), приходные кассовые орде­ра, расходные кассовые ордера, торгово-закупочные акты, приказы (рас­поряжения) о направлении работников в командировку (форма №Т-9 иТ-9а), командировочные удостоверения (форма №Т-10), служебное за­дание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма №Т-10а) и некоторые другие.

Авансовые отчеты — это отчеты подотчетных лиц об использовании полученных сумм или самостоятельно израсходованных средств с обяза­тельным приложением оправдательных документов (чеки, билеты, на­кладные и др.).

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется на ак­тивно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету счета указываются суммы, выданные под отчет или в возмещение израс­ходованных средств. По кредиту счета списываются подотчетные суммы, использованные на необходимые для предприятия цели и подтвержден­ные авансовыми отчетами, а также отражаются возвращенные неисполь­зованные подотчетные суммы.

Дебетовое сальдо отражает сумму остатка денежных средств у подотчет­ных лиц. Кредитовое сальдо показывает сумму невозмещенных средств, из­расходованных работниками на нужды предприятия.

Выдача средств подотчетным лицам происходит следующим образом. Выдача наличных денег под отчет оформляется расходным кассовым ор­дером на основании заявления работника и приказа руководителя орга­низации. Сумму аванса определяют по предварительному расчету стои­мости проезда, суточных, квартирных и других расходов. Работники предприятия получают из кассы предприятия по расходным кассовым ордерам определенные суммы денежных средств — авансы. В течение определенного времени (не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы) подотчетное лицо обязано отчитаться за полу­ченные и израсходованные суммы. Для этого подотчетные лица сдают в бухгалтерию авансовые отчеты с приложением документов, подтвер­ждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, товарные чеки и другие оправдательные документы). Авансо­вые отчеты составляются подотчетным лицом и работником бухгалтерии. В бухгалтерии работником бухгалтерской службы проверяется целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтвер­ждающих произведенные расходы, правильность оформления докумен­тов и подсчета сумм. Затем он указывает в авансовом отчете суммы расхо­дов, принятых к учету, и делает соответствующие бухгалтерские записи. После этого авансовый отчет утверждается руководителем или уполно­моченным на это лицом и принимается к учету.

На основании утвержденных авансовых отчетов происходит списа­ние произведенных расходов в зависимости от их назначения.

Для осуществления контроля за расходованием подотчетных сумм учет осуществляют по каждому работнику в ведомости или журнале- ор­дере по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Бухгалтерские про­водки указаны ниже в Типовых проводках по теме.

Новый аванс работникам выдается только после расчета по предыду­щему. В ситуации, когда работник вовремя не представил авансовый от­чет и не вернул неизрасходованную сумму, по распоряжению работодате­ля, но не позднее 1 месяца со дня окончания срока возврата денег, эта сумма удерживается из зарплаты работника.

При выплате зарплаты удержания не должны быть больше 20 % от суммы заработной платы работника. Если работник оспаривает дан­ную ситуацию, то денежные средства могут быть взысканы в судебном порЯдке. Если представлены два или больше исполнительных доку­ментов, ТО согласно ст. 138 ТК РФ размер удержаний может быть уве­личен до 50%.

Для отражения удержаний из заработной платы в бухгалтерском учете используются: счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», счет 73 «Расчеты с персона­лом по прочим операциям».

<< | >>
Источник: Г. И. Алексеева, С. Р. Богомолец, И.В. Сафонова [и др.]. Бухгалтерский учет : учебник; под ред. С. Р. Богомолец. — 3-е изд., перераб. и доп. — М.: Московский финансово-промышленный университет «Синергия»,— 720 с. (Университетская серия). 2013

Еще по теме Учет расчетов с подотчетными лицами:

  1. УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ
  2. 12.6. Учет расчетов с подотчетными лицами
  3. Учет расчетов с подотчетными лицами
  4. УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ
  5. 15.14. Учет расчетов с подотчетными лицами
  6. 2.5.7. Учет расчетов с подотчетными лицами
  7. Учет расчетов с подотчетными лицами
  8. УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ
  9. Учет расчетов с подотчетными лицами
  10. Учет расчетов с подотчетными лицами по хозяйственно-операционным расходам
  11. Учет расчетов с подотчетными лицами