УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ
Указанные денежные средства выдаются из кассы под отчет работникам организации, т.е.
работники в последующем должны представить отчет об израсходованных суммах с приложением оправдательных документов.Работники, получающие денежные средства под отчет, называются подотчетными лицами.
Выдача подотчетных сумм и представление отчетности по их использованию осуществляются в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным решением Совета директоров ЦБ России от 22.09.1993 № 40.
Основанием для выдачи подотчетных сумм являются приказы руководителя организации или командировочные удостоверения.
Подотчетные суммы выдаются работникам в размерах и на сроки, определяемые руководителем организации.
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.
Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому лицу запрещается.
Выдача подотчетных сумм из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам, в которых должно быть указано целевое назначение подотчетной суммы. Расходование подотчетных сумм на иные, не указанные цели не допускается.
По истечении срока, на который были выданы подотчетные суммы, подотчетные лица обязаны представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих факт расходования и целевого использования денежных средств.
Авансовый отчет подается по установленной унифицированной форме № АО-1 «Авансовый отчет», проверяется бухгалтерией и утверждается руководителем организации.
На основании данных, отраженных в авансовом отчете, бухгалтерия списывает с подотчетного лица фактически израсходованные денежные средства.
Выданные, но не израсходованные подотчетным лицом суммы подлежат возврату в кассу организации, что оформляется приходным кассовым ордером.
В случае перерасхода (когда работник истратил сумму, большую, чем полученный аванс) работнику выплачивается разница между фактически потраченной суммой и суммой аванса, что оформляется расходным кассовым ордером.
Учет расходов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Выдача подотчетных сумм работникам отражается по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в корреспонденции с кредитом счетов по учету денежных средств.
На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
Пример 1. Допустим, что работнику организации сроком на три дня выдано 1000 руб. для приобретения канцелярских товаров.
При сдаче авансового отчета работник представил товарные и кассовые чеки, подтверждающие приобретение канцелярских товаров на сумму 950 руб. Остаток в сумме 50 руб. возвращен в кассу организации.
№ п/п | Содержание хозяйственных операций | Корреспондирующие счета | Сумма, руб. | |
Дебет | Кредит | |||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
1 | Выдан работнику в подотчет аванс на приобретение канцелярских товаров | 71 | 50 | 1000 |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
2 | Приняты к учету на основании авансового отчета канцелярские товары, приобретенные через подотчетное лицо | 10-9 | 71 | 950 |
3 | Возвращен в кассу организации неизрасходованный остаток подотчетной суммы | 50 | 71 | 50 |
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в-установленные сроки, переносятся с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В случае если работник отказывается своевременно возвратить остаток неизрасходованной подотчетной суммы, то администрация организации может произвести его удержание из сумм оплаты труда работника.
В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба») в случае, когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника.
В бухгалтерском учете эти операции могут быть отражены следующими проводками:
№ п/п | Содержание хозяйственных операций | Корреспондирующие счета | |
Дебет | Кредит | ||
1 | Выдан работнику в подотчет аванс на приобретение канцелярских товаров | 71 | 50 |
2 | Приняты к учету на основании авансового отчета канцелярские товары, приобретенные через подотчетное лицо | 10-9 | 71 |
3 | Списан неизрасходованный и своевременно не возвращенный остаток подотчетной суммы | 94 | 71 |
4 | Отражена сумма задолженности работника перед организацией по невозвращенному остатку подотчетной суммы | 73-2 | 94 |
5 | Начислена заработная плата работнику | 26 | 70 |
6 | Удержан налог на доходы физических лиц от сумм оплаты труда | 70 | 68-8 |
7 | Начислены единый социальный налог и страховые взносы от сумм оплаты труда | 26 | 69 |
8 | Удержана из заработной платы работника сумма невоз- вращенного остатка подотчетной суммы | 70 | 73-2 |
9 | Выдана заработная плата работнику за вычетом удержанного остатка подотчетной суммы | 70 | 50 |
Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.
1.1.
Еще по теме УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ:
- УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ
- 12.6. Учет расчетов с подотчетными лицами
- Учет расчетов с подотчетными лицами
- УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ
- 15.14. Учет расчетов с подотчетными лицами
- 2.5.7. Учет расчетов с подотчетными лицами
- Учет расчетов с подотчетными лицами
- Учет расчетов с подотчетными лицами
- Учет расчетов с подотчетными лицами
- Учет расчетов с подотчетными лицами по хозяйственно-операционным расходам
- Учет расчетов с подотчетными лицами
- Учет расчетов с подотчетными лицами
- Учет расчетов с подотчетными лицами
- Учет расчетов с подотчетными лицами
- УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ ПО ХОЗЯЙСТВЕННО-ОПЕРАЦИОННЫМ РАСХОДАМ
- Учет расчетов с подотчетными лицами в иностранной валюте