Учет расчетов с подотчетными лицами

Лица, получившие денежную наличность под отчет (в т.ч. на командировку в пределах Украины), обязаны подать в бухгал­терию предприятия или централизованную бухгалтерию отчет об израсходованной сумме.

Нормативным документом, который регулирует вопрос по­рядка командировки работников предприятий всех форм соб­ственности, является “Инструкция о служебных командиров­ках в пределах Украины и за границу”, утвержденная приказом Министерства финансов Украины № 59 от 13.03.1998 года.

Данной инструкцией определено, что служебной командиров­кой считается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия, учреждения, организации (далее — предприятие) на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

Затраты на командировку лица, которое находится в тру­довых отношениях с налогоплательщиком, включаются в валовые затраты налогоплательщика лишь при наличии до­кументов, которые подтверждают связь такой командировки с основной деятельностью предприятия, а именно: пригла­шений стороны, которая принимает и деятельность которой совпадает с деятельностью предприятия, направляющего в командировки; заключенного договора (контракта) и других документов, урегулирующих или удостоверяющих желание установить гражданско-правовые отношения; документов, удостоверяющих участие откомандированного лица в перего­ворах, конференциях или симпозиумах, которые проводятся по тематике, касающейся основной деятельности предпри­ятия, которое командирует работника.

Отдельным видом затрат, не требующих специального документального подтверждения, являются суточные рас­ходы (расходы на питание и финансирование других личных потребностей физического лица), нормы которых установле­ны в соответствии с постановлением Кабинета Министров Украины от 23.04.99 № 663 “О нормах возмещения затрат на командировку в пределах Украины и за границу”.

Суточные затраты в пределах Украины возмещаются в единой сумме независимо от статуса населенного пункта.

Днем выбытия в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства с места постоянной работы откомандированного работника, а днем прибытия из командировки — день прибытия транспортно­го средства к месту постоянной работы откомандированного ра­ботника. При отправлении транспортного средства до 24-х часов включительно днем выбытия в командировку считается текущие сутки, а с 00 часов и позже — следующие сутки. Если станция, при­стань, аэропорт расположены за пределами населенного пункта, в котором работает откомандированный, в срок командировки за­числяется время, необходимое для проезда к станции, пристани, аэропорту. Аналогично определяется день прибытия откоманди­рованного работника к месту постоянной работы.

На работника, который находится в командировке, рас­пространяется режим рабочего времени того предприятия, к которому он откомандирован.

Если работник специально откомандирован для работы в выходные или праздничные и нерабочие дни, то компенсация за работу в эти дни выплачивается в соответствии с действую­щим законодательством.

Если работник отбывает в командировку в выходный день, то ему по возвращении из командировки в установленном по­рядке предоставляется другой день отдыха.

За откомандированным работником сохраняется место работы (должность) и средний заработок за время команди­ровки, в том числе и за время пребывания в дороге.

Средний заработок за время пребывания работника в ко­мандировке сохраняется на все рабочие дни недели по графи­ку, установленному по месту постоянной работы.

Руководитель предприятия может устанавливать допол­нительные ограничения относительно сумм и цели использо­вания средств, предоставленных на командировку. Указанные ограничения устанавливаются приказом (распоряжением) руководителя предприятия.

Порядок командировки в пределах Украины

Направление работника предприятия в командировку осу­ществляется руководителем предприятия или его заместите­лем и оформляется приказом (распоряжением) с указанием: пункта назначения, названия предприятия, куда откоманди­рован работник, срока и цели командировки.

Срок командировки определяется руководителем или его заместителем, но не может превышать 30 календарных дней.

Срок командировки работников, которые направляются для выполнения в пределах Украины монтажных, наладоч­ных, ремонтных и строительных работ, не должен превышать срока строительства объектов.

Решение о служебной командировке руководителям цен­тральных и местных органов исполнительной власти прини­мается в соответствии с требованиями постановления Кабине­та Министров Украины от 15.03.2002 г. № 337 “О служебных командировках в пределах Украины руководителей органов исполнительной власти и Секретариата Кабинета Министров Украины”, которым предусмотрено, что решение о служебной командировке в пределах Украины принимается относительно:

а) Первого вице-премьер-министра и вице-премьер-ми­нистров Украины, министров, Министра Кабинета Министров Украины, председателя Совета министров Автономной Республики Крым, председателей об­ластных, Киевской и Севастопольской городских госу­дарственных администраций — Премьер-министром Украины, а в случае его отсутствия — Первым ви­це-премьер-министром Украины;

б) руководителей центральных органов исполнительной власти (кроме министерств) — вице-премьер-мини­страми Украины в соответствии с распределением функциональных полномочий;

в) первого заместителя и заместителей Министра Каби­нета Министров Украины — Министром Кабинета Министров Украины;

г) первых заместителей и заместителей министров, пер­вых заместителей и заместителей руководителей дру­гих центральных органов исполнительной власти — соответственно министрами, руководителями других центральных органов исполнительной власти;

д) председателей районных государственных админи­страций — руководителем органа исполнительной власти высшего уровня, а в случае его отсутствия — лицом, которое его замещает.

Данные приказа находят свое отображение в удостовере­нии о командировке, которое выдается откомандированному работнику на руки. Типовая форма указанного документа представлена в образце 11.1.

Образец 11.1

УДОСТОВЕРЕНИЕ О КОМАНДИРОВКЕ

Остапенко Николаю Трофимовичи

(фамилия, имя, отчество)

^ -

Штамп предприятия,

учреждения, организации_______

Украина ОТ К СИ

Акционерное общество

“Росток”

идентификационный код 00547038 02415 г. Киев ул. Ростова 9 Р/С 20063404705507 В Подольськом отделения филиц

АКБ Приоритет г. Киева СрОВ КОМаНД1фОВКИ МФО 340560 № т. 4503310

_ 200 гТ

Основание: приказ от “ 21 ” января 2010 г. №______ 2_

Действительное при предъявлении паспорта серии АТ № 440270

Руководитель = ИванеНКО

Фактическое время пребывания в командировке опреде­ляется по отметкам в удостоверении о командировке отно­сительно выбытия с места постоянной работы и прибытия к месту постоянной работы. Если работник откомандирован в разные населенные пункты, то отметки о дне прибытия и дне выбытия проставляются в каждом пункте.

Отметки в удостоверении о командировке относительно при­бытия и выбытия работника заверяются той печатью, которой пользуется в своей хозяйственной деятельности предприятие для засвидетельствования подписи соответствующего служеб­ного лица, на которое приказом (распоряжением) руководителя предприятия возложены обязанности осуществлять регистра­цию лиц, отбывающих в командировки и прибывающих из нее.

Предприятие, которое командирует, осуществляет реги­страцию лица, которое отбывает в командировку, в “Журна­ле регистрации удостоверений о командировке”, форма ко­торого представлена в образце 11.2.

За каждый день (включая день отъезда и приезда) пребыва­ние работника в командировке в пределах Украины, учитывая выходные, праздничные и нерабочие дни и время пребывания в дороге (в т.ч. с вынужденными остановками), ему выплачи­ваются суточные в пределах граничных норм, установленных постановлением Кабинета Министров Украины от 23.04.99 г. № 663 (с изменениями и дополнениями), в частности:

а) в случае, если в счета на оплату стоимости проживания в отелях не включаются затраты на питание — 30 грн;

б) в случае, если в счета стоимости проживания в оте­лях включаются затраты на:

— одноразовое питание — 24 грн;

— двухразовое питание — 18 грн;

— трехразовое питание — 12 грн.

Для государственных служащих, а также работников пред­приятий, которые полностью или частично содержатся за счет бюджетных средств, суточные выплачиваются в процентах от норм суточных затрат (80% от 30 грн — при одноразовом пи­тании, 55% — двухразовом, 35% — при трехразовом).

Внимание! Учитывая изменения, которые периодиче­ски происходят в нормативно-правовых актах, размеры суточных, выплачиваемых откомандированному работ­нику, в будущем могут изменяться!

предприятие, организация

ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ УДОСТОВЕРЕНИИ О КОМАНДИРОВКЕ

за 2010 г.

Определение количества дней командировки для выплаты суточных проводится с учетом дня выбытия в командировку и дня прибытия к месту постоянной работы, которые зачисля­ются как два дня.

При командировке работника сроком на один день или в такую местность, откуда он имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного проживания, суточные возмещаются как за полные сутки.

Если отсутствуют отметки в удостоверении о командиров­ке, то суточные не выплачиваются.

Предприятие при наличии подтверждающих документов (в оригинале) возмещает затраты откомандированным ра­ботникам за наем жилого помещения в размере фактических затрат с учетом бытовых услуг, которые предоставляются в отелях (стирка, чистка, починка и глажка одежды), за пользо­вание холодильником, телевизором.

Работнику, откомандированному в пределах Украины, возмещается плата за бронирование места в отелях в размере не более чем 50 процентов его стоимости за одни сутки, в со­ответствии с предоставленными подтверждающими докумен­тами в оригинале.

Затраты на наем жилого помещения за время вынужден­ной остановки в дороге, которые подтверждаются соответ­ствующими документами, возмещаются в порядке и размерах, определенных выше.

Затраты на проезд к месту командировки и назад воз­мещаются в размере стоимости проезда воздушным, желез­нодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) с учетом всех затрат, связанных с приобретением проездных билетов и пользованием постель­ными вещами в поездах, страховых платежей на транспорте.

Откомандированному работнику возмещаются затраты на проезд транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они расположены за пре­делами населенного пункта, где постоянно работает откоман­дированный, или к месту пребывания в командировке.

При наличии нескольких видов транспорта, который свя­зывает место постоянной работы с местом командировки, администрация может предложить откомандированному ра­ботнику вид транспорта, которым ему следует пользоваться.

В случае отсутствия такого предложения работник самостоя­тельно решает вопрос о выборе вида транспорта.

Откомандированному работнику возмещаются также затраты на проезд городским транспортом общего пользо­вания (кроме такси) по месту командировки (в соответствии с подтверждающими документами) согласно маршруту, со­гласованному руководителем.

Откомандированному работнику свыше установленных норм компенсации затрат в связи с командировкой возмеща­ются также затраты на оплату налога на добавленную стои­мость за приобретенные проездные документы, пользование в поездах постельными вещами и наем жилого помещения в соответствии с подтверждающими документами в оригинале.

В случае временной нетрудоспособности откомандирован­ного работника ему на общих основаниях возмещаются затраты на наем жилого помещения (кроме случаев, когда откомандиро­ванный находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные на протяжении всего времени, пока он не может по со­стоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или возвратиться к месту своего по­стоянного проживания, но на срок не более двух месяцев.

Временная нетрудоспособность откомандированного ра­ботника, а также невозможность по состоянию здоровья воз­вратиться к месту постоянного проживания должны быть удостоверены в установленном порядке.

За период временной нетрудоспособности откомандиро­ванному работнику на общих основаниях выплачивается по­мощь по временной нетрудоспособности. Дни временной не­трудоспособности не включаются в срок командировки.

Откомандированному работнику перед отъездом в коман­дировку выдается денежный аванс в пределах суммы, опреде­ленной на оплату проезда, наем жилого помещения и суточ­ные. На протяжении трех рабочих дней по возвращении из командировки работник обязан подать утвержденный прика­зом ГНА Украины от 19.09.2003 г. № 440 “Отчет об использо­вании денег, выданных на командировку или под отчет” (см. образец 11.3) об израсходованной в связи с командировкой сумме. Вместе с отчетом подаются удостоверение о команди­ровке, оформленное в установленном порядке, документы в оригинале о найме жилого помещения и проезд.

Название предприятия Идентификационный код ЕГРПОУ

АО «Росток» |0|0|5|4|7|0|3|8|

Утвержден приказом ГНА Украины от 19.09.2003г. № 440

Должность Зам. директора Проводка январь 20 10 г.

Профессия

Остаток внесен в сумме 50-00 грн. по кассовому № 24 от 25.01. 2010 г.

Перерасход выдан

______ 200 г. Подпись Перечень документов приведен на обороте.

Расчет штрафа и суммы одержанного налога за несвоевременно возвращенные потраченные деньги на командировку или под отчет:

При несвоевременности возвращения суммы излишне выплаченных денег не позже гра­ничного срока (к концу третьего банковского дня, следующего за днем, в котором плательщик налога оканчивает данную командировку или оканчивает выполнение отдельного гражданско- правового действия по поручению и за счет лица, которое выдала деньги под отчет), но не позже отчетного месяца, на который приходится последний день такого граничного срока:

Сумма штрафа__ (грн) = несвоевременно возвращенная сумма (грн) х 15:100.

При возвращении суммы излишне выплаченных денег на протяжении отчетного месяца, на который приходится граничный срок возвращения:

Сумма налога____ (грн) = не____ возвращенная сумма (грн) х ставка

налога (пункт 7.1. статьи 7 Закона Украины «О налоге с доходов физических лиц») : 100.

Сумма штрафа (грн) = не возвращенная сумма (грн) х 15:100.

Подпись лица, составившего расчет_____________________

Дата составления расчета С расчетом ознакомлен: подпись

(Фамилия, Имя, Отчество)

Дата_

Затраты на командировку возмещаются только при на­личии документов в оригинале, которые подтверждают сто­имость этих затрат, а именно: транспортных билетов или транспортных счетов (багажных квитанций), счетов отелей (мотелей), страховых полисов и т.п.

Затраты в связи с командировкой, не подтвержденные соответствующими документами (кроме суточных затрат), не возмещаются.

Затраты в связи с возвращением откомандированным ра­ботником билета на поезд, самолет или другое транспортное средство могут быть возмещены с разрешения руководителя предприятия только по уважительной причине (решение об отмене командировки, отзыв из командировки и т.п.) при на­личии документа, который подтверждает затраты.

Для государственных служащих, а также других лиц, откомандированных в пределах Украины предприятиями, которые полностью или частично содержатся (финансиру­ются) за счет бюджетных средств, устанавливаются допол­нительные ограничения в соответствии с действующим за­конодательством:

— возмещение затрат стоимости проживания свыше уста­новленных предельных норм (до 250 грн на наем жи-

лого помещения в сутки) и оплата затрат на перевозку свыше 30 кг багажа для государственных служащих, а также других лиц, от командированных предприятия­ми, которые полностью или частично содержатся (фи­нансируются) за счет бюджетных средств, осуществля­ется в соответствии с подтверждающими документами в оригинале только с разрешения руководителя;

Внимание! Учитывая периодические изменения в нормативно-правовых актах, предельные нормы возмещения затрат стоимости проживания в буду­щем могут изменяться!

— затраты на проезд откомандированного работника в мяг­ком вагоне, на судах морского флота в каютах, которые оплачиваются по 1-4-й группам тарифных ставок, на су­дах речного флота в каютах 1-й и 2-й категорий, воздуш­ным транспортом по билетам 1-го класса и бизнес-класса возмещаются в каждом отдельном случае с разреше­ния руководителя предприятия, в соответствии с пред­ставленными проездными документами;

— откомандированному работнику при наличии под­тверждающих документов возмещаются затраты на бытовые услуги, которые предоставляются в отелях (стирка, чистка, починка и глажка одежды, обуви или белья), но не более чем 10 процентов нормы суточных затрат за все дни проживания;

— возмещение затрат на служебные телефонные переговоры производятся в размерах, согласованных с руководителем;

— руководители предприятий, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюд­жетных средств, лично решают вопросы относительно возмещения своих затрат на наем жилых помещений, которые превышают предельные нормы, установлен­ные в соответствии с постановлением Кабинета Ми­нистров Украины от 23.04.99 г. № 663, и затрат на проезд в мягком вагоне, на судах морского флота в ка­ютах, которые оплачиваются по 1-4-й группам тариф­ных ставок, на судах речного флота в каютах 1-й и 2-й категорий, а также воздушным транспортом по биле­там 1-го класса и бизнес-класса.

Порядок командировки за границу

Командировка за границу осуществляется в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя предприятия по­сле утверждения заданий, в которых определяются цель вы­езда, срок, условия пребывания за границей (в случае поездки по приглашению предоставляется его копия с переводом), и сметы затрат. Срок командировки определяется руководи­телем, но не может превышать 60 календарных дней.

Предприятие, которое направляет работника в команди­ровку за границу, обеспечивает его средствами в националь­ной валюте страны, в которую командируется работник, или в свободно конвертируемой валюте в виде аванса на текущие затраты в размерах, обусловленных реальными потребностя­ми в стране пребывания, с соблюдением требований Нацио­нального банка Украины относительно вывоза иностранной валюты за границу. Работника знакомят со справкой-расчетом на выданный ему аванс и с действующими положениями об отчете за его использование.

За каждый день пребывания работника в командировке за пределами Украины (кроме государственных служащих, а также других лиц, которые направляются в командиров­ки предприятиями, учреждениями и организациями, кото­рые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств), ему выплачиваются суточные в пределах норм, установленных постановлением Кабинета Министров Украины от 23.04.1999 г. № 663, в частности в сумме в гривнах, эквивалентной долларам США по офици­альному курсу НБУ на день выдачи аванса:

а) в случае, если к счетам на оплату стоимости прожива­ния в отелях не включаются затраты на питание — 50 дол. США;

б) в случае, если к счетам стоимости проживания в оте­лях включаются затраты на:

— одноразовое питание — 40 дол. США;

— двухразовое питание — 27,5 дол. США;

— трехразовое питание — 17,5 дол. США.

Нормы возмещения затрат на командировку (суточных и затрат на наем жилья) к конкретной стране для госслужащих и работников предприятий, учреждений и организаций, кото­рые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств, размещены в приложении к поста­новлению Кабинета Министров Украины № 663 от 23.04.1999 г. “О нормах возмещения затрат на командировку в пределах Украины и за границей”.

Для государственных служащих, а также работников предприятий, которые полностью или частично содержатся за счет бюджетных средств, суточные выплачиваются в про­центах от норм суточных затрат для определенной страны (80% — при одноразовом питании, 55% — двухразовом, 35% — при трехразовом).

Внимание! Учитывая изменения, которые периоди­чески происходят в нормативно-правовых актах, раз­меры суточных, которые выплачиваются откоманди­рованному работнику, в будущем могут изменяться!

Работникам, которые направляются в командировки предприятиями, учреждениями и организациями всех форм собственности (кроме тех, которые полностью или частично содержатся за счет бюджетных средств), суточные выплачи­ваются в иностранной валюте в сумме, которая в эквивален­те по официальному курсу гривны к иностранным валютам, установленным Нацбанком на день выдачи средств из кассы уполномоченного банка, не превышает установленных пре­дельных норм суточных затрат.

При выдаче аванса в иностранной валюте допускается арифметическое округление суммы до полной единицы.

За время пребывания в командировке работнику возме­щаются затраты:

а) на проезд (включая предварительный заказ билетов, пользование постельными вещами в поездах, оплату аеропортных сборов, перевозку багажа) как к месту ко­мандировки и назад, так и по месту командировки;

б) на оплату счетов за проживание в отелях (мотелях) или наем других жилых помещений, а также включен­ных в такие счета затрат на питание или бытовые ус­луги (стирка, чистка, починка и глажка одежды, белья, обуви), за пользование холодильником, телевизором (кроме каналов, за которые установлена отдельная плата), кондиционером;

в) на оплату телефонных счетов;

г) на оформление загранпаспортов, разрешений на въезд (виз), на комиссионные (в случае обмена валютных средств), обязательное страхование, другие докумен­тально оформленные затраты, связанные с правилами въезда и пребывания в месте командировки, включая любые сборы и налоги, которые подлежат уплате в свя­зи с осуществлением таких затрат.

Указанные выше затраты могут быть возмещены только при наличии документов (в оригинале), которые подтвержда­ют стоимость этих затрат, в виде счетов отелей (мотелей) или других субъектов, которые предоставляют услуги по разме­щению и проживанию откомандированного работника, транс­портных билетов или счетов (багажных квитанций), страхо­вых полисов и т.п.

Фактическое время пребывания в командировке за гра­ницей определяется:

а) в случае командировки в страны, с которыми установлен полный пограничный контроль, — по отметкам контроль­но-пропускных пунктов Пограничных войск Украины в загранпаспорте или документе, который его заменяет;

б) в случае командировки в страны, с которыми не уста­новлен или упрощен пограничный контроль, — в соот­ветствии с отметками стороны, которая командирует, и стороны, которая принимает, в удостоверении о коман­дировке.

в) в случае отсутствия отметок согласно пунктам “а” и “б” суточные затраты откомандированному работнику не возмещаются.

Выезд в командировку за границу и возвращение в Украи­ну в один и тот же день считается одним днем командировки.

Суточные затраты на время пребывания в командировке возмещаются в пределах граничных норм:

а) за каждый день командировки, включая день выезда и приезда;

б) в случае включения затрат на питание в счета на наем жилого помещения и в случаях, когда откомандиро­ванные работники по условиям приглашения обеспе­чиваются стороной, которая принимает, бесплатным питанием в стране пребывания (дороге), — в пределах граничных норм с учетом количества раз питания в сутки. В зависимости от количества раз питания в сут­ки в течение командировки перерасчет осуществляет­ся за каждые сутки отдельно;

в) если дата выезда в командировку в страны, с которыми установлен полный пограничный контроль или дата возвращения из них не совпадает с датами по отметкам в загранпаспорте или документе, который его заменя­ет, то суточные затраты на время проезда территорией Украины возмещаются согласно порядку, предусмо- треному для командировок в пределах Украины;

г) если откомандированный, находясь в дороге в страну, с которой не установлен или упрощен пограничный кон­троль, или возвращаясь из такой страны, имеет транзит­ную остановку на территории Украины, то возмещение затрат на командировку за период проезда территорией Украины осуществляется в порядке, предусмотренном для служебных командировок в пределах Украины.

В случае отсутствия такой остановки суточные затраты возмещаются за каждый день командировки, включая день выбытия и прибытия, по нормам, установленным для коман­дировок за границу.

Откомандированному работнику возмещаются затраты на проезд к вокзалу, в аэропорт или к пристани и от вокза­ла, аэропорта или пристани (если эти пункты расположены за пределами города) в местах отправления, назначения и пере­садки, а также затраты на проезд по месту командировки на городском транспорте (рейсовые автобусы, метро, троллейбу­сы, трамваи и т.п. (кроме такси) при условии, что работнику не предоставлялись бесплатно средства передвижения.

В случае необходимости передвижения страной коман­дировки руководитель предприятия может определить от­командированному вид транспорта, которым он может поль­зоваться. Если такое предложение не поступает, работник самостоятельно решает вопрос о выборе вида транспорта.

Затраты на пользование такси или аренду автотранспор­та могут быть возмещены только с разрешения руководите­ля предприятия.

Указанные затраты возмещаются только при наличии подтверждающих документов.

Работнику предприятия, направленному на работу в зару­бежные страны сроком, который превышает 60 календарных дней, и получающему в период пребывания за границей зара­ботную плату в иностранной валюте, в случае командировки в пределах страны пребывания и в другие страны суточные затраты возмещаются в пределах граничных норм.

В случае выезда в командировку из зарубежной страны в Украину возмещение затрат на командировку осуществляет­ся в порядке, предусмотренном для служебных командировок в пределах Украины.

Выезд в командировку из зарубежной страны в Украину и возвращение в один и тот же день в эти страны считается одним днем командировки.

С разрешения руководителя может приниматься во вни­мание задержка в командировке (в случае заболевания или по другой причине, не зависящей от работника) продолжитель­ностью свыше суток, но не более чем 60 календарных дней. Необходимость задержки должна быть подтверждена справ­кой дипломатического или консульского учреждения Украи­ны за границей.

За время задержки в дороге без уважительных причин ра­ботнику не выплачивается заработная плата, не возмещаются суточные, затраты на наем жилого помещения и прочие затраты.

Не разрешается возмещение затрат на алкогольные на­питки, табачные изделия, зрелищные мероприятия, а также суммы “чаевых”, за исключением случаев, когда суммы таких “чаевых” включаются в счет в соответствии с законами стра­ны пребывания.

Если сторона, которая принимает, обеспечивает откоман­дированного за границу работника дополнительными валют­ными средствами в виде компенсации текущих затрат (кроме затрат на проезд в страну назначения и назад и на наем жи­лого помещения) или суточных затрат, то сторона, которая командирует, выплату суточных затрат уменьшает на сумму дополнительно предоставленных средств. Если сумма, предо­ставленная стороной, которая принимает, больше или равна установленным нормам суточных затрат, то сторона, которая командирует, выплату суточных затрат не проводит.

В случае командировки за границу на служебном автомо­биле затраты на горюче-смазочные материалы возмещаются в соответствии с действующими нормами за километр пробега и утвержденного маршрута.

Возмещаются также другие затраты, связанные с техни­ческим обслуживанием, стоянкой и парковкой служебного автомобиля. Возмещаются сборы за проезд грунтовими, шос­сейными дорогами и водными переправами.

Если работник получил аванс на командировку за гра­ницу и не выехал, то он должен на протяжении трех рабочих дней со дня принятия решения об отмене поездки возвратить в кассу предприятия указанные средства в тех денежных еди­ницах, в которых был выдан аванс.

По возвращении из командировки работник обязан на протяжении трех рабочих дней подать авансовый отчет об из­расходованных в командировке средствах.

Остаток средств свыше суммы, использованной в соот­ветствии с авансовым отчетом, подлежит возвращению в кас­су предприятия в денежных единицах, в которых был выдан аванс, но не позднее трех рабочих дней по возвращении из командировки; в случае применения корпоративных пла­стиковых карточек международных платежных систем — не позднее 10, а с разрешения руководителя (при наличии ува­жительных причин) — 20 рабочих дней.

В пределах этих сроков руководитель предприятия (в слу­чае отсутствия — его заместитель) обязан принять решение относительно утверждения авансового отчета.

Вместе с авансовым отчетом подаются документы (в ори­гинале), которые подтверждают стоимость оплаченных за­трат, с указанием формы их оплаты (денежной наличностью, чеком, кредитной карточкой, безналичным перерчислением). К отчету прилагается ксерокопия отметок в загранпаспорте, заверенная отделом кадров или руководителем предприятия.

В случае невозвращения работником остатка средств в определенный срок соответствующая сумма взимается с него предприятием в установленном действующим законодатель­ством порядке.

Если для окончательного расчета за командировку необходимо выплатить дополнительные средства или если по уважительной причине не получены средства на командировку, то выплата осу­ществляется в национальной валюте Украины по официальному обменному курсу гривны к иностранным валютам, установленно­му Национальным банком Украины на день погашения задолжен­ности, но не позднее термина, предусмотренного для сдачи аванса.

В случае отсутствия подтверждающих документов об обмене валюты, в которой выдан аванс, на национальную валюту стра­ны командировки перерасчет затрат, осуществленных в коман­дировке, которые подтверждены документально, осуществля­ется, исходя из кросс-курса, рассчитанного по официальному обменному валютному курсу, установленному Национальным банком Украины на день утверждения авансового отчета.

Не разрешается направлять в командировку и выдавать аванс работнику, который не отчитался об израсходован­ных средствах за предыдущую командировку.

Разрешение (согласие) руководителя предприятия на воз­мещение затрат свыше установленных норм оформляется письменно в произвольной форме.

Для государственных служащих и других лиц, на­правляемых в командировку за границу предприятиями, которые полностью или частично содержатся (финан­сируются) за счет бюджетных средств, установлены определенные ограничения.

Для них суточные затраты за время пребывания в ко­мандировке возмещаются:

а) за каждый день пребывания в командировке, включая день выезда и приезда,— по нормам, установленным для страны, в которую откомандирован работник;

б) в случае командировок в несколько стран на протяже­нии суток — в размере среднего арифметического от норм, установленных для этих стран;

в) при направлении в командировку в две или больше стран — по нормам, установленным для соответствую­щих стран, со дня пересечения границы данной страны.

День возвращения в Украину (пересечения границы) воз­мещается по нормам последней страны командировки.

Государственным служащим и работникам предприятий Украины, которые находятся за границей продолжительный срок и получают заработную плату в иностранной валюте, работникам дипломатических учреждений Украины, кото­рые находятся за границей в долгосрочной командировке и получают выплаты в иностранной валюте, в случае команди­ровки в пределаах страны пребывания суточные затраты воз­мещаются в размере 80 процентов норм суточных затрат для данной страны, в соответствии с приложением к поста­новлению Кабинета Министров Украины № 663. В случае командировки в пределах страны пребывания сроком на одни сутки суточные затраты возмещаются в размере 50 процентов указанных норм.

За время пребывания в командировке за границей госу­дарственным служащим возмещаются, на основании пред­ставленных в оригинале документов (счетов, квитанций, проездных билетов и т.п.), такие затраты:

а) на проезд воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования по тарифу 2-го класса (на самолетах — коммерческого, на судах — 2-го или туристического класса).

Затраты на проезд откомандированного работника в мяг­ком вагоне, на судах морского флота в каютах, которые опла­чиваются по 1-4-й группам тарифных ставок, на судах речного флота в каютах 1-й и 2-й категорий, а также воздушным транс­портом по билетам 1-го класса и бизнес-класса возмещаются в каждом конкретном случае с разрешения руководтеля.

Если классификация кают на пассажирских судах уста­новлена в категориях, то каюты 1, 2 и 3-й категорий считаются каютами 1-го класса, а каюты других категорий — 2-го (тури­стического) класса.

Стоимость проезда железными дорогами в странах Азии и Африки возмещается по тарифам 1-го класса.

б) на бронирование мест в отелях — в размере не более 50 процентов стоимости места за одни сутки;

в) на бытовые услуги, стоимость которых включена в счет об оплате за наем жилого помещения (стирка, чистка, починка и глажка одежды, белья, обуви), но не более 10 процентов от нормы суточных затрат, установленной для страны, в которую командируется работник, в соот­ветствии с приложением к постановлению Кабинета Министров Украины № 663, — за все дни проживания;

г) на перевозку до 30 кг багажа, кроме багажа, стоимость перевозки которого включена в стоимость билета на тот вид транспорта, которым пользуется работник. Указанные затраты возмещаются в каждом конкрет­ном случае с разрешения руководителя;

д) на наем жилого помещения во время командировки в случае транзитной остановки, а также вынужденной задержки в дороге — в пределах граничных норм, опре­деленных для страны, где состоялась остановка, в со­ответствии с приложением к постановлению Кабинета Министров Украины № 663; ж) на служебные телефонные переговоры — в размерах, согласованных с руководителем.

Типовая корреспонденция бухгалтерских счетов по учету расчетов с подотчетными лицами представлена в табл. 11.1.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на субсче­те 372 “Расчеты с подотчетными лицами” счета 37 “Расчеты с разными дебиторами”. Сальдо субсчета может быть как дебе­товым, так и кредитовым.

Обобщение информации о состоянии расчетов с подотчет­ными лицами находит отображение при журнально-ордерной форме учета в журнале-ордере № 3, а при использовании упрощенной формы бухгалтерского учета — в разделе I Ведо­мости 3-М (см. прил. А3).

11.2.