Учет личного состава организации
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, а также Инструкция по их заполнению утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1.
Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты состоит из двух разделов:
• по учету кадров;
• по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.
При этом унифицированные формы по учету кадров предназначены для применения юридическими лицами всех форм собственности, а унифицированные формы по учету использования рабочего времени распространены на юридические лица всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений.
В утвержденные формы первичной учетной документации организации могут при необходимости вносить дополнительные реквизиты в соответствии с Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 г. № 20.
При приеме работника организацией составляется приказ по форме № Т-1.
В том случае, если в организацию принимается одновременно несколько работников, то на всех может быть оформлен один приказ по форме № Т-1а.При оформлении приказа (распоряжения) о приеме на работу указываются следующие сведения:
• наименование структурного подразделения;
• профессия (должность);
• испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу;
• условия приема на работу (в том числе указываются оклад или тарифная ставка) и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).
Приказ о приеме на работу подписывается руководителем организации или уполномоченным на это лицом, и его объявляют работникам) под расписку.
На основании приказа о приеме на работу заполняются следующие документы:
• трудовая книжка работника;
• личная карточка работника (форма № Т-2 или № Т-2ГС);
• лицевой счет работника (форма № Т-54 или № Т-54а).
Содержание приказа о приеме на работу должно соответствовать
условиям заключенного трудового договора с работником (ст. 68 ТК РФ).
Личная карточка работника (форма № Т-2) заполняется на лиц, принятых на работу, сотрудником отдела кадров в одном экземпляре. Лицо, принимаемое на работу, подписывает личную карточку с указанием даты ее заполнения. На государственных служащих заполняются личные карточки государственного служащего по форме № Т-2ГС.
Кроме того, на каждого научного и научно-педагогического работника кроме личной карточки заполняется в одном экземпляре и ведется учетная карточка научного работника (форма № Т-4).
Прием на работу организацией осуществляется согласно утвержденному директором штатному расписанию. Штатное расписание (форма № Т-3) содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание утверждается приказом руководителя организации или уполномоченным им лицом, изменения в штатное расписание также вносятся в соответствии с приказом вышеназванных лиц.
Переводы работников на другую работу оформляются приказом о переводе работника на другую работу (форма № Т-5,) который заполняется работником отдела кадров, подписывается руководителем организации или уполномоченным лицом и объявляется работнику под расписку. В данном приказе указывается оклад (тарифная ставка) по новому месту работы.
Если одновременно переводятся несколько работников на другую работу, это может быть оформлено одним приказом по форме № Т-5а.
На основании приказа о переводе делаются отметки в следующих формах:
• в личной карточке (формы № Т-2 или Т-2ГС);
• лицевом счете (формы № Т-54 или Т-54а);
• вносится запись в трудовую книжку.
Предоставление работнику отпуска оформляется приказом (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6). При предоставлении отпуска нескольким работникам приказ составляется по форме № Т-ба. Отпуск работникам предоставляется в соответствии с составленным графиком отпусков (форма № Т-7).
При увольнении работника составляется приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-8), который заполняется работником кадровой службы, подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляется работнику под расписку.
На основании приказа делается запись в следующих формах:
• в личной карточке (форма № Т-2 или Т-2ГС);
• в лицевом счете (форма № Т-54 или Т-54а);
• в трудовой книжке;
• производится расчет с работником по форме № Т-61 «Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта)».
На основании первичных документов о приеме на работу открывается на работника лицевой счет (форма № Т-54 или № Т-54а).
Лицевой счет заполняется в течение года. В нем справочно отражается информация, характеризующая год рождения работника, количество иждивенцев, паспортные данные, номер страхового пенсионного свидетельства, адрес места жительства. В лицевом счете в течение года проставляются отметки о приеме на работу и переводах с указанием отдела, должности и оклада.
Кроме того, приводятся помесячно все виды начислений и удержаний, которые произведены, исходя из них вычисляется средний заработок, необходимый для проведения начислений при оплате отпуска, по больничным листкам и т. д. На следующий год на каждого работника будет открыт новый лицевой счет.По данным лицевого счета составляется Налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы с физических лиц по форме № 1НДФЛ, в которой определяется доход работника нарастающим итогом с начала года, налогооблагаемая база, суммы налога на доходы с физических лиц. Налоговая карточка служит основанием для составления справки о доходах физического лица, которую представляют в налоговые органы.
Кроме того, по каждому работнику составляется Индивидуальная карточка учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм начисленных страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, утвержденная приказом МНС России от 27.07.2004 г. № САЭ-3-05/443. Индивидуальные карточки предназначены для определения налогооблагаемой базы для исчисления отчислений на социальное и медицинское страхование и пенсионное обеспечение.
Учет личного состава и рабочего времени ведется по группам работников, штатному и нештатному персоналу, местам производства работ, видам продукции (работ и услуг), изготовлением которых заняты работники.
При составлении отчетности и расчете различных показателей хозяйственной деятельности возникает необходимость определения списочной и среднесписочной численности организации. Списочной является численность на определенный момент времени. В течение отчетного периода она меняется.
Для определения численности работников за отчетный период исчисляется среднесписочная численность работников, которая используется для определения производительности труда, средней заработной платы, коэффициентов оборота, текучести и других показателей.
Порядок расчета численности работников установлен приказом Росстата от 24.10.2011 г. № 435 «Об утверждении Указаний по заполнению форм федерального статистического наблюдения № П-1 «Сведения о производстве и отгрузке товаров и услуг», № П-2 «Сведения об инвестициях в нефинансовые активы», № П-3 «Сведения о финансовом состоянии организации», № П-4 «Сведения о численности, заработной плате и движении работников», № П-5 (м) «Основные сведения о деятельности организации».
Согласно п. 77 Порядка расчета численности различают среднюю численность работников, среднесписочную численность работников, среднюю численность внешних совместителей, среднюю численность работников, выполнявших работы по договорам гражданско-правового характера.
Среднесписочную численность работников за отчетный месяц исчисляют путем суммирования численности работников. Среднесписочная численность работников рассчитывается на основании списочной численности, которая приводится на определенную дату, например на последнее число отчетного периода.
Средняя Среднесписочная Средняя Средняя численность
численность _ численность 4- численность , работников, выполнявших работников — паботников внешних работы по договорам
организации совместителей гражданско-правового
характера.
В списочную численность работников включаются наемные работники, работавшие по трудовому договору и выполнявшие постоянную, временную или сезонную работу один день и более, а также работавшие собственники организаций, получавшие заработную плату в данной организации.
Расчет среднесписочной численности работников производится на основании ежедневного учета списочной численности работников, которая должна уточняться на основании приказов о приеме, переводе работников на другую работу и прекращении трудового договора.
Численность работников списочного состава за каждый день должна соответствовать данным табеля учета рабочего времени работников, на основании которого устанавливается численность работников, явившихся и не явившихся на работу.
В списочной численности работников за каждый календарный день учитываются как фактически работающие, так и отсутствующие на работе по каким-либо причинам.
Лица, работавшие неполное рабочее время в соответствии с трудовым договором, штатным расписанием или переведенные с пись
менного согласия работника на работу на неполное рабочее время, при определении среднесписочной численности работников учитываются пропорционально отработанному времени.
Расчет средней численности этой категории работников производится в следующем порядке:
а) исчисляется общее количество человеко-дней, отработанных этими работниками, путем деления общего числа отработанных человеко-часов в отчетном месяце на продолжительность рабочего дня исходя из продолжительности рабочей недели, например:
• 40 ч — на 8 ч (при пятидневной рабочей неделе) или на 6,67 ч (при шестидневной рабочей неделе);
• 36 ч — на 7,2 ч (при пятидневной рабочей неделе) или на 6 ч (при шестидневной рабочей неделе);
• 24 ч — на 4,8 ч (при пятидневной рабочей неделе) или на 4 ч (при шестидневной рабочей неделе);
б) определяется средняя численность не полностью занятых работников за отчетный месяц в пересчете на полную занятость путем деления отработанных человеко-дней на число рабочих дней по календарю в отчетном месяце. При этом за дни болезни, отпуска, неявок (приходящиеся на рабочие дни по календарю) в число отработанных человеко-часов условно включаются часы по предыдущему рабочему дню (в отличие от методологии, принятой для учета количества отработанных человеко-часов).
Среднесписочная численность работников за месяц исчисляется путем суммирования списочной численности работников за каждый календарный день месяца, т. е. с 1-го по 30-е или 31-е число (для февраля — по 28-е или 29-е число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней месяца. Численность работников списочного состава за выходной или праздничный (нерабочий) день принимается равной списочной численности работников за предшествующий рабочий день. При наличии двух или более выходных или праздничных (нерабочих) дней подряд численность работников списочного состава за каждый из этих дней принимается равной численности работников списочного состава за рабочий день, предшествовавший этим дням.
В составе работников организации могут быть выделены следующие основные группы: административно-управленческий персонал, работники основного производства, работники отдела снабжения и сбыта, обслуживающий персонал.
Анализ кадрового состава осуществляется в организации в течение года по итогам отчетных периодов, на основе данных такого анализа принимаются решения о перемещении, сокращении или увеличении работников организации.
8.4.
Еще по теме Учет личного состава организации:
- Учет личного состава организации
- УЧЕТ ЛИЧНОГО СОСТАВА ПРЕДПРИЯТИЯ
- КЛАССИФИКАЦИЯ И УЧЕТ ЛИЧНОГО СОСТАВА
- Автоматизированное рабочее место «Учет личного состава»
- КЛАССИФИКАЦИЯ И УЧЕТ ЛИЧНОГО СОСТАВА
- Учет личного состава работников
- Учет личного состава работающих и использования рабочего времени
- 10.2. Документы по учету личного состава, труда и его оплаты
- Учет косвенных расходов в составе себестоимости продукции (работ, услуг)
- Учет прямых затрат в составе себестоимости продукции (работ, услуг)
- Услуги сторонних организаций, учитываемые в составе материальных расходов
- Учет косвенных расходов в составе себестоимости продукции (работ, услуг)
- Калькулирование полной и производственной себестоимости. Учет прямых затрат в составе себестоимости продукции (работ, услуг)
- 4.5. Как вести учет при упрощенной системе налогообложения 4.5.1. Учет в организациях
- Понятие средств целевого финансирования источники, учет операций по их движению, последующий контроль за целевым использованием. Учет государственных субсидий. Учет средств, поступивших от других организаций и физических лиц безвозмездно
- 1.5.12. Компенсация за использование личного имущества работника
- Синтетический учет доходов и расходов организации и формирование итогового финансового результата деятельности организации
- Компенсация за использование личного транспорта
- Компенсация за использование личного имущества
- 7.5.1. Документы личного дела работника