<<
>>

Учет командировочных расходов

В соответствии с ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поруче­ния вне места постоянной работы.

В командировку может быть направлен только работник организации.

Поездка гражданина, выполняющего работу по гражданско-правовому договору, не должна рассматриваться в качестве командировки, независимо от условий договора и ха­рактера выполняемой работы. Если организация все же возмещает такому работнику ко­мандировочные расходы, то они должны быть включены в его совокупный доход наряду с вознаграждением, выплачиваемым за саму выполненную работу по договору.

422

Расходы на командировки учитываются только При наличии подтверждений о произ­водственном характере поездки (командировки).

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командиров­ками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти це­ли. Выдача подотчетных сумм из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам, в которых должно быть указано целевое назначение подотчетной суммы.

Для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении применяется унифицированная форма № Т-10а «Служебное за­дание для направления в командировку и отчет о его выполнении».

Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в ко­тором работает командируемый работник. Затем оно утверждается руководителем органи­зации или уполномоченным им лицом и передается в кадровую службу для издания прика­за (распоряжения) о направлении в командировку по форме № Т-9. При направлении груп­пы работников оформляется приказ (распоряжение) по форме № Т-9а.

Направление работника в командировку оформляется командировочным удостовере­нием.

Командировочное удостоверение составляется по форме № Т-10 и служит докумен­том, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт назначения и время убытия из него).

При зарубежных командировках командировочное удостоверение не оформляется. Время фактического пребывания работника в заграничной командировке подтверждается отметками в загранпаспорте о пересечении государственной границы РФ.

После возвращения из командировки в организацию работником (подотчетным лицом) составляется авансовый отчет по форме № АО-1 с приложением документов, подтверждаю­щих произведенные расходы. Авансовый отчет составляется не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения работника из командировки.

В соответствии со ст. 168 УК РФ в случае направления в служебную командировку ра­ботодатель обязан возмещать работнику:

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного житель­ства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Для целей бухгалтерского учета все виды командировочных расходов для работников

коммерческих организаций не нормируются и компенсируются работнику полностью в раз­мере фактических расходов при наличии подтверждающих документов (проездные билеты, квитанции об оплате за пользование постельными принадлежностями в поезде и т.п.).

_ В соответствии с ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со слу­жебными командировками, определяются коллективным договором или локальным норма­тивным актом организации.

Изменениями, внесенными с 1 января 2005 г. в ст. 168 ТК РФ, исключена норма, в соот­ветствии с которой размеры возмещения расходов, связанных со служебными команди­ровками, не могли быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организа­ций, финансируемых из федерального бюджета. Таким образом, коммерческим организа­циям дано право возмещать командировочные расходы своим работникам в меньшем размере, чем установленные Правительством РФ для бюджетных учреждений нормы.

Налоговые аспекты. Для целей налогообложения прибыли расходы на служебные ко­мандировки учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и/или реализацией готовой продукции (работ, услуг).

В частности, для целей налогообложения могут учитываться следующие расходы:

- на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

- на наем жилого помещения;

- суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ;

- на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомо­бильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Для целей налогового учета расходы по проезду к месту назначения и обратно не нор­мируются и компенсируются работнику полностью в размере фактических расходов при наличии подтверждающих документов (проездные билеты, квитанции об оплате за пользо­вание постельными принадлежностями в поезде и т.п.).

В соответствии с письмом Министерства финансов РФ от 12.05.1992 № 30 затраты за пользование в поездах постельными принадлежностями возмещаются по фактическим расходам, подтвержденными соответствующими документами.

В соответствии с постановлением Правительства РФ от 11.03.1999 № 277 стоимость комплекта постельного белья может быть включена в стоимость проезда, оформленного проездным документом (билетом).

По статье «найм жилого помещения» подлежат возмещению расходы на проживание в гос­тинице, а также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостини­цах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслужи­вание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами).

Для целей налогового учета расходы по найму жилого помещения, подтвержденные документально, принимаются в размере фактически произведенных затрат.

Таким образом, для целей налогообложения прибыли нормируются только суммы су­точных и полевого довольствия. При этом НК РФ установлено, что нормы суточных или полевого довольствия должны утверждаться Правительством РФ.

Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 93 установлены следующие нор­мы возмещения суточных и расходов по найму жилого помещения на территории РФ:

Виды компенсаций Нормы возмещения расходов в сутки, руб.
Суточные (за каждый день нахождения в командировке) 100
Оплата найма жилого помещения:

- по фактическим расходам при наличии подтверждающих документов;

- при отсутствии подтверждающих документов

не более 550 12

Предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения при кратко­срочных командировках на территории зарубежных стран установлены приказом Мини­стерства финансов РФ от 02.08.2004 № 64н.

С 1 января 2006 г. размеры выплаты суточных при заграничных командировках уста­новлены постановлением Правительства РФ от 13.05.2005 № 299.

Работникам геолого-разведочных и топографо-геодезических организаций, выполняющим геолого-разведочные и топографо-геодезические работы на территории РФ, работникам лесо­устроительных организаций, а также работникам старательских артелей и других коммерческих организаций, занятым на разработке россыпных и небольших рудных месторождений драго­ценных металлов и драгоценных камней, должно выплачиваться полевое довольствие.

Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 93 установлены следующие нор­мы по ежедневному полевому довольствию:

- за работу на объектах полевых работ, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском и Приморском краях и Амурской области, - в размере 200 руб.;

- за работу на объектах полевых работ, расположенных в других районах, - в размере 150 руб.;

- за работу на базах геолого-разведочных организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском и Приморском краях и Амурской области, - в размере 75 руб.;

- за работу на базах геолого-разведочных организаций, расположенных в других рай­онах, - в размере 50 руб.

Суммы НДС, уплаченные по расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно (включая затраты за пользование в поездах постельными принадлежностями), а также по расходам по найму жилого помещения, подлежат вычету при расчетах с бюдже­том при соблюдении определенных условий.

При оплате за наличный расчет услуг по найму жилого помещения, по перевозке ра­ботников к месту служебной командировки и обратно, включая услуги по предоставлению в пользование в поездах постельными принадлежностями, основанием для регистрации в книге покупок и вычета сумм НДС, уплаченных по таким услугам, являются заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности с выделенными в них отдельной строкой суммами НДС.

Заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (или их копии) с вы­деленной отдельной строкой суммой НДС хранятся у организации-покупателя в журнале учета полученных счетов-фактур.

При отсутствии бланков строгой отчетности основанием для вычета сумм НДС являют­ся счет-фактура и документы, подтверждающие фактическую уплату суммы налога (в том числе кассовые чеки с выделенной в них отдельной строкой суммой НДС).

Оплаченные работнику расходы по проезду к месту командировки и обратно, не под­твержденные документально, не учитываются для целей налогообложения, т.е. не умень­шают налоговую базу по налогу на прибыль.

При отсутствии документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого поме­щения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения только в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством.

Выдача подотчетных сумм на командировочные расходы отражается по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в корреспонденции со счетами учета денежных средств.

В зависимости от категории персонала и цели командировки израсходованные подотчетные суммы списываются в дебет счетов 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расчеты» (44 «Расходы на продажу» в торговых органи­зациях) в корреспонденции с кредитом счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Суммы НДС, уплаченные по расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, а также по расходам по найму жилого помещения, учитываются на счете 19 «На­лог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» в корреспонденции с креди­том счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Вычет этих сумм НДС отражается по кредиту счета 19 «Налог на добавленную стои­мость по приобретенным ценностям» в корреспонденции с дебетом счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» (субсчет 68-1 «Расчеты по налогу на добавленную стоимость»).

В общем случае операции по учету командировочных расходов в пределах установлен­ных норм отражаются следующими проводками:

п/п

Содержание хозяйственных операций Корреспондирующие

счета

Дебет Кредит
1 Выдан работнику в подотчет аванс на командировочные цели 71 50
2 На основании авансового отчета фактические и доку­ментально подтвержденные командировочные расходы отнесены на себестоимость продукции (расходы на про­дажу) без учета НДС 20, 25, 26, (44) 71
3 Отражена сумма НДС от стоимости произведенных рас­ходов на проживание и проезд 19 71
4 Предъявлены к вычету суммы НДС, уплаченные по рас­ходам на проезд и проживание 68-1 19
5 Отражен возврат остатка неизрасходованной подотчет­ной суммы 50 71

Порядок направления работников в командировку за пределы РФ после отмены Правил об условиях труда советских работников за границей, утвержденных постановлением Гос­комтруда СССР от 25.12.1974 № 365, регулируется нормами ТК РФ.

' Порядок выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию опреде­лен Федеральным законом от 15.08.1996 № 114-ФЗ (с учетом последующих изменений и дополнений).

Необходимым условием для направления работника в зарубежную командировку явля­ется издание приказа о командировании.

При наличии валютных средств на текущем валютном счете организация в установлен­ном порядке может получить наличную иностранную валюту в уполномоченном банке.

При отсутствии валютных средств на валютном счете в банке организации могут без специального разрешения ЦБ России покупать в безналичном порядке за рубли через уполномоченные банки иностранную валюту для оплаты командировочных расходов. По­купка наличной иностранной валюты для оплаты командировочных расходов запрещена.

Учет операций по покупке иностранной валюты подробно изложен в гл. 3.

Купленная иностранная валюта зачисляется в полном объеме на текущий валютный счет организации и может использоваться только для оплаты командировочных расходов в иностранной валюте через кассу организации.

Поступление иностранной валюты в кассу организации отражается по дебету счета 50 «Касса» обособленно (например, на субсчете 50-4 «Касса в иностранной валюте») и кре­диту счета 52 «Валютные счета» (субсчет 52-2 «Текущие валютные счета»).

Выдача иностранной валюты работнику на командировочные расходы отражается по кредиту счета 50 «Касса» (субсчет 50-4 «Касса в иностранной валюте») в корреспонденции со счетом 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (например, субсчет 71-2 «Расчеты с под­отчетными лицами в иностранной валюте»).

При этом выдачу подотчетных сумм в рублях можно учитывать по субсчету 71-1 «Рас­четы с подотчетными лицами в рублях».

Бухгалтерский и налоговый учет расходов по загранкомандировке производится в том же порядке, как и при командировках в пределах РФ. Особого внимания требуют лишь операции с иностранной валютой и учет курсовых разниц.

Курсовые разницы, возникающие при изменении курса валют за время командировки, от­ражаются по дебету (кредиту) счета 91 «Прочие доходы и расходы» в корреспонденции со сче­тами 50 «Касса» (субсчет 50-4 «Касса в иностранной валюте») и 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (субсчет 71-2 «Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте»).

Бухгалтерский учет по валютным счетам организации и операциям в иностранной ва­люте ведется в рублях на основании пересчета иностранной валюты по курсу ЦБ России на дату совершения операции.

В бухгалтерском учете операции по учету расходов на загранкомандировки можно от­разить следующими проводками:

п/п

Содержание хозяйственных операций Корреспондирующие

счета

Дебет Кредит
1 ' 2 3 4
А

Л

Получены по чеку деньги для выдачи работнику аванса на командировку в рублях 50-1 51
2 Получены деньги с текущего валютного счета для выда­чи работнику аванса на командировку в иностранной валюте 50-4 52-:
3 Выдан работнику в подотчет аванс на загранкоманди­ровку в рублях 71-1 50-1
4 Выдан работнику в подотчет аванс на загранкоманди­ровку в иностранной валюте 71-2 50-4
5 Отражена положительная курсовая разница на дату вы­дачи валютных средств из кассы в подотчет 50-4 91-1

1 2 3 4
6 Отражен возврат неизрасходованной подотчетной сум­мы в иностранной валюте 50-4 71-2
7 Отражен возврат неизрасходованной подотчетной сум­мы в рублях 50-1 71-1
8 Отражена отрицательная курсовая разница, возник­шая по возвращенной неизрасходованной подотчет­ной сумме в иностранной валюте на дату ее возврата в кассу 91-2 71-2
9 На основании авансового отчета фактические и доку­ментально подтвержденные командировочные расходы в иностранной валюте отнесены на себестоимость про­дукции 20 71-2
10 Отражена отрицательная курсовая разница, возник­шая по командировочным расходам в иностранной валюте, на дату их списания на себестоимость про­дукции 91-2 71-2
11 На основании авансового отчета фактические и доку­ментально подтвержденные командировочные расходы в рублях отнесены на себестоимость продукции (без учета НДС) 20 71-1
12 Отражена сумма НДС по произведенным командировоч­ным расходам в рублях в пределах РФ 19 71-1
13 Предъявлены к вычету суммы НДС, относящиеся к командировочным расходам в рублях в пределах РФ 68-1 19

Организация должна проводить инвентаризацию подотчетных сумм, в ходе которой проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого исполь­зования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение).

2.

<< | >>
Источник: Тумасян Рафаэль Зарзанович. Бухгалтерский учет : учебно-практическое пособие / Р.З. Тумасян. - 5-е изд., перераб. и доп. - Москва : Омега-Л, - 794 с. : ил. [табл.]. - (Профессиональный бухгалтер).. 2006

Еще по теме Учет командировочных расходов:

  1. 12.5. Бухгалтерский учет командировочных расходов
  2. 8.4. Командировочные расходы
  3. 8.3.5.1. Командировочные расходы
  4. Компенсация командировочных расходов
  5. Командировочные расходы
  6. 8.5. Вычет НДС по командировочным расходам
  7. КОМАНДИРОВОЧНЫЕ РАСХОДЫ
  8. Вычет по НДС по командировочным расходам
  9. Командировочные расходы
  10. Вычет по НДС по командировочным расходам