Учет командировочных расходов
В командировку может быть направлен только работник организации.
Поездка гражданина, выполняющего работу по гражданско-правовому договору, не должна рассматриваться в качестве командировки, независимо от условий договора и характера выполняемой работы. Если организация все же возмещает такому работнику командировочные расходы, то они должны быть включены в его совокупный доход наряду с вознаграждением, выплачиваемым за саму выполненную работу по договору.
422
Расходы на командировки учитываются только При наличии подтверждений о производственном характере поездки (командировки).
Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Выдача подотчетных сумм из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам, в которых должно быть указано целевое назначение подотчетной суммы.
Для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении применяется унифицированная форма № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении».
Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Затем оно утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку по форме № Т-9. При направлении группы работников оформляется приказ (распоряжение) по форме № Т-9а.
Направление работника в командировку оформляется командировочным удостоверением.
Командировочное удостоверение составляется по форме № Т-10 и служит документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт назначения и время убытия из него).При зарубежных командировках командировочное удостоверение не оформляется. Время фактического пребывания работника в заграничной командировке подтверждается отметками в загранпаспорте о пересечении государственной границы РФ.
После возвращения из командировки в организацию работником (подотчетным лицом) составляется авансовый отчет по форме № АО-1 с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Авансовый отчет составляется не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения работника из командировки.
В соответствии со ст. 168 УК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Для целей бухгалтерского учета все виды командировочных расходов для работников
коммерческих организаций не нормируются и компенсируются работнику полностью в размере фактических расходов при наличии подтверждающих документов (проездные билеты, квитанции об оплате за пользование постельными принадлежностями в поезде и т.п.).
_ В соответствии с ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.
Изменениями, внесенными с 1 января 2005 г. в ст. 168 ТК РФ, исключена норма, в соответствии с которой размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, не могли быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета. Таким образом, коммерческим организациям дано право возмещать командировочные расходы своим работникам в меньшем размере, чем установленные Правительством РФ для бюджетных учреждений нормы.
Налоговые аспекты. Для целей налогообложения прибыли расходы на служебные командировки учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и/или реализацией готовой продукции (работ, услуг).
В частности, для целей налогообложения могут учитываться следующие расходы:
- на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
- на наем жилого помещения;
- суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ;
- на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.
Для целей налогового учета расходы по проезду к месту назначения и обратно не нормируются и компенсируются работнику полностью в размере фактических расходов при наличии подтверждающих документов (проездные билеты, квитанции об оплате за пользование постельными принадлежностями в поезде и т.п.).
В соответствии с письмом Министерства финансов РФ от 12.05.1992 № 30 затраты за пользование в поездах постельными принадлежностями возмещаются по фактическим расходам, подтвержденными соответствующими документами.
В соответствии с постановлением Правительства РФ от 11.03.1999 № 277 стоимость комплекта постельного белья может быть включена в стоимость проезда, оформленного проездным документом (билетом).
По статье «найм жилого помещения» подлежат возмещению расходы на проживание в гостинице, а также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами).
Для целей налогового учета расходы по найму жилого помещения, подтвержденные документально, принимаются в размере фактически произведенных затрат.
Таким образом, для целей налогообложения прибыли нормируются только суммы суточных и полевого довольствия. При этом НК РФ установлено, что нормы суточных или полевого довольствия должны утверждаться Правительством РФ.
Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 93 установлены следующие нормы возмещения суточных и расходов по найму жилого помещения на территории РФ:
Виды компенсаций | Нормы возмещения расходов в сутки, руб. |
Суточные (за каждый день нахождения в командировке) | 100 |
Оплата найма жилого помещения: - по фактическим расходам при наличии подтверждающих документов; - при отсутствии подтверждающих документов | не более 550 12 |
Предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран установлены приказом Министерства финансов РФ от 02.08.2004 № 64н.
С 1 января 2006 г. размеры выплаты суточных при заграничных командировках установлены постановлением Правительства РФ от 13.05.2005 № 299.
Работникам геолого-разведочных и топографо-геодезических организаций, выполняющим геолого-разведочные и топографо-геодезические работы на территории РФ, работникам лесоустроительных организаций, а также работникам старательских артелей и других коммерческих организаций, занятым на разработке россыпных и небольших рудных месторождений драгоценных металлов и драгоценных камней, должно выплачиваться полевое довольствие.
Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 93 установлены следующие нормы по ежедневному полевому довольствию:
- за работу на объектах полевых работ, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском и Приморском краях и Амурской области, - в размере 200 руб.;
- за работу на объектах полевых работ, расположенных в других районах, - в размере 150 руб.;
- за работу на базах геолого-разведочных организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском и Приморском краях и Амурской области, - в размере 75 руб.;
- за работу на базах геолого-разведочных организаций, расположенных в других районах, - в размере 50 руб.
Суммы НДС, уплаченные по расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно (включая затраты за пользование в поездах постельными принадлежностями), а также по расходам по найму жилого помещения, подлежат вычету при расчетах с бюджетом при соблюдении определенных условий.
При оплате за наличный расчет услуг по найму жилого помещения, по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно, включая услуги по предоставлению в пользование в поездах постельными принадлежностями, основанием для регистрации в книге покупок и вычета сумм НДС, уплаченных по таким услугам, являются заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности с выделенными в них отдельной строкой суммами НДС.
Заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (или их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС хранятся у организации-покупателя в журнале учета полученных счетов-фактур.
При отсутствии бланков строгой отчетности основанием для вычета сумм НДС являются счет-фактура и документы, подтверждающие фактическую уплату суммы налога (в том числе кассовые чеки с выделенной в них отдельной строкой суммой НДС).
Оплаченные работнику расходы по проезду к месту командировки и обратно, не подтвержденные документально, не учитываются для целей налогообложения, т.е. не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль.
При отсутствии документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения только в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством.
Выдача подотчетных сумм на командировочные расходы отражается по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в корреспонденции со счетами учета денежных средств.
В зависимости от категории персонала и цели командировки израсходованные подотчетные суммы списываются в дебет счетов 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расчеты» (44 «Расходы на продажу» в торговых организациях) в корреспонденции с кредитом счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Суммы НДС, уплаченные по расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, а также по расходам по найму жилого помещения, учитываются на счете 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» в корреспонденции с кредитом счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Вычет этих сумм НДС отражается по кредиту счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» в корреспонденции с дебетом счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» (субсчет 68-1 «Расчеты по налогу на добавленную стоимость»).
В общем случае операции по учету командировочных расходов в пределах установленных норм отражаются следующими проводками:
№ п/п | Содержание хозяйственных операций | Корреспондирующие счета | |
Дебет | Кредит | ||
1 | Выдан работнику в подотчет аванс на командировочные цели | 71 | 50 |
2 | На основании авансового отчета фактические и документально подтвержденные командировочные расходы отнесены на себестоимость продукции (расходы на продажу) без учета НДС | 20, 25, 26, (44) | 71 |
3 | Отражена сумма НДС от стоимости произведенных расходов на проживание и проезд | 19 | 71 |
4 | Предъявлены к вычету суммы НДС, уплаченные по расходам на проезд и проживание | 68-1 | 19 |
5 | Отражен возврат остатка неизрасходованной подотчетной суммы | 50 | 71 |
Порядок направления работников в командировку за пределы РФ после отмены Правил об условиях труда советских работников за границей, утвержденных постановлением Госкомтруда СССР от 25.12.1974 № 365, регулируется нормами ТК РФ.
' Порядок выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию определен Федеральным законом от 15.08.1996 № 114-ФЗ (с учетом последующих изменений и дополнений).
Необходимым условием для направления работника в зарубежную командировку является издание приказа о командировании.
При наличии валютных средств на текущем валютном счете организация в установленном порядке может получить наличную иностранную валюту в уполномоченном банке.
При отсутствии валютных средств на валютном счете в банке организации могут без специального разрешения ЦБ России покупать в безналичном порядке за рубли через уполномоченные банки иностранную валюту для оплаты командировочных расходов. Покупка наличной иностранной валюты для оплаты командировочных расходов запрещена.
Учет операций по покупке иностранной валюты подробно изложен в гл. 3.
Купленная иностранная валюта зачисляется в полном объеме на текущий валютный счет организации и может использоваться только для оплаты командировочных расходов в иностранной валюте через кассу организации.
Поступление иностранной валюты в кассу организации отражается по дебету счета 50 «Касса» обособленно (например, на субсчете 50-4 «Касса в иностранной валюте») и кредиту счета 52 «Валютные счета» (субсчет 52-2 «Текущие валютные счета»).
Выдача иностранной валюты работнику на командировочные расходы отражается по кредиту счета 50 «Касса» (субсчет 50-4 «Касса в иностранной валюте») в корреспонденции со счетом 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (например, субсчет 71-2 «Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте»).
При этом выдачу подотчетных сумм в рублях можно учитывать по субсчету 71-1 «Расчеты с подотчетными лицами в рублях».
Бухгалтерский и налоговый учет расходов по загранкомандировке производится в том же порядке, как и при командировках в пределах РФ. Особого внимания требуют лишь операции с иностранной валютой и учет курсовых разниц.
Курсовые разницы, возникающие при изменении курса валют за время командировки, отражаются по дебету (кредиту) счета 91 «Прочие доходы и расходы» в корреспонденции со счетами 50 «Касса» (субсчет 50-4 «Касса в иностранной валюте») и 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (субсчет 71-2 «Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте»).
Бухгалтерский учет по валютным счетам организации и операциям в иностранной валюте ведется в рублях на основании пересчета иностранной валюты по курсу ЦБ России на дату совершения операции.
В бухгалтерском учете операции по учету расходов на загранкомандировки можно отразить следующими проводками:
№ п/п | Содержание хозяйственных операций | Корреспондирующие счета | |
Дебет | Кредит | ||
1 | ' 2 | 3 | 4 |
А Л | Получены по чеку деньги для выдачи работнику аванса на командировку в рублях | 50-1 | 51 |
2 | Получены деньги с текущего валютного счета для выдачи работнику аванса на командировку в иностранной валюте | 50-4 | 52-: |
3 | Выдан работнику в подотчет аванс на загранкомандировку в рублях | 71-1 | 50-1 |
4 | Выдан работнику в подотчет аванс на загранкомандировку в иностранной валюте | 71-2 | 50-4 |
5 | Отражена положительная курсовая разница на дату выдачи валютных средств из кассы в подотчет | 50-4 | 91-1 |
1 | 2 | 3 | 4 |
6 | Отражен возврат неизрасходованной подотчетной суммы в иностранной валюте | 50-4 | 71-2 |
7 | Отражен возврат неизрасходованной подотчетной суммы в рублях | 50-1 | 71-1 |
8 | Отражена отрицательная курсовая разница, возникшая по возвращенной неизрасходованной подотчетной сумме в иностранной валюте на дату ее возврата в кассу | 91-2 | 71-2 |
9 | На основании авансового отчета фактические и документально подтвержденные командировочные расходы в иностранной валюте отнесены на себестоимость продукции | 20 | 71-2 |
10 | Отражена отрицательная курсовая разница, возникшая по командировочным расходам в иностранной валюте, на дату их списания на себестоимость продукции | 91-2 | 71-2 |
11 | На основании авансового отчета фактические и документально подтвержденные командировочные расходы в рублях отнесены на себестоимость продукции (без учета НДС) | 20 | 71-1 |
12 | Отражена сумма НДС по произведенным командировочным расходам в рублях в пределах РФ | 19 | 71-1 |
13 | Предъявлены к вычету суммы НДС, относящиеся к командировочным расходам в рублях в пределах РФ | 68-1 | 19 |
Организация должна проводить инвентаризацию подотчетных сумм, в ходе которой проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение).
2.
Еще по теме Учет командировочных расходов:
- 12.5. Бухгалтерский учет командировочных расходов
- 8.4. Командировочные расходы
- 8.3.5.1. Командировочные расходы
- Компенсация командировочных расходов
- Командировочные расходы
- 8.5. Вычет НДС по командировочным расходам
- КОМАНДИРОВОЧНЫЕ РАСХОДЫ
- Вычет по НДС по командировочным расходам
- Командировочные расходы
- Вычет по НДС по командировочным расходам