Учет командировочных расходов

В командировку может быть направлен только работник организации.

Поездка гражданина, выполняющего работу по гражданско-правовому договору, не должна рассматриваться в качестве командировки, независимо от условий договора и ха­рактера выполняемой работы. Если организация все же возмещает такому работнику ко­мандировочные расходы, то они должны быть включены в его совокупный доход наряду с вознаграждением, выплачиваемым за саму выполненную работу по договору.

422

Расходы на командировки учитываются только При наличии подтверждений о произ­водственном характере поездки (командировки).

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командиров­ками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти це­ли. Выдача подотчетных сумм из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам, в которых должно быть указано целевое назначение подотчетной суммы.

Для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении применяется унифицированная форма № Т-10а «Служебное за­дание для направления в командировку и отчет о его выполнении».

Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в ко­тором работает командируемый работник. Затем оно утверждается руководителем органи­зации или уполномоченным им лицом и передается в кадровую службу для издания прика­за (распоряжения) о направлении в командировку по форме № Т-9. При направлении груп­пы работников оформляется приказ (распоряжение) по форме № Т-9а.

Направление работника в командировку оформляется командировочным удостовере­нием.

При зарубежных командировках командировочное удостоверение не оформляется. Время фактического пребывания работника в заграничной командировке подтверждается отметками в загранпаспорте о пересечении государственной границы РФ.

После возвращения из командировки в организацию работником (подотчетным лицом) составляется авансовый отчет по форме № АО-1 с приложением документов, подтверждаю­щих произведенные расходы. Авансовый отчет составляется не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения работника из командировки.

В соответствии со ст. 168 УК РФ в случае направления в служебную командировку ра­ботодатель обязан возмещать работнику:

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного житель­ства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Для целей бухгалтерского учета все виды командировочных расходов для работников

коммерческих организаций не нормируются и компенсируются работнику полностью в раз­мере фактических расходов при наличии подтверждающих документов (проездные билеты, квитанции об оплате за пользование постельными принадлежностями в поезде и т.п.).

_ В соответствии с ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со слу­жебными командировками, определяются коллективным договором или локальным норма­тивным актом организации.

Изменениями, внесенными с 1 января 2005 г. в ст. 168 ТК РФ, исключена норма, в соот­ветствии с которой размеры возмещения расходов, связанных со служебными команди­ровками, не могли быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организа­ций, финансируемых из федерального бюджета. Таким образом, коммерческим организа­циям дано право возмещать командировочные расходы своим работникам в меньшем размере, чем установленные Правительством РФ для бюджетных учреждений нормы.

Налоговые аспекты. Для целей налогообложения прибыли расходы на служебные ко­мандировки учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и/или реализацией готовой продукции (работ, услуг).

В частности, для целей налогообложения могут учитываться следующие расходы:

- на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

- на наем жилого помещения;

- суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ;

- на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомо­бильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Для целей налогового учета расходы по проезду к месту назначения и обратно не нор­мируются и компенсируются работнику полностью в размере фактических расходов при наличии подтверждающих документов (проездные билеты, квитанции об оплате за пользо­вание постельными принадлежностями в поезде и т.п.).

В соответствии с письмом Министерства финансов РФ от 12.05.1992 № 30 затраты за пользование в поездах постельными принадлежностями возмещаются по фактическим расходам, подтвержденными соответствующими документами.

В соответствии с постановлением Правительства РФ от 11.03.1999 № 277 стоимость комплекта постельного белья может быть включена в стоимость проезда, оформленного проездным документом (билетом).

По статье «найм жилого помещения» подлежат возмещению расходы на проживание в гос­тинице, а также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостини­цах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслужи­вание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами).

Для целей налогового учета расходы по найму жилого помещения, подтвержденные документально, принимаются в размере фактически произведенных затрат.

Таким образом, для целей налогообложения прибыли нормируются только суммы су­точных и полевого довольствия. При этом НК РФ установлено, что нормы суточных или полевого довольствия должны утверждаться Правительством РФ.

Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 93 установлены следующие нор­мы возмещения суточных и расходов по найму жилого помещения на территории РФ:

Предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения при кратко­срочных командировках на территории зарубежных стран установлены приказом Мини­стерства финансов РФ от 02.08.2004 № 64н.

С 1 января 2006 г. размеры выплаты суточных при заграничных командировках уста­новлены постановлением Правительства РФ от 13.05.2005 № 299.

Работникам геолого-разведочных и топографо-геодезических организаций, выполняющим геолого-разведочные и топографо-геодезические работы на территории РФ, работникам лесо­устроительных организаций, а также работникам старательских артелей и других коммерческих организаций, занятым на разработке россыпных и небольших рудных месторождений драго­ценных металлов и драгоценных камней, должно выплачиваться полевое довольствие.

Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 93 установлены следующие нор­мы по ежедневному полевому довольствию:

- за работу на объектах полевых работ, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском и Приморском краях и Амурской области, - в размере 200 руб.;

- за работу на объектах полевых работ, расположенных в других районах, - в размере 150 руб.;

- за работу на базах геолого-разведочных организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском и Приморском краях и Амурской области, - в размере 75 руб.;

- за работу на базах геолого-разведочных организаций, расположенных в других рай­онах, - в размере 50 руб.

Суммы НДС, уплаченные по расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно (включая затраты за пользование в поездах постельными принадлежностями), а также по расходам по найму жилого помещения, подлежат вычету при расчетах с бюдже­том при соблюдении определенных условий.

При оплате за наличный расчет услуг по найму жилого помещения, по перевозке ра­ботников к месту служебной командировки и обратно, включая услуги по предоставлению в пользование в поездах постельными принадлежностями, основанием для регистрации в книге покупок и вычета сумм НДС, уплаченных по таким услугам, являются заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности с выделенными в них отдельной строкой суммами НДС.

Заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (или их копии) с вы­деленной отдельной строкой суммой НДС хранятся у организации-покупателя в журнале учета полученных счетов-фактур.

При отсутствии бланков строгой отчетности основанием для вычета сумм НДС являют­ся счет-фактура и документы, подтверждающие фактическую уплату суммы налога (в том числе кассовые чеки с выделенной в них отдельной строкой суммой НДС).

Оплаченные работнику расходы по проезду к месту командировки и обратно, не под­твержденные документально, не учитываются для целей налогообложения, т.е. не умень­шают налоговую базу по налогу на прибыль.

При отсутствии документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого поме­щения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения только в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством.

Выдача подотчетных сумм на командировочные расходы отражается по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в корреспонденции со счетами учета денежных средств.

В зависимости от категории персонала и цели командировки израсходованные подотчетные суммы списываются в дебет счетов 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расчеты» (44 «Расходы на продажу» в торговых органи­зациях) в корреспонденции с кредитом счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Суммы НДС, уплаченные по расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, а также по расходам по найму жилого помещения, учитываются на счете 19 «На­лог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» в корреспонденции с креди­том счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Вычет этих сумм НДС отражается по кредиту счета 19 «Налог на добавленную стои­мость по приобретенным ценностям» в корреспонденции с дебетом счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» (субсчет 68-1 «Расчеты по налогу на добавленную стоимость»).

В общем случае операции по учету командировочных расходов в пределах установлен­ных норм отражаются следующими проводками:

Порядок направления работников в командировку за пределы РФ после отмены Правил об условиях труда советских работников за границей, утвержденных постановлением Гос­комтруда СССР от 25.12.1974 № 365, регулируется нормами ТК РФ.

' Порядок выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию опреде­лен Федеральным законом от 15.08.1996 № 114-ФЗ (с учетом последующих изменений и дополнений).

Необходимым условием для направления работника в зарубежную командировку явля­ется издание приказа о командировании.

При наличии валютных средств на текущем валютном счете организация в установлен­ном порядке может получить наличную иностранную валюту в уполномоченном банке.

При отсутствии валютных средств на валютном счете в банке организации могут без специального разрешения ЦБ России покупать в безналичном порядке за рубли через уполномоченные банки иностранную валюту для оплаты командировочных расходов. По­купка наличной иностранной валюты для оплаты командировочных расходов запрещена.

Учет операций по покупке иностранной валюты подробно изложен в гл. 3.

Купленная иностранная валюта зачисляется в полном объеме на текущий валютный счет организации и может использоваться только для оплаты командировочных расходов в иностранной валюте через кассу организации.

Поступление иностранной валюты в кассу организации отражается по дебету счета 50 «Касса» обособленно (например, на субсчете 50-4 «Касса в иностранной валюте») и кре­диту счета 52 «Валютные счета» (субсчет 52-2 «Текущие валютные счета»).

Выдача иностранной валюты работнику на командировочные расходы отражается по кредиту счета 50 «Касса» (субсчет 50-4 «Касса в иностранной валюте») в корреспонденции со счетом 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (например, субсчет 71-2 «Расчеты с под­отчетными лицами в иностранной валюте»).

При этом выдачу подотчетных сумм в рублях можно учитывать по субсчету 71-1 «Рас­четы с подотчетными лицами в рублях».

Бухгалтерский и налоговый учет расходов по загранкомандировке производится в том же порядке, как и при командировках в пределах РФ. Особого внимания требуют лишь операции с иностранной валютой и учет курсовых разниц.

Курсовые разницы, возникающие при изменении курса валют за время командировки, от­ражаются по дебету (кредиту) счета 91 «Прочие доходы и расходы» в корреспонденции со сче­тами 50 «Касса» (субсчет 50-4 «Касса в иностранной валюте») и 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (субсчет 71-2 «Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте»).

Бухгалтерский учет по валютным счетам организации и операциям в иностранной ва­люте ведется в рублях на основании пересчета иностранной валюты по курсу ЦБ России на дату совершения операции.

В бухгалтерском учете операции по учету расходов на загранкомандировки можно от­разить следующими проводками:

Организация должна проводить инвентаризацию подотчетных сумм, в ходе которой проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого исполь­зования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение).

2.