<<
>>

Учет кассовых операций

Все организации, независимо от организационно-правовой формы и сферы дея­тельности, обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков и про­изводить расчеты с другими организациями, как правило, в безналичном порядке через банки или применять другие формы безналичных расчетов.

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. Прием наличных денег ор­ганизацией при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин.

Наличные деньги, полученные организацией в банке, расходуются на цели, ука­занные в чеке.

Организации могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, ус­тановленных банками, по согласованию с руководителями организации. При необходи­мости лимиты остатков касс пересматриваются.

Организации обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установ­ленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с об­служивающими банками.

Наличные деньги могут быть сданы в дневные и вечерние кассы банков, инкасса­торам и в объединенные кассы при организациях для последующей сдачи в банк, а также организациям связи для перечисления на счета в банках на основе заключенных догово­ров.

Организации, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с об­служивающими их банками могут расходовать ее на оплату труда и выплату социально­трудовых льгот (в последующем - оплата труда), закупку сельскохозяйственной продук­ции, скупку тары и вещей у населения.

Организации не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов, в том числе на опла­ту труда.

Выдача денег из выручки одних предприятий, имеющих постоянную денежную выручку, на нужды других допускается в отдаленных местностях, где нет банков, на ос­нове договора между организациями по согласованию с банками, обслуживающими эти организации.

Организации имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх уста­новленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхо­ванию и стипендий не свыше 3 рабочих дней (для предприятий, расположенных в рай­онах Крайнего Севера и приравненных к ним местностям, - до 5 дней), включая день по­лучения денег в банке.

Выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятий.

При временном отсутствии у предприятий кассы разрешается выдавать по согла­сованию с банком кассирам предприятий или лицам, их заменяющим, чеки на получе­ние наличных денег непосредственно из кассы банка.

Организации выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геолого-разведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне рай­она деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными коман­дировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из коман­дировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета кон­кретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами пер­вичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом Российской Федерации по согласованию с Центральным банком Россий­ской Федерации и Министерством финансов Российской Федерации.

При приеме денежных билетов и монет в платежи кассиры предприятий обязаны руководствоваться установленными Центральным банком Российской Федерации При­знаками и правилами определения платежности банковских билетов (банкнот) и монет Банка России.

Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассо­вым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя организации.

О приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подпися­ми главного бухгалтера или лица на это уполномоченного, и кассира, заверенная печа­тью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассо­вым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером организации или лицами на это уполномоченными.

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.

Заготовительные организации могут производить выдачу наличных денег сдатчи­кам сельскохозяйственной продукции и сырья с последующим составлением по оконча­нии рабочего дня общего расходного кассового ордера на все выданные за день суммы по заготовительным квитанциям.

В централизованных бухгалтериях на общую сумму выданной заработной платы составляется один расходный кассовый ордер, дата и номер которого проставляются на каждой платежной (расчетно-платежной) ведомости.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его доку­менту отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя. Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится.

На предприятии выдача денег может производиться по удостоверению, выданному данным организациям, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.

Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственно­ручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - про­писью, копеек - цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ве­домости сумма прописью не указывается.

Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе организации, производит­ся по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по от­дельной ведомости на основании заключенных договоров.

Выдача денег лицам, привлекаемым на сельскохозяйственные и погрузочно­разгрузочные работы, а также для ликвидации последствий стихийных бедствий, может производиться по ведомости. Ведомости составляются отдельно по каждой организации, работники которой были направлены на указанные работы, и заверяются, кроме подпи­си руководителя и главного бухгалтера организации - организатора работ, подписью уполномоченного соответствующей организации.

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому до­верено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Доверенность остается в до­кументах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий произ­водится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления рас­ходного кассового ордера на каждого получателя.

На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости де­лается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера организации или лиц на это уполномоченных.

В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам.

Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как прави­ло, по расходным кассовым ордерам.

По истечении установленных сроков оплаты труда выплаты пособий по социаль­ному страхованию и стипендий кассир должен:

а) в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депо­нировано»;

б) составить реестр депонированных сумм;

в) в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактиче­ски выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)». Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомо­сти запрещается;

г) записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ве­домости штамп: «Расходный кассовый ордер №_____________________ ».

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.

Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ор­дера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.

В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их состав­ления и перечисляются прилагаемые к ним документы.

Выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их докумен­тов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:

а) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на рас­ходном кассовом ордере или заменяющем его документе - разрешительной надписи (подписи) руководителя организации или лиц на это уполномоченных;

б) правильность оформления документов;

в) наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до пере­дачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расход­ных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (рас­четно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники. При этом в машинограмме «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров», составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению.

Все поступления и выдачи наличных денег организации учитывают в кассовой

книге.

Каждое организация ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количе­ство листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного организации.

Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сде­ланные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера орга­низации или лица его заменяющего.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве «Отчета кассира» второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

В организациях при условии обеспечения полной сохранности кассовых докумен­тов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.

Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автома­тически в порядке возрастания с начала года.

В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый ме­сяц, а в последней за календарный год - общее количество листов кассовой книги за год.

Кассир после получения машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать «Отчет кассира» вместе с приходными и расходными кассовыми докумен­тами в бухгалтерию под расписку во «Вкладном листе кассовой книги».

В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» брошюруются в хронологическом порядке. Общее ко­личество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера орга­низации и книга опечатывается.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бух­галтера организации.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются из­лишком кассы и зачисляются в доход организации.

Главный (старший) кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличных денег под расписку в Книге учета принятых и выданных кассиром денег.

Кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед главным (старшим) кас­сиром в полученном авансе и в деньгах, принятых по приходным документам, и сдать остаток наличных денег и кассовые документы по произведенным операциям (главному) старшему кассиру под расписку в Книге учета принятых и выданных кассиром денег.

По авансам, полученным для оплаты труда и выплаты стипендий, кассир обязан отчитаться в срок, указанный в платежной ведомости, для их выплаты. До истечения это­го срока кассиры обязаны ежедневно сдавать в кассу остатки наличных денег, не выдан­ных по платежным ведомостям. Эти деньги сдаются в опечатанных кассирами сумках, пакетах и других упаковках главному (старшему) кассиру под расписку, с указанием объ­явленной суммы.

Руководители предприятий обязаны оборудовать кассу (изолированное помеще­ние, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег) и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учрежде­ния банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителей предприятий не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут в установленном законодательством по­рядке ответственность.

Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операций - заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имею­щим отношения к ее работе, воспрещается.

Кассы предприятий могут быть застрахованы в соответствии с действующим зако­нодательством.

Все наличные деньги и ценные бумаги в организациях хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях - в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании рабочего дня закрываются клю­чом и опечатываются печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хра­нятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.

Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей предприятий. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем организации, результаты ее фиксиру­ются в соответствующем акте.

При обнаружении утраты ключа руководитель организации сообщает о происше­ствии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металли­ческого шкафа.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данно­му предприятию, запрещается.

Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир обязан ос­мотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться в исправно­сти охранной сигнализации.

В случае повреждения или снятия печати, поломки замков, дверей или решеток кассир обязан немедленно доложить об этом руководителю организации, который сооб­щает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к охране кассы до прибытия их сотрудников.

В этом случае руководитель, главный бухгалтер или лица, их заменяющие, а также кассир организации после получения разрешения органов внутренних дел производят проверку наличия денежных средств и других ценностей, хранящихся в кассе. Эта про­верка должна быть произведена до начала кассовых операций.

О результатах проверки составляется акт в 4-х экземплярах, который подписывает­ся всеми участвующими в проверке лицами. Первый экземпляр акта передается в органы внутренних дел, второй - отсылается в страховую компанию, третий - высылается в вы­шестоящую организацию (в случае ее наличия), а четвертый - остается у организации.

После издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель организации обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кас­совых операций в Российской Федерации, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности.

Кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответст­венности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохран­ность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию как в резуль­тате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного от­ношения к своим обязанностям.

Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим

лицам.

В организациях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены, исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по пись­менному приказу руководителя организации (решению, постановлению). С этим работ­ником заключается договор.

В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера организации или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем организации. О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц.

В организациях, имеющих большое количество подразделений или обслуживае­мых централизованными бухгалтериями, оплата труда, выплаты пособий по социально­му страхованию, стипендий могут производиться по письменному приказу руководителя организации (решению, постановлению) другими, кроме кассиров, лицами, с которыми заключается договор и на которых распространяются все права и обязанности, установ­ленные настоящим Порядком для кассиров.

В сроки, установленные руководителем организации, а также при смене кассиров на каждом предприятии производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.

Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы приказом руководителя организации назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.

В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

Учредители предприятий, вышестоящие организации (в случае их наличия), а также аудиторы (аудиторские фирмы) в соответствии с заключенными договорами при производстве документальных ревизий и проверок в организациях производят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины. При этом особое внимание долж­но уделяться вопросу обеспечения сохранности денег и ценностей.

Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров.

Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекают­ся к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Банки систематически проверяют соблюдение организациями требований По­рядка ведения кассовых операций.

Проверки Порядка ведения кассовых операций в бюджетных организациях осу­ществляются соответствующими финансовыми органами.

Органы внутренних дел в пределах своей компетенции проверяют техническую укрепленность касс и кассовых пунктов, обеспечение условий сохранности денег и цен­ностей на организациях.

Предложения и рекомендации по устранению выявленных в ходе проверок кассо­вой дисциплины недостатков, а также причин и условий, способствующих совершению хищений и злоупотреблений, обязательны к выполнению организациями.

<< | >>
Источник: Соколова Е.С.. БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ: Учебно-методический комплекс. - М.: Изд. центр ЕАОИ. - - 200 с.. 2008

Еще по теме Учет кассовых операций:

  1. Учет кассовых операций Понятие кассовых операций
  2. УЧЕТ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ В ИНВАЛЮТЕ И ОПЕРАЦИЙ ПО ВАЛЮТНОМУ СЧЕТУ
  3. Учет кассовых операций
  4. Учет кассовых операций
  5. 9.1. Учет кассовых операций
  6. УЧЕТ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ
  7. УЧЕТ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ
  8. Учет кассовых операций
  9. УЧЕТ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ
  10. Учет кассовых операций
  11. Учет кассовых операций в иностранной валюте
  12. Бухгалтерский учет кассовых операций
  13. БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ
  14. Учет кассовых операций
  15. Учет кассовых операций
  16. 5.5. Налоговый и бухгалтерский учет 5.5.1. Расчетные и кассовые операции
  17. 13.1. Учет кассовых операций и денежных документов