Учет кассовых операций

Счет 30 “Касса” имеет такие субсчета:

301 “Касса в национальной валюте”;

302 “Касса в иностранной валюте”.

По дебету счета 30 “Касса” отображается поступление денежных средств в кассу предприятия, по кредиту — выпла­та денежных средств из кассы предприятия.

На предприятиях, где работают операционные кассы (про­дажа билетов, оплата услуг связи, обмен валют и т.п.) откры­ваются субсчета “Операционная касса в национальной валю­те” и “Операционная касса в иностранной валюте”.

Кассовые операции оформляются документами, типовые формы которых утверждены приказом Министерства статистики Украины от 15.02.96 г. № 51, и должны при­меняться без изменений на всех предприятиях, независимо от их ведомственной подчиненности и формы собственности.

Данным приказом утверждены к использованию в учете кассовых операций следующие формы документов:

КО-1 “Приходный кассовый ордер”;

КО-2 “Расходный кассовый ордер”;

КО-3 “Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов”;

КО-3а “Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов”;

КО-4 “Кассовая книга”;

КО-5 “Книга учета принятых и выданных кассиром денег”.

Прием денежной наличности кассами предприятий про­изводится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, им уполномоченным. При приеме денег выдается квитанция с подписями главного бух­галтера или лица, им уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или отпечатком кассового аппа­рата.

Типовая форма приходного кассового ордера и пример его оформления представлены в образце 3.2.

Типовая форма № КО-1

Утверждена приказом Минстата Украины от 15.02.1996 г.

ПРИХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР

предприятие, организация

КВИТАНЦИЯ

к приходному кассовому ордеру № 2 .

Принято от Иваненко В. М. Основание: Авансовый отчет № 1

АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

“РОСТОК”

ОПЛАЧЕНО

____ ”___________________ 200__ р.

Пятьдесят грн. 00 коп.

(буквами)

5 января 20 _10_ г.

м. п.

Главный _.

бухгалтер = ПетреНКО

Кассир = Сидоренко

Выдача денежной наличности из касс предприятий осу­ществляется по расходным кассовым ордерам или по надлежаще оформленным платежным (расчетно-платежным) ведомостям (далее — расходным документам). Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером предприятия или лицами, ими уполномоченными. К расходным ордерам могут прилагаться заявки на выдачу денег, счета и пр.

Типовая форма расходного кассового ордера и пример его оформления представлены в образце 3.3.

В случае, если на приложенных к расходным кассовым ор­дерам документах, заявках, счетах и тому подобное есть раз­решающая надпись руководителя предприятия, подпись руко­водителя на расходных кассовых ордерах не обязательна.

Заготовительные организации, в том числе организации потребительской кооперации, могут осуществлять выдачу денежной наличности сдавальщикам сельскохозяйственных продуктов и сырья по ведомостям, в которых указываются их фамилия, адрес, объемы сданной продукции и сумма выпла­ченной денежной наличности, которые заверяются подписью здавальщика, с дальнейшим составлением (после окончания рабочего дня) общего расходного кассового ордера на все вы­данные за день суммы по заготовительным квитанциям.

В централизованных бухгалтериях, которые обслужива­ют бюджетные учреждения, на общую сумму выданной зара­ботной платы составляется один расходный кассовый ордер, дата и номер которого проставляются на каждой платежной (расчетно-платежной) ведоммости.

Для своевременного получения в учреждении банка не­обходимой суммы денежной наличности клиент должен в установленные банком сроки предупредить (письменно или устно) учреждение банка о сумме средств в банкнотах и раз­менной монете, которая предполагается для получения.

В случае выдачи отдельному лицу денег по расходным документам, кассир требует предъявления документа, ко­торый удостоверяет лицо получателя, проверяет его наи­менование и номер, кем и когда он выдан. Если расходный документ составлен на выдачу денег несколькими лицами, то получатели также предъявляют указанные документы, кото­рые удостоверяют их личность, и расписываются в соответ­ствующей графе платежных документов.

Типовая форма № КО-2

Утверждена приказом Минстата Украины от 15.02.1996 г. №51 Код за У КУД

Расписка о получении денег может быть сделана только собственноручно темными чернилами или пастой шариковых ручек с указанием полученной суммы (гривен — буквами, копеек — цифрами). В случае получения денег по ведомости сумма буквами не указывается, а лишь цифрами.

Выдача денег лицам, которых нет в списочном составе предприятия, осуществляется по расходным кассовым орде­рам, выписанным отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.

Выдача денег лицам, которые привлекаются к сельскохо­зяйственным и погрузочно-разгрузочным работам, а также для устранения последствий стихийного бедствия, может осу- ществлятся по ведомости. Ведомости составляются отдельно по каждой организации, работники которой были направле­ны на указанные работы, и удостоверяются (кроме подписи руководителя и главного бухгалтера предприятия — органи­затора работ) подписью уполномоченного соответствующей организации.

Выдачу денег кассир осуществляет только лицу, указанно­му в расходном документе. Если выдача денег осуществляет­ся по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получате­ля денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому поручено получение денег. Если выдача денег осуществляется по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: “По доверенности”. Доверен­ность остается у кассира и приобщается к расходному кассо­вому ордеру или ведомости.

В случае выдачи денег лицу, которое не имеет возможно­сти по болезни или по другим уважительным причинам под­писаться лично, по его письменному поручению за него может подписаться другое лицо, но только не работник бухгалтерии или кассы этого предприятия. На расходном кассовом ордере указывается наименование, номер, дата и место выдачи доку­мента, который удостоверяет лицо фактического получателя денег и лицо, которое расписалось за получение денег.

Оплата труда, выплата помощи по временной нетрудоспо­собности, стипендий и премий осуществляется кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составле­ния расходного кассового ордера на каждого получателя.

На титульной странице платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешающая надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц, ими уполномоченных, с указанием сроков выдачи денег и суммы буквами.

В аналогичном порядке могут оформляться и разовые вы­дачи денег на оплату труда (в случае отпуска, болезни и т.п.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на за­траты, связанные со служебными командировками, несколь­ким лицам.

Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам осу­ществляются, как правило, по расходным кассовым ордерам.

После окончания установленных сроков оплаты труда, выплаты помощи по временной нетрудоспособности, сти­пендий и премий кассир должен:

а) в платежной ведомости напротив фамилий лиц, кото­рым не осуществлена оплата труда, выплата помощи по временной нетрудоспособности, стипендий или премий, поставить штамп или сделать отметку от руки: “Депонировано” (см. образец 5.4);

б) составить реестр депонированных сумм (см. образец 5.5);

в) в конце ведомости сделать надпись о фактически вы­плаченной сумме и недополученной сумме выплат, ко­торые подлежат депонированию, сверить эти суммы с общим итогом по платежным ведомостям и удостове­рить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости допол­нительно делается надпись: “Деньги по ведомости вы­давал подпись)”. Выдача денег кассиром и раздатчи­ком по одной ведомости запрещается;

г) записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и проставить на ведомости штамп: “Расходный кассовый ордер №_____ ”.

Бухгалтерия делает проверку пометок, сделанных касси­рами в платежных ведомостях, и подсчет выданных и депо­нированных по ним сумм. Депонированные суммы подлежат сдаче в учреждение банка и на эти суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а так­же расходные документы должны быть заполнены бухгал­терией только чернилами темного цвета, пастой шариковых ручек, с помощью печатных машинок, принтеров и другими способами, которые бы обеспечили сохранение этих записей на протяжении установленного срока хранения документов.

В приходных и расходных кассовых ордерах отмечается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы. Выдача приходных кассовых ордеров и расхо­дных документов на руки лицам, которые вносят или получают деньги, запрещается. Прием и выдача денег по кассовым орде­рам может осуществляться только в день их составления.

Во время получения приходных кассовых ордеров или расходных документов кассир обязан проверить:

а) наличие и подлинность на документах подписи глав­ного бухгалтера, а на расходном документе — разреша­ющей подписи руководителя предприятия или лиц, им уполномоченных;

б) правильность оформления документов;

в) наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения хотя бы одного из перечисленных требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные кассовые ордера или расходные документы сразу же после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а прилагаемые к ним документы погашаются штампом или надписью “Оплачено” с указанием даты (число, месяц, год).

Приходные кассовые ордера или расходные документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журна­ле регистрации приходных и расходных кассовых докумен­тов. Расходные кассовые ордера, оформленные на основании платежных (расчетно-платежных) ведомостей на выплату за­работной платы, регистрируются после ее выдачи.

Типовая форма журнала регистрации приходных и рас­ходных кассовых документов, а также порядок его заполне­ния представлены в образце 3.4.

Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с использованием технических средств. При этом в машинограмме “Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров”, которая составляется за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения средств по целевому назначению.

АО “Росток” Образец3.4

предприятие, организация Типовая форма № КО-За

Утверждена приказом Минстата Украины Идентификационный от 15.02.1996 г. № 51

кодЕГРПОУ 00547038 КодзаУКУД_________________________

ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ПРИХОДНЫХ И РАСХОДНЫХ КАССОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

за 20 10 г.

Кассовые документы, после составления отчета касси­ра и его обработки в бухгалтерии, комплектуются в хроноло­гическом порядке, нумеруются, переплетаются в отдельные папки и хранятся на протяжении 36 месяцев после окончания календарного года материально ответственным лицом, на ко­торое возложена обязанность хранения документов, в отдель­ном сейфе или специальном помещении, которые передаются под охрану.

Вынос из помещения, которое охраняется, кассовых до­кументов разрешается лишь в отдельных случаях и только по письменному разрешению руководителя или главного бухгалтера предприятия. До конца рабочего дня документы должны быть обязательно возвращены. Справки по кассовым документам выдаются соответствующим органам по их тре­бованию в случаях, предусмотренных действующим законо­дательством, которые подписаны руководителем и главным бухгалтером.

Кассовые документы могут быть изъяты у предприятий по постановлению следственных, судебных органов, про­куратуры, арбитражного суда, решением государственной контрольно-ревизионной службы и государственной налого­вой администрации.

На место изъятого настоящего документа подшиваются заверенная материально ответственным лицом копия изъято­го документа, вся переписка об изъятии документа, протокол изъятия, расписка лица, которое получило настоящий доку­мент, или почтовая квитанция об отсылке документа и т.п.

В случае, если изъятию подлежат одновременно несколько кассовых документов с разными датами одного календарно­го года, на место одного из изъятых документов прилагается его копия, требование на изъятие (протокол изъятия и т.п.), а вместо последних — только копии с отметками о местонахож­дении требования.

Все поступления и выдачи денежной наличности в нацио­нальной валюте предприятия учитывают в кассовой книге, типовая форма которой утверждена приказом Министер­ства статистики Украины от 15.02.96 г. № 51.

Каждое предприятие, которое имеет кассу, ведет одну кас­совую книгу, страницы которой должны быть пронумерова­ны, прошнурованы и опечатаны сургучной или мастичной пе­чатью. Количество страниц в кассовой книге удостоверяется подписями руководителя и главного бухгалтера этого пред­приятия.

В случае, если предприятия — юридические лица имеют отдельнные подразделения, которые осуществляют кассовые операции с денежный наличностью с оформлением приход­ных и расходных кассовых ордеров и выдачей соответствую­щих квитанций, подписанных и заверенных печатью в уста­новленном порядке, и расположены отдельно от юридического лица, то независимо от того, выделены эти подразделения на самостоятельный баланс или нет, с целью полного учета осу­ществляемых кассовых оборотов указанные подразделения должны также вести кассовую книгу, которая оформляется по образцу кассовой книги предприятия и выдается этим под­разделениям.

Записи в кассовой книге осуществляются в двух экзем­плярах через копировальную бумагу шариковой ручкой или чернилами темного цвета.

Типовая форма кассовой книги, а также пример ее запол­нения представлены в образце 3.5.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных ча­стей: одна из них (с горизонтальными линиями) заполняется кассиром как первый экземпляр и остается в книге, вторая (без горизонтальных линий) заполняется с лицевой и оборот­ной стороны через копировальную бумагу и как отчет кассира является отрывной частью листа. Первые и вторые экземпля­ры страниц нумеруются одинаковыми номерами.

Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа (после строки “Остаток на начало дня”).

Сначала лист сгибают по линии отреза, подкладывая от­рывную часть под часть, которая остается в книге. Для ведения записей после “Перенос” отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части и продолжают записи по горизонтальным линиям оборотной стороны неотрывной части листа.

Бланк отчета до конца операций за день не отрывается.

Подчистки и немотивированные исправления в кассо­вой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, которое его замещает.

, л „ Образец 3.5

АО “Росток”

предприятие, организация

Типовая форма № КО-4

Утверждена приказом Минстата Украины от 15.02.1996 г. № 51

Идентификационный

код ЕГРПОУ 00547038 Код за УКУД_______________________

Касса за " 1 ” марта 20 10 г. Лист 23 .

Кассир __ = Сидоренко

Запись в кассовой книге проверил и документы в количестве четыре приходных и три расходных получил

прописью прописью

Бухгалтер = Петренко

Записи в кассовую книгу осуществляются кассиром сра­зу после получения или выдачи денег по каждому приходному кассовому ордеру и расходному документу. Каждый день в конце рабочего дня кассир подбивает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалте­рию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию за­писей в кассовой книге за день) с приходными кассовыми ордера­ми и расходными документами под расписку в кассовой книге.

Контроль за правильным ведением кассовой книги воз­лагается на главного бухгалтера предприятия.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской по­лучателя в расходном документе, на мотивирование остатка денежной наличности в кассе не принимается. Эта сумма счи­тается недостачей и взимается с кассира. Денежная налич­ность, не оправданная приходными кассовыми ордерами, счи­тается излишком кассы и зачисляется в доход предприятия.

При наличии на предприятии нескольких кассиров, стар­ший кассир перед началом рабочего дня выдает другим кас­сирам авансом необходимую для расходных операций сумму денежной наличности под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег. Кассиры в конце рабочего дня обя­заны составить отчет перед старшим кассиром в получении аванса и денег, принятых по приходным документам, и сдать остаток денежной наличности и кассовые документы по про­веденным операциям старшему кассиру под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег, типовая форма и порядок заполнения которой представлены в образце 3.6.

За авансы, полученные для оплаты труда и выплаты стипен­дий, кассир обязан составить отчет в срок, указанный в платеж­ной ведомости для их выплаты. К концу этого срока кассиры обязаны ежедневно сдавать в кассу остатки денежной налич­ности, не выданной по платежным ведомостям. Эти деньги сда­ются в опечатанных кассирами сумках, пакетах и т.п. старшему кассиру под расписку с указанием объявленной суммы.

При наличии на предприятии только одного кассира учет принятых и выданных денег ведется этим кассиром.

Предприятия торговли и сферы обслуживания населе­ния при осуществлении кассовых операций с денежной на­личностью должны обеспечивать постоянное наличие в своих кассах разменной монеты разных номиналов.

Типовая форма № КО-5

Утверждена приказом Минстата Украины от 15.02.1996 г. №5 Код за У КУД

КНИГА УЧЕТА ПРИНЯТЫХ И ВЫДАННЫХ КАССИРОМ ДЕНЕГ

Осташ Елена Григорьевна

Невыдача гражданам сдачи из-за отсутствия или недо­статочного наличия разменной монеты на этих предприятиях на протяжении рабочего дня является нарушением кассовой дисциплины, за что к виновным лицам вышеупомянутых предприятий могут применяться штрафные санкции, предус­мотренные Кодексом Украины об административных право­нарушениях.

В случае осуществления торговли продукцией или ра­ботами (услугами) с использованием торговых автоматов или другого подобного оборудования (что не предусма­тривает наличия кассового аппарата, контролируемого уполномоченным на это физическим лицом), последние должны быть оснащены электронным счетчиком коли­чества разменной монеты, которое поступает в автомат, бесконечного действия с возрастающим итогом. Счетчик опломбировывается работником местных органов нало­говой администрации. По мере накопления автоматом де­нежной выручки соответствующими работниками торго­вого или другого предприятия проводится выем денежной наличности с дальнейшим отображением в кассовой книге показателей электронного счетчика и фактического нали­чия денежной наличности.

По факту получения от кассира кассового отчета бухгалтер обобщает в нем приведенные суммы, которые направляются под одними бухгалтерскими счетами и переносит обороты по дебету и кредиту 30 счета в журнал ордер № 1 и ведомость 1.1 при журнально-ордерной форме учета, а при упрощенной форме учета в раздел I Ведомости 1-М (см. прил. А1). Из ука­занных учетных регистров обобщенные данные в дальнейшем переносятся в Главную книгу и в Баланс.

Схему документооборота кассовых операций можно пред­ставить с помощью рис. 3.1.

В соответствии с Законом Украины “О применении электронных контрольно-кассовых аппаратов и товар­но-кассовых книг при расчетах с потребителями в сфере торговли, общественного питания и услуг” № 265/95-ВР от 06.07.1995 г. (с изменениями и дополнениями) предусмо­трено, что применение электронных контрольно-кассовых аппаратов и компьютерных систем есть обязательным для предприятий, учреждений и организаций всех форм соб­ственности, а также физических лиц — субъектов предпри­нимательской деятельности, которые осуществляют расчеты с потребителями в сфере торговли, общественного питания и услуг за наличный расчет и выполняют куплю-продажу наличной иностранной валюты.

Рис. 3.1. Схема документооборота кассовых операций

Типовая корреспонденция бухгалтерских счетов по учету кассовых операций представлена в табл. 3.1.

3.3. …