Система записей хозяйственных операций на счетах управленческого и финансового учета. 6.2.1. Применение системы интегрированного учета в торговой организации

• поставкой вычислительной техники, программного обеспечения к ней;

• оказанием прочих услуг.

Все многообразие хозяйственных операций предприятия подразделяет­ся в компьютерной программе на три группы:

1) операции, отражаемые только в управленческом учете;

2) операции, отражаемые только в финансовом учете;

3) операции, отражаемые в финансовом и управленческом учете.

В связи с тем что на предприятии расходы необходимо группировать не только по статьям, но и по структурным подразделениям, а общие затраты (на рекламу, управленческие расходы и т.д.) распределять по видам деятель­ности в определенном соотношении, учет ведется с использованием специ­альных признаков — аналитических счетов (иногда их называют признака­ми аналитического учета, аналитическими данными к счетам и т.п.). В разработанной программе предусмотрена возможность ведения аналитичес­ких счетов до третьего порядка.

Описание используемых счетов:

• учет выручки от продажи продукции ведется на счете управленческо­го учета 90* 1 (в долларах США) и одновременно на счете финансового уче­та 90;

• учет прихода и отпуска вычислительной техники и программного обес­печения ведется на счете управленческого учета 41*1 и счете финансового учета 41;

• учет расходов, относимых на издержки обращения, ведется на счете управленческого учета 44* 1 и счете финансового учета 44.

Для управленческого счета ЭД* 1 «Продажи» введены аналитические сче­та первого порядка «Виды деятельности»:

1 — продажи вычислительной техники,

2 — продажи программного обеспечения,

999 — прочие продажи.

Для управленческого счета 44* 1 «Расходы на продажу» введены анали­тические счета первого порядка «Виды деятельности»:

1 — расходы на продажу вычислительной техники,

2 — расходы на продажу программного обеспечения,

999 — прочие затраты,

а также введены аналитические счета второго порядка «Статьи расходов»:

0 — материальные затраты;

1 — заработная плата персонала;

2 — социальное страхование;

999 — прочие статьи.

Для ведения расширенного аналитического учета необходимо при реги­страции хозяйственных операций производить разделение управленческого счета по аналитическим счетам.

Пример. Перед регистрацией хозяйственной операции по начислению заработной платы производится распределение начисленной заработной платы по видам деятельности и статьям затрат, затем в управленческом уче­те составляются следующие проводки:

1) Д-т 44*1.001.001 К-т 70*1 — расходы на продажу вычислительной техники, заработная плата;

2) Д-т44* 1.002.002 К-т70*2 — расходы на продажу программного обес­печения, заработная плата.

Финансовый учет — это синтетический учет затрат. Рассмотренные выше операции будут выглядеть в нем следующим образом:

1) Д-т 44 «Расходы на продажу» К-т 70 «Расчеты с персоналом по опла­те труда»;

2) Д-т 44 «Расходы на продажу» К-т 70 «Расчеты с персоналом по опла­те труда».

Данная система позволяет использовать стандартные проводки, вести автоматический учет себестоимости: в финансовом учете — методом пол­ной себестоимости, а в управленческом — с использованием системы «ди- рект-костинг» (при этом операция вводится одной проводкой в оба вида уче­та).

Для ведения расширенного аналитического учета в программе исполь­зуются такие возможности, как:

• определение аналитических счетов при регистрации хозяйственной опе­рации;

• ввод входящих остатков;

• подготовка типовых отчетных документов;

• специальная обработка и предоставление управленческой информации с использованием аналитических счетов.

Одной из возможностей компьютерной программы, применяемой хол­дингом, является разработка бюджетов на различные сроки. С этой целью используется подпрограмма «Финансовые планы», которая позволяет плани­ровать на любой срок предстоящие доходы и расходы, объединяя их в бюдже­ты, осуществлять контроль платежей, проводить анализ фактического испол­нения сметы, оптимизировать финансовую деятельность предприятия.

Планирование осуществляется на заданный интервал времени. Бюджет формируется на основе как разовых (например, ремонт помещений, покуп­ка мебели и т.д.), так и повторяющихся событий (например, перечисления налогов, взносов в Пенсионный фонд, арендной платы и т.д.). Событием является любой факт финансово-хозяйственной деятельности предприятия, связанный с приходом или расходом денежных средств на определенном бухгалтерском счете. Каждому событию соответствует операция, отражаю­щая такой приход или расход денежных средств.

Для повторяющихся операций задается период действия и период повторения.

Период действия позволяет установить для определенной повторяющей­ся операции начало и конец срока ее действия (например, перечисление арен­дной платы в течение одного года с 01.01.2002 г. по 31.12.2002 г.). При необ­ходимости можно не задавать конец срока действия. В этом случае считается, что операция не имеет ограничения по сроку действия (например, планиро­вание уплаты налогов осуществляется без установления конца срока дей­ствия этой операции, т.е. до тех пор, пока существует предприятие).

Период повторения позволяет сформировать операцию, которая долж­на повторяться в плане через определенный интервал времени (например, выплата заработной платы пятого числа каждого месяца). В качестве пери­ода повторения могут быть выбраны один или несколько дней, недель, ме­сяцев, лет. Планирование повторяющейся операции осуществляется по за­данным числам и дням недели.

Для каждого финансового плана компьютерная программа хранит от­дельный список повторяющихся операций. После включения повторяющихся операций в финансовый план она автоматически переводит эти операции в разряд разовых, запланированных на конкретные даты плана.

Программа позволяет создавать стратегические планы на основании предварительных данных (годовые, квартальные), после чего данный пери­од разбивается на более мелкие и проводится уточненное планирование.

В дальнейшем, по мере необходимости, происходит возврат к ранее сфор­мированному финансовому плану и в него вносятся коррективы в зависи­мости от результатов финансово-хозяйственной деятельности предприятия за прошедшее с момента составления плана время. Например, сформировав вначале финансовый план на I квартал года, по истечении первого месяца можно вернуться к нему и, не меняя в целом квартального плана, уточнить план на второй месяц, добавив или удалив из первоначального плана неко­торые операции (события) либо скорректировав суммы предстоящих плате­жей в зависимости от результатов финансово-хозяйственной деятельности предприятия за первый месяц квартала.

На основании операций, включенных в финансовый план, готовятся платежные документы. По мере отражения результатов совершения опера­ций (отработки платежных документов) в учете программа включает в фи­нансовый план информацию о фактических суммах прихода и расхода денежных средств по датам платежей. В соответствии с данными бухгал­терского учета программа автоматически формирует входящие остатки (пла­новый и фактический) на даты начала и конца периода планирования, фак­тический приход и фактический расход денежных средств на начальную и конечную даты, суммарный приход и суммарный расход денежных средств по данным отработанных платежных документов.

На основании этой информации, изменяя начальную и конечную даты периода планирования, осуществляется контроль прохождения платежей за установленный период, оперативно проводится анализ фактического выпол­нения финансового плана по конкретному бухгалтерскому счету, вносятся при необходимости изменения в план операций текущего периода, и таким образом оптимизируется финансовая деятельность предприятия в течение всего времени планирования.

6.2.2.