<<
>>

Порядок построения и возможности применения информации сегментарной отчетности в организации. 7.3.1. Анализ эффективности функционирования существующей организационной структуры предприятия

Пример. Рассмотрим деятельность ЗАО «Провизор» — крупной аптеч­ной сети, состоящей из 41 аптеки, 25 аптечных пунктов и одного аптечного склада. Предприятие занимается розничной и оптовой торговлей медика­ментами, изделиями медицинского назначения, парафармацевтикой, приоб­ретаемыми как на внутреннем, так и на внешнем рынке.

По требованию учредителей и в соответствии с налоговым регламентом (применение раз­личных ставок НДС по различным товарным группам) на предприятии вы­делено 6 групп товаров:

1- я группа — валютный товар без НДС;

2- я группа — рублевый товар без НДС;

3- я группа — валютный товар с 20% НДС;

4- я группа — рублевый товар с 10% НДС;

5- я группа — валютный товар с 20% НДС;

6- я группа — рублевый товар с 20% НДС.

Розничная торговля является основным видом деятельности ЗАО «Про­визор» и осуществляется в двух направлениях: за наличный расчет и по льгот­ным и бесплатным рецептам.

Современная организационная структура предприятия представлена на рис. 7.3. Она жестко централизована и состоит из отделов, возглавляемых директорами, которые подчиняются непосредственно генеральному дирек­тору предприятия. Отделы координируют работу аптек и аптечных пунктов. В процессе функционирования организации все отделы контактируют друг с другом.

Обеспечение аптек товаром осуществляется отделом закупок и частич­но самими аптеками. Однако даже в условиях централизованной структуры управления оперативная бухгалтерская информация, необходимая для при­нятия решений по закупкам, отсутствует. Информация от аптек передается ежедекадно, т.е. с недельным опозданием, когда она лишается актуальнос­ти. Кроме того, отсутствует должным образом организованный обмен ин­формацией между аптеками о дефиците или излишках тех или иных лекар­ственных средств.

Генеральный

директор

Главный бухгалтер централизован­ной бухгалтерии

Директор

отдела

закупок

Директор

коммер­

ческого

отдела

Директор таможен­ной группы

Директор

комитета Директор по инвести- склада

циям

I

I

I

Аптечный пункт № 1

Аптечный пункт № 25

Аптека № 2 Аптека № 41

Аптека № 1

Рис.

7.3. Организационная структура ЗАО «Провизор»

Конечно, нельзя сбрасывать со счетов обязательный перечень лекарствен­ных средств, который всегда должен находиться в ассортименте товара в аптеке, но качественное управление процессом закупок позволило бы ре­шить многие проблемы, а главное — оптимизировать товарооборот как орга­низации в целом, так и ее структурных подразделений.

Наиболее сложной оказывается процедура закупки товара на внешнем рынке. Инициатором заключения договоров на централизованные валют­ные закупки лекарственных средств является отдел закупок. На предприя­тии используются преимущественно долгосрочные договоры поставки ле­карственных средств за валюту на условиях поставки товара на таможенный склад в Российской Федерации, где и осуществляется его хранение. Товар перемещается с таможенного склада на склад предприятия по мере осуще­ствления таможенных процедур и уплаты установленных сборов и пошлин (растаможивания). Распоряжение о растаможивании очередной партии то­вара издается директором коммерческого отдела. Процедура таможенной очистки товара осуществляется таможенной группой. Товар с оформлен­ными таможенными и товаросопроводительными документами и с докумен­тами, фиксирующими величину накладных расходов (транспортных расхо­дов, расходов на хранение, погрузку и разгрузку) на данную партию товара, поступает на склад ЗАО «Провизор».

Отмеченные ранее проблемы в части нехватки оперативной информа­ции для принятия решений по закупкам стоят здесь наиболее остро. Ведь процесс закупки валютного товара намного сложнее процесса закупки оте­чественных лекарственных средств, а значит, на его выполнение требуются

большие затраты. Следовательно, товар, который куплен и не востребован, во-первых, «заморозит» оборотные средства предприятия, а во-вторых, уве­личит базу по налогу на имущество.

Инициатором самостоятельных закупок является аптека. В обязаннос­ти директора входит отслеживание наличия в ней медикаментов обязатель­ного ассортимента, а также прочего ассортимента при наличии неудовлет­воренного спроса на данные товары.

На практике, как уже отмечалось, не выработана технология управления этим процессом.

Исходя из потребности в конкретных рублевых товарах директор апте­ки обращается в отдел закупок по вопросу заключения договора поставки. Санкция на осуществление самостоятельного заказа необходимой лекар­ственной продукции дается аптеке отделом закупок в устной форме на ос­новании уровня продаж данной товарной позиции по аптекам предприятия. С целью планирования уровня централизованных поставок заявки на само­стоятельные закупки фиксируются коммерческим отделом в специальном журнале. Запись содержит дату, номер аптеки, состав закупаемых препара­тов, причину самостоятельной закупки (отсутствие на складе, повышенный спрос и т.п.). Долгосрочный договор закупки лекарственных препаратов оформляется и заключается представителем отдела закупок, после чего ви­зируется руководителем предприятия.

Получение товара и оформление товаросопроводительных документов осу­ществляется директором аптеки (или иным материально ответственным лицом, чье право на выполнение таких действий оформлено распоряжением директо­ра аптеки и утверждено руководством предприятия) самостоятельно, при этом составляется и подписывается акт приемки товара по количеству и наименова­ниям. Один раз в 10 дней аптеки формируют товарные отчеты.

Одним из самых негативных последствий функционирования описан­ной централизованной структуры управления ЗАО «Провизор» является от­сутствие инициативы со стороны директоров аптек. Их функции жестко цен­трализованны, а полномочия ограниченны. Бухгалтерией не формируется информация, пригодная для оценки эффективности их деятельности, вслед­ствие чего директора аптек и аптечных пунктов не заинтересованы в улуч­шении результатов своей работы.

При возникновении потребности в получении аптекой на складе валют­ного товара также оформляется заявка, подписываемая директором аптеки и направляемая на склад. Склад информирует отдел закупок о заявках ап­тек. В случае отсутствия (или недостатка) заявленного товара сотрудники отдела закупок или склада либо информируют таможенную группу о необ­ходимости проведения таможенной очистки соответствующего товара (при наличии его на таможенном складе), либо отдел закупок решает вопрос о включении данного товара в ближайшую поставку, либо он принимает ре­шение о межаптечной переброске товара, либо отказывается от заявки. В отсутствие четко налаженной системы управления сбор необходимой ин­формации отнимает много времени, и в результате появившийся в аптеке товар теряет свою актуальность.

Межаптечные переброски позволяют регулировать товарный запас при возникновении не учтенных отделом закупок колебаний покупательского спроса. Они осуществляются в случаях:

• отсутствия товара обязательного ассортимента в одной из аптек, если имеется временной разрыв между исчерпанием товарного запаса по данно­му наименованию и поставкой данного наименования по самостоятельной закупке;

• отсутствия рублевого товара данного наименования, приобретаемого в централизованном порядке, на складе предприятия;

• отсутствия валютного товара данного наименования на складе пред­приятия (в период до окончания его таможенной очистки);

• отсутствия валютного товара данного наименования на таможенном складе (в период до поступления данного товара по плановой поставке).

В первом случае межаптечные переброски осуществляются на уровне внутренней договоренности между аптеками, в остальных случаях межап- течные переброски совершаются с разрешения отдела закупок. Однако низ­кая управляемость этого процесса делает его продолжительным и малоэф­фективным.

Решение о приобретении какого-либо имущества принимается комите­том по инвестициям, в состав которого входят руководитель предприятия, главный бухгалтер и руководитель того отдела (подразделения), которому предназначается новое основное средство. Рассмотрение вопроса об осу­ществлении инвестиций в основное средство (на сумму свыше рублевого эквивалента 2000 долл. США) осуществляется комитетом по инвестициям исходя из соответствующих статей годового бюджета фирмы. Директорам аптек предоставляется лишь право самостоятельного приобретения мало­ценных и быстроизнашивающихся предметов.

Бухгалтерская служба предприятия представлена четырьмя группами учета (рис. 7.4), которые обрабатывают поступающую финансовую ин­формацию и взаимодействуют с другими отделами предприятия. В настоя­щее время ЗАО «Провизор» применяет централизованную систему бух­галтерского учета, используя компьютерную программу «Парус» в соответствии с законодательством и заявленной учетной политикой. Ранее система была децентрализована и велась без использования специальных бухгалтерских программ, за исключением участков учета заработной пла-

Функции

Должность Главный бухгалтер

Заместитель главного бухгалтера

Общий контроль. Направление использования валютных и рублевых денежных средств

. Приход рублевого товара на склад и расчеты с поставщиками. Перевод товарных отчетов в электронную форму. Закрытие периодов

Ведущий специа­лист по налогам

Старший бухгалтер

Бухгалтер Оператор

Кассир

Бухгалтер Бухгалтер Бухгалтер

.Составление бухгалтерской отчетности. Расчет налогов. Контроль

БАНКОВСКАЯ ГРУППА

Ведение валютных счетов. Ведение счета корпоративной карты. Оформление валютных представительских расходов, ведение книги продаж, выписка счетов-фактур, учет дебиторс­кой задолженности

• Ведение рублевых счетов. Брошюровка оплаченных счетов

• Подготовка и оформление платежных поручений. Поездки в банк

Ведение работы с бланками строгой отчетности и денежными .документами. Перевод кассовых документов в электронную форму. Ведение кассы центрального аппарата офиса. Форми­рование полной стоимости приобретения валютного товара. Наценки на валютный и рублевый товар

.Оформление счетов-фактур по аренде и ремонтам. Учет коммунальных платежей. Оформление по ним счетов-фактур

Учет основных средств, материалов. Учет износа имущества и списания материалов

. Ведение книги покупок по нетоварным операциям и журнала учета счетов-фактур (входящих) по этим операциям

ГРУППА НАЧИСЛЕНИЯ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ И УЧЕТА НАЛИЧНЫХ СРЕДСТВ

Старший бухгалтер

Бухгалтер

Бухгалтер по кассе

Ведущий специалист по бухгалтерскому учету

Бухгалтер

Бухгалтер

^Контроль правильности расчета заработной платы. Проверка табелей

„ Расчет заработной платы и пособий, подоходного налога и пенсионных взносов. Расчет отчислений с ФОТ по внебюджет­ным платежам и налогам

. Ведение кассы предприятия, перевод кассовых отчетов аптек в электронную форму. Работа с авансовыми отчетами, перевод их в электронную форму. Подготовка информации по статьям расходов из авансовых отчетов

ТОВАРНАЯ ГРУППА

Расчет торгового наложения. Перевод товарных отчетов ‘ в электронную форму

Учет движения товаров в аптеках. Перевод товарных отчетов в электронную форму

„ Учет расчетов с поставщиками. Перевод товарных отчетов в электронную форму

ты и основных средств, что облегчало работу лишь на этих участках. Ввиду того, что бухгалтерский учет в аптеках и аптечных пунктах доста­точно сложен, его автоматизация позволила избежать авралов, имевшихся ранее при формировании отчетности. Изначально же программное обес­печение создавалось для ведения на предприятии финансового учета и составления достоверной финансовой отчетности. Действительно, суще­ствующая ныне система позволяет точно, быстро и экономично обобщать бухгалтерскую информацию в соответствии с действующим законодатель­ством и представлять ее заинтересованным внешним пользователям. Од­нако она не приспособлена для решения задач по оценке деятельности отдельных сегментов бизнеса (аптек и аптечных пунктов) и координации их деятельности.

В ЗАО «Провизор» бухгалтерский учет осуществляется в интегриро­ванной системе, в условиях единого счетного плана для ведения финансово­го и управленческого учета. Например, издержки обращения собираются на балансовом счете 44, имеющем три уровня аналитических счетов. Первый уровень аналитики—это подразделения организации: аптеки, пункты, склад, офис; второй уровень — это непосредственно статьи затрат, каждая из кото­рых является отдельным видом затрат; третий уровень — счета, информа­ция о которых предназначена для формирования отчетов учредителям. На­пример, статья затрат «Аренда земли» по аптеке № 7 будет записана следующим образом:

44/07/002/777

Аналогично кодируется информация на счетах 90 и 41. Такая кодировка затрат и доходов сориентирована главным образом на предоставление необ­ходимой информации учредителям. Однако она малопригодна для внутри­производственных целей.

В настоящее время осуществляется лишь контроль и оценка деятельно­сти организации в целом. С этой целью разрабатывается генеральный бюд­жет предприятия. Данные бюджета и отчета о его выполнении, являясь основными отчетными документами перед учредителями, позволяют выпол­нять поверхностный анализ хозяйственной деятельности организации без оценки эффективности работы отдельных структурных подразделений — аптек и аптечных пунктов. Разработка и анализ бюджета возложены на эко­номиста, затрачивающего основную долю своего рабочего времени на сбор необходимой информации, тем не менее цифры бюджета, как правило, ока­зываются нереалистичными. Фактически эта информация используется при принятии управленческих решений. Контролю со стороны руководства под­вергаются лишь показатели выполнения плана по товарообороту, который ежемесячно доводится до аптек.

Таким образом, следствием существующей организационной структу­ры ЗАО «Провизор» является:

• отсутствие регулирования товарных потоков на предприятии;

• негибкая система ценообразования;

• практически бесконтрольная деятельность подразделений — аптек;

• недостаточно эффективная система документооборота;

• отсутствие управления затратами.

Управленческие решения принимаются руководством на основании ра­зобщенной и часто противоречивой информации и, как правило, основыва­ются на субъективном мнении руководителей, а не на результатах управлен­ческого анализа. Эти и другие факторы повлияли на ухудшение финансовых показателей предприятия. Так, за последние три года прибыль ЗАО «Прови­зор» уменьшилась почти в 10 раз.

7.3.2,

<< | >>
Источник: Бахрушина М.А.. Бухгалтерский управленческий учет: Учебник для вузов. 2-е изд., доп. и пер. — М.: ИКФ Омега-Л; Высш. шк., — 528 с.. 2002

Еще по теме Порядок построения и возможности применения информации сегментарной отчетности в организации. 7.3.1. Анализ эффективности функционирования существующей организационной структуры предприятия:

  1. Задачи и этапы построения системы сегментарной отчетности организации
  2. Сущность, значение и правила построения сегментарной отчетности
  3. Условия и принципы построения внутренней сегментарной отчетности
  4. Ситуация "Построение организационных структур системы управления персоналом для предприятий различных организационно-правовых форм"
  5. 1.2. Цели и функции предприятий в условиях рынка. Факторы, влияющие на эффективное функционирование предприятий и организацию их финансовой деятельности
  6. Ситуации Построение организационной структуры системы управления персоналом организации"
  7. Глава 7. Сегментарная отчетность организации
  8. Сегментарная отчетность как основа оценки деятельности центров ответственности. 7.2.1. Подходы финансового и управленческого учета к оценке эффективности бизнеса
  9. ГЛАВА 3 ОСОБЕННОСТИ ФОРМИРОВАНИЯ ОТЧЕТНОЙ ИНФОРМАЦИИ ПРЕДПРИЯТИЙ МАЛОГО БИЗНЕСА И ЕЕ АНАЛИЗ
  10. 6.2.2. Построение организационной структуры
  11. Понятие бухгалтерского управленческого учета, его предмет. Влияние организационной структуры предприятия на построение системы управленческого учета
  12. 1.3. Организационная структура и принципы Функционирования экономических информационных систем
  13. Возможности применения директ-костинга на российских предприятиях