<<
>>

ПЕРВИЧНЫЕ УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПО УЧЕТУ РАБОТНИКОВ ОРГАНИЗАЦИИ

Движение работников организации может включать в себя следующие основные этапы: прием на работу, перевод на другую работу, нахождение в отпуске, нахождение в коман­дировке, увольнение с работы.

Документальное оформление всех этапов движения работников организации произво­дится в соответствии с утвержденными унифицированными формами первичной учетной документации по учету труда и его оплаты:

Наименование формы
1 2
Т-1 Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу
74 а Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу
Т-2 Личная карточка работника
Т-3 Штатное расписание

№ формы Наименование формы
1 2 '
Т-4 Учетная карточка научного, научно-педагогического работника
Т-5 Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу
Т-5а Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу
Т-6 Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику
Т-ба Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам
Т-7 Г рафик отпусков
Т-8 Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового до­говора с работником (увольнении)
Т-8а Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового до­говора с работниками (увольнении)
Т-9 Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку
Т-9а Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку
Т-10 Командировочное удостоверение
Т-10а Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении
Т-11 Приказ (распоряжение) о поощрении работника
Т-11а Приказ (распоряжение) о поощрении работников

Как правило, все указанные выше формы составляются работниками кадровой службы.

В малых предприятиях, где нет отдела кадров, все указанные выше работы поручаются лицу, на которого возложено ведение кадрового учета.
Один экземпляр всех документов по учету кадров должен поступать в бухгалтерию организации. На основании получаемых документов бухгалтерия производит различные расчеты: по оплате труда работников, по оплате отпусков и т.д.

Прием работников в организацию осуществляется, как правило, в соответствии с ут­вержденным штатным расписанием.

Для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом применяется унифицированная форма № Т-3 «Штатное расписание». Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, долж­ностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и ме­сячном фонде заработной платы. Штатное расписание утверждается приказом (распоря­жением) руководителя организации или уполномоченным им лицом. Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организа­ции или уполномоченным им лицом.

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) рабо­тодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1) или приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № Т-1а) применяются для оформления и учета лиц, вновь принимаемых на работу по трудовому договору (контрак­ту). Эти формы составляются лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию.

При оформлении данных форм указываются наименование структурного подразделе­ния, должность (специальность, профессия) работника, испытательный срок (если работ­нику устанавливается испытание при приеме на работу). Кроме того, указываются условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке пере­вода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для вы­полнения определенной работы и др.).

Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляют принимаемым работникам под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.

370

При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными норма­тивными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным до­говором.

На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, запол­няется личная карточка (форма № Т-2), а в бухгалтерии открывается" лицевой счет работ­ника (форма № Т-54 или № Т-54а).

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

С 1 января 2004 г. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 введены трудовые книжки нового образца и вкладыши к ним, а также установлены правила ведения и хранения трудовых книжек. При этом имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца остаются действительными и обмену не подлежат. Инструкция по заполнению трудовых книжек утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 и может применяться при заполнении трудовых книжек старого образца.

Личная карточка работника (форма № Т-2) заполняется на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или № Т-1 а), трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налого­вом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником.

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, на дру­гие льготы, установленные в организации, и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и/или иных подтверждающих соответствующий стаж документов. При из­менении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

Для учета научных и научно-педагогических работников научными, научно-исследова­тельскими, конструкторскими, образовательными и другими учреждениям и организация­ми, осуществляющими деятельность в сфере образования, науки и технологии, помимо личной карточки заполняется учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4).

Данная форма заполняется на основании соответствующих документов (диплома док­тора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также сведений, со­общенных о себе работником.

Во время работы в организации работник или работники могут быть переведены на другую работу, например из одного структурного подразделения в другое.

В соответствии со ст. 72 ТК РФ перевод на другую постоянную работу в той же органи­зации по инициативе работодателя, то есть изменение трудовой функции или изменение существенных условий трудового договора, допускается только с письменного согласия работника. В случае производственной необходимости работодатель имеет право перево­дить работника на срок до одного месяца на не обусловленную трудовым договором рабо­ту в той же организации с оплатой труда по выполняемой работе, но не ниже среднего за­работка по прежней работе. Такой перевод допускается для предотвращения катастрофы, производственной аварии или устранения последствий катастрофы, аварии или стихийно­го бедствия; для предотвращения несчастных случаев, простоя (временной приостановки работы по причинам экономического, технологического, технического или организационно­го характера), уничтожения или порчи имущества, а также для замещения отсутствующего работника. При этом работник не может быть переведен на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья. Продолжительность перевода на другую работу для замеще­ния отсутствующего работника не может превышать одного месяца в течение календарно­го года (с 1 января по 31 декабря).

Для документального оформления перевода работников на другую работу в организа­ции используется приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5) или приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а).

Формы заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем ор­ганизации или уполномоченным им лицом, объявляются работникам под расписку. На ос­новании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу делаются отметки в личной карточке (форма № Т-2), лицевом счете (формы № Т-54 или № Т-54а) и вносится запись в трудовую книжку.

Для оформления и учета отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с за­конодательством, коллективными договорами, локальными нормативными актами органи­зации и трудовыми договорами, применяется приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма N2 Т-6) или приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-ба).

Эти приказы составляются работником кадровой службы или уполномоченным лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом и объявляют­ся работнику под расписку.

На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке (форма № Т-2), лицевом счете (формы № Т-54 или № Т-54а) и произво­дится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 «Записка- расчет о предоставлении отпуска работнику».

Отпуска предоставляются работникам, как правило, в соответствии с утвержденным графиком отпусков.

Для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам применяется унифицированная форма № Т-7 «График отпусков».

При составлении графика отпусков должны учитываться действующее законодательст­во, специфика деятельности организации и пожелания работников. График отпусков визи­руется руководителями кадровой службы и структурных подразделений, согласовывается с выборным профсоюзным органом (при его наличии) и утверждается руководителем орга­низации или уполномоченным им лицом. При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вно­сятся соответствующие изменения.

Для оформления и учета увольнения работников применяется приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-8) или приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (форма № Т-8а).

Данные формы заполняются работником кадровой службы, подписываются руководи­телем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работникам под распис­ку. На основании этих приказов делаются записи в личных карточках (форма № Т-2), лице­вых счетах (формы № Т-54 или № Т-54а), трудовой книжке, производится расчет с работ­ником по форме № Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового дого­вора с работником (увольнении)».

Для оформления и учета направления работников в командировки применяются при­каз (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9) или приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а).

Эти формы заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилия и инициалы, структурное подразделение, профессия (должность) командируемого работника, а также цель, время и место командировки.

При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

Документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт назначения и время убытия из него), является командировочное удо­стоверение (форма № Т-10).

- В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, кото­рые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. Командировоч­ное удостоверение выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку (формы № Т-9, № Т-9а). 372

После возвращения из командировки в организацию работником (подотчетным лицом) составляется авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведен­ные расходы.

Для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении применяется унифицированная форма № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении».

Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в ко­тором работает командируемый работник, утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распо­ряжения) о направлении в командировку (форма № Т-9 или № Т-9а).

Лицом, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной за пе­риод командировки работе, который согласовывается с руководителем структурного под­разделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом.

Авансовый отчет должен составляться по унифицированной форме № АО-1.

Данная форма применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным ли­цам на административно-хозяйственные расходы (в том числе на командировки), и состав­ляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

Авансовый отчет может составляться на бумажном и машинном носителях информа­ции. На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подот­четным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, при­нятые к учету. Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте, заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с ус­тановленным порядком и действующим законодательством РФ.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету.

Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отче­ту выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Для оформления и учета поощрений работникам за успехи в работе применяются при­каз (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11) или приказ (распоряже­ние) о поощрении работников (форма № Т-11а).

Указанные формы составляются на основании представления руководителя структур­ного подразделения организации, в котором работает работник, подписываются руководи­телем организации или уполномоченным им лицом, и объявляются работникам под рас­писку. На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника.

3.

<< | >>
Источник: Тумасян Рафаэль Зарзанович. Бухгалтерский учет : учебно-практическое пособие / Р.З. Тумасян. - 5-е изд., перераб. и доп. - Москва : Омега-Л, - 794 с. : ил. [табл.]. - (Профессиональный бухгалтер).. 2006

Еще по теме ПЕРВИЧНЫЕ УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПО УЧЕТУ РАБОТНИКОВ ОРГАНИЗАЦИИ:

  1. Первичные документы по учету численности работников, отработанного времени и выработки
  2. ПЕРВИЧНЫЕ УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПО УЧЕТУ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ И РАСЧЕТОВ С ПЕРСОНАЛОМ ПО ОПЛАТЕ ТРУДА
  3. 1.2. Первичные учетные документы
  4. Первичные учетные документы
  5. Первичные документы по учету основных средств
  6. Документирование операций. Первичные учетные документы
  7. 2.4.2. Формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета
  8. 7.5. Первичные учетные документы в бюджетном учете
  9. ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ РЕКВИЗИТЫ И КОДЫ, УКАЗЫВАЕМЫЕ В ПЕРВИЧНЫХ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТАХ
  10. Унифицированные формы первичной учетной документации
  11. 14. Разновидности документов. Классификация первичных документов
  12. ДОКУМЕНТЫ ПО УЧЕТУ ТРУДА
  13. 6.2.1. Первичные бухгалтерские документы
  14. 10.2. Документы по учету личного состава, труда и его оплаты