<<
>>

Основы управленческой отчетности Требования к управленческой отчетности

Отчетность является заключительным этапом любой системы уче­та, завершающей стадией учетного процесса. Управленческая от­четность — это взаимосвязанный комплекс фактических, плано­вых, прогнозных данных и расчетных показателей о функциони­ровании хозяйственной организации как экономической и производственной единицы. Он включает совокупность данных и показателей как по предприятию в целом, так и в разрезе структур­ных и производственных подразделений, центров затрат и прибы­лей. Обычно отчетность воспринимают как совокупность отчетов о том, что есть, что сделано, т.е.
применительно к предприятию, какими ресурсами оно располагает и как они использованы, какие результаты получены. Управленческую отчетность следует рас­сматривать шире, она включает информацию о том, что нужно бы­ло сделать, чего достигнуть, и об отклонениях факта от плана и прогноза.

В отличие от бухгалтерской отчетности, ориентированной на внешних пользователей, управленческая отчетность предназначе­на для самого предприятия в лице стратегического менеджмента и руководителей подразделений. В соответствии с этим формирова­ние отчетности для менеджеров должно отвечать потребностям управления на каждом уровне руководства организацией. Эти по­требности индивидуальны, специфичны и во многом зависят от особенностей организации производства и управления на данном предприятии.

Целью составления управленческих отчетов является удовле­творение потребностей пользователей информации. В связи с этим требования к содержанию, периодичности и порядку пред­ставления отчетности для управления должны определять сами ме­неджеры.

Одним из способов определения состава и сроков представле­ния данных управленческой отчетности является упоминаемый в первой главе учебника метод интервью, при котором вначале сле­дует опросить каждого менеджера, какая информация ему необхо­дима для работы и к какому сроку ее желательно получить. Далеко не все управляющие способны ответить на эти вопросы с позиций современного менеджмента. Поэтому более рационально разра­ботчикам системы управленческого учета и отчетности на стадии

ее создания самим определить основной перечень таких показате­лей исходя из целей и задач современного менеджмента на каждом уровне управления.

Поскольку высшее руководство формирует стратегические цели управления предприятием, оно должно получать интегрированную управленческую отчетность, позволяющую судить о выполнении поставленных задач. Она может содержать данные, характеризую­щие фактические результаты производственной, инвестиционной и финансовой деятельности организации в целом и в разрезе основ­ных структурных подразделений за прошедший период либо на лю­бой момент времени и результаты анализа воздействия внешних и внутренних факторов, влияющих на достижение долгосрочных це­лей развития организации, а также плановые и прогнозные показа­тели деятельности предприятия на предстоящий период.

Руководителям среднего звена, представляющим собой руко­водство структурных подразделений всех уровней, необходима ин­формация, содержащая значения и анализ ключевых показателей деятельности этих подразделений на любой момент времени, а также информация о смежных подразделениях и контрагентах.

Руководству и специалистам структурных подразделений, от­вечающим за реализацию текущих и долгосрочных целей деятель­ности участка, который они возглавляют (мастерам, начальникам отделов, секторов и т.п.), необходимы отчетные данные о резуль­татах этой деятельности и планах ее осуществления на ближайшую перспективу с анализом влияния основных внутрипроизводствен­ных факторов.

Основными требованиями к составлению управленческой от­четности являются:

• своевременность — информация должна быть представлена к тому времени, когда в ней возникает необходимость;

• достаточность — отчетные данные не должны содержать из­лишней информации, но быть достаточно полными;

• целесообразность — информация должна учитывать осо­бенности цели управления, для которой она предназначена;

• адресность — отчетные показатели необходимо довести до ответственного пользователя, соблюдая принцип конфиденциаль­ности;

• объективность — следует исключить возможность предвзя­тости, субъективности информации для управления, ошибок в ее формировании;

• сопоставимость — отчетные данные и показатели должны быть сопоставимы во времени и по подразделениям предприятия;

• экономичность — затраты на получение управленческой от­четности не должны быть больше эффекта от ее использования.

Соблюдение этих требований обеспечивает достаточно опера­тивный обзор деятельности, за которую несет ответственность ру­ководитель соответствующего уровня, представление ему инфор­мации о фактической эффективности ранее принятых решений, возможность определения возникающих проблем и просчетов в руководстве, выбор оптимальных вариантов их решения или пре­дотвращения. Для высшего управленческого персонала отчетность служит основанием для принятия стратегических решений по раз­витию организации и повышению эффективности ее деятель­ности.

Вопреки расхожему мнению информация для управления предприятием далеко не во всех случаях должна быть максимально оперативной. Важнее своевременность подготовки и представле­ния управленческой отчетности, которая характеризуется частотой представления периодических отчетов для управляющих и интер­валом между окончанием периода и временем, когда отчетность попадает к ответственному руководителю или исполнителю.

Частота представления периодических отчетов зависит от вре­мени, за которое содержащаяся в них информация устаревает, т.е. перестает быть актуальной и полезной для оперативных управ­ленческих решений. Какая-то информация должна сообщаться в момент возникновения — немедленно, ежечасно, ежесменно или ежесуточно. Другие данные управленческого учета и показатели отчетности достаточно представлять пользователю раз в неделю, месяц и даже реже. Одни и те же сведения для менеджеров низше­го и среднего звена могут предоставляться детально и ежедневно, а для дирекции предприятия в обобщенном виде и еженедельно или раз в месяц.

Часть учетной информации для управления может и должна поступать пользователям в режиме реального времени при каждом ее изменении. Например, для высшего управленческого персона­ла, ответственного за финансовое состояние организации, нужна оперативная информация о резком изменении курса валют и тари­фов на энергоносители, индексов фондового рынка и котировки ценных бумаг. Немедленной должна быть информация о неожи­данных простоях, непроизводительных расходах и потерях, суще­ственно влияющих на экономику предприятия, требующая неза­медлительной реакции руководителей среднего и низшего звена управления.

Большинство показателей управленческого учета и отчетности не требуют такой степени оперативности. Данные о выпуске про­дукции и полуфабрикатов, браке и других отклонениях от норм, о количестве и стоимости продаж обычно представляют ежедневно или еженедельно. Судить о прибыльности и рентабельности отдель­ных товаров, работ и услуг или секторов рынка, где они реализуют­ся, позволяют данные ежемесячных управленческих отчетов.

При осуществлении долгосрочных проектов инвестиций их целесооб­разно разбить на отдельные этапы или виды работ, чтобы ежене­дельно или ежемесячно выявлять отклонения от запланированного выполнения по объемам и затратам на осуществление проекта.

Системы формирования управленческой отчетности о факти­ческих затратах и результатах деятельности следует разрабатывать таким образом, чтобы обеспечить представление менеджерам со­ответствующего уровня необходимой им отчетности в кратчайший срок после окончания отчетного периода.

Важное значение имеет способ представления учетной управ­ленческой информации, включая средства вывода и формат дан­ных, методы их доставки, сопровождающие сведения пояснения. Традиционный метод представления информации в виде таблиц с набором цифр, размещенных на бумажном носителе, дополняется их демонстрацией на дисплее построением графиков и диаграмм, использованием цветовых решений и других средств демонстра­ции.

Основными факторами, влияющими на выбор способа пред­ставления, формата и структуры того или иного управленческого отчета, следует считать содержание предоставляемой информа­ции, потребности и пожелания пользователей отчетов, соображе­ния экономичности их получения и передачи. Нет и не может быть стандартного набора бланков управленческой отчетности с еди­ным форматом и общей структурой. Они индивидуальны и разно­образны по существу, форме и срокам представления.

Главными требованиями к формату и содержанию управленче­ской отчетности являются доступность для восприятия, степень детализации информации, порядок оформления отчетов, необхо­димость их стандартизации. Отчет должен быть достаточно про­стым, понятным, лаконичным, не допускающим неоднозначного толкования. Названия форм отчетности и ее разделов необходимо сформулировать так, чтобы исполнителю и пользователю было яс­но их назначение и особенности. Содержание каждого раздела должно отвечать информационным потребностям предполагаемо­го потребителя отчетности.

Степень частоты и детальности отчетов во многом зависит от уровня менеджмента. Мастерам, прорабам, начальникам произ­водств, руководителям отделов и служб заводоуправления необхо­димы более частые и подробные отчеты, чем для высшего руковод­ства организации. Чем выше уровень менеджмента, тем реже пред­ставление отчетности и меньше в ней подробностей. Слишком детальная и часто представляемая информация делает ее избыточ­ной, не позволяет сосредоточить внимание на главном, а в ряде случаев затрудняет понимание и восприятие отчетных данных и показателей.

Обычно управленческие отчеты разрабатывают и составляют в соответствии со стандартным для данного предприятия форматом. Их проще распечатывать, подшивать в папки, доставлять пользо­вателям, читать и хранить. Из таких отчетов легче сделать слайды для группового просмотра с помощью компьютера и демонстриро­вать их на экране. Групповой просмотр и обсуждение данных управленческой отчетности весьма распространены среди высше­го управленческого персонала компании, для рассмотрения на со­вете директоров и при других формах корпоративного управления.

Компьютерные распечатки используют в качестве рабочих до­кументов, расчетных оснований и обоснований принимаемых управленческих решений. В современных условиях компьютерное представление учетной информации на экране дисплея или в виде распечатки на бумажном носителе являются основными способа­ми доведения ее до потребителей. Это обеспечивает достаточно быстрое, системное и взаимосвязанное формирование отчетных данных и показателей в любом необходимом для управления раз­резе. Вести управленческий учет и составлять отчетность с приме­нением простейших вычислительных средств или тем более вруч­ную не имеет смысла не только потому, что это трудоемко, а в пер­вую очередь потому, что это невозможно. Большинство задач управленческого учета требует методологических решений, дос­тупных только ЭВМ.

Многое значит для управления и принятия управленческих ре­шений возможность сравнения полученных показателей факта с заданной величиной или аналогичными данными прошлых перио­дов. В качестве заданных величин чаще всего используют плано­вые показатели. Сопоставление с планом позволяет оценить ус­пешность его выполнения или при наличии объективных причин значительных расхождений, убедиться в несовершенстве планиро­вания, ошибочности прогнозирования. Большую познавательную и аналитическую ценность имеет сравнение данных управленче­ского учета, полученных за ряд отчетных периодов, а также сопос­тавление с рыночными, отраслевыми значениями, показателями отечественных и зарубежных конкурентов. Это существенно обо­гащает управленческую отчетность. Лишенные возможности срав­нения даже достаточно точные показатели отчетов малоинформа­тивны, недостаточны для управления.

В разумных пределах отчетные таблицы должны сопровож­даться пояснительным текстом с аналитическими выводами и рекомендациями. Многие менеджеры являются хорошими инже­нерами — организаторами производства, но слабо владеют мето­дикой анализа хозяйственной деятельности, испытывают затруд­нения при использовании специальной учетной и финансовой терминологии, не умеют видеть за обилием цифр и фактов сути происходящих экономических явлений и процессов. Пояснения к отчетным таблицам помогают им в этом и существенно повышают ценность предоставленных данных для управления.

Все большее распространение в современных информационных технологиях получает графический и диаграммный способы пред­ставления данных управленческого учета и отчетности. Это достига­ется с помощью современных персональных компьютеров, исполь­зующих соответствующее программное обеспечение и лазерный принтер. Для улучшения восприятия учетной и отчетной информа­ции, представленной в цифровом или графическом формате, ис­пользуют изображение в цвете. Для этого в цифровых отчетах кон­трастным цветом выделяют графы, строки или конкретные цифры, на которые рекомендуется обратить внимание в первую очередь.

Основными регистрами для формирования отчетных показате­лей, а иногда и непосредственно формами отчетности для управле­ния служат производственные журналы, книги записей покупок, продаж и других хозяйственных операций, отчеты о произведен­ной и отпущенной продукции, товарах и услугах, производствен­ных запасах, специализированные формы отчетности о деятельно­сти отдельных структурных подразделений.

<< | >>
Источник: Ивашкевич В. Б.. Бухгалтерский управленческий учет : учебник. — 2-е изд., перераб. и'доп. — М. : Магистр : Инфра-М, — 576 с.. 2011

Еще по теме Основы управленческой отчетности Требования к управленческой отчетности:

  1. Основы управленческой отчетности Требования к управленческой отчетности
  2. Сегментарная отчетность как основа оценки деятельности центров ответственности. 7.2.1. Подходы финансового и управленческого учета к оценке эффективности бизнеса
  3. Основные принципы формирования управленческой отчетности
  4. Виды управленческой отчетности
  5. Виды управленческой отчетности
  6. ТЕМА 6. Система внутрихозяйственной управленческой отчетности
  7. Требования к управленческому учету
  8. Требования к управленческому учету
  9. Требования к информации для управленческого учета
  10. Ковалев В. В., Ковалев Вит. В.. Финансовая отчетность. Анализ финансовой отчетности (основы балансове- дения): учеб. пособие. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, - 432 с., 2006
  11. Требования к информации для управленческого учета
  12. 1. Специфика управленческого решения и виды управленческих задач
  13. 6.2.10.ТРЕБОВАНИЯ К ИНФОРМАЦИОННОЙ ПОДДЕРЖКЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ЗАДАЧ
  14. Требования к бухгалтерской отчетности
  15. Общие требования к составлению бухгалтерской отчетности
  16. 23.1. Состав и общие требования к бухгалтерской отчетности