<<
>>

Основы управленческой отчетности Требования к управленческой отчетности

Отчетность является заключительным этапом любой системы учета, завершающей стадией учетного процесса. Управленческая от­четность — это взаимосвязанный комплекс фактических, плановых, прогнозных данных и расчетных показателей о функционировании хо­зяйственной организации как экономической и производственной единицы. Он включает совокупность данных и показателей как по предприятию в целом, так и в разрезе структурных и производственных подразделений, центров затрат и прибылей.

В отличие от бухгалтерской отчетности, ориентированной на внеш­них пользователей, управленческая отчетность предназначена для самого предприятия в лице стратегического менеджмента и руководи­телей подразделений.

В соответствии с этим формирование отчетности для менеджеров должно отвечать потребностям управления на каждом уровне руководства организацией. Эти потребности индивидуальны, специфичны и во многом зависят от особенностей организации про­изводства на данном предприятии.

Целью составления управленческих отчетов является удовлетворе­ние потребностей пользователей информации. В связи с этим требо­вания к содержанию, периодичности и порядку представления отчет­ности для управления должны определять сами менеджеры.

Одним из способов определения состава и сроков представления данных управленческой отчетности является упоминаемый в первой главе учебника метод интервью, при котором вначале следует опросить каждого менеджера, какая информация ему необходима для работы и к какому сроку ее желательно получить. Далеко не все управляющие способны ответить на эти вопросы с позиций современного менедж­мента. Поэтому более рационально разработчикам системы управлен­ческого учета и отчетности на стадии ее создания самим определить основной перечень таких показателей исходя из целей и задач совре­менного менеджмента на каждом уровне управления.

Поскольку высшее руководство формирует стратегические цели управления предприятием, оно должно получать интегрированную уп­равленческую отчетность, позволяющую судить о выполнении постав­ленных задач. Она может содержать данные, характеризующие факти­ческие результаты производственной, инвестиционной и финансовой деятельности организации в целом и в разрезе основных структурных подразделений за прошедший период либо на любой момент времени и результаты анализа воздействия внешних и внутренних факторов, влияющих на достижение долгосрочных целей развития организации, а также плановые и прогнозные показатели деятельности предприятия на предстоящий период.

Руководителям среднего звена, представляющим собой руководст­во структурных подразделений всех уровней, необходима информа­ция, содержащая значения и анализ ключевых показателей деятель­ности этих подразделений налюбой момент времени, атакже инфор­мация о смежных подразделениях и контрагентах.

Руководству и специалистам структурных подразделений, отвеча­ющим за реализацию текущих и долгосрочных целей деятельности участка, который они возглавляют (мастерам, начальникам отделов, секторов и т.п.), необходимы отчетные данные о результатах этой дея­тельности и планах ее осуществления на ближайшую перспективу с анализом влияния основных внутрипроизводственных факторов.

Основными требованиями к составлению управленческой отчет­ности являются:

• своевременность — информация должна быть представлена к тому времени, когда в ней возникает необходимость;

• достаточность — отчетные данные не должны содержатьи зл и ш - ней информации, но быть достаточно полными;

• целесообразность — информация должна учитывать особеннос­ти цели управления, для которой она предназначена;

• адресность — отчетные показатели необходимо довести до от­ветственного пользователя, соблюдая принцип конфиденциальности;

• объективность — следует исключить возможность предвзятости, субъективности информации для управления, ошибок в ее формиро­вании;

• сопоставимость — отчетные данные и показатели должны быть сопоставимы во времени и по подразделениям предприятия;

• экономичность — затраты на получение управленческой отчет­ности не должны быть больше эффекта от ее использования.

Соблюдение этих требований обеспечивает достаточно оператив­ный обзор деятельности, за которую несет ответственность руководи­тель соответствующего уровня, представление ему информации о фак­тической эффективности ранее принятых решений, возможность оп­ределения возникающих проблем и просчетов в руководстве, выбор оптимальных вариантов их решения или предотвращения. Для высше­го управленческого персонала отчетность служит основанием для при­нятия стратегических решений по развитию организации и повыше­нию эффективности ее деятельности.

Вопреки расхожему мнению, информация для управления пред­приятием далеко не во всех случаях должна быггь максимально опера­тивной. Важнее своевременность подготовки и представления управ­ленческой отчетности, которая характеризуется частотой представле­ния периодических отчетов для управляющих и интервалом между окончанием периода и временем, когда отчетность попадает к ответ­ственному руководителю или исполнителю.

Частота представления периодических отчетов зависит от времени, за которое содержащаяся в них информация устаревает, т.е. перестает быть актуальной и полезной для оперативный управленческих реше­ний. Какая-то информация должна сообщаться в момент возникнове­ния — немедленно, ежечасно, ежесменно или ежесуточно. Другие дан­ные управленческого учета и показатели отчетности достаточно пред­ставлять пользователю раз в неделю, месяц и даже реже. Одни и те же сведения для менеджеров низшего и среднего звена могут предостав­ляться детально и ежедневно, а для дирекции предприятия в обобщен­ном виде и еженедельно или раз в месяц.

Часть учетной информации для управления может и должна посту­пать пользователям в режиме реального времени при каждом ее изме­нении. Например, для высшего управленческого персонала, ответст­венного за финансовое состояние организации, нужна оперативная информация о резком изменении курса валют и тарифов на энергоно­сители, индексов фондового рынка и котировки ценный бумаг. Немед­ленной должна быть информация о неожиданных простоях, непроиз­водительных расходах и потерях, существенно влияющих на экономи­ку предприятия, требующая незамедлительной реакции руководителей среднего и низшего звена управления.

Большинство показателей управленческого учета и отчетности не требуют такой степени оперативности. Данные о вытуске продукции и полуфабрикатов, браке и других отклонениях от норм, о количестве и стоимости продаж обытно представляют ежедневно или еженедель­но. Судить о прибыльности и рентабельности отдельный товаров, работ и услуг или секторов рынка, где они реализуются, позволяют данные ежемесячный управленческих отчетов. При осуществлении долгосроч­ных проектов инвестиций их целесообразно разбить на отдельные этапы или виды работ, чтобы еженедельно или ежемесячно вышвлять отклонения от запланированного выполнения по объемам и затратам на осуществление проекта.

Системы формирования управленческой отчетности о фактичес­ких затратах и результатах деятельности следует разрабатывать таким образом, чтобы обеспечить представление менеджерам соответствую­щего уровня необходимой им отчетности в кратчайший срок после окончания отчетного периода.

Важное значение имеет способ представления учетной управлен­ческой информации, включая средства вытода и формат данный, ме­тоды их доставки, сопровождающие сведения пояснения. Традицион­ный метод представления информации в виде таблиц с набором цифр, размещенных на бумажном носителе, дополняется их демонстрацией на дисплее построением графиков и диаграмм, использованием цве­товых решений.

Основными факторами, влияющими на выбор способа представ­ления, формата и структуры того или иного управленческого отчета, следует считать содержание предоставляемой информации, потреб­ности и пожелания пользователей отчетов, соображения экономич­ности их получения и передачи. Нет и не может быть стандартного набора бланков управленческой отчетности с единым форматом и общей структурой. Они индивидуальны и разнообразны по существу, форме и срокам представления.

Главными требованиями к формату и содержанию управленческой отчетности являются доступность для восприятия, степень детализа­ции информации, порядок оформления отчетов, необходимость их стандартизации. Отчет должен быть достаточно простым, понятным, лаконичным, не допускающим неоднозначного толкования. Названия форм отчетности и ее разделов необходимо сформулировать так, чтобы исполнителю и пользователю было ясно их назначение и особенности. Содержание каждого раздела должно отвечать информационным по­требностям предполагаемого потребителя отчетности.

Степень частоты и детальности отчетов во многом зависит от уров­ня менеджмента. Мастерам, прорабам, начальникам производств, ру­ководителям отделов и служб заводоуправления необходимы более частые и подробные отчеты, чем для высшего руководства организа­ции. Чем выше уровень менеджмента, тем реже представление отчет­ности и меньше в ней подробностей. Слишком детальная и часто пред­ставляемая информация делает ее избыточной, не позволяет сосредо­точить внимание на главном, а в ряде случаев затрудняет понимание и восприятие отчетных данных и показателей.

Обычно управленческие отчеты разрабатывают и составляют в со­ответствии со стандартным для данного предприятия форматом. Их проще распечатывать, подшивать в папки, доставлять пользователям, читать и хранить. Из таких отчетов легче сделать слайды для группо­вого просмотра с помощью компьютера и демонстрировать их на эк­ране. Групповой просмотр и обсуждение данных управленческой от­четности весьма распространены среди высшего управленческого пер­сонала компании, для рассмотрения на совете директоров и при других формах корпоративного управления.

Компьютерные распечатки используют в качестве рабочих доку­ментов, расчетных оснований и обоснований принимаемых управлен­ческих решений. В современных условиях компьютерное представле­ние учетной информации на экране дисплея или в виде распечатки на бумажном носителе являются основными способами доведения ее до потребителей. Это обеспечивает достаточно быстрое, системное и вза­имосвязанное формирование отчетных данных и показателей в любом необходимом для управления разрезе. Вести управленческий учет и составлять отчетность с применением простейших вычислительных средств или тем более вручную не имеет смысла не только потому, что это трудоемко, а в первую очередь потому, что это невозможно. Боль­шинство задач управленческого учета требует методологических реше­ний, доступных только ЭВМ.

Многое значит для управления и принятия управленческих реше­ний возможность сравнения полученных показателей факта с задан­ной величиной или аналогичными данными прошлых периодов. В ка­честве заданных величин чаще всего используют плановые показатели. Сопоставление с планом позволяет оценить успешность его выполне­ния или при наличии объективных причин значительных расхожде­ний, убедиться в несовершенстве планирования, ошибочности про­гнозирования. Большую познавательную и аналитическую ценность имеет сравнение данных управленческого учета, полученных за ряд отчетных периодов, а также сопоставление с рыночными, отраслевыми значениями, показателями отечественных и зарубежных конкурентов. Это существенно обогащает управленческую отчетность. Лишенные возможности сравнения даже достаточно точные показатели отчетов малоинформативны, недостаточны для управления.

В разумных пределах отчетные таблицы должны сопровождаться пояснительным текстом с аналитическими выводами и рекомендация­ми. Многие менеджеры являются хорошими инженерами-организато- рами производства, но слабо владеют методикой анализа хозяйствен­ной деятельности, испытывают затруднения при использовании спе­циальной учетной и финансовой терминологии, не умеют видеть за обилием цифр и фактов сути происходящих экономических явлений и процессов. Пояснения к отчетным таблицам помогают им в этом и существенно повышают ценность предоставленных данных для управ­ления.

Все большее распространение в современных информационных технологиях получает графический и диаграммный способы представ­лен ия данных управленческого учета и отчетности. Это достигается с помощью современных персональных компьютеров, использующих соответствующее программное обеспечение и лазерный принтер. Для улучшения восприятия учетной и отчетной информации, представлен­ной в цифровом или графическом формате, используют изображение в цвете. Для этого в цифровых отчетах контрастным цветом выделяют графы, строки или конкретные цифры, на которые рекомендуется об­ратить внимание в первую очередь.

Основными регистрами для формирования отчетных показателей, а иногда и непосредственно формами отчетности для управления слу­жат производственные журналы, книги записей покупок, продаж и других хозяйственных операций, отчеты о произведенной и отпущен­ной продукции, товарах и услугах, производственных запасах, специ­ализированные формы отчетности о деятельности отдельных структур­ных подразделений.

<< | >>
Источник: Ивашкевич В.Б.. Бухгалтерский управленческий учет: Учеб. для вузов. — М.: Экономиста, — 638 с.. 2004

Еще по теме Основы управленческой отчетности Требования к управленческой отчетности:

  1. Основы управленческой отчетности Требования к управленческой отчетности
  2. Сегментарная отчетность как основа оценки деятельности центров ответственности. 7.2.1. Подходы финансового и управленческого учета к оценке эффективности бизнеса
  3. Основные принципы формирования управленческой отчетности
  4. Виды управленческой отчетности
  5. Виды управленческой отчетности
  6. ТЕМА 6. Система внутрихозяйственной управленческой отчетности
  7. Требования к управленческому учету
  8. Требования к управленческому учету
  9. Требования к информации для управленческого учета
  10. Ковалев В. В., Ковалев Вит. В.. Финансовая отчетность. Анализ финансовой отчетности (основы балансове- дения): учеб. пособие. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, - 432 с., 2006
  11. Требования к информации для управленческого учета
  12. 1. Специфика управленческого решения и виды управленческих задач
  13. 6.2.10.ТРЕБОВАНИЯ К ИНФОРМАЦИОННОЙ ПОДДЕРЖКЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ЗАДАЧ
  14. Требования к бухгалтерской отчетности
  15. Общие требования к составлению бухгалтерской отчетности
  16. 23.1. Состав и общие требования к бухгалтерской отчетности
  17. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К БУХГАЛТЕРСКОЙ ОТЧЕТНОСТИ