<<
>>

Документирование

Порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете первичных документов регламентируется положением о документах и документообороте.

Записи о совершенных хозяйственных операциях производятся в регистрах бухгалтерского учета строго на документальной основе.

Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции. Они должны содержать достоверные данные и оформляться своевременно, в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания. Все первичные документы можно разделить на следующие группы: организационно-распорядительные; оправ­дательные; документы бухгалтерского оформления.

К организационно-распорядительным документам относятся приказы, распоряжения, указания, доверенности и т. п. Эти документы разрешают проведение операции. Информация, содержащаяся в них, не отражается в учетных регистрах.

К оправдательным документам относятся накладные, требования, приходные ордера, акты приемки и т.п. Эти документы отражают факт совершения операции, и соответственно информация, содержащаяся в них, заносится в учетные регистры.

Существует целый ряд документов, сочетающих в себе разрешительный и оправдательный характер, например, расходный кассовый ордер, платежная ведомость и др.

Первичные документы бухгалтерского оформления заполняются бухгалтером: различные расчеты, справки. Информация данных документов также заносится в учетные регистры.

Первичные документы принимаются к учету, если они оформляются на бланках унифицированных (типовых) форм или в специально разрабатываемых формах, если необходимые документы отсутствуют в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Документы должны иметь юридическую силу, т.е. содержать ряд обязательных реквизитов: наименование документа; дату; наименование организации, от имени которой составлен доку­мент; содержание операции; ее количественные и стоимостные измерители; наименование должностей лиц, ответственных за ее совершение и правильность оформления; личные подписи

этих лиц и их расшифровки.

Документы должны составляться такими средствами, которые обеспечивают сохранение записей длительное время (чернилами, шариковой ручкой, на пишущей машинке, на принтере).

В документах не должно быть подчисток и неоговоренных исправлений: ошибка зачеркивается тонкой чертой, над ней надписывается правильная запись и оговаривается исправление; в денежных документах не допускается никаких исправлений.

Документы, выполненные на машинных носителях, оформляются в соответствии с ГОСТ 6.10.4-84 "Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники".

Все первичные документы, учетные регистры и отчетность должны составляться на русском языке. В организациях с иностранными инвестициями они могут составляться и на иност­ранном языке (по требованию иностранного инвестора), но должны иметь построчный перевод.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке:

• по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов);

• арифметически (подсчет сумм);

• по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).

После приемки информация с первичного документа переносится в учетные регистры, а на самом документе делается отметка, исключающая возможность его повторного использования. Например, при ручной обработке на документе проставляется дата записи в учетный регистр.

Все первичные документы, на основании которых производится прием или выдача денег, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки "Получено" или "Оплачено" с указанием даты.

Все документы подлежат обязательному хранению. Сроки хранения документов в архиве организации определяются согласно правилам, установленным Главным архивным управлением (главные книги и отчеты, вспомогательные регистры, первичные документы - 5 лет, лицевые счета работников предприятия - 75 лет). Для сдачи в архив документы подбираются в хронологи­ческом порядке, комплектуются, переплетаются и подшиваются в папки.

Сдача документов в архив сопровождается справкой.

Изъятие первичных документов, учетных регистров, отчетных документов у организации может производиться органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании постановлений этих органов в соответствии с действующим законодательством. Изыматься могут все документы, за исключе­нием документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну. Изъятие документов производится на основании письменного мотивированного постановления должностного лица организации, которая производит изъятие. Изъятие документов происходит в присутствии должностных лиц организации. Должностным лицом изымающего органа при изъятии составляется специальная опись изъятых документов и фиксируется их содержание. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу организации.

С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, можно дооформить документы (сделать опись, пронумеровать, прошнуровать, опечатать, заверить под­писью и печатью) и снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

В случае пропажи или гибели документов приказом руководителя организации назначается комиссия по расследованию причин пропажи или гибели, в которую при необходимости при­глашаются представители следственных органов, охраны, пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, утвержденным руководителем.

Порядок оформления хозяйственных операций первичными документами следующий.

На выполнение хозяйственной операции должно быть получено разрешение соответствующей, имеющей на это право управляющей инстанции, т.е. составлен разрешительный документ. Например, для совершения операций по отгрузке продукции покупателям необходимо иметь договор на поставку, подписанный руководителями продавца и покупателя; для выдачи денег из кассы организации — разрешение ее руководителя и главного бухгалтера; для расчета отпускных — приказ руководителя организации об отпуске работника; при отпуске материала со склада — разрешение начальника отдела снабжения и др.

При совершении разрешенной хозяйственной операции составляется оправдательный первичный документ. Форма оправдательного первичного документа зависит от вида хозяйствен­ной операции. При оформлении первичного документа необходимо пользоваться унифицированными формами первичной учетной документации (табл. 1).

Таблица 1

Основные формы унифицированных первичных документов

Раздел умета Название документа Номер формы
Учет кассовых Приходный кассовый ордер КО-1
операций Расходный кассовый ордер

Журнал регистрации приходных и рас­

КО-2
ходных кассовых документов Журнал регистрации приходных и рас-, КО-3
ходных кассовых документов КО-За
Кассовая книга КО-4
Книга учета принятых и выданных кас­
сиром денег КО-5

Продолжение bgcolor=white>Сводное требование

Заявление о выдаче денежных и расчет­

Раздел учета Название документа Номер формы
Учет расчетного Платежное требование 0401061
счета Платежное поручение 0404060
Платежное требование-поручение; 0401064
Сводное платежное поручение 0401003
Заявление об отказе от акцепта 0401004
Заявление на аккредитив 0401063
Реестр чеков 0401007
0401008
ных чеков 0401017
Учет расчетов с подотчетными Авансовый отчет 807
лицами
Учет заработ­ Приказ (распоряжение) о приеме на
ной платы работу Т-1
Личная карточка Т-2
Учетная карточка научного работника Приказ (распоряжение) о переводе на Т-4
другую работу Т-5
Приказ (распоряжение) о предоставле­
нии отпуска

Приказ (распоряжение) о прекращении

Т-6
трудового договора

Табель учета использованного рабоче­

Т-8
го времени и расчета заработной пла­
ты , ' Т-12
Табель учета использования рабочего
времени Т-13
Расчетно-плагежная ведомость Т-49
Расчетная ведомость Т-51
Платежная ведомость Т-53
Лицевой счет Т-54
Лицевой счет Т-54а
Учет материа­ Доверенность М-2; М-2а
лов Приходный ордер М-4
Акт о приемке материалов М-7
Лимитно-заборная карта М-8
Накладная-требование

• . • /

М-11

Раздел учета • Название документа Номер формы
Накладная на отпуск материалов на сто­рону М-15
Карточка учета материалов М-17
Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений М-35
Учет малоцен­ Карточка учета МБП МБ-2 '
ных и быстроиз- Акт выбытия МБП МБ-4
нашивающихся Ведомость учета выдачи спецодежды.
предметов спецобуви и предохранительных приспо­
(МБП) соблений МБ-7
Акт на списание МБП МБ-8
Учет основных Акт (накладная) приемки-передачи ос­
средств новных средств ОС-1
Акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизиро­ванных объектов ОС-3
Акт на списание основных средств ОС-4
Акт на списание автотранспортных средств ОС-4а
Инвентарная карточка учета основных средств ОС-6
Акт о приемке оборудования ОС-14
Акт приемки-передачи оборудования в монтаж ОС-15
Акт о выявленных дефектах оборудова­ния ОС-16
Учет нематери­ Карточка учета нсмагериальных активов НМА-1
альных активов
Учет работ в Справка о стоимости выполненных ра­ КС-3
капитальном бот и затрат
строительстве Общий журнал работ КС—6 .
Акт приемки законченного строительст­вом объекта КС-11
Акт приемки законченного строительст­вом объекта приемочной комиссией КС-14

При отсутствии унифицированных форм по некоторым видам операций организация может разработать необходимые первичные документы при соблюдении требований к их оформлению.

Первичные документы составляются непосредственно в местах совершения хозяйственных операций: на складах, в цехах и т.п.

Хозяйственные операции, для оценки которых необходимо произвести специальные расчеты, оформляются первичными документами бухгалтерского оформления, которые составляются непосредственно в бухгалтерии. К таким документам, например, относятся расчеты по начислению заработной платы, износа основных средств, начислению налогов и т.п.

<< | >>
Источник: Вещунова Н. Л., Фомина Л. Ф.. Бухгалтерский учет: Учеб. пособие. - М.: Финансы и статистика, -496 с.. 2000

Еще по теме Документирование:

  1. 3.10.4 Какие методики документирования могут быть скомбинированы (набор методик документирования)?
  2. Документирование в соответствии с выбранными методиками
  3. 3.7 Критерии выбора методик документирования
  4. 3.4 Факторы документирования
  5. Методика документирования
  6. Документирование аудита
  7. 3.10 Разработка набора методик документирования
  8. 3.9 Обсуждение выбранных методик документирования
  9. Группа документирования.
  10. 10. Документирование аудита
  11. 3.7.3 Заранее проведенное документирование
  12. 3.2 Документирование процессов
  13. Определение стандартов документирования
  14. 13. Документирование хозяйственных операций
  15. Документирование операций. Первичные учетные документы