<<
>>

1.7. Документация и инвентаризация

Документация хозяйственных операций. Характерной особенно­стью бухгалтерского учета является, как известно, непрерывное и сплошное отражение финансово-хозяйственной деятельности орга­низаций, предприятий и учреждений.
При этом обязательное усло­вие учетных записей — обоснование их документами.

Бухгалтерские документы представляют собой письменное до- казательство выполнения хозяйственных операций или права на их выполнение. Они служат основанием для все» последующих учет­ных записей. Поэтому качество учетных данных и отчетности зави­сит прежде всего от качества документов, их точности и своевре­менного оформления.

Особенно большое значение имеют документы для организации и ведения предварительного, оперативного и последующего кон­троля за законностью хозяйственных операций и эффективностью хозяйственной деятельности, за соблюдением режима экономии.

Важную роль играют документы в проведении контроля за со­хранностью имущества хозяйствующих субъектов.

Прием и отпуск товарно-материальных ценностей и денежных средств допустимы только на основании документов, оформленных в установленном порядке (это предотвращает возможность разного рода злоупотреблений).

Документы используют в качестве доказательств при спорах данного предприятия с другими лицами. Следовательно, они имеют юридическую силу как письменное свидетельство совершенных операций.

Документы используют для передачи распоряжений исполните­лям, а также для подтверждения правильности выполнения этих распоряжений. Руководящие работники (руководитель, главный бухгалтер и др.) осуществляют предварительный контроль за целе­сообразностью и законностью хозяйственных операций при подпи­сании документов, на основании которых будут отпущены товар­но-материальные ценности, выданы денежные средства и т.п.

На основании документов ведут также и последующий контроль за операциями, главным образом путем проверки их бухгалтерами (при приемке отчетов) и ревизорами (при проведении документаль­ных ревизий хозяйственной деятельности).

Таким образом, документация представляет собой способ не­прерывного и сплошного наблюдения за хозяйственными опера­циями и фиксирует полученную о них информацию для ведения те­кущего бухгалтерского учета хозяйственной деятельности и контро­ля за ней.

В организациях, на предприятиях совершают самые разнообраз­ные хозяйственные операции. Для их оформления нужны различные по форме и содержанию документы. Одним из важнейших условий является наличие в документах тех сведений, которые, во-первых, по­зволят точно и полно установить содержание операции, место, время и условия ее совершения и, во-вторых, обеспечат документу доказа­тельную силу. Эти показатели называются реквизитами документов. К числу обязательных реквизитов относят наименование документа и его номер, название сторон, участвующих в совершении операции, описание операции, ее натуральное и стоимостное измерение, подпи­си лиц, разрешивших и совершивших операцию, и др. Если документ не содержит каких-либо обязательных реквизитов, то он теряет свою доказательную силу и не может служить основанием для записей в бухгалтерском учете. Основные требования, которым должны удов­летворять документы, установлены Федеральным законом от 21 но­ября 1996 г.

№ 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Документы заполняют вручную, на машинах и комбинирован­ным способом.

Применяется также способ бездокументного получения учетной информации посредством автоматических счетчиков и датчиков, которые регистрируют информацию и передают ее в электронную вычислительную машину (автоматический учет времени работы ма­шин, использование машинами и оборудованием электроэнергии и т.п.).

Во всех организациях и на предприятиях страны обращается ог­ромное количество различных документов. В связи с этим необхо­дима правильная и целесообразная разработка их форм. Важнейшая задача — сократить и упростить документацию. От этого зависят ка­чество и стоимость учета. Большие возможности предоставляют унификация, стандартизация и классификация документов.

Унификация — это установление единых типовых форм доку­ментов для отдельных ведомств, отраслей или для народного хозяй­ства в целом. Примером таких документов могут быть кассовые ор­дера, банковские документы, авансовые отчеты и др.

Стандартизация представляет собой установление одинаковых размеров бланков однотипных документов. Разработку типовых до­кументов и установление единых размеров для их изготовления осу­ществляют Государственный комитет по статистике, Министерство финансов РФ и Центральный банк РФ.

Чтобы облегчить изучение и применение документов, их груп­пируют по определенным признакам. Такая группировка называет­ся классификацией документов. Документы классифицируют по на­значению, месту составления, по степени обобщения (охвата) хо­зяйственных операций и другим признакам.

По назначению документы подразделяются на распорядитель­ные, оправдательные (исполнительные), комбинированные (распо­рядительно-исполнительные) и документы бухгалтерского оформ­ления.

Распорядительные документы содержат приказ, поручение со­вершить хозяйственную операцию или закрепляют право на ее со­вершение (доверенность, чеки, наряды и др.). Они играют большую роль для предварительного контроля за правильностью (экономиче­ской и юридической обоснованностью) операции. Основанием для записей в учете эти документы не служат.

Оправдательными (исполнительными) называются документы, которые отражают факт совершения — согласно имеющемуся рас­поряжению — хозяйственной операции (приходные и расходные накладные, различные акты и др.). Они свидетельствуют о выполне­нии операции и дают возможность исполнителям отчитаться за со­вершенное действие, доказать, что хозяйственная операция прове­дена в соответствии с полученным распоряжением.

Комбинированные — это документы, в которых одновременно от­ражаются распоряжение совершить хозяйственную операцию и факт ее исполнения (расходный кассовый ордер, счет-фактура, пла­тежная ведомость на выплату заработной платы и др.). Комбиниро­ванные документы значительно сокращают общее количество доку­ментов и способствуют ускорению учетного процесса.

В ряде случаев бухгалтерия составляет особые ведомости, расче­ты или справки, которые служат основанием для учетных записей. Такие документы, удостоверенные подписями бухгалтера-исполни-

теля и главного бухгалтера, называются документами бухгалтерского оформления (расчет заработной платы, расчет амортизации основ­ных средств и др.).

По месту составления документы подразделяются на внутрен­ние и внешние.

Внутренние документы составляют и используют только на данном предприятии (кассовые ордера, накладные, авансовые отчеты и др.).

Внешними называются документы, поступившие от других пред­приятий, организаций и учреждений. Такими документами являют­ся счета и счета-фактуры поставщиков, банковские документы, почтовые квитанции и др.

По степени обобщения хозяйственных операций документы подразделяются на первичные и сводные.

Первичными документами оформляют совершение хозяйствен­ной операции. Они являются доказательством действительного вы­полнения хозяйственных операций (счета-фактуры, накладные, приходные и расходные кассовые ордера и др.).

Сводные (вторичные) документы составляют на основании пер­вичных; они представляют собой способ группировки хозяйственных операций, зафиксированных в первичных документах (отчеты мате­риально ответственных лиц, накопительные ведомости и др.). Пер­вичные документы обязательно прикладывают к сводным. Примене­ние сводных документов уменьшает количество учетных записей.

В зависимости от количества зарегистрированных, однородных операций документы подразделяют на разовые и накопительные.

Разовые документы отражают одну или (одновременно) не­сколько хозяйственных операций. Их отличительной чертой явля­ется то, что сразу же после составления они могут быть переданы в бухгалтерию и использованы для бухгалтерских записей. К разовым документам можно отнести приходные ордера, ведомости распреде­ления расходов, кассовые ордера и др.

Накопительные документы оформляют однородные операции, совершаемые на предприятии в разное время (за неделю, декаду, полмесяца). Их составляют с целью уменьшения числа выписывае­мых документов по тем операциям, которые производятся на пред­приятии многократно в течение короткого периода (лимитно-за­борная карта, табель учета рабочего времени, ведомость выполнен­ных работ и т.п.).

Из приведенной выше классификации нетрудно заметить, что од­ни и те же документы относятся к различным классификационным группам в зависимости от признаков, по которым они группируются.

Документы составляют на бланках установленной формы. Толь­ко при отсутствии бланка допускается составление документа на чис­том листе бумаги. Но и в этом случае он должен содержать все обяза­тельные реквизиты. Документы заполняют чернилами, шариковыми ручками, химическим карандашом, на пишущей машинке, компью­тере или на вычислительных табличных машинах (фактурных и др.). Не разрешается заполнять документы простым карандашом.

В документе недопустимы подчистки и помарки, которые могут вызвать сомнения в его подлинности и правильности. Допущенные в документах ошибки исправляют так называемым корректурным способом путем зачеркивания (одной чертой) и внесения (над за­черкнутым текстом) правильной записи. В документе делают ого­ворку об исправлении записи, которую заверяют своими подписями должностные лица, совершившие операцию.

Исправлять записи в кассовых и банковских документах не раз­решается.

Все документы, поступившие в бухгалтерию, тщательно прове­ряют. Только после бухгалтерской проверки документы могут слу­жить основанием для записи на счетах. Неверно оформленные до­кументы возвращают для исправления.

Каждый документ должен быть проверен с формальной сторо­ны, по существу и арифметически.

С формальной стороны проверяется соблюдение формы, нали­чие и правильность заполнения реквизитов, включая подписи рас­порядителей и исполнителей.

Проверка документов по существу состоит в выяснении необхо­димости, целесообразности и законности операции, указанной в документе, соответствия ее плановым заданиям, сметам, нормати­вам и т.п.

Арифметическую проверку документов производят путем такси­ровки (умножение количества на цену и проверка правильности сумм стоимости ценностей) и проверки подсчетов частных и общих итоговых показателей.

Бухгалтерская обработка документов включает их проверку, таксировку, проверку подсчетов, шифровку, группировку и коррес­пондирование по определенным признакам.

Бухгалтерские документы проходят сложный путь от момента выписки до сдачи их в архив на хранение, который называется доку­ментооборотом.

Схему документооборота в каждой организации, на предприятии составляет главный бухгалтер, и она обязательна для всех работни­ков. Установление порядка документооборота зависит от характера хозяйственных операций, структуры организации (предприятия) и способа обработки документов (машинного или ручного). Рацио­нальная организация документооборота — важнейшее условие пра­вильной постановки бухгалтерского учета.

Инвентаризация. Одним из важных требований, предъявляемых к бухгалтерскому учету, является реальность (правдивость) его по­казателей. Отвечая этому требованию, данные бухгалтерского учета должны полностью соответствовать действительности. Количество поступивших или выданных ценностей — материалов, денежных средств, готовой продукции и др., отражаемое в учете, должно сов­падать с тем их количеством, которое на самом деле получено или выдано, а остатки этих ценностей по данным учета — с теми остат­ками, которые реально находятся в местах их хранения. Между тем данные учета иногда расходятся с действительностью. Это может происходить по следующим причинам.

Естественные причины — изменение веса или качества средств вследствие изменений температуры или влажности воздуха, порчи их грызунами, насекомыми, микробами и др., потери при хранении и транспортировке, называемые привесом, усушкой, распылом, раструской и т.п.

Неточности при приеме или отпуске средств — промеры, просче­ты, провесы, в результате чего фиксируется другое количество или качество (размер, сорт) средств. Замена средств одного сорта (каче­ства) другим называется пересортицей.

Ошибки в учете — это описки в первичных документах, арифме­тические ошибки в подсчетах, неправильное отражение докумен­тальных данных на счетах и т.п.

Злоупотребления — хищения, обвесы или обмеры — при приеме или отпуске материальных ценностей, обсчеты — при выдаче денег и др., а также прямое присвоение средств.

Все эти факты не могут быть выявлены в момент их возникнове­ния — они не поддаются учету, так как не охватываются документа­цией. Они устанавливаются лишь периодическими сверками фак­тических остатков средств с данными учета. Такая сверка дает воз­можность дополнять и уточнять учетные данные, а также бороться с разного рода злоупотреблениями. Фактические остатки выявляются специальными переписями, которые называют инвентаризациями.

Инвентаризация — это способ проверки фактического наличия товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов для их сопоставления с данными бухгалтерского учета.

Инвентаризация является обязательным дополнением докумен­тации. Только при помощи обоих этих способов — документации и инвентаризации — в бухгалтерском учете обеспечивается полное и правильное отражение всех хозяйственных явлений.

В зависимости от полноты охвата средств инвентаризация под­разделяется на два вида: полную и частичную.

Полная инвентаризация охватывает все без исключения средства хозяйства. Она проводится, как правило, перед составлением годо­вого отчета по состоянию на 1 января. Но ввиду ее громоздкости и трудоемкости отдельные виды средств разрешается инвентаризовать и раньше.

Частичная инвентаризация охватывает какой-либо один вид средств хозяйства, например только материалы или только расчеты с покупателями. Она должна проводиться, помимо полной инвента­ризации, несколько раз на протяжении года с целью обеспечить точность отчетных данных, бороться с хищениями и потерями, ук­реплять финансовую дисциплину.

По своему характеру инвентаризации подразделяются на плано­вые и внеплановые.

Плановые инвентаризации осуществляются в заранее намечен­ные сроки исходя из целесообразности и возможности лучшего их проведения.

Внеплановые инвентаризации проводятся по распоряжению руко­водителей предприятий или вышестоящих органов, а также по требо­ванию ревизора, следственных и контрольных органов (на основе сигналов или сведений, поступивших к ним). Вне плана проводится инвентаризация после стихийных бедствий (пожара, наводнения), а также при смене материально ответственных лиц. По характеру осуществления такие инвентаризации должны быть внезапными.

Инвентаризация проводится специальной комиссией, назначае­мой руководителем предприятия и утверждаемой специальным приказом (распоряжением). В комиссию включаются разные спе­циалисты: инженерно-технические работники, товароведы, эконо­мисты, счетные работники, сами материально ответственные лица. Иногда инвентаризацию приходится проводить в отсутствие такого лица вследствие его болезни или других причин. В этом случае, а также в результате форс-мажорных обстоятельств к участию в ин­вентаризации могут привлекать представителей местных органов власти.

К началу инвентаризации в местах хранения проверяемых цен­ностей должна быть закончена обработка всех приходных и расход­ных документов, сделаны все записи в аналитическом учете и выве­дены остатки. Все предметы, подлежащие инвентаризации, — сы­рье, материалы, товары и др. — должны быть разложены по наименованиям, сортам, размерам; разнородные предметы — рас­сортированы. У материально ответственных лиц берется расписка о том, что все приходные и расходные документы включены в послед­ний отчет или реестр (на день инвентаризации) и что у них нет не-оприходованных или не списанных в расход ценностей. Если кла­довщик составляет товарный отчет, то при его проверке особое вни­мание обращают на достоверность произведенных операций, точность заполнения реквизитов, правильность цен, подсчетов, наличие под­писи материально ответственного лица, верность переноса остатка на начало периода и выведения остатка на его конец.

Инвентаризация проводится по каждому месту хранения, каж­дому материально ответственному лицу отдельно (и, как правило, в присутствии последнего). Все материальные ценности проверяются путем подсчета, взвешивания или обмера. Исключения допускают­ся лишь для предметов, хранящихся в неповрежденной фабричной упаковке, а также для навалочных и малоценных громоздких пред­метов. Количество первых может устанавливаться на основании до­кументов, однако с обязательной выборочной проверкой в натуре правильности документальных данных; количество вторых — тех­ническими расчетами. О проверке такими способами делается от­метка в описях.

Данные о выявленных и подсчитанных ценностях заносятся в инвентаризационные описи, которые подписываются всеми члена­ми инвентаризационной комиссии. По окончании инвентаризации материально ответственное лицо дает расписку о том, что все цен­ности, отмеченные в описи, проверены в его присутствии, приняты им на ответственное хранение и что он никаких претензий к комис­сии не имеет. Оценка инвентаризуемых предметов указывается в описи только в том случае, если она расходится с оценкой в учете или не может быть установлена по его данным.

Таким образом, инвентаризационные описи представляют со­бой документы, фиксирующие фактическое наличие и состояние средств хозяйства на определенную дату. По окончании инвентари­зации они передаются в бухгалтерию для сопоставления действи-

тельных остатков средств с их остатками по данным учета и приве­дения последних в соответствие с данными инвентаризации.

С целью выявления результатов инвентаризации бухгалтерия со­ставляет сличительные ведомости. В них данные из инвентаризаци­онных ведомостей сопоставляют (сличают) с соответствующими дан­ными из бухгалтерского учета. Здесь же выводятся результаты инвен­таризации — излишки или недостачи. Все сведения показываются как в денежном, так и в натуральных измерителях. В сличительные ведомости заносятся данные не обо всех видах инвентаризационных ценностей, а только о тех, по которым выявлены отклонения от учет­ных данных. Данные в таких ведомостях располагаются согласно классификации, принятой в учете.

До составления сличительных ведомостей и определения ре­зультатов инвентаризации бухгалтерия предприятия должна тща­тельно проверить правильность всех записей, сделанных в инвента­ризационных описях. При наличии ошибок в ценах, таксировке, подсчетах и т. п. их необходимо исправить, причем поправки следу­ет скрепить подписями всех членов комиссии. Остатки в сличитель­ных ведомостях определяются по ценам, принятым в учете.

Для оформления результатов инвентаризации могут применять­ся единые бланки, в которых соединены формы инвентаризацион­ных и сличительных ведомостей. После внесения инвентаризацион­ной комиссией в эти бланки данных о фактическом наличии ценно­стей бухгалтерия проставляет в них данные бухгалтерского учета и сличает те и другие показатели.

Комиссия выявляет причины недостач и излишков, обнаружен­ных в результате инвентаризации. Окончательное решение о харак­тере потерь и порчи ценностей она принимает на основании пись­менных объяснений соответствующих работников и других данных. Все выводы, предложения и решения инвентаризационной комис­сии оформляются протоколом, который утверждается руководите­лем предприятия.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактиче­ским наличием имущества и данными бухгалтерского учета отража­ются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

а) излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации;

б) недостача имущества и его порча в пределах норм естествен­ ной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм — на счет виновных лиц. Если виновные лица не уста-

новлены или суд отказал во взыскании с них убытков, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые ре­зультаты организации.

<< | >>
Источник: В.Э. Керимов. Бухгалтерский учет. Учебник 2-е издание. 2006 {original}

Еще по теме 1.7. Документация и инвентаризация:

  1. 6.1.1. Документация и инвентаризация
  2. Документация и инвентаризация
  3. Инвентаризация существующей документации
  4. Раздел 6. Документация и инвентаризация
  5. 7.2 Документация проекта
  6. 25.2.1. Требования к тендерной документации
  7. 7.3 Документация административной организации
  8. 3.4. Документация и методы ее формирования
  9. Унифицированные формы первичной учетной документации
  10. Структура документации
  11. 4.7. Документация системы менеджмента качества
  12. ПРОЕКТНО-СМЕТНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ
  13. Требования к регламентирующей документации.
  14. 53. ТРАНСПОРТНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ
  15. Документация банковских операций
  16. ГОСУДАРСТВЕННОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ И ДОКУМЕНТАЦИЯ
  17. УТВЕРЖДЕНИЕ И ЭКСПЕРТИЗА ПРОЕКТНО-СМЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
  18. Виды документации по управлению персоналом
  19. Проверка системы документации и документооборота