<<
>>

Документальное оформление операций, связанных с движением материалов

В соответствии с требованиями нормативных документов по бухгалтерскому учету, все операции по движению (поступление, перемещение, расходование) производствен­ных запасов должны оформляться первичными учетными документами.
Таблица 4.2

Формы первичной учетной документации по учету материально-производственных запасов организации

№ формы Наименование формы
М-2 Доверенность
М-4 Приходный ордер
М-7 Акт о приемке материалов
М-8 Лимитно-заборная карта
М-11 Требование-накладная
М-15 Накладная на отпуск материалов на сторону
М-17 Карточка учета материалов
М-35 Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений

Однако исходя из специфики своей деятельности организации могут помимо форм первичных учетных документов, содержащихся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, применять самостоятельно разработанные

формы первичных учетных документов по движению материально-производственных запасов при условии соблюдения общих требований к первичным учетным документам.

Первичные документы по учету материально-производственных запасов могут быть многострочными (на несколько номенклатурных номеров) или однострочными (на один номенклатурный номер).

Все учетные документы должны быть надлежащим образом оформлены, с запол­нением всех необходимых реквизитов, и иметь соответствующие подписи. При отсутст­вии показателей по отдельным реквизитам в указанных первичных учетных документах соответствующие строки или графы прочеркиваются.

Первичные учетные документы должны быть заранее пронумерованы либо номер ставится при оформлении и регистрации документа, при этом необходимо обеспечить индивидуальность номеров в течение одного отчетного года.

Документы по учету материально-производственных запасов могут быть составле­ны на бумажных и машинных носителях информации.

На материалы, поступающие по договорам купли-продажи, поставки и другим аналогичным договорам, организация получает от поставщика (грузоотправителя) рас­четные документы (платежные требования, платежные требования-поручения, счета, то­варно-транспортные накладные и т.п.) и сопроводительные документы (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения и др.). Эти документы регистрируются ра­ботником, занимающимся снабжением, и проверяются с точки зрения их соответствия условиям поставки, предусмотренным договором: по ассортименту, ценам, количеству материалов, способу и сроку отправки и др. Проверенные расчетные документы органи­зация акцептует. Одновременно делают отметку о выполнении договора поставки, после чего расчетные документы передают в бухгалтерию организации для оплаты.

Для получения материалов со склада поставщика или транспортной организации бухгалтерия выписывает экспедитору (агенту, товароведу) доверенность по форме №М-2. Доверенность подписывается руководителем организации и главным бухгалтером, заве­ряется печатью. Принятые грузы экспедитор доставляет на склад организации и сдает заведующему складом, который проверяет соответствие их фактического количества данным документа поставщика. При приемке материалы подвергаются тщательной про­верке в отношении соответствия ассортименту, количеству и качеству, указанным в рас­четных и сопроводительных документах.

Если расхождений нет, то выписывают приход­ный ордер (форма №М-4) на все количество поступившего груза. Приходный ордер подписывает заведующий складом и экспедитор. Материальные ценности приходуются в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, числовых). Если материалы поступают в одной единице, а расходуются в другой, то они учитываются од­новременно в двух единицах измерения. На массовые однородные грузы, прибывающие от одного и того же поставщика несколько раз в течение дня, допускается составление одного приходного ордера в целом за день. При этом на каждую отдельную приемку ма­териала в течение этого дня делаются записи на обороте ордера, которые в конце дня подсчитываются, и общий итог записывается в приходный ордер.

Вместо приходного ордера приемка и оприходование материалов может оформ­ляться проставлением на документе поставщика (счет, накладная и т.п.) штампа, в оттис­ке которого содержатся те же реквизиты, что и в приходном ордере. В этом случае запол­няются реквизиты указанного штампа и ставится очередной номер приходного ордера. Такой штамп приравнивается к приходному ордеру.

В тех случаях, когда количество и качество прибывших на склад материалов не со­ответствует данным счета поставщиков, приемку материалов производит комиссия и оформляет акт о приемке материалов (форма №М-7), который служит основанием для предъявления претензий поставщику. В составе комиссии должен быть представитель поставщика или представитель незаинтересованной организации. Акт составляют также при приемке материалов, поступивших на склад организации без счета поставщика (не­отфактурованные поставки). В случае составления приемного акта приходный ордер не

оформляется. Приемный акт о приемке служит основанием для предъявления претензий и исков к поставщику и (или) транспортной организации.

Материалы, закупленные подотчетными лицами организации, подлежат сдаче на склад. Оприходование материалов производится в общеустановленном порядке на осно­вании оправдательных документов, подтверждающих покупку (счета и чеки магазинов, квитанция к приходному кассовому ордеру - при покупке у другой организации за на­личный расчет, акт или справка о покупке на рынке или у населения), которые прикла­дываются к авансовому отчету подотчетного лица.

Учет материалов на складе осуществляет заведующий складом, являющийся мате­риально-ответственным лицом, которого принимают на работу, как правило, по согласо­ванию с главным бухгалтером организации. С кладовщиком заключается типовой дого­вор о полной индивидуальной материальной ответственности. На каждый номенклатур­ный номер материалов кладовщик заполняет материальный ярлык и прикрепляет его к месту хранения материалов. В ярлыке указывают наименование материалов, номенкла­турный номер, единицу измерения, цену и лимит назначения материалов.

Для рациональной организации учета производственных запасов на предприя­тиях, ведущих учет материалов по планово-расчетным ценам, применяют номенклату­ру-ценник. Как правило, номенклатура-ценник составляется в разрезе субсчетов счета 10 «Материалы». Внутри субсчетов они подразделяются по группам (видам). Наименования материалов записываются с указанием марки, сорта, размера, других отличительных признаков. Каждому такому наименованию присваивается номенклатурный номер (шифр). Далее указываются единица измерения, учетная цена и ее последующие изме­нения (новая цена и с какого времени она действует).

Учет движения и остатков материалов осуществляют в карточках учета материалов (форма №М-12). На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку, по­этому учет называют сортовым учетом и осуществляют его только в натуральном выраже­нии. Запись в карточках кладовщик делает на основании первичных документов (приход­ных ордеров, требований-накладных и др.) в день совершения операций. После каждой записи выводят остаток материалов. Если остаток материалов выше или ниже установлен­ной нормы запасов, то заведующий складом обязан сообщить об этом в отдел снабжения.

Порядок документального оформления отпуска материалов зависит, прежде всего, от организации производства, направления расхода и периодичности их отпуска.

Под отпуском материалов на производство понимается их выдача со склада непо­средственно для изготовления продукции (выполнения работ, оказания услуг) или для управленческих нужд организации.

Стоимость материалов, отпускаемых со складов организации в подразделения в аналитическом учете, как правило, определяется по учетным ценам.

При отпуске материалы должны измеряться в соответствующих единицах измере­ний (весовых, объемных, линейных, поштучно).

Отпуск материалов со складов организации осуществляется только выделенным для их получения работникам подразделения организации.

В первичных учетных документах на отпуск материалов со складов в подразделе­ния организации указываются наименование материала, количество, цена (учетная цена), сумма, а также назначение: номер (шифр) и (или) наименование заказа (изделия, про­дукции), для изготовления которого отпускаются материалы, либо номер (шифр) и (или) наименование затрат.

На фактически израсходованные материалы подразделение-получатель материа­лов составляет акт расхода, в котором указывается наименование, количество, учетная цена и сумма по каждому наименованию, номер (шифр) и (или) наименование заказа (изделия, продукции), для изготовления которого они израсходованы, либо номер (шифр) и (или) наименование затрат, количество и сумма по нормам расхода, количество и сум­ма расхода сверх норм и их причины; в необходимых случаях указываются количество изготовленной продукции либо объемы выполненных работ.

Отпуск материалов со складов (кладовых) организации на производство (участкам, бригадам, на рабочие места), как правило, должен осуществляться на основе предвари­тельно установленных лимитов. Лимиты отпуска материалов на производство устанавли­ваются отделом снабжения или другими подразделениями (должностными лицами) по решению руководителя организации на основе разработанных норм расхода материалов.

Первичными учетными документами по отпуску материалов со складов организа­ции в подразделения организации являются лимитно-заборная карта (типовая межот­раслевая форма №М-8), требование-накладная (типовая межотраслевая форма №М-11), накладная (типовая межотраслевая форма №М-15).

Расход материалов, отпускаемых в производство и на другие нужды, систематиче­ски оформляют лимитно-заборными картами.

Лимитно-заборные карты выписываются подразделениями организации, выпол­няющими снабженческие или планирующие функции, в двух или трех экземплярах сро­ком на один месяц. Один экземпляр лимитно-заборной карты до начала месяца ее дейст­вия передается подразделению организации-получателю материалов, второй экземпляр - складу. Третий экземпляр (если он оформляется) остается в подразделениях, выполняю­щих снабженческие или плановые функции, для контроля.

Сотрудник, осуществляющий отпуск материалов, отмечает в обоих экземплярах лимитно-заборной карты дату и количество отпущенных материалов, которые подтвер­ждаются подписями получателя и заведующего складом (кладовщика). Отпускаются только те материалы, которые указаны в лимитно-заборной карте, и в пределах установ­ленных лимитов.

В случае отпуска материалов сверх лимита в первичных учетных документах (ли­митно-заборных картах, требованиях-накладных) проставляется штамп (надпись) «Сверх лимита». Отпуск материалов сверх лимита производится при наличии разрешения руко­водителя или лиц, им на то уполномоченных. На документах указываются причины сверхлимитного отпуска материалов.

В конце месяца (квартала) лимитно-заборные карты сдаются в бухгалтерскую службу организации.

При замене материала, предусмотренного установленной для данного изделия (продукции) технологией, другим материалом оформляется требование на замену.

Если материалы со склада отпускаются нечасто, то их отпуск оформляют одно- и многострочными требованиями-накладными на отпуск материалов, которые выписы­ваются цехом-получателем в двух экземплярах: первый, с распиской кладовщика, остает­ся в цехе, второй, с распиской получателя, - у кладовщика.

Сдача подразделениями на склад материалов оформляется накладными на внут­реннее перемещение материалов в случаях, когда:

- продукция, изготовленная подразделениями организации, используется для внут­реннего потребления в организации или для дальнейшей переработки;

- осуществляется возврат подразделениями организации на склад;

- производится сдача отходов, образующихся в процессе производства продукции (выполнения работ), а также сдача брака;

- осуществляется сдача материалов, полученных от ликвидации (разборки) основ­ных средств;

- в других аналогичных случаях.

Операции по передаче материалов из одного подразделения организации в другое также оформляются накладными на внутреннее перемещение материалов.

Подразделения организации ежемесячно составляют отчеты о наличии и движе­нии материальных ценностей, которые вместе с другими документами по учету затрат на производство передаются в бухгалтерскую службу согласно утвержденному порядку до­кументооборота.

4.2.

<< | >>
Источник: Соколова Е.С.. БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ: Учебно-методический комплекс. - М.: Изд. центр ЕАОИ. - - 200 с.. 2008

Еще по теме Документальное оформление операций, связанных с движением материалов:

  1. 4.2. Документальное оформление операций по движению материалов
  2. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ДВИЖЕНИЯ МАТЕРИАЛОВ
  3. Документальное оформление движения материалов
  4. Документальное оформление движения материалов
  5. ДВИЖЕНИЕ МАТЕРИАЛОВ И ИХ ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ
  6. Документальное оформление операций, связанных с нематериальными активами
  7. 9.2. Документальное оформление операций по движению готовой продукции
  8. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ДВИЖЕНИЯ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ
  9. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ДВИЖЕНИЯ ТОВАРОВ
  10. 7.3. Документальное оформление движения основных средств
  11. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ДВИЖЕНИЯ НЕМАТЕРИАЛЬНЫХ АКТИВОВ
  12. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ДВИЖЕНИЯ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ
  13. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ДВИЖЕНИЯ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ