Документальное оформление операций по оплате труда
Для учета личного состава, начисления и выплаты заработной платы используют унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г.
№ 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление № 1). Согласно Постановлению № 1 все документы, связанные с расчетами с персоналом по оплате труда, можно разделить на две группы:■ кадровые документы;
■ документы по расчету заработной платы.
Кадровые документы, как и документы по оплате труда, должны быть у всех организаций и индивидуальных предпринимателей. Большинство таких документов имеет длительный срок хранения (75 лет или постоянно).
Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1) применяется для оформления и учета принимаемых на работу сотрудников по трудовому договору. В приказе указываются наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы.
Приказ подписывается руководителем организации и объявляется работнику под расписку. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка, в бухгалтерии открывается лицевой счет работника. Форма № Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу» оформляется при приеме на работу группы работников.Обязательным документом кадрового учета является личная карточка работника (форма № Т-2), которая заполняется на лиц, принятых на работу на основании приказа о приеме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения и других документов, предусмотренных законодательством.
В личную карточку заносятся всевозможные сведения о работнике: о дате и месте рождения, образовании, знании иностранного языка, составе семьи, отпусках, перемещениях по работе.Для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации применяется штатное расписание (форма № Т-3). Этот документ представляет собой перечень структурных подразделений, должностей с указанием штатных единиц и окладов (тарифных ставок), надбавок и месячный фонд заработной платы, утвержденный руководителем организации. Изменения в штатное расписание вносятся также по приказу руководителя. На основании этого документа можно определить запланированную сумму расходов на оплату труда. Однако этот документ не является обязательным, поэтому составляется по усмотрению руководства и бухгалтера.
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6) применяется для оформления и учета отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с законодательством, коллективным договором, нормативными актами организации, трудовым договором. Данный Документ составляется работником кадровой службы, подписывается руководителем организации и объявляется работнику под расписку. На основании приказа оформляется запись в личной карточке, лицевом счете И производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, По форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».
Таким образом, форма № Т-60 предназначена для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска. № Т-ба «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам» оформляется при предоставлении ежегодного отпуска и других видов отпусков группе работников.
Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-61) применяется для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора. Данный документ составляется работником кадровой службы.
Расчет причитающейся суммы заработной платы и иных выплат производится работником бухгалтерии.Все работодатели должны составлять график отпусков по форме № Т-7. График составляется в конце предыдущего года на следующий год. От всех работников собирается информация о том, когда бы они хотели пойти в отпуск, затем эта информация анализируется, и начальник кадровой службы составляет указанный график.
Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (форма № Т-8) применяется для оформления и учета увольнения работника. Документ заполняется сотрудником кадровой службы, подписывается руководителем организации, объявляется работнику под расписку. На основании приказа оформляется запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке, производится расчет с работником по форме № Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)». Форма № Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)» оформляется при увольнении группы сотрудников.
Для осуществления табельного учета и контроля трудовой дисциплины применяются табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма№ Т-12) и табель учета рабочего времени (форма№ Т-13). Форма № Т-12 предназначена для учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, а форма № Т-13 — только для учета использования рабочего времени.
Сущность табельного учета заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, ухода с работы, всех случаев опозданий и неявок с указанием причины, а также часов простоя и часов сверхурочной работы.
Табели составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом (табельщиком, мастером или иным уполномоченным на это лицом), подписываются руководителем структурного подразделения и кадровой службы. Табель передается в расчетный отдел бухгалтерии два раза в месяц: для корректировки суммы выплаты за первую половину месяца (аванса) и для расчета заработной платы за месяц.
Если для работника установлена сдельная система оплаты труда, то одного табеля для начисления заработной платы недостаточно. В этом случае необходим документ для учета выработки. Поскольку унифицированных форм для этого не разработано, то организациям, начисляющим сдельную заработную плату, необходимо разрабатывать их самостоятельно.
Документом, в котором сразу фиксируются и начисление, и выплата заработной платы, является расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49). После начисления заработной платы расчетно-платежная ведомость передается кассиру, который по ней будет выдавать заработную плату работникам. Дополнительной графой в расчетно-платежной ведомости является подпись работника о получении причитающейся суммы.
Лицевой счет (форма № Т-54 (№ Т-54а)) предназначен для записи всех сведений о трудовой деятельности сотрудника: номера и даты приказов о приеме на работу, начисленные суммы, сведения об использовании отпусков, суммы предоставленных льгот (налоговых вычетов), удержания из заработной платы за каждый месяц. Лицевой счет открывают на каждый календарный год на каждого сотрудника организации.
Бланк формы № Т-54 используют, если бухгалтерский учет ведут вручную, бланк формы № Т-54а — если учет ведут на компьютере.
Основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника является трудовая книжка. Если работник трудился в фирме более 5 дней, то работодатель обязан внести в трудовую книжку запись об этом.
Трудовую книжку заводят на первом месте работы. Если у работника есть трудовой стаж, то работодателю необходимо заносить сведения в имеющуюся трудовую книжку.
В трудовую книжку заносятся записи только по основному месту работы. Совместителям никаких записей делать не нужно. Однако если работник хочет, чтобы запись о деятельности по совместительству была внесена в трудовую книжку, он должен попросить об этом по месту своей
основной работы. Тогда запись можно сделать при предъявлении документов, подтверждающих работу по совместительству.
Обязанность по ведению трудовых книжек ложится также и на работодателей — индивидуальных предпринимателей. Работодатель — физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые. Документом, подтверждающим время работы у физического лица, может являться только трудовой договор, заключенный в письменной форме.
10.1.
Еще по теме Документальное оформление операций по оплате труда:
- Документальное оформление операций по учету труда и его оплаты
- ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ УЧЕТА ВЫРАБОТКИ И НАЧИСЛЕНИЕ СДЕЛЬНОЙ ОПЛАТЫ ТРУДА
- ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ УЧЕТА ВЫРАБОТКИ И НАЧИСЛЕНИЕ СДЕЛЬНОЙ ОПЛАТЫ ТРУДА
- Документальное оформление операций с ценными бумагами
- 4.2. Документальное оформление операций по движению материалов
- ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ И УЧЕТ ОПЕРАЦИЙ НА РАСЧЕТНЫХ СЧЕТАХ
- ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ И УЧЕТ ОПЕРАЦИЙ НА РАСЧЕТНОМ СЧЕТЕ
- 9.2. Документальное оформление операций по движению готовой продукции
- Документальное оформление операций, связанных с нематериальными активами
- Документальное оформление операций, связанных с движением материалов
- СИНТЕТИЧЕСКИЙ УЧЕТ ОПЕРАЦИЙ, СВЯЗАННЫХ С ОПЛАТОЙ ТРУДА
- 2.8.5. Тарифная система оплаты труда. Особенности оплаты труда работников бюджетной сферы