<<
>>

ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ДВИЖЕНИЯ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ

Для документального оформления хозяйственных операций, отражающих процесс дви­жения основных средств, и достижения основных целей их бухгалтерского учета в органи­зации должна быть разработана рациональная система документооборота в соответствии сутвержденным графиком.

Приказом или распоряжением по организации необходимо определить круг лиц, на ко­торых возлагается ответственность за сохранность и перемещение, объектов основных средств, за правильное и своевременное оформление этих операций, определить должно­стных лиц, которым предоставлено право подписи документов на приобретение, ввод в эксплуатацию, перемещение и списание основных средств.

Для оформления документации на поступающие основные средства приказом или рас­поряжением* руководителя организации должна создаваться комиссия в составе соответ­ствующих должностных лиц, в том числе главного бухгалтера, и лиц, на которых преду­сматривается возложение ответственности за приемку и сохранность поступающих объек­тов основных средств.

Для учета движения основных средств организации должны применяться следующие унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств, утвержденные постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7:

№ формы Наименование формы
ОС-1 Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)
ОС-1 а Акт о приеме-передаче здания (сооружения)
ОС-1 б Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)
ОС-2 Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств
ОС-3 Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств
ОС-4 Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспорт­ных средств)
ОС-4а Акт о списании автотранспортных средств
ОС-46 Акт о списании групп объектов основных средств (кроме авто­транспортных средств)
ОС-6 Инвентарная карточка учета объекта основных средств
ОС-ба Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств
ОС-66 Инвентарная книга учета объектов основных средств

В зависимости от назначения, состава и количества объектов основных средств для оформления и учета операций по приему, приему-передаче объектов основных средств между организациями используются:

- акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооруже­ний) по форме № ОС-1 (применяется для отдельного объекта основных средств, не отно­сящегося к зданию и сооружению);

- акт о приеме-передаче здания (сооружения) по форме № ОС-1 а (применяется только для зданий и сооружений);

- акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) по форме № ОС-16 (применяется для групп объектов основных средств, не относящихся к зданиям и сооружениям).

Акты в количестве не менее двух экземпляров составляются комиссией с заполнением всех необходимых реквизитов и должны иметь все необходимые подписи.

К актам должна прилагаться техническая документация, относящаяся к данным объек­там основных средств. Указанные акты применяются для включения объектов в состав основных средств и учета их ввода в эксплуатацию, а также выбытия из состава основных средств при передаче (продаже, мене и пр.) другой организации.

При поступлении объектов основных средств данные формы оформляются:

- для объектов, не требующих монтажа, - в момент приобретения;

- для объектов, требующих монтажа, - после приема их из монтажа и сдачи в эксплуа­тацию;

- поступивших по договорам купли-продажи, мены имущества, дарения, финансовой аренды, путем приобретения за плату денежными средствами, изготовления для собст­венных нужд и ввода в эксплуатацию законченных строительством зданий (сооружений, встроенных и пристроенных помещений) в установленном порядке.-

Исключением являются случаи, когда прием-передача объектов основных средств и ввод их в действие должны оформляться в соответствии с действующим законодательст­вом в особом порядке.

Например, при приобретении объектов недвижимости или транспортных средств в ус­тановленных законодательством случаях помимо актов о приеме-передаче объектов ос­новных средств необходимы и иные документы, в частности документы, подтверждающие их государственную регистрацию. До представления свидетельства о государственной регистрации объекты недвижимости и транспортные средства не подлежат принятию к бухгалтерскому учету и остаются в составе незавершенных капитальных вложений.

Установлено, что к незавершенным капитальным вложениям относятся не оформлен­ные актами о приеме-передаче объектов основных средств и иными документами (включая документы, подтверждающие государственную регистрацию объектов недвижимости в ус­тановленных законодательством случаях) затраты на строительно-монтажные работы, при­обретение зданий, оборудования, транспортных средств и иных материальных объектов длительного пользования.

В актах предусмотрен реквизит «Государственная регистрация прав на недвижимость», ко­торый заполняется при оформлении прав на недвижимое имущество и в случаях сделок с ним.

В случаях приобретения объектов основных средств, бывших в эксплуатации, в формах № ОС-1 и № ОС-1а предусмотрен раздел 1, в котором указываются сведения о состоянии объекта на дату передачи. Данный раздел заполняется на основании данных передающей стороны (организации-сдатчика), имеющих информационный характер.

В показателях граф «Сумма начисленной амортизации (износа)» указывается сумма начисленной амортизации (износа) с начала эксплуатации объекта.

В случаях приобретения объектов через сеть розничной торговли или изготовления их для собственных нужд раздел 1 не заполняется.

Раздел 2, включающий сведения об объектах на дату их принятия к бухгалтерскому учету, заполняется организацией-получателем только в одном (своем) экземпляре.

В актах данные об объектах основных средств, находящихся в собственности двух или нескольких организаций, записываются соразмерно доле организации в праве общей соб­ственности.

При этом на первой странице в раздел «Справочно» заносятся сведения об участниках долевой собственности (с указанием их доли в праве общей собственности). Кроме того, в случае, если стоимость приобретения объекта основных средств была выражена в ино­странной валюте (условных денежных единицах), то на первой странице актов приводятся сведения о наименовании иностранной валюты, ее сумме по курсу ЦБ России на дату, вы­бранную в соответствии с требованиями, действующими в системе бухгалтерского учета.

Акты утверждаются руководителями организации-получателя и организации - сдатчика основных средств.

После оформления акты с приложенной технической документацией передаются в бух­галтерию организации, где на объект основных средств открывается инвентарная карточка (книга).

Данные приема и выбытия объекта из состава основных средств вносятся в инвентар­ную карточку (книгу) учета объектов основных средств.

Учет основных средств ведется бухгалтерией пообъектно.

Единицей бухгалтерского учета основных средств является инвентарный объект.

Инвентарным объектом признается объект основных средств со всеми приспособ­лениями и принадлежностями или отдельный конструктивно обособленный предмет, пред­назначенный для выполнения определенных самостоятельных функций, или же обособ­ленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и предназначенный для выполнения определенной работы.

Комплекс конструктивно сочлененных предметов - это один или несколько предметов одного или разного назначения, имеющих общие приспособления и принадлежности, об­щее управление, смонтированные на одном фундаменте, в результате чего каждый вхо­дящий в комплекс предмет может выполнять свои функции только в составе комплекса, а несамостоятельно.

Если один объект состоит из нескольких частей, сроки полезного использования кото­рых существенно отличаются, каждая такая часть учитывается как самостоятельный ин­вентарный объект.

Объект основных средств, находящийся в собственности двух или нескольких органи­заций, отражается в учете каждой организацией в составе основных средств соразмерно ее доле в общей собственности.

Для организации бухгалтерского учета и обеспечения сохранности основных средств каждому инвентарному объекту основных средств должен присваиваться при принятии их к бухгалтерскому учету соответствующий инвентарный номер.

Присвоенный инвентарному объекту номер может быть обозначен путем прикрепления металлического жетона, нанесен краской или иным способом. В тех случаях, когда инвен­тарный объект имеет несколько частей, имеющих разный срок полезного использования и учитывающихся как отдельные инвентарные объекты, каждой части присваивается от­дельный инвентарный номер. Если по объекту, состоящему из нескольких частей, уста­новлен общий для объектов срок полезного использования, указанный объект числится за одним инвентарным номером.

Инвентарный номер, присвоенный объекту основных средств, сохраняется за ним на весь период его нахождения в данной организации.

Инвентарные номера выбывших объектов основных средств не рекомендуется при­сваивать вновь принятым к бухгалтерскому учету объектам в течение пяти лет по оконча­нии года выбытия.

Для учета наличия объектов основных средств, а также учета движения их внутри орга­низации бухгалтерией открывается:

- на каждый объект - инвентарная карточка учета объекта основных средств по форме № ОС-б;

- на группу объектов - инвентарная карточка группового учета объектов ос­новных средств по форме № ОС-6а\

- для объектов основных средств малых предприятий - инвентарная книга учета объектов основных средств по форме № ОС-66

Инвентарные карточки составляются в одном экземпляре на основании документов на зачисление объекта и находятся в бухгалтерии.

Записи в инвентарных карточках (инвентарной книге) производятся на основании актов о приеме-передаче объектов основных средств (формы № ОС-1, № ОС-1 а, № ОС-1 б) и сопроводительных документов (технических паспортов заводов-изготовителей и др.).

В инвентарных карточках (инвентарной книге) должны быть приведены основные дан­ные по объекту основных средств: срок полезного использования, способ начисления амортизации, отметка о неначислении амортизации (если оно имеет место), индивидуаль­ные особенности объекта.

На объект основных средств, полученный в аренду, для организации учета указанного объекта на забалансовом счете в бухгалтерской службе арендатора рекомендуется также открывать инвентарную карточку. Данный объект может учитываться арендатором по ин­вентарному номеру, присвоенному арендодателем.

Прием, перемещение объектов основных средств внутри организации, включая прове­дение реконструкции, модернизации, капитального ремонта, а также их выбытие или спи­сание, отражаются в инвентарной карточке (книге) на основании соответствующих доку­ментов. Инвентарные карточки (книга) являются основным регистром аналитического уче­та объектов основных средств.

В инвентарную карточку записывают только главные качественные и количественные показатели основного объекта, а также относящиеся к нему важнейшие пристройки, при­способления и принадлежности, ограничиваясь двумя-тремя наиболее важными для дан­ного объекта качественными показателями, исключая дублирование данных имеющейся в организации технической документации на данный объект.

Краткую индивидуальную характеристику в случае группового учета основных средств дают не по каждому объекту отдельно, а в целом по всей группе объектов, учитываемых в одной инвентарной карточке (форма № ОС-ба).

При значительном изменении качественных и количественных показателей в характе­ристике объекта в результате реконструкции (модернизации), достройки и дооборудования прежнюю инвентарную карточку в случае невозможности отразить в ней все показатели, характеризующие реконструированный (модернизированный, дооборудованный, достро­енный) объект в целом, заменяют новой. Старую инвентарную карточку сохраняют как справочный документ.

Инвентарные карточки могут группироваться в картотеке в соответствии с указанной выше Классификацией основных средств, включаемых в амортизационные группы.

В организациях, имеющих небольшое количество объектов основных средств, пообъ­ектный учет может осуществляться в инвентарной книге (форма № ОС-66) с указанием необходимых сведений об основных средствах по их видам и местам нахождения.

При наличии большого количества объектов основных средств по месту их эксплуата­ции учет может осуществляться в инвентарном списке или другом соответствующем до­кументе, содержащем сведения о номере и дате инвентарной карточки, инвентарном но­мере объекта, полном наименовании объекта, его первоначальной стоимости и сведения о выбытии (перемещении) объекта.

Данные инвентарных карточек ежемесячно суммарно сверяются с данными синтетиче­ского учета основных средств.

Оперативный контроль за использованием основных средств в организации осуществ­ляется на основе данных бухгалтерского и оперативного учета, а также технической доку­ментации. К числу показателей, характеризующих использование основных средств, отно­сятся, в частности: данные о наличии основных средств с подразделением их на собствен­ные или арендованные; установленные и неустановленные, действующие и неиспользуе­мые; данные о рабочем времени и простоях по группам основных средств; данные о вы­пуске продукции (работ, услуг) в разрезе объектов основных средств и др.

Отражение в бухгалтерском учете поступления основных средств будет различным в зависимости от источников поступления и условий их получения. Однако в любом случае в первичных учетных документах, отражающих поступление основных средств, должны содержаться данные о количестве и стоимости каждого объекта основных средств. В про­тивном случае у бухгалтера не будет достаточных оснований для принятия таких основных средств к учету.

Перемещение основных средств внутри организации оформляется внутреннее перемещение объектов основных средств по форме № ОС-2.

Данная форма применяется для оформления и учета перемещения объектов основных средств из одного структурного подразделения (цеха, отдела, участка и др.) в другой. На­кладная выписывается передающей стороной (сдатчиком) в трех экземплярах, подписыва­ется ответственными лицами структурных подразделений получателя и сдатчика. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй остается у лица, ответственного за сохран­ность объекта основных средств сдатчика, третий экземпляр передается получателю.

Данные о перемещении объектов основных средств вносятся в инвентарные карточки (книгу) учета объектов основных средств, которые помещаются в картотеку по новому ме­стонахождению.

Для оформления приема-сдачи объектов основных средств из ремонта, реконструкции, модернизации (восстановление основных средств) применяется акт о приеме-сдаче от­ремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств по форме № ОС-3.

Акт подписывается членами приемочной комиссии или лицом, уполномоченным на приемку объектов основных средств, а также представителем организации (структурного подразделения), проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию. Акт утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и сдается в бухгалтерию.

Если ремонт, реконструкцию и модернизацию выполняет сторонняя организация, акт составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, второй эк­земпляр передается организации, проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию.

Данные ремонта, реконструкции, модернизации вносятся в инвентарную карточку учета объекта основных средств (форма № ОС-6).

176

В технический паспорт соответствующего объекта основных средств должны быть вне­сены необходимые изменения в характеристику объекта, связанные с капитальным ремон­том, реконструкцией и модернизацией.

Выбытие основных средств в результате продажи или передачи сторонним организа­циям оформляется актом (по форме № ОС-1, № ОС-1 а или № ОС-1 б), на основании кото­рого в бухгалтерии организации делается соответствующая запись в инвентарной карточке (книге) учета объектов основных средств (формы № ОС-6, № ОС-ба или № ОС-66).

При списании объектов основных средств из-за их непригодности к дальнейшему ис­пользованию, невозможности или неэффективности их восстановления требуется оформ­ление других первичных учетных документов.

Для оформления документации на списание указанных выше объектов в организации приказом руководителя создается комиссия, в состав которой входят соответствующие должностные лица, в том числе главный бухгалтер (бухгалтер) и лица, на которых возло­жена ответственность за сохранность объектов основных средств.

Для участия в работе комиссии могут приглашаться представители инспекций, на кото­рые в соответствии с законодательством возложены функции регистрации и надзора на отдельные виды имущества.

В компетенцию комиссии входит:

- осмотр объекта, подлежащего списанию с использованием необходимой технической документации, а также данных бухгалтерского учета, установление целесообразности (пригодности) дальнейшего использования объекта основных средств, возможности и эф­фективности его восстановления;

- установление причин списания объекта (физический и моральный износ, нарушение условий эксплуатации, аварии, стихийные бедствия и иные чрезвычайные ситуации, дли­тельное неиспользование объекта для производства продукции, выполнения работ и ока­зания услуг либо для управленческих нужд и др.);

- выявление лиц, по вине которых происходит преждевременное выбытие объекта ос­новных средств, внесение предложений о привлечении этих лиц к ответственности, уста­новленной законодательством;

- возможность использования отдельных узлов, деталей, материалов выбывающего объекта и их оценка исходя из текущей рыночной стоимости, контроль за изъятием из спи­сываемых объектов основных средств цветных и драгоценных металлов, определением их количества, веса;

- составление акта на списание объекта основных средств.

Принятое комиссией решение о списании объекта основных средств оформляется в акте на списание объекта основных средств с указанием данных, характеризующих объ­ект основных средств (дата принятия объекта к бухгалтерскому учету, год изготовления или постройки, время ввода в эксплуатацию, срок полезного использования, первоначаль­ная стоимость и сумма начисленной амортизации, проведенные переоценки, ремонты, причины выбытия с их обоснованием, состояние основных частей, деталей, узлов, конст­руктивных элементов).

Для оформления списания основных средств комиссия использует следующие акты:

- для объекта основных средств - акт о списании объекта основных (кроме ав­тотранспортных средств) по форме № ОС-4\

- для автотранспортных средств - акт о списании автотранспортных средств (форма № ОС-4а)\

- для групп объектов основных средств - акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) по форме № 00-46.

Данные акты составляются в двух экземплярах, подписываются членами комиссии и утверждаются руководителем или уполномоченным им лицом. Первый экземпляр переда­ется в бухгалтерию, второй - остается у лица, ответственного за сохранность объектов основных средств, и является основанием для сдачи на склад и реализации материаль­ных ценностей и металлолома, оставшихся в результате списания.

В случае списания автотранспортного средства в бухгалтерию вместе с актом формы № ОС-4а передается акт об аварии, с указанием причин, вызвавших аварию, если она имела место, а также документ, подтверждающий снятие его с учета в Государственной инспекции безопасности дорожного движения Министерства внутренних дел РФ (ГИБДД).

Данные результатов списания вносятся в инвентарную карточку (книгу) учета объекта, объектов и группового учета объектов основных средств (формы № Ов-6, № ОС-ба, №0066).

Соответствующие записи о выбытии объекта основных средств отражаются в докумен­те, открываемом по месту его нахождения.

Инвентарные карточки по выбывшим объектам основных средств должны храниться в течение срока, определяемого руководителем организации.

Ликвидация отдельных частей, входящих в состав объекта, имеющих разный срок по­лезного использования и учитывающихся как самостоятельные инвентарные объекты, оформляется в порядке, изложенном выше.

Безвозмездная передача объектов основных средств, осуществляемая по договору да­рения, и передача организацией объектов основных средств в собственность другого юри­дического или физического лица в обмен на другой товар, совершаемая по договору мены, оформляется актами по формам № ОС-1, № ОС-1 а или № ОС-1 б.

На основании актов бухгалтерская служба организации производит соответствующую запись в инвентарной карточке переданного объекта и прилагает указанную карточку к этим актам. Об изъятии карточки на выбывший объект делается отметка в документе, открываемом по местонахождению объекта (инвентарной книге).

Списание стоимости указанных объектов основных средств производится на основании прилагаемых к актам договора дарения и письменного сообщения (авизо) принимающей организации о принятии к бухгалтерскому учету этого объекта или договора мены.

Возврат арендуемого объекта основных средств арендодателю оформляется актом по форме № ОС-1, № ОС-1 а или № ОС-16, на основании которого бухгалтерская служба арендатора снимает возвращенный объект с забалансового учета.

3.

<< | >>
Источник: Тумасян Рафаэль Зарзанович. Бухгалтерский учет : учебно-практическое пособие / Р.З. Тумасян. - 5-е изд., перераб. и доп. - Москва : Омега-Л, - 794 с. : ил. [табл.]. - (Профессиональный бухгалтер).. 2006

Еще по теме ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ДВИЖЕНИЯ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ:

  1. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ДВИЖЕНИЯ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ
  2. 7.3. Документальное оформление движения основных средств
  3. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ДВИЖЕНИЯ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ
  4. 3.2. Документальное оформление движения основных средств
  5. Аналитический учет основных средств и документальное оформление их движения
  6. Аналитический учет основных средств и документальное оформление их движения
  7. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ДВИЖЕНИЯ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ В КАССЕ
  8. Документальное оформление основных средств
  9. 47. Документальное оформление основных средств
  10. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ДВИЖЕНИЯ ТОВАРОВ
  11. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ДВИЖЕНИЯ МАТЕРИАЛОВ
  12. 4.2. Документальное оформление операций по движению материалов
  13. Документальное оформление движения материалов
  14. Документальное оформление движения материалов
  15. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ДВИЖЕНИЯ НЕМАТЕРИАЛЬНЫХ АКТИВОВ
  16. ДВИЖЕНИЕ МАТЕРИАЛОВ И ИХ ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ
  17. Документальное оформление движения готовой продукции
  18. 8.2. Документальное оформление движения нематериальных активов