Документальное оформление движения готовой продукции и товаров

Готовая продукция поступает из производства на склад на ос­новании приемосдаточных накладных, актов, спецификаций и других аналогичных документов, которые выписываются в двух экземплярах.

Учет готовой продукции на складах ведется по местам хране­ния и материально ответственным лицам. Особенностью учета го­товой продукции является ведение количественно-стоимостного учета, при этом организацией самостоятельно определяются учет­ные единицы.

Отпуск готовой продукции покупателям оформляется, как правило, накладными. В качестве типовой формы накладной мож­но использовать форму № М-15 «Накладная на отпуск материалов на сторону».

В зависимости от отраслевой специфики организации могут применять специализированные формы накладных и других пер­вичных документов с указанием в них обязательных реквизитов.

Основанием для выписки накладных являются распоряжения руководителя организации или уполномоченного лица, а также договор с покупателем (заказчиком).

Методическими рекомендациями по учету материально­производственных запасов рекомендуется следующий порядок учета отпуска готовой продукции:

1. Накладные формы № М-15 выписываются на складе или в отделе сбыта в четырех экземплярах и передаются в бухгалтерию для регистрации в журнале регистрации накладных на отпуск го­товой продукции и подписи их главным бухгалтером или лицом, им уполномоченным.

2. Из бухгалтерии подписанные накладные возвращаются в отдел сбыта (или другое аналогичное подразделение организации). Один экземпляр накладной передается кладовщику (или другому материально ответственному лицу), второй служит основанием для выписки счета-фактуры, третий и четвертый передаются полу­чателю готовой продукции. На всех экземплярах накладной полу­чатель обязан расписаться в получении.

3. При вывозе продукции через пропускной пункт один экзем­пляр накладной (четвертый) остается у службы охраны, а третий экземпляр передается получателю в качестве сопроводительного документа на груз.

4. Служба охраны записывает накладные в журнал регистра­ции грузов и затем передает их в бухгалтерию по описи, где дела­ют отметки о вывозе в журнале регистрации накладных на вывоз (продажу) готовой продукции.

5. На отгруженную продукцию в обязательном порядке выпи­сывается счет-фактура, в двух экземплярах. Первый экземпляр не позднее пяти дней с даты отгрузки продукции высылается или пе­редается покупателю, а второй остается у организации-поставщика для отражения в книге продаж и начисления НДС.

Приобретение товаров у поставщиков осуществляется на ос­новании договоров купли-продажи.

Товары от поставщиков, как правило, поступают в организа­цию с сопроводительными документами (накладными, счетами- фактурами и т.п.).

Оформление и учет торговых операций осуществляется с ис­пользованием унифицированных форм первичной учетной доку­ментации, утвержденных постановлением Госкомстата России от 25.12.98 г.

Приемка товаров, поступивших от поставщиков, производится по акту о приемке товаров (форма №ТОРГ-1).

Приемка товара производится по фактическому наличию. При обнаружении отклонений по количеству, качеству, массе органи­зация должна приостановить приемку, обеспечить сохранность товара, принять меры по предотвращению его смешения с другим однородным товаром и вызвать представителя поставщика (грузо­отправителя) для составления двухстороннего акта.

Для оформления приемки отечественных и импортных това­ров при количественных и качественных расхождениях по сравне­нию с данными сопроводительных документов поставщика при­меняются соответственно акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных цен­ностей (форма № ТОРГ-2) и акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров (фор­ма № ТОРГ-3). Данные акты являются юридическим основанием для предъявления претензии поставщику.

Приемка товаров получателем по количеству, качеству и ком­плектности товаров от организации транспорта оформляется актом в соответствии с правилами, действующими на транспорте.

Акты о приемке товаров по количеству составляются в соот­ветствии с фактическим наличием товаров данным, содержащим­ся в транспортных, сопроводительных или расчетных докумен­тах, а при приемке их по качеству и комплектности — требова­ниями к качеству товаров, предусмотренных в договоре или контракте. Акты составляются по результатам приемки членами комиссии и экспертом организации, на которого возложено про­ведение экспертизы.

Акт по форме № ТОРГ-2 составляется на отечественные това­ры в четырех экземплярах. Акт по форме № ТОРГ-3 составляется на импортные товары в пяти экземплярах.

Если товарно-материальные ценности поступают в организа­цию без счета поставщика, то они принимаются по акту о приемке товара, поступившего без счета поставщика (форма № ТОРГ-4). Ценности принимаются по данному акту по фактическому наличию. Акт составляется в двух экземплярах при участии материально от­ветственного лица. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй — остается у материально ответственного лица.

Для оформления приемки и оприходования тары применяется акт об оприходовании тары, не указанной в счете поставщика (форма № ТОРГ-5). Акт составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй — остается у матери­ально ответственного лица.

Товары приходуются по чистому весу (без тары). При оприхо­довании некоторых товаров чистый вес (нетто) определяется пу­тем вычитания из общего веса товара (брутто) веса тары по марки­ровке. После высвобождения тары из-под товара ее взвешивают. Если фактический вес тары больше веса этой тары, указанного в маркировке, возникает разница в весе товара, которая называется завесом тары. Завес тары оформляется специальным актом о за­весе тары (форма № ТОРГ-6) в двух экземплярах. Второй экземп­ляр вместе с рекламацией направляется поставщику для возмеще­ния. При этом на таре делается отметка (краской, химическим ка­рандашом, чернилами) с указанием номера и даты акта о завесе, чтобы предотвратить повторное актирование одной и той же тары.

Поступившие товары хранятся на складе организации.

Для учета товаров в местах их хранения применяются формы, приведенные в альбоме унифицированных форм первичной учет­ной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения, утвержденные постановлением Гос­комстата России от 09.08.99 г. № 66.

Организация складского учета товаров зависит от способа их хранения Различают партионный и сортовой способы хранения и соответственно партионный и сортовой учет товарно-материаль­ных ценностей.

При партионном способе хранения применяется партионная карта (форма №МХ-10). Эта форма составляется на каждую пар­тию товаров для контроля за поступлением и отгрузкой по количе­ству, массе, сортам, стоимости товаров, поступивших различными видами транспортных средств (автотранспортом, железнодорож­ным, водным, воздушным транспортом и т.д.). Партионная карта выписывается в двух экземплярах на каждую партию товаров мате­риально ответственным лицом. Указываются все необходимые рек­визиты отправителя, получателя, станции отправителя, номер и дата акта о приеме товара, а также наименование, артикул, цена, количе­ство, масса товара. Один экземпляр партионной карты остается на складе и служит регистром складского учета товаров, второй — пе­редается в бухгалтерию. Полный расход каждой партии товаров оформляется в партионной карте подписями уполномоченных на это лиц с указанием данных о применении норм естественной убы­ли и окончательного результата учета товаров. После полного вы­бытия данной партии партионная карта склада передается в бухгал­терию для проверки и принятия соответствующего решения.

Для учета товаров в местах их хранения к ним прикрепляют товарный ярлык (форма № ТОРГ-11). Товарный ярлык заполняет­ся в одном экземпляре материально ответственным лицом на каж­дое наименование с проставлением порядкового номера ярлыка. Товарный ярлык хранят вместе с товаром по месту его нахожде­ния. Данные товарного ярлыка применяются для заполнения ин­вентаризационной описи товаров.

Для аналитического учета товаров, которые учитываются в количественно-стоимостном выражении, применяются карточки количественно-стоимостного учета (форма № ТОРГ-28).

Карточка ведется отдельно на каждое наименование, сорт то­вара. При количественно-стоимостном учете однородные товары различного назначения, но имеющие одинаковую розничную цену, могут учитываться вместе на одной карточке. Записи в карточке производятся в количественном и стоимостном выражении на ос­новании проверенных документов, представляемых в бухгалтерию материально ответственными лицами.

Для учета движения и остатков товаров и тары на складе при­меняется журнал учета движения товаров на складе (форма № ТОРГ-18). Журнал ведется материально ответственным лицом по наименованиям, сортам, количеству и цене. Записи в журнал произ­водятся на основании приходно-расходных документов или накопи­тельных ведомостей по учету отпуска товаров и тары за день.

При продаже товаров другим организациям отпуск товаров со склада производится по товарным накладным (форма № ТОРГ-12). Товарная накладная составляется в двух экземплярах. Первый эк­земпляр остается в организации, продающей товары, и является ос­нованием для их списания. Второй экземпляр передается организа­ции-покупателю и является основанием для оприходования им этих ценностей.

Для учета товарных документов в организациях торговли за от­четный период применяются товарный отчет (форма № ТОРГ-29) и отчет по таре (форма № ТОРГ-30).

Эти первичные документы составляются в двух экземплярах материально ответственным лицом с указанием номера, даты до­кументов на поступление и выбытие товаров и тары. Товарный от­чет, как правило, составляется при сальдовом методе учета товаров. Подписывается бухгалтером и материально ответственным лицом. Первый экземпляр отчета с приложенными документами, на осно­вании которых составляется отчет, передается в бухгалтерию, вто­рой экземпляр остается у материально ответственного лица.

Для учета внутреннего перемещения товарно-материальных ценностей между структурными подразделениями или материально ответственными лицами применяется накладная на внутреннее пе­ремещение, передачу товаров, тары (форма № ТОРГ-13).

В случае возникновения по тем или иным причинам боя, пор­чи, лома товарно-материальных ценностей они подлежат уценке или списанию, что оформляется актом о порче, бое, ломе товар­но-материальных ценностей (форма № ТОРГ-15). Акт составля­ется в трех экземплярах и подписывается членами комиссии с участием представителей администрации, материально ответст­венного лица и, при необходимости, представителя санитарного надзора. Акт утверждается руководителем организации. Первый экземпляр передается в бухгалтерию и является основанием для списания с материально ответственного лица потерь, второй экземпляр остается в подразделении, третий — у материально ответственного лица.

В случае обнаружения при инвентаризации потерь от порчи товаров для их списания используется акт о списании товаров (форма № ТОРГ-16).

Для оформления уценки товаров при моральном устаревании, снижении покупательского спроса, обнаружении признаков пони­жения качества по различным причинам применяется акт об уцен­ке товарно-материальных ценностей (форма №МХ-15). Акт со­ставляется и подписывается в двух экземплярах ответственными лицами комиссии. Один экземпляр направляется в бухгалтерию, второй — передается материально ответственному лицу для хра­нения или прикладывается к товарной накладной для передачи в организации торговли для перепродажи товарно-материальных ценностей по более низким ценам или для возврата их поставщику (производителю).

7.1.