Документальное оформление движения материалов

На первой стадии производится принятие материалов к учету на основании первичных учетных документов и их стоимостная оценка.

Материалы поступают в организацию путем:

• приобретения материалов за плату;

• изготовления материалов самой организацией;

• поступления материалов в счет вклада в уставный капитал;

• безвозмездного получения материалов;

• поступления материалов в обмен на другое имущество;

• поступления материалов в результате ликвидации основных средств и иного имущества.

На второй стадии происходит расходование материалов — их от­пуск на производство продукции, исправление брака, обслуживание производства для управленческих нужд организации.

На третьей стадии осуществляется учет материалов, выбывающих из организации вследствие различных причин:

• списания материалов (морально устаревших; пришедших в не­годность по истечении сроков хранения; при выявлении недостач, хищений, порчи, в том числе вследствие аварий, пожаров, стихийных бедствий и иных чрезвычайных обстоятельств);

• продажи (реализации) материалов;

• передачи материалов в счет вклада в уставный капитал других организаций;

• безвозмездной передачи материалов другим организациям и лицам;

• передачи материалов в обмен на другое имущество;

• передачи материалов в счет вклада по договору простого това­рищества (совместной деятельности).

При учете материалов на всех стадиях их движения следует руко­водствоваться Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина России от 28.12.2001 г. № 119 н.

Для оформления и учета хозяйственных операций по движению материалов установлены следующие унифицированные формы пер­вичной учетной документации, представленные в табл. 5.2.

Поступающие в организацию материалы (приобретенные за пла­ту или по договору мены, полученные безвозмездно или в качестве вклада в уставный капитал, изготовленные в самой организации, по­лученные в результате ликвидации основных средств и т. п.), как пра­вило, направляются на склад организации. Отпуск их непосредствен­но на производство или на хозяйственные нужды, минуя склад, не ре­комендуется.

На материалы, поступающие по договорам купли-продажи, дру­гим аналогичным договорам, организация должна получать от по­ставщика (грузоотправителя) расчетные и сопроводительные доку­менты.

Расчетные документы (платежные поручения, счета-фактуры и др.) на поступающие материалы с приложенными к ним сопроводи­тельными документами (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения и др.) передаются соответствующему подразделению организации (отделу материально-технического снабжения, складу) как основание для приемки и принятия к бухгалтерскому учету мате­риалов.

При приемке материалов необходимо:

• зарегистрировать документы в журнале учета поступающих грузов;

• проверить соответствие данных этих документов договорам по­ставки — по ассортименту, ценам и количеству материалов, способу и срокам отгрузки и другим условиям поставки, предусмотренным до­говором;

• проверить правильность расчетов в расчетных документах;

• оплатить расчетные документы полностью или частично или мотивированно отказаться от оплаты;

• определить фактические размеры ответственности в случае на­рушения условий договора;

• передать документы в подразделения организации (бухгалте­рию, финансовый отдел и т. п.) в сроки, предусмотренные правилами документооборота в организации. Для получения материалов со склада поставщика или от организации уполномоченному лицу вы­даются соответствующие документы и доверенность на получение материалов.

Оформление доверенностей производится в порядке, установлен­ном действующим законодательством по формам № М-2 или № М-2а. Форму № М-2а применяют организации, у которых получение мате­риалов по доверенности носит массовый характер.

Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учреди­тельными документами, с приложением печати организации. Дове­ренность в одном экземпляре оформляет бухгалтерия организации и выдает под расписку получателю. Выдачу доверенностей регистриру­ют в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета вы­данных доверенностей. Выдача доверенностей лицам, не работаю­щим в организации, не допускается. Доверенность должна быть пол­ностью заполнена, содержать дату ее совершения и образец подписи лица, на имя которого выписана. Доверенность выдается обычно сро­ком на 15 дней.

При приемке материалы подвергаются тщательной проверке на соответствие ассортименту, количеству и качеству. Порядок и сроки приемки материалов по количеству и качеству устанавливаются спе­циальными нормативными документами.

Приемка и оприходование поступающих материалов и тары (под материалы) оформляется соответствующими складами, как правило, путем составления приходных ордеров формы № М-4 при отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными (по количеству и качеству). Приходный ордер формы № М-4 в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день посту­пления материалов на склад. Приходный ордер должен выписываться на фактически принятое количество материалов.

Вместо приходного ордера приемка и оприходование материалов может оформляться проставлением на документе поставщика (счет, накладная) штампа, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в приходном ордере. В этом случае заполняются реквизиты ука­занного штампа и ставится очередной номер приходного ордера. Та­кой штамп приравнивается к приходному ордеру.

При перевозке грузов автотранспортом приемка поступающих материалов осуществляется на основе товарно-транспортной наклад­ной, получаемой от грузоотправителя (при отсутствии расхождений между накладной и фактическими данными).

В случае несоответствия поступивших материалов ассортименту, количеству и качеству, указанным в документах поставщика, прием­ку осуществляет приемочная комиссия, которая оформляет акт о при­емке материалов формы № М-7 в двух экземплярах с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправи­теля (поставщика) или представителя незаинтересованной организа­ции.

Акт о приемке материалов служит основанием для предъявления претензий и исков к поставщику и/или транспортной организации.

После приемки материалов акты с приложением документов (транспортных накладных и т. д.) передают: один экземпляр — в бух­галтерию организации для учета движения материалов, другой — от­делу снабжения — или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику. В случае составления приемного акта формы № М-7 приходный ордер (форма № М-4) не оформляется.

Материалы должны приходоваться в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, в штуках). По этим же единицам измерения устанавливается учетная цена.

Если в расчетных и сопроводительных документах поставщика указана более крупная (или более мелкая) единица измерения, чем принято в организации, то материалы приходуются в той единице из­мерения, которая принята в организации.

Поступившие материалы должны быть своевременно оприходо­ваны. Приемные акты и приходные ордера должны, как правило, со­ставляться в день поступления соответствующих материалов на склад.

Материалы, приобретенные через подотчетное лицо, подлежат сдаче на склад. Оприходование материалов производится в общеус­тановленном порядке на основании оправдательных документов, подтверждающих покупку (счета и чеки магазинов, квитанция к приходному кассовому ордеру при покупке у другой организации за наличный расчет), которые прилагаются к авансовому отчету подот­четного лица.

Сдача подразделениями на склад материалов оформляется на­кладными на внутреннее перемещение материалов в случаях, когда:

• продукция, изготовленная подразделениями организации, ис­пользуется для внутреннего потребления в организации или для даль­нейшей переработки;

• осуществляется возврат подразделениями организации на склад или в цеховую кладовую;

• производится сдача отходов, образующихся в процессе произ­водства продукции, а также сдача брака;

• осуществляется сдача материалов, полученных от ликвидации (разборки) основных средств.

Для принятия к учету материалов, оставшихся от ликвидации ос­новных средств и иного имущества, используется акт об оприходова­нии материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма № М-35).

Материалы, полученные от других организаций (в том числе без­возмездно), изготовленные в организации, также подлежат принятию на соответствующие склады организации.

Отражение в бухгалтерском учете стоимости поступивших мате­риалов будет различным в зависимости от источников поступления и условий их получения. В первичных учетных документах, отражаю­щих поступление материалов, должны содержаться данные об их ко­личестве и стоимости. Если документ не содержит сведений, необхо­димых для достоверного учета поступивших материалов, не отвечает требованиям, предъявляемым к первичным учетным документам, то у бухгалтера нет достаточных оснований для принятия данных мате­риалов к учету.

Под отпуском материалов на производство понимается их выдача со склада (из кладовой) непосредственно для изготовления продук­ции (выполнения работ, оказания услуг), а также отпуск материалов для управленческих нужд организации. Материалы отпускаются с центральных складов организации в зависимости от структуры орга­низации на склады подразделений или непосредственно в подразде­ления организации в соответствии с установленными нормами и объ­емами производственной программы (заданиями). Отпуск материа­лов сверх норм производится в порядке, установленном в данной организации. При отпуске материалы должны измеряться в соответ­ствующих единицах измерений.

Отпуск материалов со складов организации осуществляется только выделенным для их получения работникам подразделений организации. Отпуск материалов со складов организации на производство осуществ­ляется на основе предварительно установленных лимитов. Лимиты от­пуска материалов на производство устанавливаются отделом снабжения или другими подразделениями по решению руководителя организации.

Первичными учетными документами по отпуску материалов со склада организации в подразделения организации являются лимит­но-заборная карта (форма № М-8), требование-накладная (форма № М-11) и накладная (форма № М-15).

Лимитно-заборная карта предназначена для отпуска материалов, систематически потребляемых для изготовления продукции, а также для контроля за соблюдением лимитов.

Лимитно-заборная карта выписывается в двух экземплярах на одно наименование материала (номенклатурный номер) сроком на один месяц.

Лимит отпуска можно указать и в самой карточке. Представитель структурного подразделения при получении материалов расписывает­ся непосредственно в карточках складского учета материалов, а в ли­митно-заборной карте расписывается кладовщик.

При этой системе отпуска материалов со склада карточка склад­ского учета является регистром аналитического учета и одновременно выполняет функции первичного учетного документа.

Накладная на внутреннее перемещение материалов, как правило, выписывается в трех экземплярах, из которых один экземпляр остает­ся в подразделении, списывающем материалы, второй экземпляр пе­редается подразделению, принимающему материалы, третий экземп­ляр передается в бухгалтерскую службу организации. Накладные на внутреннее перемещение материалов подписываются руководителя­ми передающего и принимающего подразделений организации.

Для учета движения материальных ценностей внутри организа­ции между структурными подразделениями или материально ответст­венными лицами применяется требование-накладная (форма № М-11). Накладную в двух экземплярах составляет материально от­ветственное лицо структурного подразделения, сдающего материаль­ные ценности. Один экземпляр служит основанием для списания ценностей, а второй — основанием для оприходования ценностей.

Для учета отпуска материалов хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним органи­зациям является накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М- 15). Накладную выписывает работник структурного подразде­ления в двух экземплярах на основании договоров (контрактов), на­рядов и других соответствующих документов и предъявлении получа­телем доверенности на получение ценностей, заполненной в установ­ленном порядке. Первый экземпляр передают складу как основание для отпуска материалов, второй — получателю материалов.

Отходы, образующиеся в подразделениях организации, собира­ются в установленном порядке и сдаются на склады по сдаточным на­кладным с указанием их наименования и количества.

Выбытие материалов в результате их продажи оформляется соот­ветствующим подразделением организации, осуществляющим снаб­женческо-сбытовые функции, либо должностным лицом, выполняю­щим аналогичные функции, путем выписки накладной на отпуск ма­териалов на сторону (форма № М-15) на основании договоров или других документов и разрешения руководителя организации.

При перевозке грузов автотранспортом оформляется товар­но-транспортная накладная.

Списанные материалы, использование которых возможно в хо­зяйственных целях (материалы с пониженными качественными ха­рактеристиками) или подлежащие сдаче в виде отходов (лом, ветошь и т. п.), приходуются на склад (в кладовую) организации на основа­нии акта на списание и накладной на внутреннее перемещение мате­риальных ценностей. Списание материалов, передаваемых по дого­вору дарения или безвозмездно, осуществляется на основании пер­вичных документов на отпуск материалов (товарно-транспортных накладных, заявлений на отпуск материалов на сторону, приказов на отпуск и др.).

Все первичные учетные документы по движению материалов на складах организации должны сдаваться в бухгалтерскую службу в ус­тановленные организацией сроки.

Полученные со складов первичные документы подвергаются в бухгалтерии контролю по существу и законности совершенных опе­раций, а также правильности их оформления. В случаях обнаружения операций, не соответствующих законодательству РФ и правилам бух­галтерского учета, работник бухгалтерии, осуществляющий учет ма­териалов, сообщает об этом главному бухгалтеру.

После проверки первичные документы таксируются, т. е. опреде­ляется сумма (денежная оценка) операций путем умножения количе­ства материалов на учетную цену.

В настоящее время применяются различные варианты учета мате­риалов в бухгалтерской службе.

Так, аналитический учет материалов (количественный и суммо­вой учет) может вестись на основе использования оборотных ведомо­стей или сальдовым методом.

Аналитический учет ведется в разрезе каждого склада, подразде­ления по местам хранения материалов, а внутри них — в разрезе каж­дого наименования (номенклатурного номера), групп материалов, субсчетов и синтетических счетов бухгалтерского учета.

Как правило, применяются два варианта учета материалов с ис­пользованием оборотных ведомостей:

1) в бухгалтерской службе ведутся карточки количественно-сум­мового учета материалов, которые открываются на каждое наимено­вание (номенклатурный номер) материалов. В карточках бухгалтер отражает движение материалов (приход, расход) на основании пер­вичных учетных документов (приходных, расходных, на внутренние перемещения), сдаваемых в бухгалтерскую службу складами и под­разделениями.

Таким образом, в бухгалтерской службе дублируется складской учет с той лишь разницей, что в бухгалтерской службе ведется коли­чественно-суммовой учет, а на складах и в подразделениях — только количественный учет.

В этих карточках ежемесячно выводятся обороты за месяц и ос­татки на начало следующего месяца.

Используя данные этих карточек, бухгалтерская служба ежеме­сячно составляет оборотные ведомости материалов отдельно по каж­дому складу и подразделению.

На основе указанных оборотных ведомостей составляется свод­ная оборотная ведомость, в которую переносятся итоги оборотных ведомостей складов и подразделений по группам, субсчетам, синтети­ческим счетам, по складам и подразделениям в целом.

Сводные оборотные ведомости сверяются с данными синтетиче­ского учета материалов.

Кроме того, ежемесячно производится сверка данных в карточ­ках, ведущихся в бухгалтерской службе, с данными в карточках скла­дов и подразделений;

2) карточки аналитического учета бухгалтерской службой не ве­дутся. Все приходные и расходные документы группируются по но­менклатурным номерам, по ним подсчитываются итоговые данные за месяц по приходу и отдельно по расходу, которые записываются в оборотную ведомость.

Более целесообразным в практике учета материалов считается ис­пользование сальдового метода.

Сальдовый метод учета материалов заключается в том, что в бух­галтерии организации не ведется количественный и суммовой учет движения (прихода и расхода) материалов в разрезе их номенклатуры и не составляются оборотные ведомости по номенклатуре материа­лов. Учет движения материалов ведется в разрезе групп, субсчетов и синтетических счетов материалов бухгалтерской службой только в де­нежном выражении, исходя из учетных цен. Отдельно учитываются движение (образование и распределение) и остатки транспортно-за­готовительных расходов.

Материально ответственные лица складов и подразделений ведут качественный учет материалов в карточках или книгах складского учета, а в некоторых случаях и суммовой учет. Сотрудник, ведущий бухгалтерский учет материалов по данному складу (подразделению), принимает первичные учетные документы от материально ответст­венных лиц, проверяет их, сверяет с документами каждую запись в карточках (книгах) складского учета, подтверждает это своей подпи­сью непосредственно на карточках. Одновременно проверяется пра­вильность выведения остатков, количественные остатки материалов на первое число каждого месяца на основании выверенных карточек (книг) складского учета по каждому номенклатурному номеру пере­носятся в сальдовую ведомость сотрудником бухгалтерской службы или заведующим складом.

Аналитический учет материалов на складах организации осущест­вляется по каждому сорту, виду и размеру, в соответствии с порядком хранения материалов, вызываемым как условиями производственно­го потребления материалов, так и требованиями организации склад­ского хозяйства.

Количественный учет движения материалов на складах ведется непосредственно материально ответственными лицами (заведующи­ми складами, кладовщиками и др.).

Учет материалов, находящихся на хранении на складах (на складах организации и подразделений), ведется на карточках складского учета.

На складах ведется количественный сортовой учет материалов в установленных единицах измерения, с указанием цены и количества.

Карточки складского учета регистрируются бухгалтерской служ­бой организации в специальном реестре (книге), а при механизиро­ванной обработке — на соответствующем машинном носителе. При регистрации на карточке ставится номер карточки и виза работника бухгалтерской службы.

Карточки выдаются заведующему складом под расписку в реестре.

В полученных карточках складского учета заведующий складом (кладовщик) заполняет реквизиты, характеризующие места хранения материальных ценностей (стеллаж, полка, ячейка и т. п.).

Учетные цены материалов, хранящихся на складах (в кладовых) организации и подразделений, проставляются на карточках складско­го учета организации. В случаях изменения учетных цен на карточках делаются дополнительные записи об этом, т. е. указывается новая цена и дата ее применения.

Если в бухгалтерской службе учет материалов ведется по сальдо­вому методу, карточки заполняются по форме оборотной ведомости, с указанием по каждой операции по приходу и расходу цены, количе­ства и суммы, остатки выводятся соответственно по количеству и сумме. Учет движения материалов (приход, расход, остаток) на складе ведется непосредственно материально ответственным лицом.

В карточках указываются дата совершения операции, наименова­ние и номер документа и краткое содержание операции (от кого по­лучено, кому отпущено, для какой цели).

В карточках каждая операция, отраженная в том или ином пер­вичном документе, записывается отдельно. При совершении в один день нескольких одинаковых (однородных) операций (по нескольким документам) может быть сделана одна запись с отражением общего количества по этим документам. В этом случае в содержании такой записи перечисляют номера всех таких документов или составляется их реестр.

Записи в карточках складского учета делаются в день совершения операций, и ежедневно выводятся остатки (при наличии операций).

Разноска из лимитно-заборных карт в карточки складского учета данных об отпуске материалов может производиться по мере закры­тия карт, но не позднее последнего числа месяца.

В конце месяца в карточках выводятся итоги оборотов по прихо­ду, расходу и остаток.

При ведении бухгалтерией сальдового метода учета материалов работник бухгалтерской службы сверяет все записи в карточках складского учета с первичными документами и подтверждает своей подписью правильность выведения остатков в карточках.

Периодически в сроки, установленные графиком документообо­рота, заведующие складами обязаны сдавать, а работники бухгалтер­ской службы принимать от них все первичные учетные документы.

Прием-сдача первичных учетных документов оформляется со­ставлением реестра, в котором работник бухгалтерии расписывается в получении документов.

На складах (в кладовых) вместо карточек складского учета допус­кается ведение учета в книгах складского учета.

В книгах складского учета на каждый номенклатурный номер от­крывается лицевой счет. Лицевые счета нумеруются в том же поряд­ке, что и карточки. Для каждого лицевого счета выделяется страница (лист) или необходимое количество листов. Книги складского учета должны быть пронумерованы и прошнурованы, количество листов в книге заверяется подписью главного бухгалтера.

При небольшой номенклатуре материалов и небольших оборотах разрешается на всех или на отдельных складах (в кладовых) организа­ции вместо карточек (книг) складского учета вести месячные матери­альные отчеты.

В месячном материальном отчете отражаются данные, которые имеются в карточках складского учета, остаток материалов на начало месяца, приход и расход за месяц и остаток на конец месяца.

В месячных материальных отчетах обычно отражают материалы, по которым имелось движение (приход или расход) в данном меся­це. В этом случае на начало каждого квартала составляется сальдо­вая ведомость по всей номенклатуре материалов данного склада (кладовой).

В материальных отчетах указывается также сумма по приходу, расходу и остаткам материалов. Сумма может заполняться бухгалтер­ской службой организации или заведующим складом (кладовщиком).

Материальные отчеты с приложением всех первичных докумен­тов представляются в бухгалтерскую службу организации в установ­ленные организацией сроки. Перечень складов (кладовых), на кото­рых составляются месячные материальные отчеты, форма отчета, по­рядок его составления, представления и проверки определяются решением руководителя организации по представлению главного бухгалтера.

5.3.