<<
>>

Документальное оформление движения материалов

Процесс движения материалов состоит из трех основных стадий: стадии поступления материалов в организацию, стадии расходования материалов в организации, стадии выбытия материалов из органи­зации.

На первой стадии производится принятие материалов к учету на основании первичных учетных документов и их стоимостная оценка.

Материалы поступают в организацию путем:

• приобретения материалов за плату;

• изготовления материалов самой организацией;

• поступления материалов в счет вклада в уставный капитал;

• безвозмездного получения материалов;

• поступления материалов в обмен на другое имущество;

• поступления материалов в результате ликвидации основных средств и иного имущества.

На второй стадии происходит расходование материалов — их от­пуск на производство продукции, исправление брака, обслуживание производства для управленческих нужд организации.

На третьей стадии осуществляется учет материалов, выбывающих из организации вследствие различных причин:

• списания материалов (морально устаревших; пришедших в не­годность по истечении сроков хранения; при выявлении недостач, хищений, порчи, в том числе вследствие аварий, пожаров, стихийных бедствий и иных чрезвычайных обстоятельств);

• продажи (реализации) материалов;

• передачи материалов в счет вклада в уставный капитал других организаций;

• безвозмездной передачи материалов другим организациям и лицам;

• передачи материалов в обмен на другое имущество;

• передачи материалов в счет вклада по договору простого това­рищества (совместной деятельности).

При учете материалов на всех стадиях их движения следует руко­водствоваться Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина России от 28.12.2001 г. № 119 н.

Для оформления и учета хозяйственных операций по движению материалов установлены следующие унифицированные формы пер­вичной учетной документации, представленные в табл.

5.2.
Таблица 5.2. Первичные документы по движению материалов
№ формы Наименование формы
М-2 Доверенность
М-2а Доверенность
М-4 Приходный ордер
М-7 Акт о приемке материалов
М-8 Лимитно-заборная карта
М-11 Требование-накладная
М-15 Накладная на отпуск материалов на сторону
М-17 Карточка учета материалов
М-35 Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений

Поступающие в организацию материалы (приобретенные за пла­ту или по договору мены, полученные безвозмездно или в качестве вклада в уставный капитал, изготовленные в самой организации, по­лученные в результате ликвидации основных средств и т. п.), как пра­вило, направляются на склад организации. Отпуск их непосредствен­но на производство или на хозяйственные нужды, минуя склад, не ре­комендуется.

На материалы, поступающие по договорам купли-продажи, дру­гим аналогичным договорам, организация должна получать от по­ставщика (грузоотправителя) расчетные и сопроводительные доку­менты.

Расчетные документы (платежные поручения, счета-фактуры и др.) на поступающие материалы с приложенными к ним сопроводи­тельными документами (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения и др.) передаются соответствующему подразделению организации (отделу материально-технического снабжения, складу) как основание для приемки и принятия к бухгалтерскому учету мате­риалов.

При приемке материалов необходимо:

• зарегистрировать документы в журнале учета поступающих грузов;

• проверить соответствие данных этих документов договорам по­ставки — по ассортименту, ценам и количеству материалов, способу и срокам отгрузки и другим условиям поставки, предусмотренным до­говором;

• проверить правильность расчетов в расчетных документах;

• оплатить расчетные документы полностью или частично или мотивированно отказаться от оплаты;

• определить фактические размеры ответственности в случае на­рушения условий договора;

• передать документы в подразделения организации (бухгалте­рию, финансовый отдел и т. п.) в сроки, предусмотренные правилами документооборота в организации. Для получения материалов со склада поставщика или от организации уполномоченному лицу вы­даются соответствующие документы и доверенность на получение материалов.

Оформление доверенностей производится в порядке, установлен­ном действующим законодательством по формам № М-2 или № М-2а. Форму № М-2а применяют организации, у которых получение мате­риалов по доверенности носит массовый характер.

Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учреди­тельными документами, с приложением печати организации. Дове­ренность в одном экземпляре оформляет бухгалтерия организации и выдает под расписку получателю. Выдачу доверенностей регистриру­ют в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета вы­данных доверенностей. Выдача доверенностей лицам, не работаю­щим в организации, не допускается. Доверенность должна быть пол­ностью заполнена, содержать дату ее совершения и образец подписи лица, на имя которого выписана. Доверенность выдается обычно сро­ком на 15 дней.

При приемке материалы подвергаются тщательной проверке на соответствие ассортименту, количеству и качеству. Порядок и сроки приемки материалов по количеству и качеству устанавливаются спе­циальными нормативными документами.

Приемка и оприходование поступающих материалов и тары (под материалы) оформляется соответствующими складами, как правило, путем составления приходных ордеров формы № М-4 при отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными (по количеству и качеству).

Приходный ордер формы № М-4 в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день посту­пления материалов на склад. Приходный ордер должен выписываться на фактически принятое количество материалов.

Вместо приходного ордера приемка и оприходование материалов может оформляться проставлением на документе поставщика (счет, накладная) штампа, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в приходном ордере. В этом случае заполняются реквизиты ука­занного штампа и ставится очередной номер приходного ордера. Та­кой штамп приравнивается к приходному ордеру.

При перевозке грузов автотранспортом приемка поступающих материалов осуществляется на основе товарно-транспортной наклад­ной, получаемой от грузоотправителя (при отсутствии расхождений между накладной и фактическими данными).

В случае несоответствия поступивших материалов ассортименту, количеству и качеству, указанным в документах поставщика, прием­ку осуществляет приемочная комиссия, которая оформляет акт о при­емке материалов формы № М-7 в двух экземплярах с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправи­теля (поставщика) или представителя незаинтересованной организа­ции.

Акт о приемке материалов служит основанием для предъявления претензий и исков к поставщику и/или транспортной организации.

После приемки материалов акты с приложением документов (транспортных накладных и т. д.) передают: один экземпляр — в бух­галтерию организации для учета движения материалов, другой — от­делу снабжения — или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику. В случае составления приемного акта формы № М-7 приходный ордер (форма № М-4) не оформляется.

Материалы должны приходоваться в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, в штуках). По этим же единицам измерения устанавливается учетная цена.

Если в расчетных и сопроводительных документах поставщика указана более крупная (или более мелкая) единица измерения, чем принято в организации, то материалы приходуются в той единице из­мерения, которая принята в организации.

Поступившие материалы должны быть своевременно оприходо­ваны. Приемные акты и приходные ордера должны, как правило, со­ставляться в день поступления соответствующих материалов на склад.

Материалы, приобретенные через подотчетное лицо, подлежат сдаче на склад. Оприходование материалов производится в общеус­тановленном порядке на основании оправдательных документов, подтверждающих покупку (счета и чеки магазинов, квитанция к приходному кассовому ордеру при покупке у другой организации за наличный расчет), которые прилагаются к авансовому отчету подот­четного лица.

Сдача подразделениями на склад материалов оформляется на­кладными на внутреннее перемещение материалов в случаях, когда:

• продукция, изготовленная подразделениями организации, ис­пользуется для внутреннего потребления в организации или для даль­нейшей переработки;

• осуществляется возврат подразделениями организации на склад или в цеховую кладовую;

• производится сдача отходов, образующихся в процессе произ­водства продукции, а также сдача брака;

• осуществляется сдача материалов, полученных от ликвидации (разборки) основных средств.

Для принятия к учету материалов, оставшихся от ликвидации ос­новных средств и иного имущества, используется акт об оприходова­нии материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма № М-35).

Материалы, полученные от других организаций (в том числе без­возмездно), изготовленные в организации, также подлежат принятию на соответствующие склады организации.

Отражение в бухгалтерском учете стоимости поступивших мате­риалов будет различным в зависимости от источников поступления и условий их получения. В первичных учетных документах, отражаю­щих поступление материалов, должны содержаться данные об их ко­личестве и стоимости. Если документ не содержит сведений, необхо­димых для достоверного учета поступивших материалов, не отвечает требованиям, предъявляемым к первичным учетным документам, то у бухгалтера нет достаточных оснований для принятия данных мате­риалов к учету.

Под отпуском материалов на производство понимается их выдача со склада (из кладовой) непосредственно для изготовления продук­ции (выполнения работ, оказания услуг), а также отпуск материалов для управленческих нужд организации. Материалы отпускаются с центральных складов организации в зависимости от структуры орга­низации на склады подразделений или непосредственно в подразде­ления организации в соответствии с установленными нормами и объ­емами производственной программы (заданиями). Отпуск материа­лов сверх норм производится в порядке, установленном в данной организации. При отпуске материалы должны измеряться в соответ­ствующих единицах измерений.

Отпуск материалов со складов организации осуществляется только выделенным для их получения работникам подразделений организации. Отпуск материалов со складов организации на производство осуществ­ляется на основе предварительно установленных лимитов. Лимиты от­пуска материалов на производство устанавливаются отделом снабжения или другими подразделениями по решению руководителя организации.

Первичными учетными документами по отпуску материалов со склада организации в подразделения организации являются лимит­но-заборная карта (форма № М-8), требование-накладная (форма № М-11) и накладная (форма № М-15).

Лимитно-заборная карта предназначена для отпуска материалов, систематически потребляемых для изготовления продукции, а также для контроля за соблюдением лимитов.

Лимитно-заборная карта выписывается в двух экземплярах на одно наименование материала (номенклатурный номер) сроком на один месяц.

Лимит отпуска можно указать и в самой карточке. Представитель структурного подразделения при получении материалов расписывает­ся непосредственно в карточках складского учета материалов, а в ли­митно-заборной карте расписывается кладовщик.

При этой системе отпуска материалов со склада карточка склад­ского учета является регистром аналитического учета и одновременно выполняет функции первичного учетного документа.

Накладная на внутреннее перемещение материалов, как правило, выписывается в трех экземплярах, из которых один экземпляр остает­ся в подразделении, списывающем материалы, второй экземпляр пе­редается подразделению, принимающему материалы, третий экземп­ляр передается в бухгалтерскую службу организации. Накладные на внутреннее перемещение материалов подписываются руководителя­ми передающего и принимающего подразделений организации.

Для учета движения материальных ценностей внутри организа­ции между структурными подразделениями или материально ответст­венными лицами применяется требование-накладная (форма № М-11). Накладную в двух экземплярах составляет материально от­ветственное лицо структурного подразделения, сдающего материаль­ные ценности. Один экземпляр служит основанием для списания ценностей, а второй — основанием для оприходования ценностей.

Для учета отпуска материалов хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним органи­зациям является накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М- 15). Накладную выписывает работник структурного подразде­ления в двух экземплярах на основании договоров (контрактов), на­рядов и других соответствующих документов и предъявлении получа­телем доверенности на получение ценностей, заполненной в установ­ленном порядке. Первый экземпляр передают складу как основание для отпуска материалов, второй — получателю материалов.

Отходы, образующиеся в подразделениях организации, собира­ются в установленном порядке и сдаются на склады по сдаточным на­кладным с указанием их наименования и количества.

Выбытие материалов в результате их продажи оформляется соот­ветствующим подразделением организации, осуществляющим снаб­женческо-сбытовые функции, либо должностным лицом, выполняю­щим аналогичные функции, путем выписки накладной на отпуск ма­териалов на сторону (форма № М-15) на основании договоров или других документов и разрешения руководителя организации.

При перевозке грузов автотранспортом оформляется товар­но-транспортная накладная.

Списанные материалы, использование которых возможно в хо­зяйственных целях (материалы с пониженными качественными ха­рактеристиками) или подлежащие сдаче в виде отходов (лом, ветошь и т. п.), приходуются на склад (в кладовую) организации на основа­нии акта на списание и накладной на внутреннее перемещение мате­риальных ценностей. Списание материалов, передаваемых по дого­вору дарения или безвозмездно, осуществляется на основании пер­вичных документов на отпуск материалов (товарно-транспортных накладных, заявлений на отпуск материалов на сторону, приказов на отпуск и др.).

Все первичные учетные документы по движению материалов на складах организации должны сдаваться в бухгалтерскую службу в ус­тановленные организацией сроки.

Полученные со складов первичные документы подвергаются в бухгалтерии контролю по существу и законности совершенных опе­раций, а также правильности их оформления. В случаях обнаружения операций, не соответствующих законодательству РФ и правилам бух­галтерского учета, работник бухгалтерии, осуществляющий учет ма­териалов, сообщает об этом главному бухгалтеру.

После проверки первичные документы таксируются, т. е. опреде­ляется сумма (денежная оценка) операций путем умножения количе­ства материалов на учетную цену.

В настоящее время применяются различные варианты учета мате­риалов в бухгалтерской службе.

Так, аналитический учет материалов (количественный и суммо­вой учет) может вестись на основе использования оборотных ведомо­стей или сальдовым методом.

Аналитический учет ведется в разрезе каждого склада, подразде­ления по местам хранения материалов, а внутри них — в разрезе каж­дого наименования (номенклатурного номера), групп материалов, субсчетов и синтетических счетов бухгалтерского учета.

Как правило, применяются два варианта учета материалов с ис­пользованием оборотных ведомостей:

1) в бухгалтерской службе ведутся карточки количественно-сум­мового учета материалов, которые открываются на каждое наимено­вание (номенклатурный номер) материалов. В карточках бухгалтер отражает движение материалов (приход, расход) на основании пер­вичных учетных документов (приходных, расходных, на внутренние перемещения), сдаваемых в бухгалтерскую службу складами и под­разделениями.

Таким образом, в бухгалтерской службе дублируется складской учет с той лишь разницей, что в бухгалтерской службе ведется коли­чественно-суммовой учет, а на складах и в подразделениях — только количественный учет.

В этих карточках ежемесячно выводятся обороты за месяц и ос­татки на начало следующего месяца.

Используя данные этих карточек, бухгалтерская служба ежеме­сячно составляет оборотные ведомости материалов отдельно по каж­дому складу и подразделению.

На основе указанных оборотных ведомостей составляется свод­ная оборотная ведомость, в которую переносятся итоги оборотных ведомостей складов и подразделений по группам, субсчетам, синтети­ческим счетам, по складам и подразделениям в целом.

Сводные оборотные ведомости сверяются с данными синтетиче­ского учета материалов.

Кроме того, ежемесячно производится сверка данных в карточ­ках, ведущихся в бухгалтерской службе, с данными в карточках скла­дов и подразделений;

2) карточки аналитического учета бухгалтерской службой не ве­дутся. Все приходные и расходные документы группируются по но­менклатурным номерам, по ним подсчитываются итоговые данные за месяц по приходу и отдельно по расходу, которые записываются в оборотную ведомость.

Более целесообразным в практике учета материалов считается ис­пользование сальдового метода.

Сальдовый метод учета материалов заключается в том, что в бух­галтерии организации не ведется количественный и суммовой учет движения (прихода и расхода) материалов в разрезе их номенклатуры и не составляются оборотные ведомости по номенклатуре материа­лов. Учет движения материалов ведется в разрезе групп, субсчетов и синтетических счетов материалов бухгалтерской службой только в де­нежном выражении, исходя из учетных цен. Отдельно учитываются движение (образование и распределение) и остатки транспортно-за­готовительных расходов.

Материально ответственные лица складов и подразделений ведут качественный учет материалов в карточках или книгах складского учета, а в некоторых случаях и суммовой учет. Сотрудник, ведущий бухгалтерский учет материалов по данному складу (подразделению), принимает первичные учетные документы от материально ответст­венных лиц, проверяет их, сверяет с документами каждую запись в карточках (книгах) складского учета, подтверждает это своей подпи­сью непосредственно на карточках. Одновременно проверяется пра­вильность выведения остатков, количественные остатки материалов на первое число каждого месяца на основании выверенных карточек (книг) складского учета по каждому номенклатурному номеру пере­носятся в сальдовую ведомость сотрудником бухгалтерской службы или заведующим складом.

Аналитический учет материалов на складах организации осущест­вляется по каждому сорту, виду и размеру, в соответствии с порядком хранения материалов, вызываемым как условиями производственно­го потребления материалов, так и требованиями организации склад­ского хозяйства.

Количественный учет движения материалов на складах ведется непосредственно материально ответственными лицами (заведующи­ми складами, кладовщиками и др.).

Учет материалов, находящихся на хранении на складах (на складах организации и подразделений), ведется на карточках складского учета.

На складах ведется количественный сортовой учет материалов в установленных единицах измерения, с указанием цены и количества.

Карточки складского учета регистрируются бухгалтерской служ­бой организации в специальном реестре (книге), а при механизиро­ванной обработке — на соответствующем машинном носителе. При регистрации на карточке ставится номер карточки и виза работника бухгалтерской службы.

Карточки выдаются заведующему складом под расписку в реестре.

В полученных карточках складского учета заведующий складом (кладовщик) заполняет реквизиты, характеризующие места хранения материальных ценностей (стеллаж, полка, ячейка и т. п.).

Учетные цены материалов, хранящихся на складах (в кладовых) организации и подразделений, проставляются на карточках складско­го учета организации. В случаях изменения учетных цен на карточках делаются дополнительные записи об этом, т. е. указывается новая цена и дата ее применения.

Если в бухгалтерской службе учет материалов ведется по сальдо­вому методу, карточки заполняются по форме оборотной ведомости, с указанием по каждой операции по приходу и расходу цены, количе­ства и суммы, остатки выводятся соответственно по количеству и сумме. Учет движения материалов (приход, расход, остаток) на складе ведется непосредственно материально ответственным лицом.

В карточках указываются дата совершения операции, наименова­ние и номер документа и краткое содержание операции (от кого по­лучено, кому отпущено, для какой цели).

В карточках каждая операция, отраженная в том или ином пер­вичном документе, записывается отдельно. При совершении в один день нескольких одинаковых (однородных) операций (по нескольким документам) может быть сделана одна запись с отражением общего количества по этим документам. В этом случае в содержании такой записи перечисляют номера всех таких документов или составляется их реестр.

Записи в карточках складского учета делаются в день совершения операций, и ежедневно выводятся остатки (при наличии операций).

Разноска из лимитно-заборных карт в карточки складского учета данных об отпуске материалов может производиться по мере закры­тия карт, но не позднее последнего числа месяца.

В конце месяца в карточках выводятся итоги оборотов по прихо­ду, расходу и остаток.

При ведении бухгалтерией сальдового метода учета материалов работник бухгалтерской службы сверяет все записи в карточках складского учета с первичными документами и подтверждает своей подписью правильность выведения остатков в карточках.

Периодически в сроки, установленные графиком документообо­рота, заведующие складами обязаны сдавать, а работники бухгалтер­ской службы принимать от них все первичные учетные документы.

Прием-сдача первичных учетных документов оформляется со­ставлением реестра, в котором работник бухгалтерии расписывается в получении документов.

На складах (в кладовых) вместо карточек складского учета допус­кается ведение учета в книгах складского учета.

В книгах складского учета на каждый номенклатурный номер от­крывается лицевой счет. Лицевые счета нумеруются в том же поряд­ке, что и карточки. Для каждого лицевого счета выделяется страница (лист) или необходимое количество листов. Книги складского учета должны быть пронумерованы и прошнурованы, количество листов в книге заверяется подписью главного бухгалтера.

При небольшой номенклатуре материалов и небольших оборотах разрешается на всех или на отдельных складах (в кладовых) организа­ции вместо карточек (книг) складского учета вести месячные матери­альные отчеты.

В месячном материальном отчете отражаются данные, которые имеются в карточках складского учета, остаток материалов на начало месяца, приход и расход за месяц и остаток на конец месяца.

В месячных материальных отчетах обычно отражают материалы, по которым имелось движение (приход или расход) в данном меся­це. В этом случае на начало каждого квартала составляется сальдо­вая ведомость по всей номенклатуре материалов данного склада (кладовой).

В материальных отчетах указывается также сумма по приходу, расходу и остаткам материалов. Сумма может заполняться бухгалтер­ской службой организации или заведующим складом (кладовщиком).

Материальные отчеты с приложением всех первичных докумен­тов представляются в бухгалтерскую службу организации в установ­ленные организацией сроки. Перечень складов (кладовых), на кото­рых составляются месячные материальные отчеты, форма отчета, по­рядок его составления, представления и проверки определяются решением руководителя организации по представлению главного бухгалтера.

5.3.

<< | >>
Источник: Лытнева H.A., Малявкина Л.И., Федорова Т.В.. Бухгалтерский учет : учебник / H.A. Лытнева, Л.И. Малявкина, Т.В. Федорова. — 2-е изд., перераб. и доп. — М. : ИД «ФОРУМ» : ИНФРА-М, — 512 с. — (Профессиональное образование).. 2015

Еще по теме Документальное оформление движения материалов:

  1. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ДВИЖЕНИЯ МАТЕРИАЛОВ
  2. 4.2. Документальное оформление операций по движению материалов
  3. Документальное оформление движения материалов
  4. ДВИЖЕНИЕ МАТЕРИАЛОВ И ИХ ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ
  5. Документальное оформление операций, связанных с движением материалов
  6. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ДВИЖЕНИЯ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ
  7. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ДВИЖЕНИЯ ТОВАРОВ
  8. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ДВИЖЕНИЯ НЕМАТЕРИАЛЬНЫХ АКТИВОВ
  9. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ДВИЖЕНИЯ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ
  10. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ДВИЖЕНИЯ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ
  11. 7.3. Документальное оформление движения основных средств
  12. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ДВИЖЕНИЯ ТАРЫ
  13. 3.2. Документальное оформление движения основных средств
  14. 8.2. Документальное оформление движения нематериальных активов
  15. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ДВИЖЕНИЯ НЕМАТЕРИАЛЬНЫХ АКТИВОВ
  16. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ДВИЖЕНИЯ НЕМАТЕРИАЛЬНЫХ АКТИВОВ