Аналитический учет основных средств и документальное оформление их движения

Инвентарным объектом основных средств признается;

• объект со всеми приспособлениями и принадлежностями;

• отдельный конструктивно обособленный предмет, предна­значенный для выполнения определенных самостоятель­ных функций;

• обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и предна­значенный для выполнения определенной работы.

При этом комплекс конструктивно сочлененных предметов — это один или несколько предметов одного или разного назначения, имеющих общие приспособления и принадлежности, общее управ­ление, смонтированные на одном фундаменте, в результате чего каждый входящий в комплекс предмет может выполнять свои функции только в составе комплекса, а не самостоятельно.

Для обеспечения контроля сохранности основных средств ка­ждому инвентарному объекту присваивается соответствующий номер.

Инвентарный номер, присвоенный объекту, проставляется на объекте и в первичных документах и сохраняется на весь период его нахождения на данном предприятии.

Унифицированные формы первичных учетных документов по учету основных средств утверждены постановлением Госкомстата России от 21.01.03 г. № 7 (табл. 3.1).

Акты о приеме-передаче (формы № ОС-1, № ОС-1а, № ОС-16) применяются для оформления и учета операций приема, приема- передачи объектов основных средств в организации или между ор­ганизациями для:

а) включения объектов в состав основных средств и учета их ввода в эксплуатацию (для объектов, не требующих монтажа, — в момент приобретения, для объектов, требующих монтажа, — по­сле приема их из монтажа и сдачи в эксплуатацию).

• по договорам купли-продажи, мены имущества, дарения, финансовой аренды (если объект основных средств нахо­дится на балансе лизингополучателя) и др.;

• путем приобретения за плату денежными средствами, изго­товления для собственных нужд и ввода в эксплуатацию за­конченных строительством зданий (сооружений, встроенных и пристроенных помещений) в установленном порядке;

б) выбытия из состава основных средств при передаче (прода­же, мене и проч.) другой организации. •

Исключением являются случаи, когда прием-передача объек­тов и ввод их в действие должны оформляться в соответствии с действующим законодательством в особом порядке.

Акты утверждаются руководителями организации-получателя и организации-сдатчика и составляются в количестве не менее двух экземпляров. К акту прилагается техническая документация, относящаяся к данному объекту.

Акт о приеме-передаче содержит следующие данные об объ­екте основных средств: наименование объекта, инвентарный но­мер, первоначальная стоимость, дата ввода в эксплуатацию, дата изготовления и поступления в организацию, срок полезного ис­пользования, способ и норма амортизационных отчислений. В разделе «Краткая индивидуальная характеристика объекта» ука­зывается содержание драгоценных материалов, а также основные качественные и количественные показатели объекта, относящиеся к нему важнейшие пристройки, приспособления и принадлежно­сти; при этом следует ограничиваться двумя - тремя наиболее важными для данного объекта качественными показателями, ис­ключая дублирование сведений в имеющейся в организации тех­нической документации на этот объект. В случае группового учета основных средств краткая индивидуальная характеристика дается не по каждому объекту отдельно, а в целом по всей группе объек­тов, учитываемых в инвентарной карточке.

В акте данные об объекте основных средств, находящемся в собственности двух или нескольких организаций, записываются соразмерно доле организации в праве общей собственности.

При принятии к учету производственного и хозяйственного инвентаря, инструмента, оборудования (если эти объекты одно­типны, имеют одинаковую стоимость и поступили в одном кален­дарном месяце) составляется общий акт по форме № ОС-16.

Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств (форма № ОС-2) применяется для оформления и учета перемещения объектов основных средств внутри организации из одного структурного подразделения (цеха, отдела, участка и др.) в другой. Выписывается передающей стороной (сдатчиком) в трех экземплярах, подписывается ответственными лицами структурных подразделений получателя и сдатчика. Первый экземпляр переда­ется в бухгалтерию, второй — остается у лица, ответственного за сохранность объекта основных средств, третий экземпляр переда­ется получателю.

Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструирован­ных и модернизированных объектов основных средств (форма № ОС-3) применяется для оформления и учета приема-сдачи ос­новных средств из ремонта, реконструкции и модернизации.

Акт составляется в одном экземпляре и подписывается членами приемочной комиссии или лицом, уполномоченным на приемку объектов основных средств, а также представителем организации (структурного подразделения), проводившей ремонт, реконструк­цию, модернизацию. Утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и сдается в бухгалтерию. Если ремонт, реконструкцию и модернизацию выполняет сторонняя организация, акт составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, второй экземпляр передается организации, проводив­шей ремонт, реконструкцию, модернизацию.

Для оформления и учета списания пришедших в негодность основных средств применяются акты о списании'.

• форма № ОС-4 — при списании отдельного объекта основ­ных средств;

• форма № ОС-4а — при списании автотранспортных средств;

• форма № ОС-46 — при списании групп объектов основных средств.

Акты составляются в двух экземплярах, подписываются чле­нами комиссии, назначенной руководителем организации, утвер­ждаются руководителем или уполномоченным им лицом. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй — остается у лица, ответственного за сохранность объектов основных средств, и явля­ется основанием для сдачи на склад и реализации материальных ценностей и металлолома, оставшихся в результате списания. В случае списания автотранспортного средства в бухгалтерию вме­сте с актом также передается документ, подтверждающий снятие его с учета в Государственной инспекции безопасности дорожного движения МВД РФ (Госавтоинспекции).

В акте указываются первоначальная и остаточная стоимость объекта, сумма начисленной амортизации, сведения о содержании драгоценных металлов, о затратах, связанных с ликвидацией объ­ектов, и о поступлении материальных ценностей от их списания.

Для оформления операций с оборудованием, требующим монта­жа, используются три первичных документа. При поступлении обо­рудования к установке на склад приемной комиссией составляется в двух экземплярах акт о приеме (поступлении) оборудования (форма № ОС-14). Передача оборудования монтажным организациям оформ­ляется актом о приеме-передаче оборудования в монтаж (форма №ОС-15). Если при поступлении оборудования на склад в состав комиссии входил представитель подрядной монтажной организации, отдельный акт на передачу оборудования в монтаж (форма № ОС-15) не составляется. В этом случае представитель монтажной организа­ции расписывается в получении оборудования на ответственное хра­

нение непосредственно в акте о приеме (посуплении) оборудования (форма № ОС-14), и ему передается копия акта.

Если в процессе ревизии, монтажа или испытания оборудова­ния выявлены дефекты, не установленные при его поступлении на склад, составляется акт о выявленных дефектах оборудования (форма № ОС-16). В этом случае акт о приеме (поступлении) обо­рудования (форма №ОС-14) является предварительным, состав­ленным по наружному осмотру.

Аналитический учет наличия и движения основных средств внутри организации осуществляется в инвентарных карточках. Бухгалтерия ведет инвентарные карточки в одном экземпляре: на каждый объект — по форме № ОС-6, на группу объектов — по форме № ОС-ба, для объектов основных средств малых предпри­ятий — по форме № ОС-66.

Записи в инвентарные карточки производятся на основании актов о приеме-передаче объектов основных средств (формы №ОС-1, №ОС-1а, №ОС-1б), об их перемещении (форма № ОС-2), документов по дооборудованию, реконструкции, модер­низации, капитальному ремонту (форма № ОС-3) и списанию (формы № ОС-4, № ОС-4а, № ОС-46), а также на основании тех­нических паспортов и других документов.

В инвентарных карточках приводятся основные данные по объекту на дату принятия к учету (первоначальная стоимость, срок полезного использования) и дату передачи (фактический срок экс­плуатации, сумма начисленной амортизации), а также сведения о переоценке, внутреннем перемещении.

Инвентарные карточки хранятся в бухгалтерии в картотеке. Группировка инвентарных карточек в картотеке может производить­ся применительно к Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной постановлением Прави­тельства РФ от 01.01.02 г. №1, а внутри разделов, подразделов, классов и подклассов — по месту эксплуатации (структурным под­разделениям организации). Организация, имеющая небольшое коли­чество объектов основных средств, аналитический учет может осу­ществлять в инвентарной книге с указанием необходимых сведений об объектах основных средствах по их видам и местам нахождения.

При наличии большого количества объектов основных средств по месту их нахождения в структурных подразделениях в целях контроля сохранности учет основных средств может осуществлять­ся в инвентарном списке или другом соответствующем документе, содержащем сведения о номере и дате инвентарной карточки, ин­вентарном номере объекта, его наименовании, первоначальной стоимости и сведения о выбытии (перемещении) объекта.

3.1.