<<
>>

10.2. Документы по учету личного состава, труда и его оплаты

Для учета личного состава, начисления и выплат заработной пла­ты используют унифицированные формы первичных учетных доку­ментов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 г.
№ 26.

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (фор­ма № Т-1) и приказ (распоряжение) о приеме работников на рабо­ту (ф. № Т-1a) применяются для оформления и учета принимаемых на работу по трудовому договору (контракту). Составляются лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в орга­низацию.

В приказах указываются наименование структурного подразделе­ния, профессия (должность), испытательный срок, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместитель­ству, в порядке перевода из другой организации, для замещения вре­менно отсутствующего работника, для выполнения определенной ра­боты и др.).

204

Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ объявляют работнику (работникам) под распис­ку. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о при­еме на работу, заполняется личная карточка, а в бухгалтерии открыва­ется лицевой счет работника.

Личная карточка работника (форма № Т-2) и личная карточ­ка государственного служащего (форма № Т-2ГС) заполняются на лиц, принятых на работу на основании приказа о приеме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об оконча­нии учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в нало­говом органе и других документов, предусмотренных законодатель­ством, а также сведений, сообщенных о себе работником.

Личная карточка государственного служащего (ф. № Т-2ГС) при­меняется для учета лиц, замещающих государственные должности государственной службы.

Штатное расписание (ф. № Т-3) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утвержда­ется приказом (распоряжением) руководителя организации или упол­номоченным им лицом.

Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с при­казом (распоряжением) руководителя организации или уполномочен­ным им лицом.

Учетная карточка научного, научно-педагогического работни­ка (ф. № Т-4) применяется в научных, научно-исследовательских, на­учно-производственных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников.

Заполняется на основании соответствующих документов (дипло­ма доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также сведений, сообщенных о себе работником.

На каждого научного и научно-педагогического работника ведет­ся также личная карточка (ф. № Т-2).

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (ф. № Т-5) и приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (ф. № Т-5а) используются для оформления и учета перевода работника(ов) на другую работу в организации. Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем орга­низации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику (ра­ботникам) под расписку. На основании данного приказа делаются от-

205

метки в личной карточке, лицевом счете, вносится запись в трудовую книжку.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работни­ку (ф. М Т-6) и приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (ф. М Т-ба) применяются для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику (работникам) в соответствии с законодательством, коллективным договором, нормативными акта­ми организации, трудовым договором (контрактом).

Составляются работником кадровой службы или уполномоченным лицом, подписываются руководителем организации или уполномочен­ным им лицом, объявляются работнику под расписку. На основании приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и произ­водится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

График отпусков (ф. № Т-7) предназначен для отражения сведе­ний о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков ра­ботникам всех структурных подразделений организации на ка­лендарный год по месяцам. График отпусков является сводным. При его составлении учитываются действующее законодательство, специ­фика деятельности организации и пожелания работника.

График отпусков визируется руководителем кадровой службы, ру­ководителями структурных подразделений, согласовывается с выбор­ным профсоюзным органом и утверждается руководителем организа­ции или уполномоченным им лицом.

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работни­ка и руководителя структурного подразделения в график отпусков вно­сятся соответствующие изменения.

Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (ф № Т-8) и приказ (рас-поряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками (ф. М Т-8а) применяются для оформ­ления и учета увольнения работника (работников). Заполняются ра­ботником кадровой службы, подписываются руководителем органи­зации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику (ра­ботникам) под расписку.

На основании приказа делается запись в личной карточке, лице­вом счете, трудовой книжке, производится расчет с работником по форме № Т-61 «Записка-расчет при прекращении действия трудово­го договора (контракта) с работником».

Приказ (распоряжение) о направлении работника в команди­ровку (ф. М Т-9) и приказ (распоряжение) о направлении ра­ботников в командировку (ф. № Т-9а) применяются для оформления и учета направлений работника (работников) в командировки.

Запол-

206

няются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом. В приказе о направле­нии в командировку указываются фамилии и инициалы, структурное подразделение, профессии (должности) командируемых, а также цели, время и места командировок.

При необходимости указываются источники оплаты сумм коман­дировочных расходов, другие условия направления в командировку.

Командировочное удостоверение (ф. № Т-19) является доку­ментом, удостоверяющим время пребывания работника в служебной командировке.

Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку.

В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибы­тия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного долж­ностного лица и печатью.

После возвращения из командировки в организацию работником составляется авансовый отчет с приложением документов, подтверж­дающих произведенные расходы.

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (ф. № Т-10а) используются для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении.

Служебное задание подписывается руководителем подразделения, в котором работает командируемый работник. Утверждается руково­дителем организации или уполномоченным им лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направле­нии в командировку.

Лицо, прибывшее из командировки, составляет краткий отчет о выполненной работе, согласовывает его с руководителем структур­ного подразделения и представляет в бухгалтерию вместе с команди­ровочным удостоверением и авансовым отчетом.

Приказ (распоряжение) о поощрении работника (ф. № Т-11) и приказ (распоряжение) о поощрении работников (ф. № Т-11 а) при­меняются для оформления и учета поощрений за успехи в работе.

Составляются на основании представления руководителя струк­турного подразделения организации, в котором работает работник.

Подписываются руководителем организации или уполномочен­ным им лицом, объявляются работнику (работникам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая за­пись в трудовую книжку работника.

Табель учета использования рабочего времени и расчета зара­ботной платы (ф. № Т-12) и табель учета использования рабоче­го времени (ф. № Т-13) применяют для осуществления табельного

207

учета и контроля трудовой дисциплины. Форма № Т-12 предназначе­на для учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, а ф. № Т-13 - только для учета использования рабочего вре­мени. При использовании ф. № Т-13 оплату труда начисляют в лице­вом счете (ф. № Т-54), расчетной ведомости (ф. № Т-51) или расчет-но-платежной ведомости (ф. № Т-49).

Форма № Т-13 применяется в условиях автоматизированной об­работки данных. Бланки табеля с частично заполненными реквизита­ми могут быть созданы с помощью средств вычислительной техни­ки. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с приня­той технологией обработки данных.

Табельный учет охватывает всех работников организации. Каждо­му из них присваивается определенный табельный номер, который указывается во всех документах по учету труда и заработной платы. Сущность табельного учета заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, ухода с работы, всех случаев опозданий и неявок с указанием их причин, а также часов простоя и часов сверх­урочной работы.

Табельный учет осуществляют бухгалтер, бригадир или мастер в табеле учета использования рабочего времени. Для упрощения та­бельного учета можно ограничиться лишь регистрацией в нем откло­нений от нормальной продолжительности рабочего дня.

Отметку о неявках или опозданиях делают в табеле на основании соответствующих документов - справок о вызове в военкомат, суд, листов о временной нетрудоспособности и др., которые работники сдают табельщикам; время простоев устанавливают по листкам о про­стое, а часы сверхурочной работы - по спискам мастеров.

Учет выработки рабочих в организациях осуществляют мастера, бригадиры и другие работники, на которых возложены эти обязаннос­ти. Для учета выработки применяют различные формы первичных документов (наряды на сдельную работу, ведомости учета выполнен­ных работ и др.).

Независимо от формы первичные документы содержат в себе, как правило, следующие реквизиты (показатели): место работы (цех, участок, отделение), время работы (дата); наименование и разряд рабо­ты (операции); количество и качество работы; фамилии, инициалы, табельные номера и разряды рабочих; нормы времени и расценки за единицу работы; сумму заработной платы рабочих; шифры учета зат­рат, на которые относится начисленная заработная плата; количество нормо-часов по выполненной работе.

Учет выработки, а вместе с тем и выбор той или иной формы первичного документа зависят от многих причин: характера произ­водства, особенностей технологии производства, организации и оп-

208

латы труда, системы контроля и качества продукции, обеспеченнос­ти производства мерной тарой, весами, счетчиками и другими изме­рительными приборами.

Оформленные первичные документы по учету выработки и вы­полненных работ вместе со всеми дополнительными документами (листками на оплату простоя, на доплаты, актами о браке и др.) пере­даются бухгалтеру.

Для определения суммы заработной платы, подлежащей выдаче на руки работникам, необходимо определить сумму заработка работ­ников за месяц и произвести из этой суммы необходимые удержания. Эти расчеты производят обычно в расчетно-платежной ведомости (ф. № 49), которая, кроме того, служит и документом для выплаты заработной платы за месяц.

В левой части этой ведомости записывают суммы начислений за­работной платы по ее видам (сдельно, повременно, премии и разно­го рода оплаты), а в правой - удержания по их видам и сумму к вы­даче. На каждого работника в ведомости отводят одну строку.

В ряде организаций (особенно крупных) вместо расчетно-платежных ведомостей применяют отдельно расчетные ведомости (ф. № Т-51) и платежные ведомости (ф. № Т-53). В расчетной ведомости содер­жатся все расчеты по определению сумм заработной платы, подлежа­щих выплате работникам. Платежную ведомость используют лишь для выплаты заработной платы. В ней указывают фамилии и инициалы ра­ботников, их табельные номера, суммы к выдаче и расписку в получе­нии заработной платы. Расчетно-платежные ведомости или замещающие их расчетные и платежные ведомости применяют для расчетов с работ­никами за целый месяц.

Аванс за первую половину месяца обычно выдают по платежным ведомостям. Сумму аванса обычно определяют из расчета 40% зара­ботка по тарифным ставкам или бкладам с учетом отработанных ра­ботниками дней.

Заработную плату выдают из кассы в течение трех дней. По исте­чении этого срока кассир против фамилий работников, не получив­ших заработную плату, делает отметку «Депонировано», составляет реестр невыданной заработной платы и на титульном листе ведомос­ти указывает фактически выплаченную и не полученную работника­ми сумму заработной платы. Суммы не выплаченной в срок заработ­ной платы по истечении трех дней сдают в банк на расчетный счет.

На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовый ордер (ф. № КО-2), номер и дата которого проставляются на последней странице ведомости.

В расчетных ведомостях, составляемых на машинных носителях информации, состав реквизитов и их расположение определяются

209

в зависимости от принятой технологии обработки информации. При этом форма документа должна содержать все реквизиты унифициро­ванной формы.

Журнал регистрации платежных ведомостей (ф. Лз Т-53а) применяется для учета и регистрации платежных ведомостей по произве­денным выплатам работникам организации. Ведется работником бух­галтерии.

Выплаты, не совпадающие со временем выдачи заработной пла­ты (внеплановые авансы, отпускные суммы и т.п.), производят по рас­ходным кассовым ордерам, на которых делают пометку «Разовый рас­чет по заработной плате».

Расчетно-платежная ведомость выполняет несколько функций - расчетного документа, платежного документа - и, кроме того, служит регистром аналитического учета расчетов с работниками по заработ­ной плате.

Однако на практике использовать расчетно-платежные ведомос­ти для подсчета средней заработной платы за какой-либо предшест­вующий период (например, за шесть месяцев при оплате отпуска) неудобно, поскольку необходимо делать трудоемкие выборки из раз­личных ведомостей.

Поэтому в организации на каждого работника открывают лице­вые счета (ф. № Т-54 нф.М Т-54а), в которых записывают необходи­мые сведения о работнике (семейное положение, разряд, оклад, стаж работы, время поступления на работу и др.), все виды начислений и удержаний из заработной платы за каждый месяц. По этим данным легко рассчитать средний заработок за любой период времени.

Форма № Т-54 используется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы на основании первичных докумен­тов по учету выработки и выполненных работ, отработанного време­ни и документов на разные виды оплат. На основании данного лице­вого счета составляют расчетную ведомость по ф. № Т-51.

Форма № Т-54а применяется при обработке учетных данных с применением средств вычислительной техники и содержит только условно-постоянные реквизиты о работнике. Данные по расчету зара­ботной платы, полученные на бумажных носителях, вкладываются ежемесячно в лицевой счет. Вторая страница используется для печа­тания кодов видов оплат и удержаний.

Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (ф. № Т-60) предназначена для расчета причитающейся работнику заработной пла­ты и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемо­го или иного отпуска.

Записка-расчет при прекращении действия трудового догово­ра (контракта) с работникам (Ф. № Т-61) применяется для учета

210

и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работ­нику при прекращении действия трудового договора (контракта). Со­ставляется работником кадровой службы или уполномоченным лицом, расчет причитающейся заработной платы и других выплат произво­дится работником бухгалтерии.

Для получения аванса за первую половину месяца в банк пред­ставляют следующие документы: чек, платежные поручения на пере­числение денежных средств в бюджет по удержанным налогам, на перечисление сумм, удержанных по исполнительным документам и личным обязательствам, а также на перечисление платежей на соци­альные нужды (в фонды - пенсионный, социального страхования, обя­зательного медицинского страхования).

<< | >>
Источник: Кондраков Н.П.. Бухгалтерский учет: Учебник. — М.: ИНФРА-М, — 592 с. — (Серия «Высшее образование»).. 2007

Еще по теме 10.2. Документы по учету личного состава, труда и его оплаты:

  1. Документальное оформление операций по учету труда и его оплаты
  2. ПЕРВИЧНЫЕ УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПО УЧЕТУ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ И РАСЧЕТОВ С ПЕРСОНАЛОМ ПО ОПЛАТЕ ТРУДА
  3. ДОКУМЕНТЫ ПО УЧЕТУ ТРУДА
  4. 74. Документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда
  5. Учет личного состава организации
  6. Учет личного состава организации
  7. УЧЕТ ЛИЧНОГО СОСТАВА ПРЕДПРИЯТИЯ
  8. КЛАССИФИКАЦИЯ И УЧЕТ ЛИЧНОГО СОСТАВА
  9. КЛАССИФИКАЦИЯ И УЧЕТ ЛИЧНОГО СОСТАВА
  10. Автоматизированное рабочее место «Учет личного состава»
  11. 6.3. Учет затрат на оплату труда и его социальную защиту
  12. Учет личного состава работников
  13. 2.8.5. Тарифная система оплаты труда. Особенности оплаты труда работников бюджетной сферы
  14. Значение и задачи учета труда и его оплаты
  15. Значение и задачи учета труда и его оплаты
  16. 15. Учет труда и его оплаты