<<
>>

10.1. Расчеты с подотчетными лицами

Подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы. Список подотчетных лиц, регулярно получающих денежные средства под отчет на административно-хозяйственные расходы, оформляется приказом по организации.

Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению руководителя организации для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. За время нахождения в командировке работнику сохраняется заработная плата по месту постоянной работы. Работника направляет в командировку руководитель, что оформляется выдачей командировочного удостоверения. По усмотрению руководителя организации наряду с командировочным удостоверением может оформляться приказ. При направлении в командировку подотчетное лицо также получает служебное задание, форма которого утверждена Госкомстатом России.

Размер аванса, выдаваемого подотчетному лицу, определяется заданием (что купить, оплатить) и условиями командировки (пункт назначения, виды транспорта, продолжительность командировки).

Выдача наличных денег под отчет оформляется расходным кассовым ордером после расчета бухгалтерией причитающихся сумм.

Подотчетное лицо обязано в трехдневный срок (после использования средств или возвращения из командировки) составить и сдать в бухгалтерию авансовый отчет. К авансовому отчету прилагаются оправдательные документы (квитанции, чеки, проездные билеты, счета и Др.). командировочное удостоверение. Целесообразность расходов подтверждает руководитель отдела, в котором работает сотрудник. Бухгалтерия проверяет расходы, представленные в авансовом отчете, а руководитель организации утверждает отчет. Затем авансовый отчет принимается к учету.

Командировочные расходы включаются в себестоимость продукции (работ, услуг).

Хозяйственные расходы подтверждаются квитанциями почтовых отделений, счетами и чеками магазинов, оптовых и транспортных организаций и др.

Остаток неиспользованных сумм сдается подотчетным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру, а перерасход выдается из кассы по расходному кассовому ордеру в день сдачи авансового отчета.

Денежные средства, полученные под отчет, расходуются строго по назначению. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается. Наличные деньги выдаются под отчет при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. У лиц, не представивших отчеты и оправдательные документы о расходовании подотчетных сумм в установленные сроки или не возвративших в кассу организации остатки неиспользованных сумм авансов, бухгалтерия вправе удержать из начисленной заработной платы задолженность в порядке, предусмотренном действующим I законодательством.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц организации или сумму невозмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы, выданные под отчет и в возмещение перерасхода, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и неиспользованные и сданные по приходным кассовым ордерам.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти сум­мы списываются в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) • и 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в ведомости по каждой сумме, выданной под отчет. В регистре отражаются выдача денежных средств по отчет в разрезе корреспондирующих счетов и списание задолженности при представлении авансовых отчетов с отнесением расходов на счета затрат, запасов и др. Бухгалтерские записи по учету расчетов с подотчетными лицами представлены в табл. 10.1.

Таблица 10.1

Корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами

п/п

Содержание факта хозяйственной деятельности Корреспонденция счетов

Дебет Кредит
1 Отражается выдача денежных средств подотчетным лицам 71 50,51
2 Отражается выдача денежных документов подотчетным лицам 71 50
3 Отражается выдача денежных средств под отчет подразделениям организации, выделенным на отдельный баланс 71 79
4 Отражается оплата подотчетными лицами разных расходов, связанных с приобретением оборудова­ния, материалов, их доставкой и хранением 07, 08, 10, 15 71
5 Отражается НДС по материальным ценностям, работам, услугам 19 71
6 Отражается сумма расходов, осуществленных подотчетными лицами и связанных с производством продукции, выполнением работ, оказанием услуг 20, 23, 25,26 71
7 Отражается сумма расходов, осуществленных под­отчетными лицами и связанных с исправлением брака 28 71
8 Отражается сумма расходов, осуществленных под­отчетными лицами и связанных с продажей продукции 44,45 71
9 Отражается возврат работниками в кассу неизрас­ходованных подотчетных сумм 50 71
10 Приняты к учету денежные документы, оплаченные из подотчетных сумм 50 71
11 Отражается возврат работниками организации на расчетный, валютный или специальные счета организации неизрасходованных сумм, ранее выданных под отчет 51,52,

55

71
12 Отражается стоимость приобретенных подотчетным лицом ценных бумаг 58 71
13 Отражается оплата подотчетными лицами расходов, возмещаемых контрагентами в соответствии с условиями договоров 62,76 71
14 Отражаются суммы, удержанные из оплаты труда работника (с согласия работника) в связи с нали­чием у него неизрасходованных подотчетных сумм 70 71
15 Отражается задолженность работника по своевре­менно не возвращенным подотчетным суммам 73 71
16 Отражается оплата подотчетными лицами работ (услуг), выполненных (оказанных) для подразделения, выделенного на отдельный баланс 79 71
17 Отражается оплата подотчетными лицами прочих расходов 91 71
18 Отражаются подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки или незаконно израсходованные 94 71

<< | >>
Источник: Сапожникова Н.Г.. Бухгалтерский учет. 2-е изд., перераб. и доп. - М.: — 480 с.. 2009 {original}

Еще по теме 10.1. Расчеты с подотчетными лицами:

  1. Организация учета расчетов с подотчетными лицами
  2. 38. Расчеты с подотчетными лицами
  3. Аудит операций по расчетам с подотчетными лицами
  4. Проверка расчетов с подотчетными лицами
  5. УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ
  6. 2.5.7. Учет расчетов с подотчетными лицами
  7. Учет расчетов с подотчетными лицами
  8. 12.6. Учет расчетов с подотчетными лицами
  9. АУДИТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ
  10. УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ
  11. Учет расчетов с подотчетными лицами
  12. 15.14. Учет расчетов с подотчетными лицами
  13. Учет расчетов с подотчетными лицами
  14. УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ
  15. РАСЧЕТЫ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ
  16. Учет расчетов с подотчетными лицами
  17. Учет расчетов с подотчетными лицами по хозяйственно-операционным расходам
  18. Учет расчетов с подотчетными лицами
  19. УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ ПО ХОЗЯЙСТВЕННО-ОПЕРАЦИОННЫМ РАСХОДАМ
  20. Учет расчетов с подотчетными лицами