9.4.2. Совершенствование контроля выполнения процедуры

При совершенствовании процедуры выдачи разрешений на строительство нужно найти вариант, который удовлетворяет интересы, как местной Рады, так и застройщика (клиента). Для этого надо выделить подразделение, осуществляющее полный контроль регистрации, обработки и принятия решения по заявке застройщика, и контроль доходов и затрат на бизнес-процесс.
Функциями такого подразделения, называемого центром ответственности [19, 22], являются:
Планирование деятельности в стоимостных показателях по статьям, консолидация которых позволяет сформировать соответствующие бюджеты доходов и затрат.
Контроль фактического выполнения функций, их координация, предупреждение неблагоприятного развития ситуации.
Отчетность после окончания периода о фактическом выполнении своих функций. Все отклонения анализируются, указываются их причины, готовятся мероприятия по их устранению.
Устанавливается зависимость материального вознаграждения персонала от того, насколько быстро и качественно будет обработана заявка.
Нужен единый орган, координирующий работу всех служб, занятых рассмотрением, обработкой и принятием решений по заявкам, и отслеживающий местонахождения заявки в каждый данный момент времени. Для эффективного функционирования этого центра нужна система единого документооборота, позволяющая отслеживать движение конкретных заявок, получать информацию о результатах их рассмотрения в тех или других отделах.
Одним из таких средств является программа "АРМ регистратора", которая позволяет создать единую регистрационную базу данных документов, заявок, решений. Программа позволяет регистрировать внутренние и внешние документы, которые поступают из разных организаций и подразделений, участвующих в рассмотрении заявок. Руководитель центра, получив на главном компьютере сообщение о прохождении этапа обработки заявки и принятом решении, может выполнить действия по резолюции на заявке: отправить ее на переоформление или переслать в организацию, осуществляющую следующий этап прохождения заявки.
Планирование доходов осуществляется путем установления целевых показателей по предоставлению услуг на основе информации о количестве заявок прошлых периодов, влияния сезонности, прогноза на будущее и т.п. Планирование нормируемых расходов начинается с подсчета количества заявок, которые необходимо обработать. Затем определяется потребность в материальном обеспечении рассмотрения этих заявок и принятия по ним решений.
Основную часть ненормированных расходов часто составляют расходы на персонал. Их планирование может осуществляться на основании данных прошлых периодов с поправкой на инфляцию, сезонность, изменение объема работ и т.д., либо - на основе анализа и обоснования уровня плановых затрат по каждой операции.
Создание такого центра позволит существенно сократить время рассмотрения и принятия решений по заявкам на строительство, персонифицировать ответственность за принятие управленческих решений, повысить качество планирования и привязать систему вознаграждения к результатам работы. Для обоснования варианта внедрения центра ответственности следует использовать результаты его SWOT-анализа, который позволит определить, действительно ли необходима такая структура процесса, и какую выгоду это может принести в дальнейшем. Сильные стороны:
Уменьшение времени рассмотрения заявки на строительство и увеличение эффективности принятия решений.
Возможность формирования бюджета с отражением расходов на потребляемые ресурсы и возложением ответственности за свои статьи затрат на функциональных руководителей.
Обеспечение эффективного делегирования полномочий руководителям центров по принятию оперативных управленческих решений.
Эффективное реагирование на простои и задержки рассмотрения заявок в подразделениях.
Мотивация персонала на быстрое решение вопросов.
Слабые стороны:
Увеличение времени на подготовку, согласование и утверждение расходов на содержание задействованного персонала
Руководители центров не склонны рассматривать ситуацию в целом.
3. Увеличение затрат на получение дополнительной информации Возможности:
Использовать скоординированную команду специалистов на развитие системы обслуживания застройщиков.
Оценивать результаты работы подразделений по достижению цели.
Охватывать все этапы прохождения заявки на строительство.
Ориентировать систему мотивации персонала на достижение целей. Угрозы:
Превышения затрат на построение и внедрение данной системы доходов от ее использования.
Неприятия данной системы задействованными в ней подразделениями.
Появления дублирующих служб и функций в разных подразделениях.
Ошибок планирования при внедрении системы.
<< | >>
Источник: Лелюк В. А. . Совершенствование бизнес-систем. Методы, инструментарий, опыт: учебн. пособие. Пер.с укр./ В. А. Лелюк, А. В. Лелюк, Н. П. Пан; Харьк. нац. акад. гор. хоз-ва. - Х: ХНАГХ,2011. - 438 с.. 2011

Еще по теме 9.4.2. Совершенствование контроля выполнения процедуры:

  1. 9.4. Совершенствование процедуры получения разрешения на строительство
  2. Выполнение согласованных процедур в отношении финансовой информации
  3. 6.4. Пути совершенствования финансового контроля в России
  4. Совершенствование контроля за расходованием государственных и муниципальных финансовых ресурсов
  5. 90. Контроль выполнения бюджетных показателей
  6. 3. Контроль над выполнением планов сбыта
  7. 32. Контроль и анализ выполнения плановых заданий
  8. 32. Контроль и анализ выполнения плановых заданий
  9. Общие положения. Политика и процедуры контроля качества
  10. 1.3.1. Процедура установления дополнительных мероприятий налогового контроля
  11. Составление бюджета (финансовое планирование) и контроль его выполнения.
  12. МЕТОДЫ РУКОВОДСТВА: ПОСТАНОВКА ЗАДАЧ И КОНТРОЛЬ ИХ ВЫПОЛНЕНИЯ
  13. 11. Составление бюджета (финансовое планирование) и контроль его выполнения.
  14. Контроль за выполнением требований внутриобъект- ного режима при работе со сведениями, содержащими коммерческую тайну
  15. Порядок определения налоговой базы при совершении операций по передаче товаров (выполнению работ, оказанию услуг) для собственных нужд и выполнению строительно-монтажных работ для собственного потребления
  16. Глава 10. РЕГУЛЯРНЫЕ ПЛАТЕЖИ ЗА ДОБЫЧУ ПОЛЕЗНЫХ ИСКОПАЕМЫХ (РОЯЛТИ) ПРИ ВЫПОЛНЕНИИ СОГЛАШЕНИЙ О РАЗДЕЛЕ ПРОДУКЦИИ. СИСТЕМА НАЛОГООБЛОЖЕНИЯ ПРИ ВЫПОЛНЕНИИ СОГЛАШЕНИЙ О РАЗДЕЛЕ ПРОДУКцИИ
  17. 23.2. Налогоплательщики и особенности определения налоговой базы и исчисления и уплаты отдельных налогов при выполнении соглашений 23.2.1. Налогоплательщики и плательщики сборов при выполнении соглашений. Уполномоченные представители налогоплательщиков и плательщиков сборов