<<
>>

7.7.4. Автоматизация документационных процессов

Создание и развитие компьютеров происходит с целью повышения эффективности обработки и обмена информацией, объемы которой растут в геометрической прогрессии. Собственно, компьютеризация является адекватным ответом науки и техники на требования цивилизации к информационному обеспечению ее существования и развития.
В то же время, компьютеризация сама является мощным фактором развития цивилизации.

При создании документов компьютер используется как умная печатная машинка: с его помощью можно многократно корректировать документы, редактировать, выводить на печать, использовать фрагменты других документов, готовые шаблоны, заготовки и т. п. Можно сохранять документы и перемещать Их в памяти машины в разные области, группы.

Система OS/2 Warp версия 3 предоставляет пользователю широкие возможности в проведении операций по делопроизводству. На экране монитора представлен «Рабочий стол», на котором располагаются «Папки» (дела), а в папках — документы. На «Рабочем столе» изображаются еще и пиктограммы принтера, факса, дискет, справочника, машины для уничтожения бумаг.

Для проведения каких-либо операций с документами необходимо лишь поместить их изображение на соответствующую пиктограмму. Система OS/2 Warp способна работать в режиме многих задач: можно одновременно редактировать один документ, распе-чатывать на принтере другой и отправлять партнеру третий.

Современные компьютерные системы позволяют осуществлять систематизацию документов организации на основе принципов «Номенклатуры дел», изложенных выше, в разделе «Систематизация документов организации», а также автоматизировать практически все виды работ, связанных с информационным и документационным обеспечением управления: создание документов и их корректировка, регистрация, передача, контроль исполнения, хранение, группировка и обработка данных и т.

п. Для этих целей служит операционная система Windows, пакет приложений Microsoft Office, в частности Word, Excel, Access и др. Ведущими компьютерными компаниями всего мира осуществляется постоянное совершенствование и обновление технических и программных возможностей и создание новых средств автоматизации ннформационно-документационного обеспечения управления.

В частности, операционная система Windows позволяет организовать иерархическую систему хранения информации по аналогии с «Номенклатурой дел» (см. рис. 7.28). При этом для создания документов используется обычно текстовый редактор Word, в составе которого предусмотрены шаблоны (формы распространенных документов с нанесенными постоянными реквизитами). Каждый пользователь может создать и хранить в памяти компьютера шаблоны своих собственных документов, например, бланки деловых писем с постоянными реквизитами, приказов, актов, служебных записок и т. д. Состав и содержание шаблонов очень легко изменяется.

Регистрация документов связана с внесением дополнений в иерархическую систему хранения и записью в журнал или иную регистрационную форму. Журнальная форма организации и хранения информации создается с помощью программных средств Excel и Access. Эти программы позволяют группировать информацию, представленную в таблично-журнальной форме, по любым реквизитам, тем самым обеспечивая и контроль за исполнением документов, и контроль за движением документов. Создание собственной компьютеризированной системы делопроизводства сейчас не является сложной задачей, она по плечу практически любому грамотному пользователю.

Разработана компьютерная программа «Делопроизводство», позволяющая оформлять документы по стандарту, осуществлять их регистрацию, автоматический поиск, сортировку, хранение, вывод на печать.

Электронная почта (E-Mail) объединяет возможности пересылки письменной информации с удобством общения с помощью телефона. Она позволяет обмениваться не только деловыми документами, но и неформальной информацией.

E-Mail можно использовать для быстрой и удобной пересылки факсов.

При наличии соответствующего программно-аппаратного обеспечения сообщение электронной почты может быть получено на телекс. Некоторые информационные службы обеспечивают распечатку сообщений электронной почты и их доставку с помощью обычной почты.

1. Электронная почта может работать с файлами при обмене данными, электронными таблицами, документами, созданными с помощью текстовых процессоров, графикой, видеоклипами, музыкой, речевыми сообщениями, т. е. всем, что может храниться в памяти компьютера.

Электронная почта может использоваться и самими программами: контролировать состояние какого-либо процесса и сообщать по электронной почте о его изменениях, контролировать состояние курса акций, погоды и т. п.

В личной жизни электронная почта является средством общения между людьми, средством информирования о наличии товаров, услуг, передачи рекламной информации и т. д, С ее помощью получают необходимую информацию из любой библиотеки, если эта информация введена в компьютер, а библиотека подключена к сети типа Internet.

Локальная электронная почта применяется обычно в рамках одного офиса. Используются обычно такие пакеты программ, как cc:Mail, Microsoft Mail, Novell GroupWise. Локальная электронная сеть позволяет передавать любую информацию с одних компьютеризированных рабочих мест на другие, значительно ускоряя документооборот и информационное обеспечение управления. Глобальные системы являются частью глобальных информационных сетей: CompuServe, America Online, Internet, а также системы электронных досок объявлений (BBS). Благодаря электронной почте появилась возможность выполнять работы, не выходя из дома, если ваш домашний компьютер связан с головным компьютером вашей организации.

Наиболее распространенным сейчас способом передачи данных по электронной почте считается использование телефонных линий, при этом между компьютером и телефонной линией включается специальное устройство — модем (модулятор/демодулятор). Модемы бывают внешние и встроенные непосредственно в компьютер.

Они преобразуют цифровую информацию компьютера в аналоговую (модулируют); аналоговые сигналы передаются по телефонным линиям (в том числе междугородным и международным), а в принимающем компьютере модем демодулирует сигнал в последовательность битов и байтов. Для этого служит спе-циальное телекоммуникационное, или терминальное, программное обеспечение. Более эффективны, хотя и более дороги, высокоскоростные модемы и выделенные линии связи: по ним можно передавать большие объемы информации. Скорость передачи определяет самый медленный модем в сети, а качество зависит от состояния телефонной сети.

Примерный перечень процедур, которые нужно провести для получения возможности пользоваться электронной почтой.

Приобретение, подключение и настройка модема.

Создание собственного почтового отделения, введение уникального обозначения почтового ящика и пароля для защиты информации.

Настройка программы обмена информацией, например, Microsoft Exchange.

Регистрация вашего почтового отделения и необходимых данных в сети, получение адреса и личного кода.

В системе Windows предусмотрены возможности для проведения этих процедур. Кроме того, в Word среди шаблонов документов, облегчающих их подготовку, имеются и шаблоны факсов.

<< | >>
Источник: Спивак В. А.. Современные бизнес-коммуникации. 2002

Еще по теме 7.7.4. Автоматизация документационных процессов:

  1. 11.2. Структура системы автоматизации работ отдельных участников бюджетного процесса
  2. 11.1. Основы управления бюджетным процессом и необходимость его автоматизации
  3. 4.12.2 Оценка возможностей автоматизации административных бизнес-процессов
  4. Глава 1 ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПРОЦЕССЫ В ЭКОНОМИКЕ И ОБЪЕКТИВНАЯ НЕОБХОДИМОСТЬ ИХ АВТОМАТИЗАЦИИ
  5. 3.4.2. Документационное обеспечение
  6. 3.4. КАДРОВОЕ И ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ
  7. 87. Судебно-бухгалтерская экспертиза: понятие, задачи, отличие от документационной ревизии
  8. 1.2.4 Реинжениринг процесса (Разработка нового процесса или Инновация процесса)
  9. 3.1. Автоматизация дистанционного анализа
  10. Автоматизация работы выездных специалистов
  11. 1.3.1. Объекты автоматизации в системе организаций
  12. 11. Автоматизация планирования
  13. 11. Автоматизация планирования
  14. 1.3.2. Характеристика подходов к автоматизации управленческой деятельности
  15. 13.4. Автоматизация проектирования АИС