<<
>>

7.7,3. Документооборот на предприятии

Документооборот — это движение документов с момента их получения (входящие) или создания (исходящие) до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи в дело. ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ

Всероссийский Научно-исследовательский институт Документоведения и архивного дела ВНИИДАД

А.

Н. Зайцевой Включить в состав участников. Направить информационные материалы и официальные приглашения. Доложить об исполнении 20.02.2000 г.

Дата, подпись директора

Милкшшский пер., д.7а, Москва, Центр, 101000 Тел. 923-00-53, факс 923-23-60 ОКПО 02842708

15.02.2000 № 12/02-02 На №17/АБ-05 от 10.02.2000

Директору АО «Старт» г-ну О. Н. Некрасову ул. Новая, 28 Москва, 115218

О рассмотрении заявки на участие в совещании

Уважаемый Олег Николаевич! Сообщаем о нашем согласии на участие в совещании. Просим забронировать два места в гостинице. Оплату гарантируем.

Наш расчетный счет № - в _ отделении банка. БИК В. В. Сидоров А, А. Иванова

Директор Главный бухгалтер ПЕЧАТЬ

Васильева 923-44-44

Направлено письмо № 32/АБ -05 от 20.02.2000 В дело № АБ-05.

21.02.2000. Подпись Зайцева

Вх. № 28/АБ-05 17.02.2000

Каталог АБ-05, файл Совещание

Рис. 7.30. Пример оформления входящего служебного письма, согласно ГОСТ Р 6.30-97 (с изменениями)

Документационное обеспечение управления — это отдельная сфера управленческой деятельности, являющаяся подсистемой общей системы управления организацией. Для деятельности любой организационной системы необходимо наличие ряда обеспечивающих факторов, отсутствие любого из которых снижает

Таблица 7.8. Нумерационный бланк-чшахматка* 1 2 3 4 ¦5 6 7 8 9 10 1.1 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100

результативность, а иногда делает невозможным достижение целей системы, ее существование.

Покажем состав и значение обеспечивающих факторов для подсистемы ДОУ (Документацнонное обеспечение управления).

Научно-методическое обеспечение — это комплекс нормативно методических материалов, опредёляющих правила, порядок выполнения работ, процедур, операций, включающий результаты исследований и опыт в сфере ДОУ международный, федеральный, местный и самого предприятия. Без этих материалов невозможно получить представление о том, в рамках каких норм и правил осуществляется общение, что приемлемо, что неприемлемо, как себя вести, как выполнять работы рационально, без излишних потерь. Получение необходимых знаний в этой области, в частности, является задачей данного раздела.

Кадровое обеспечение — это наличие персонала, специально обученного для производства необходимых работ, процедур, операций. Без такого персонала работы осуществляются непрофессионально, неэффективно, по дилетантски. Требования к профессиональным качествам лица, отвечающего за документацнонное обеспечение управления в организации, например, заведующего канцелярией — приводятся в его квалификационной характеристике.

Правовое обеспечение — это правовые и административные акты, издаваемые уполномоченными органами и лицами с целью определения границ дозволенного и недозволенного, разделения труда, осуществления рациональной кооперации и специализации. Такие акты издаются, начиная с федерального уровня и кончая рабочим местом на предприятии. Примеры: Положение об Архивном фонде РФ, Должностная инструкция работника.

Материально-техническое обеспечение включает необходимые для проведения работ основные и оборотные средства, начиная с помещения или специально выделенного места в помещении и кончая письменными принадлежностями.

Финансовое обеспечение предусматривает выделение денежных средств на поддержание работоспособности системы. Эти средства должны планироваться, включаться в состав издержек, направляться на приобретение ресурсов всех видов (материальных, трудовых, информационных), необходимых для поддержания и развития системы.

Организационно-экономическое обеспечение предусматривает разработку организационной структуры и системы управления ДОУ, включение в оргструктуру и в штатное расписание предприятия, организацию труда работников ДОУ, разделение труда в сфере производства работ и управления, организацию стиму-лирования.

Информационное обеспечение пронизывает всю деятельность системы ДОУ, является органичной частью всех других обеспечивающих элементов, приобретает форму банков и баз данных, документов.

От полноты состава и внутреннего содержания обеспечивающих элементов зависит качество документационного обеспечения управления.

Низкое качество ДОУ делает, по сути, невозможным эффективное функционирование всей системы управления организацией. Экономя средства на службе ДОУ, руководители зачастую лишают себя одного из самых важных факторов конкурентоспособности — информации и /или снижают уровень оперативности управления.

Документы, поступающие на предприятие, проходят следующие этапы документооборота:

первичную обработку;

предварительное рассмотрение;

регистрацию;

рассмотрение руководством (в случае невозможности без участия руководства определить подразделение исполнителя документа и состав необходимых управленческих и исполнительных действий);

направление на исполнение соответствующему должностному лицу;

при необходимости — контроль своевременности и качества исполнения указаний в документе или в резолюции;

возврат документа после исполнения в службу ДОУ и помещение в соответствующее дело. На документе делается отметка о направлении в дело с указанием номера дела и даты помещения в него.

, Исходящие документы поступают от исполнителя руководителю, иногда подвергаются процедуре исправления, окончательный вариант оформляется согласно правилам делопроизводства для придания ему соответствующего статуса, ре-гистрируется, затем отправляется адресату по каналам связи, Копия (отпуск) направляется с соответствующей отметкой в дело.

Обработка и передача документов исполнителям или отправка должна осуществляться в день их поступления в службу ДОУ.

Регистрация документов — это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и порядкового номера с последующей записью в регистрационных формах (журналах, регистрационно-контрольных карточках, на машинных носителях). Документы специальных (функциональных) систем (бухгалтерские, плановые, финансовые и т. п.) регистрируются в соответ-ствующих структурных подразделениях. В службе ДОУ регистрируются сопроводительные письма к ним, адресованные руководству организации.

Регистрация документов должна быть однократной.

Порядок формирования регистрационного номера документа с использованием номенклатуры дел рассмотрен в разделах «Систематизация документов» и «Нумерация документов».

На внутренних документах обычно ставится только их порядковый номер, на-пример: Протокол № 12, Приказ № 89, Акт Кг 6, однако, дела, в которых они хранятся, имеют индекс, согласно номенклатуре дел.

Регистрационные журналы удобны при сравнительно небольших объемах информации, поскольку получение справки о поступлении документа и его на-хождении по журналу достаточно трудоемко.

По журналу сложно вести контроль исполнения документов, поскольку каждое перемещение документа требует новой записи в журнале. Формы журналов регистрации входящих, исходящих и внутренних документов приведены на рис. 7.31.

Форма журнала регистрации входящих документов Дата поступлення и индекс документа (входящие) Корреспондент, дата и индекс поступившего документа Краткое содержание Резолюция или

кому направляется документ Отметка

об ис-полнении 1 2 3 4 5

Форма журнала регистрации исходящих документов

Дата и индекс документа Корреспондент (адресат) Кроткое содержание Отметха о6 исполнении (отправке) 1 2 3 4 Форма журнала регистрации внутренних документов Дата и номер документа Кто подписал Кратное

содержание Отметка об исполнении 1 2 3 4 Рис, 7,31. Формы регистрационных журналов

Регистрационно-контрольные карточки (РКК) позволяют более оперативно вести информационно-справочную работу и осуществлять контроль за исполнением документов без повторной регистрации. Обычно РКК на документ печатается в нескольких экземплярах, что позволяет создавать и вести несколько картотек, упорядоченных по разным признакам: по видам деятельности, по корреспондентам, по исполнителям, по датам и т. и. Форма регистрационно-контрольной карточки приведена на рис. 7.32.

Контролю исполнения подлежат либо все зарегистрированные документы, либо те из них, которые определены решением руководства. Контроль исполнения включает:

постановку документа на контроль с проставлением соответствующей отметки на документе и в регистрационных формах;

проверку своевременности доведения документа до исполнителя;

Лицева* сторона карточки

і 23456789 1011 12 ІЗ 14 15 16

' 17 18 192021 22232425 262728293031

Корреспощіект : ¦ '

Дата поступления и индекс документа (входящие) | Дата и индекс документа (исходящий)

. Краткое содержание

Резолюция или кому направлен документ

Отметка об исполнении документа

Оборотная сторона карточки

Контрольные отметки

Фонд № Опись № Дело X»

Рис. 7.32. Форма регистраци он но-контрольной карточки

предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

учет и обобщение результатов контроля исполнения документов исполнителями, подразделениями за отчетный период и информирование руково-дителя.

Эффективность составления, регистрации, учета и контроля исполнения документов значительно повышается при использовании современных компьютеров.

<< | >>
Источник: Спивак В. А.. Современные бизнес-коммуникации. 2002

Еще по теме 7.7,3. Документооборот на предприятии:

  1. 6.3. Системы электронного документооборота предприятия
  2. 6.2.4. Документооборот
  3. ДОКУМЕНТООБОРОТ
  4. Организация документооборота и хранения документов
  5. 2.4.4. Правила документооборота и технология обработки учетной информации
  6. Проверка системы документации и документооборота
  7. Электронный документооборот
  8. 4.3.3.ПРИНЦИПЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
  9. 3.5. Особенности современных форм документооборота
  10. 5.2.5. Проблемы обеспечения безопасности электронного документооборота в экономике
  11. Ситуация "Построение схемы документооборота"
  12. Провайдеры систем электронного документооборота
  13. 6.2. Документация и документооборот в бухгалтерском учете
  14. 7.7. Систематизация и хранение документов,документооборот и автоматизация делопроизводства
  15. Организация финансовой работы на предприятии. Анализ финансового состояния предприятий. Платежеспособность и ликвидность предприятий
  16. ТЕМА 7. Организация финансовой работы на предприятии. Анализ финансового состояния предприятий. Платежеспособность и ликвидность предприятий
  17. Сущность и функции финансов предприятий. Финансовая политика предприятий