<<
>>

7.2.3. Классификация документов

Документы на предприятиях классифицируются по следующим основаниям:

по способу фиксации информации (письменные, графические, фото, видео-, аудио-, кинодокументы, документы на разнообразных машинных носителях);

по содержанию или роду деятельности (организационно-распорядительные, плановые, бухгалтерские и т.

п.);

по назначению (приказы, положения, протоколы, уставы, акты, отчеты, письма, заявления и т. п.);

по видам (типовые, т. е. обязательные к применению в определенной области, примерные, трафаретные, индивидуальные);

по степени сложности (простые, т. е. посвященные одному вопросу, решаемые, как правило, в одном подразделении, и сложные, содержащие ряд проблем, ставящие ряд вопросов. Документооборот по простым документам минимален по времени и трудозатратам, а по сложным документам — обычно велик и требует больших материальных, временных и трудовых затрат, связанных с его осуществлением и проведением контроля исполнения. С точки зрения адресата, быстрее и эффективнее решаются вопросы, направленные простым документом);

по месту составления (внешние по отношению к организации — входящие и исходящие, т.

е. или направляемые за пределы организации, или поступаю-щие извне организации, и внутренние);

по срокам исполнения (срочные и несрочные);

по сфере действия (служебные, или деловые, и официально-личные, т. е. именные, поступающие с указанием конкретного лица);

по степени гласности (обычные, секретные, для служебного пользования, содержащие коммерческую тайну, или конфиденциальные);

по юридической силе (подлинники, т. е. оригиналы, копии, отпуски, дубликаты, подложные).

Оригинал обладает полной легитимностью, если подписан собственноручно должностным лицом, подпись которого заверена оттиском печати. Перечень документов, подлежащих утверждению и заверению печатью, помещен в приложении.

В настоящее время активно обсуждаются юридические и технические проблемы так называемой «электронной подписи

Отпуск в данном случае — это полная копия документа, подписанная собственноручно теми же лицами, что и подлинник, и заверенная подлинным оттиском печати. По существу, отпуск — это второй оригинал, подписанный собственноручно руководителем и заверенный, если нужно, печатью. Наличие в организации не копни отправленного документа, а отпуска, очень важно, например, при заключении торговой сделки, оформляемой такими документами, как оферта и акцепт. Согласно Гражданскому кодексу, наличие этих документов пол-ностью обеспечивает юридическую силу сделки. Однако у каждой стороны должна быть юридически полноценная пара документов: оферта и акцепт. Поскольку оригинал вы направляете деловому партнеру, а себе оставляете обычно копию, ваша пара документов не имеет полной юридической силы (копия — всего лишь информационный, а не юридический документ). Поэтому целесообразно составлять оригинал и отпуск: оригинальная подпись руководителя и оттиск печати придадут отпуску силу оригинала.

Дубликат — это полная копия подлинника, выдаваемая взамен утраченного подлинника и оформленная таким образом, что приобретает юридическую силу подлинника.

Копия — точный список, точное воспроизведение, повторение документа, изготавливаемое как вручную, так и с помощью технических средств. В современном управлении копия может исполнять роль подлинника, т. е. использоваться как правовой документ, в случае ее заверения нотариусом, однако некоторые организации не испытывают доверия даже к нотариально заверенным копиям и требуют предъявления оригинала документа. Ксерокопия и факсимильная копия зачастую не рассматриваются в качестве равносильного оригиналу документа, если это не определено законами страны или договоренностью сторон:

по степени полноты представленной информации (полные и выписки, т. е. копии части документа);

по срокам хранения. В одну папку (дело), как правило, должны направляться документы, имеющие одинаковый срок хранения.

Могут быть приняты и другие основания для классификации документов.

Конкретный документ, как правило, подпадает под несколько оснований для классификации, например, трафаретная выписка из протокола собрания.

В 70-80 гг. в СССР был разработан Общесоюзный классификатор управленческой документации (ОКУД), в котором была систематизирована и закодирована вся унифицированная документация. Каждая форма унифицированной документации получила семиразрядный код: первые два разряда — код унифицированной системы документов (например, 02 — унифицированная система организационно-распорядительной документации); следующие два разряда — подкласс форм унифицированных документов (например, 71 — документация по личному составу); следующие три цифры — номер формы внутри подкласса (например, 020 — анкета). Восьмой разряд занимает так называемое контрольное число, обеспечивающее контроль правильности ввода кода по ОКУД в компьютер. Таким образом, код анкеты по ОКУД — 02710208. Сейчас в практике зачастую не применяют систему кодов по ОКУД, хотя он может использоваться как идентификационный код документа при его вводе в компьютер и выборе программы обработки информации.

<< | >>
Источник: Спивак В. А.. Современные бизнес-коммуникации. 2002

Еще по теме 7.2.3. Классификация документов:

  1. 14. Разновидности документов. Классификация первичных документов
  2. Классификация документов
  3. 7.2. Направления классификации,стандартизации и унификации документов
  4. ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ, ДЕНЕЖНЫХ ДОКУМЕНТОВ И БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ
  5. 17. ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ФИНАНСОВОГО ПЛАНА. НАЗНАЧЕНИЕ, СТРУКТУРА И МЕТОДИКА РАСЧЕТОВ ОСНОВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ФИНАНСОВОГО ПЛАНА
  6. 3. Представление иных документов для камеральной проверки 3.1. Виды иных документов, представляемых при камеральной налоговой проверке
  7. Бюджетная классификация доходов и расходов. Коды бюджетной классификации
  8. III Естественная классификация преступников. — Преце-денты. — Преступники привычные и случайные. — Пять основных категорий: преступники помешанные, прирожденные, привычные, случайные, по страсти. — Их различия. — Относительные количества их. — Другие классификации. — Выводы.
  9. 2.3. Метод анализа документов
  10. Документы
  11. 9.1. Истребование документов