<<
>>

7.2.2. Документы, регламентирующие процесс делопроизводства на предприятии

В любой организации, на любом предприятии должны иметься общедоступные нормативные и методические материалы, регламентирующие деятельность по документационному обеспечению управления (ДОУ), причем среди них должны быть как общегосударственные материалы, так и материалы самого предприятия.

Общегосударственные материалы по ДОУ:

Государственная система документационного'обеспечения управления.

Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., 1991,

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах испол-нительной власти. Утверждена приказом Федеральной архивной службы России от 27.11,2000 № 68. (Помогает в разработке собственной Инструкции по делопроизводству.)

ГОСТ Р 6,30-97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов, М., 1997.

Изменения к ГОСТу Р 6.30-97, внесенные Постановлением Госстандарта России № 9-ст от 21.01.2000 и введенные в действие 01.04.2000.

Положение об Архивном фонде РФ, М., 1994.

Положение о Государственной архивной службе РФ.

М., 1994.

Перечень основных документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. М„ 1989.

Возможные направления использования «Перечня...» после выхода «Поло-жения об Архивном фонде РФ»:

поскольку в «Перечень...» включены документы, традиционно представлявшие интерес для государства и являющиеся предметом внимания и контроля над их сохранностью со стороны государства, есть основания полагать, что документы, не включенные в этот перечень, не представляют интереса для государства и его Архивной службы. По-видимому, с документами, находящимися за пределами перечня, организация может поступать, как ей заблагорассудится, правда, все же по согласованию с органами Росархива;

по документам, вошедшим в «Перечень...», организация может ориентироваться на указанные в перечне сроки временного хранения как на время, по истечении которого правомерно обращаться к органам Росархива за разрешением на юс уничтожение, или перевод в режим постоянного хранения.

Для негосударственных предприятий и организаций возможно использование справочного пособия «Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих

организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов)».

- М.: ВНИИДАД, 1996.

9. Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях. М„ 1981. Благодаря ориентации на нормы, устанавливаемые этим документом, обычно удается обеспечить уважительное отношение к клиентам и создать благоприятный имидж у потребителей и общества в целом.

10. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях.

Собственные документы организации:

Копия Устава организации — для точного исполнения реквизитов, связанных с наименованием и справочными данными по собственной организа-ции.

Положения о структурных подразделениях — для прямого направления до-кументов в соответствии с закрепленными за подразделениями функциями. Тем самым экономится время руководителя (он не выполняет роль диспетчера в очевидных случаях адресации документов внутри организации), ускоряется документооборот и повышается оперативность принятия решений.

Должностные инструкции ведущих (ключевых) специалистов, особенно заместителей руководителя — для достижения тех же целей, что и в предыдущем случае.

Инструкция по документированию управленческой деятельности (Инструкция по делопроизводству) — для регламентации организации, правил, приемов, обязанностей, процессов создания, оформления, движения и хранения документов самого предприятия. Здесь, в частности, с учетом специфики разделения и кооперации труда на предприятии определяются рамки полномочий руководителей и специалистов по работе с документами, типовые сроки исполнения документов на предприятии, маршруты движения наиболее важных документов, система контроля за исполнением документов, особенности и правила работы с документами, содержащими коммерческую тайну, правила регистрации документов, типовые формы документов и т. п.

Организация во внешней среде представляется как единое целое, юридическое лицо, поэтому все ее документы, независимо от подразделения и должностного лица, их составившего, должны быть единообразными.

Как мы увидим далее, нормативные документы по делопроизводству часто допускают разнообразие в исполнении отдельных реквизитов, предоставляя организации возможность выбрать наиболее подходящий для нее вариант. Например, реквизит «Справочные данные об организации», входящий в число постоянных реквизитов для внешней документации, согласно стандарту, должен обязательно включать только почтовый адрес организации, а остальные элементы (номера телефонов, факсов, телексов, электронной почты, банковские счета, ИНН, БИК) — по усмотрению организации. Поэтому руководство должно решить, как будет выглядеть бланк организации с постоянными реквизитами, и это решение довести до всех лиц, подготавливающих документы, для его обязательного выполнения. Шаблон бланка можно исполнить на компьютере и внести в базу всех компьютеров, используемых для подготовки документов. Изображение бланка организации уместно в «Инструкции по делопроизводству».

В инструкции по делопроизводству конкретной фирмы должны быть отражены особенности системы управления, а значит, и документационного обеспечения управления. Поскольку организации в определенной степени уникальны, причем различия могут касаться и разделения труда в сфере управления, и структуры, и многого другого, а кроме того, отражают неповторимость личности ее руководителей, постольку и делопроизводство приобретает уникальные черты. В ГОСТ Р 6.30-97 есть целый ряд положений, когда порядок проставлений реквизитов устанавливается по усмотрению организации, и этот порядок должен быть доведен до сведения всех работников, имеющих отношение к созданию документов и работе с ними. Кроме того, документационное обеспечение управления требует от всех его участников знания правил ДОУ, а ознакомление с этими правилами требует либо проведения специальных занятий, либо наличия на рабочих местах необходимых инструктивных и нормативных материалов. Выходом из описанной ситуации также может служить разработка и доведение до работников собственной инструкции по делопроизводству, включающей и нормативные, и инструктивные материалы общего назначения.

На что же следует обратить внимание, что определить при разработке инструкции по ДОУ (делопроизводству) в организации?

Какие виды бланков для документов из перечня вводятся в организации: общий бланк, бланк письма, бланки конкретных документов, кроме письма.

Состав справочных данных об организации на бланках.

Порядок простановки даты на документах.

Порядок нумерации и индексации документов разных видов, в том числе с использованием номенклатуры дел.

Примеры бланков документов, их формы.

Состав отметки для автоматического поиска документов в памяти компьютера.

Порядок подписания документов в случае отсутствия первого лица организации,

Права вторых лиц организации и подразделений на самостоятельное ведение переписки и на собственные формы бланков документов с указанием должности или названия подразделения.

При наличии у организации законных прав на размещение герба РФ или герба субъекта Федерации — требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с гербами.

Порядок проставления реквизита «Отметка об исполнителе».

Порядок контроля исполнения документов.

Типовые сроки исполнения документов.

Перечень документов, по которым требуется составление не только копии, но и отпуска.

Признаки оригинальной подписи на документах (например, цветные чернила) и порядок использования подписи-факсимиле.

Порядок составления номенклатуры дел и, возможно, сама номенклатура дел в качестве приложения к Инструкции.

Положение об экспертной комиссии по делопроизводству.

Перечень документов, требующих утверждения и заверения печатью, а также указание места размещения печати (на последнем слове в названии должности).

Ответственность должностных лиц за качество и сроки исполнения документов.

Порядок визирования документов должностными лицами организации и состав визирующей надписи.

Должностная инструкция ответственного за документационное обеспечение управления и других, для которых работа с организационно-распорядительными документами является основным видом деятельности.

Порядок работы с документами, содержащими коммерческую тайну и с другими видами ограничения доступа.

Документооборот по важнейшим сквозным документам.

Словарь трудностей при написании документа.

Правила корректировки документов, черновиков и применяемые корректурные знаки.

Система кодировки подразделений и должностных лиц организации (если она имеется).

Перечень нерегистрируемых документов.

Указание, что при наличии нескольких исполнителей у документа, согласно резолюции, ответственным за исполнение документа в целом является лицо, чья фамилия идет первой в списке исполнителей.

Особенности и примеры составления конкретных видов документов (при необходимости).

Договор с организацией Росархива (если таковой имеется) и др.

При разработке фирменной «Инструкции по делопроизводству» полезно ис-пользовать упоминавшуюся «Инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденную приказом Федеральной архивной службы России от 27,11.2000 № 68.

5. Номенклатура дел, о которой речь пойдет дальше, — это систематизированный список заводимых в делопроизводстве дел с указанием сроков хранения каждого из них, оформленный в установленном порядке. Этот документ определяет систему классификации документов организации и является аналогом каталога в библиотеках, благодаря которому обеспечивается достаточно быстрый поиск нужного издания. Дело (папка) — совокупность документов, относящихся к опре-деленному вопросу или участку деятельности организации, помещенных в отдельную папку. Иногда есть необходимость завести отдельную папку (дело) на один-единственный документ (например, для устава организации).

<< | >>
Источник: Спивак В. А.. Современные бизнес-коммуникации. 2002

Еще по теме 7.2.2. Документы, регламентирующие процесс делопроизводства на предприятии:

  1. 7.7. Систематизация и хранение документов,документооборот и автоматизация делопроизводства
  2. Глава 2. Нормативно-правовые акты, регламентирующие деятельность предприятий 2.1
  3. 7,2.1. Основные понятия и нормативные материалы по делопроизводству
  4. Специалист по кадровому делопроизводству.
  5. Введение описаний процесса в набор документов
  6. Требования к регламентирующей документации.
  7. 7.7.1. Систематизация документов на предприятии
  8. Аудит учредительных документов предприятия
  9. Законодательство, регламентирующее банковскую деятельность
  10. 60. Законодательство, регламентирующее валютные правоотношения