18.3. Использование людей и ресурсов для решения проблем

Руководитель и подчиненный работают над текущими по-вседневными проблемами;

Коллеги проводят неформальное консультирование;

Проходит совещание рабочей группы;

Работают комитеты и целевые группы; или

Привлекаются внешние ресурсы или подрядчики.

Для уточнения проблем и поиска их решений могут быть полезны совещания, на которых поощряются различные точки зрения и технически верные предложения.

Уточните, кто отвечает за проблему. Люди часто не хотят оказаться ответственным и за трудные или неприятные проблемы. Это сильно ограничивает вероятность нахождения решения, поэтому полезно быть крайне конкретным при определении, кто отвечает за решение проблемы.

Назначьте координатора собрания группы. Координатор рабочей группы играет в ней активную роль, содержание этой активности будет зависеть от состояния группы.

Определение ролей членов группы: Убедитесь, что спеииала- зация членов группы ясна и каждый может внести полезный вклад.

Структурирование группы: Предпринимаются усилия для такой группы, которая более всего соответствует

задаче.

Осознание метода работы группы: Проводится наблюде-ние тем, как работает тем чтобы любая неумелость или другая проблема могла быть вовремя осознана и обсуждена.

Просеивание: Идеи приводятся в определенную последова-тельность, что помогает группе не сбиваться с курса и обращаться с проблемамиупорядоченно.

Уточнение задач членов группы: Проверяется, все ли поня-ли, что конкретно от них требуется, и уточняются все неясные моменты.

Запрашивание идей/реакций; Участникам предлагается высказать свои взгляды, предложения, особенно тем, кто кажется ушедшим в себя.

Предоставление «эфира»: Предпринимаются направленные усилия на то, чтобы точка зрения каждого была услышана.

Указание путей к цели: Предлагаются способы обращения с проблемами и информацией.

Поддержание дисциплины: Привлекается внимание к поступкам, подрывающим эффективность групповой работы..

Использование ресурсов: Привлекается внимание к имеющимся ресурсам и оказывается содействие в их привлечении к работе.

Фиксируйте идеи и последовательность действий. Многие высказанные идеи затем не используются.

Используйте в работе систематизированный подход. Многие люди намеревались быть систематичными в работе, но реальные каждодневные проблемы не давали им добиться этого.

Сформируйте с участием двух-трех коллег группы для об-суждения вашего опыта в решении проблем. Используйте друг друга в качестве консультантов.

Опыт учит нас, что группы, созданные для решения проблем, могут порождать собственные проблемы. Они часто вяз-нут в усилиях сделать свою работу эффективной, и собрания группы становятся мучительными и неплодотворными. Это довольно дорогое использование ресурсов, поскольку к дей-ствительной стоимости на проведение совместной работы добавляются дополнительные затраты времени, затраты на сборы участников и соблюдение общественных условностей. Однако такие собрания — обязательная часть жизни организаций. Как говорится, чертой, характерной для успешно работающей организации, является способность быстро решать все возникающие проблемы во всем их разнообразии. Низкая способность решать проблемы — это главная трудность для любого руководителя, а при широкой распространенности она превращается в главное ограничение организации.