Проверка системы документации и документооборота

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти доку­менты.
Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы. Таким об­разом, адекватно организованная и своевременно актуализирован­ная система документооборота является основой учетного процес­са.

Система бухгалтерской документации и документооборота рег­ламентируется утвержденным руководителем предприятия графи­ком Документооборота.

В соответствии с Положением по бухгалтерскому учету • Учет­ная политика организации» ПБУ 1/98, утвержденным Приказом Минфина России от 09.12.1998 № 60н, правила документооборота, принципы обработки учетной информации, л также формы первич­ных документов, применяемых для оформления фактов хозяйст­венной деятельности, по которым не предусмотрены типовые фор­мы первичных учетных документов, юлжны быть зафиксированы в рамках учетной политики пред­приятия. Недостаточное внимание руководства предприятия к су­ществующей системе документооборота может повлечь за собой искажение отчетности и, как результат — неправильное принятие решений, введение в заблуждение внешних пользователей.

При анализе графика документооборота необходимо провести обследование рабочих мест бухгалтерской службы, а также сотруд­ников других подразделений предприятия, которые принимают участие в обработке бухгалтерских документов. В первую очередь необходимо определить основные функции каждого бухгалтера, перечень отражаемых им в учете хозяйственных операций, доку­ментов и заполняемых регистров учета. При этом нужно опреде­лить, кто проверяет и визирует соответствующие документы. При обследовании необходимо иметь в виду, что все обрабатываемые первичные документы бухгалтерского учета должны найти свое отражение в регистрах бухгалтерского учета. Поэтому целесооб­разно на этапе обследования выявить алгоритмы формирования ре­гистров, а также применить дополнительные процедуры, позво­ляющие оценить правильность их составления, выявить ненадле­жащее отражение первичных документов в учетных регистрах, оценить риск неотражения документов в бухгалтерском учете. Так­же необходимо определить, каким образом информация из регист­ров бухгалтерского учета попадает в отчетность, и проанализиро­вать механизм формирования внешней отчетности на предмет пра­вильного перенесения в нее данных из регистров бухгалтерского учета.

Этот способ обследования помогает найти дублирование и раз­рыв в графике документооборота. Таким образом, сопоставление действий каждого бухгалтера, определенных в ходе обследования рабочих мест, и действий, выполнение которых должно осуществ­ляться бухгалтерией исходя из конкретных функций цикла, позво­лит выявить, насколько адекватна работа бухгалтерии, включая до­кументооборот, имеющим место в деятельности предприятия биз­нес-процессам.

Принятая система документирования и документооборота должна обеспечивать:

• полноту отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяй­ственной деятельности.

Каждый факт хозяйственной деятельности должен быть зафиксирован в первичном бухгалтерском документе, поскольку первичные учетные документы являются подтверждени­ем самого факта совершения хозяйственной операции, а также яв­ляются основанием для формирования финансовой (бухгалтерской) отчетности предприятия;

• выявление скрытых резервов. Система документирования и доку­ментооборота должна быть построена таким образом, чтобы уже в процессе оформления первичных учетных документов производился анализ эффективности использования ресурсов;

• отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной дея­тельности таким образом, чтобы оно исходило не только из их пра­вовой формы, но и из экономического содержания фактов и усло­вий хозяйствования. При проверке организации документирования аудитору необходимо уделять большое внимание соблюдению принципа приоритета содержания перед формой;

• тождественность данных аналитического и синтетического учета;

• рациональное и экономное ведение бухгалтерского учета ис ходя из условий хозяйственной деятельности и масштабов пред приятия.

Под графиком документооборота понимается принятая пред­приятием система (способы) создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов.

Наличие правильно составленного графика документооборота и его соблюдение позволяют рационально распределить дол­жностные обязанности между работниками, вести точный учет и своевременно составлять отчетность.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, своевременную и качественную подготовку документов, передачу их в установленный срок для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, достоверность содержащихся в документах данных не­сут лица, подготовившие и подписавшие их. Контроль за соблюде­нием графика документооборота осуществляет главный бухгалтер предприятия.

Аудитор должен убедиться, что график документооборота ут­вержден приказом руководителя предприятия.

Как правило, график документооборота составляется в виде схемы или таблицы, в которой указываются ответственные за оформление, исполнение, обработку и проверку каждого доку­мента, а также срок исполнения документа и порядок его передачи в архив. Отсутствие графика документооборота не влечет админи­стративной или финансовой ответственности, но усложняет работу сотрудников бухгалтерии и других служб и характеризует систему внутреннего контроля как недостаточную.

При проверке аудитор должен убедиться, что по каждому до­кументу график документооборота, как правило, содержит сле­дующие примерные разделы:

• порядок создания документа: количество экземпляров; ответ­ственный за выписку; ответственный за оформление; ответст­венный за исполнение; срок исполнения;

• порядок проверки документа: ответственный за проверку; кто представляет на проверку; порядок представления; срок пред­ставления;

• порядок обработки документа: исполнитель; срок исполнения;

• порядок передачи документа в архив: исполнитель; срок пере­дачи.

Необходимо проверить, включены ли в обязанности всех ра­ботников предприятия положения о создании и представлении пер­вичных оправдательных документов, относящихся к сфере их дея­тельности, в строгом соответствии с графиком документооборота.

Проверка полноты и точности регистрации документа в учет­ных регистрах позволяет аудитору получить существенные доказа­тельства того, что при принятии документов к учету соблюдены шесть основных принципов:

• было достаточно оснований для регистрации каждого документа;

• все документы, оформляющие проверяемые операции, зареги­стрированы полностью;

все документы отражены в соответствии с экономической сущностью операции и по всем документам произведен точный ко­личественный и качественный перенос данных в систему учета;

• все документы зарегистрированы своевременно;

• все документы зарегистрированы в соответствующих данной хо­зяйственной операции учетных регистрах;

• каждый документ принят к учету единожды.

Выборка документов, проверяемых в рамках данной процедуры, должна производиться с учетом результатов предшествующих про­цедур. Особое внимание аудитору следует уделить документам, не включенным в график документооборота, и операциям, по которым первичные документы отсутствуют, либо в них нет необходимых реквизитов.

Если на предприятии нет четко установленного порядка хра­нения документации в период исполнения документов и в период хранения уже исполненных документов в архиве, то имеется боль­шой риск несанкционированного доступа к первичной учетной до­кументации. Это может привести как к утере документов, так и к различного рода злоупотреблениям с первичной учетной докумен­тацией (приписки, исправления в документах, уничтожение или подлог документов и т. п.). Предприятие обязано хранить первич­ную учетную документацию не менее пяти лет согласно Положе­нию по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. Соблюдение этого срока также надлежит проверить в ходе проведения аудита.

12.7.

<< | >>
Источник: В. В. Скобара, Г. И. Пашигорева, О. Л. Островская и др.. Аудит: учебник для вузов. 2005

Еще по теме Проверка системы документации и документооборота:

  1. 6.2. Документация и документооборот в бухгалтерском учете
  2. 6.3. Системы электронного документооборота предприятия
  3. Провайдеры систем электронного документооборота
  4. 4.7. Документация системы менеджмента качества
  5. 6.2.4. Документооборот
  6. ДОКУМЕНТООБОРОТ
  7. 6.3.2. Унифицированные формы первичной документации как обязательное условие проведения оптимизации налогообложения посредством применения упрощенной системы налогообложения
  8. Электронный документооборот
  9. 2.4.4. Правила документооборота и технология обработки учетной информации
  10. Организация документооборота и хранения документов
  11. 4.3.3.ПРИНЦИПЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
  12. 3.5. Особенности современных форм документооборота
  13. 7.7,3. Документооборот на предприятии
  14. 5.2.5. Проблемы обеспечения безопасности электронного документооборота в экономике
  15. Ситуация "Построение схемы документооборота"
  16. 4.10. Проверка эффективности системы менеджмента качества
  17. 7.2 Документация проекта