ПРОГРАММА АУДИТА. ЦЕЛЬ ПРОГРАММЫ АУДИТА. УПРАВЛЕНИЕ ПРОГРАММОЙ АУДИТА

Программа аудита также охватывает всю деятельность, которая необходима для планирования и организа­ции типов и количества аудитов, а также для обеспечения их ресурсами, необходимыми для проведения их эф­фективно и результативно в установленное время.

Организация может разработать более одной программы аудита.

Высшее руководство организации должно делегировать полномочия по управлению программой аудита.

Ответственные за управление программой аудита должны:

а) разрабатывать, выполнять, отслеживать, анализировать и улучшать программу аудита;

б) определять необходимые ресурсы и обеспечивать их наличие.

На рисунке 2.1 изображена блок-схема процесса управления программой аудита.

Примечание 1. Рисунок иллюстрирует также применение методологии "Планируй - Делай - Прове­ряй - Действуй" в рамках настоящего международного стандарта.

Примечание 2. Цифры в этом и последующих рисунках указывают на соответствующий раздел на­стоящего международного стандарта.

В проверяемой организации действуют две системы менеджмента качества и окружающей среды, в про­грамму аудита могут быть включены комплексные аудиты. В таком случае необходимо обратить особое вни­мание на компетентность группы по аудиту.

Две или более проверяющие организации могут сотрудничать в части своих программ аудита, осуществ­ляя совместный аудит. В этом случае необходимо обратить особое внимание на разделение ответственности, обеспечение всех дополнительных ресурсов, компетентность группы по аудиту и используемые процедуры.

Практическая помощь - примеры программ аудита.

Программы аудита могут включать следующее:

а) ряд внутренних аудитов, охватывающих систему менеджмента качества организации в текущем году;

б) аудиты второй стороной систем менеджмента потенциальных поставщиков критической продукции, которые должны проводиться в течение 6 месяцев;

в) сертификационные и надзорные аудиты, проводимые органом по сертификации систем менеджмента окружающей среды в качестве третьей стороны в период времени, согласованный между органом по сертифи­кации и заказчиком.

Управление программой аудита включает в себя планирование, обеспечение ресурсами, разработку проце­дур для проведения аудитов в объёме программы.

Цели программы аудита.

Для того чтобы спланировать аудиты и провести их, необходимо определить цели программ аудитов.

Эти цели могут основываться на:

а) приоритетах менеджмента;

б) коммерческих намерениях;

в) требованиях системы менеджмента;

г) законодательных, нормативных и контрактных требованиях;

д) необходимости оценивания поставщика;

е) требованиях потребителя;

ж) потребностях других заинтересованных сторон;

з) рисках организации.

Цели программ аудита могут включать:

а) подтверждение соответствия требованиям стандарта на систему менеджмента в целях сертификации;

б) подтверждение соответствия требованиям контракта;

в) получение и поддержание уверенности в возможностях поставщика;

г) содействие улучшению системы менеджмента.

Объём программы аудита.

Объём программы аудита может изменяться, и он может зависеть от размера, характера и сложности про­веряемой организации, а также следующих факторов:

а) области распространения, цели и продолжительности каждого запланированного аудита;

б) частоты проведения аудитов;

в) количества, важности, сложности, сходства и размещения проверяемых процессов;

г) стандартов, законодательных, нормативных и контрактных требований, а также других критериев ау­дита;

д) потребности в аккредитации или сертификации/регистрации;

е) результатов предыдущих аудитов или анализа предыдущих программ аудитов;

ж) языковых, культурных и социальных аспектов;

з) мнения заинтересованных сторон;

и) существенных изменений в организации или её деятельности.

Ответственность.

Ответственность за управление программой аудита должна возлагаться на одно или несколько лиц, пони­мающих принципы аудита, обладающих компетентностью аудитора и умеющих пользоваться инструментами и методами аудита. Эти лица также должны обладать управленческими навыками, а также понимать технические вопросы и вопросы бизнеса той области, которая будет проверяться.

Лица, ответственные за управление программой аудита, должны:

а) устанавливать цели и объём программы аудита;

б) устанавливать ответственных и процедуры, обеспечивать наличие ресурсов;

в) обеспечивать выполнение программы аудита;

г) обеспечивать ведение соответствующих записей по программе аудита;

д) отслеживать, анализировать и улучшать программу аудита.

Ресурсы.

При определении ресурсов для программы аудита необходимо учитывать следующее:

а) финансовые ресурсы для разработки выполнения, управления и улучшения деятельности по аудитам;

б) методы аудита;

в) процессы достижения и поддержания компетентности аудиторов и совершенствования показателей их деятельности;

г) наличие аудиторов и технических экспертов, обладающих компетентностью, достаточной для дости­жения целей конкретной программы аудитов;

д) объём программы аудита;

е) время для переездов, размещение и другие потребности аудита.

Процедуры.

Процедуры программы аудита должны охватывать следующее:

а) планирование и составление графиков аудитов;

б) обеспечение компетентности аудиторов и руководителей групп по аудиту;

в) выбор соответствующих групп по аудиту и распределение ролей и ответственности;

г) проведение аудитов;

д) проведение последующих аудитов, если это требуется;

е) ведение записей программы аудита;

ж) мониторинг выполнения программы аудита и её результативности;

з) отчёт высшему руководству об общих результатах программы аудита.

Малым организациям можно вышеперечисленные действия охватить одной процедурой.

Выполнение программы аудита.

Выполнение программы аудита должно охватывать следующее:

а) доведение программы аудита до соответствующих сторон;

б) координирование и составление графиков аудитов и других действий, относящихся к программе ауди­тов;

в) установление и поддержание процесса оценивания аудиторов и их постоянного профессионального роста;

г) обеспечение подбора групп по аудиту;

д) предоставление необходимых ресурсов группам по аудиту;

е) обеспечение проведения аудитов в соответствии с программой аудита;

ж) обеспечение управления записями по аудиту;

з) обеспечение анализа и утверждение отчётов по аудиту, а также обеспечение их рассылки заказчикам аудита и другим сторонам;

и) организацию последующих аудитов.

Записи программы аудита.

Записи ведутся с целью демонстрации выполнения программы аудита и должны включать в себя следую­щее.

1) Записи, относящиеся к отдельным аудитам:

- планы аудита;

- отчёты по аудиту;

- отчёты о несоответствиях;

- отчёты по корректирующим и предупреждающим действиям;

- отчёты по последующим аудитам (при необходимости).

2) Результаты анализа программы аудита.

3) Записи, относящиеся к персоналу, выполняющему аудит:

- оценка компетентности аудитора и его работы;

- формирование группы по аудиту;

- поддержание и повышение компетентности.

Записи должны храниться и должным образом быть защищены.

Мониторинг и анализ программы аудита.

Выполнение программы аудита должно отслеживаться и с определённой периодичностью анализироваться для оценки достижения целей и идентификации возможностей улучшения. Результаты должны предоставляться высшему руководству.

Показатели эффективности (результативности) должны быть использованы для мониторинга таких харак­теристик, как:

- способность групп по аудиту выполнить план аудита;

- соответствие программам аудита и графикам;

- обратная информация, поступающая от заказчиков аудита, проверяемых и аудиторов.

Анализ программы аудита должен учитывать, к примеру, следующее:

а) результаты и тенденции, получаемые путём мониторинга;

б) соответствие процедурам;

в) растущие потребности и ожидания заинтересованных сторон;

г) записи программы аудита;

д) альтернативные или новые методики в области аудита;

е) согласованность действий различных групп по аудиту в одинаковых ситуациях.

Следствием результатов анализа программы аудита могут быть корректирующие, предупреждающие дей­ствия, а также улучшение программы аудита.

Вопросы для самопроверки

1. Что такое программа аудита?

2. На чём основаны цели программы аудита?

3. Приведите пример программы аудита.

4. Что необходимо учитывать при анализе программы аудита?

5. На чём должны быть основаны цели аудита?

6. Какими факторами определяется объём программы аудита?

7. Каковы функции лица, ответственного за управление программой аудита?

8. Какие параметры следует учитывать при анализе программы аудита?

9. Как следует осуществлять мониторинг программы аудита?

10. Какие виды записей используются в программе аудита?