<<
>>

4.4 Результативность и эффективность файлов данных (картотек, массивов данных)

В этом разделе особое внимание будет уцелено оценке результатив-ности и эффективности создания, обновления и использования файлов, а также созданию и дальнейшему использованию документов.
В отношении оценки результативности и эффективности используемых файлов рекомендуется проводить различие между:

Файлами, хранящимися в оборудовании по обработке данных. Могут включать в себя файлы, хранящиеся в больших центральных компьютерах (ЭВМ) и доступные (или недоступные) пользователям через терминалы, а также файлы, хранящиеся в микрокомпьютерах.

Ручнъши картотеками. Включает в себя все массивы (файлы), которые могут быть обновлены вручную и в которых информация располагается в определенных формах для удобства адми-нистративных бизнес-процессов (к примеру, в форме систем карточек или наборов форм, которые могут быть использованы персональными компьютерами).

Наборами документов для хранения. Под данную категорию подпадают наборы документов, которые первоначально создаются и сохраняются для целей накопления (к примеру, для удовлетворения требований, предъявляемых законом).

Иногда из них могут появиться вещи, полезные для административных бизнес-процессов.

К оценке применения файлов можно подходить с двух различных позиций: с позиции настройки отдельных файлов и с позиции настройки всех файлов, используемых одним или несколькими административными бизнес-процессами.

А. Оценка результативности эффективности дизайна отдельных файлов

Оценка результативности и эффективности дизайна отдельных наборов данных происходит в ходе трех под этапов:

1. Оценка схемы расположения данных на экране и на распечатке компьютеризированных файлов. Эта оценка направлена на эффективную и четкую организацию набора компьютерных распечаток. Элементы документов, которые необходимо оценивать, рассматриваются в Приложении XI.

Оценка структуры файла.

Эта структура может основываться на ряде записей: •Название

•Кодовый номер •Дата выпуска

•Географическое местоположение •Категория

Многие файлы не поддаются классификации в соответствии с выделенными критериями, однако они организованы в соответствии с первоначальной категорией (Географическое местоположение), которое затем разбивается на вторичные критерии (к примеру, Название). Для оценки структуры файлов необходимо оценить затраты на проведение следующих мероприятий:

•Хранение элементов в файле

•Поиск элементов в файле для ссылки или обновления •Обновление файла •Очистка файла

Оценка затрат производится за некоторый период времени. Затраты на файлы определяются периодичностью, с которой происходят описанные выше мероприятия, временем, которое требуется каждый раз на выполнение мероприятия, и затратами за период времени на оплату труда работников, которые выполняют эти мероприятия (почасовая ставка оплаты). Частью оценки результативности организации является обзор последствий изменений организационных методов на затраты по управлению файлом. Этот обзор должен быть проведен путем рассмотрения альтернативных организационных методов и сравнением связанных с ними затрат с затратами существующей системы. Компьютеризация файлов с помощью баз данных (как на больших компьютерах, так и на микрокомпьютерах) решает большинство проблем с поиском и сортировкой. Однако значение затрат па память и обработку возрастает с развитием компьютеризации.

Оценка физической емкости файла. В ходе этой оценки необходимо отслеживать влияние изменений на физическую организацию файла. Следует рассмотреть, является ли целесообразной компьютеризация ручных картотек. Что касается использования компьютерных распечаток или форм, то следует рассмотреть применение методов микропамяти (микрофиша, микрофильм и т. д.), приводящие к экономии. Эта экономия достигается в областях

производства, поиска и храпения (экономия места) наборов данных. Помимо этого, следует обдумать замещение документов, которые должны быть сохранены на основе требований закона и подпадают под ряд ограничений.

Может потребоваться правительственное одобрение. Одним из условий получения этого одобрения является наличие управляемых процедур, которые гарантировали бы полное и точное документирование данных.

Постоянное снижение стоимости персональных компьютеров дает все больше оснований для компьютеризации файлов данных. Она также может затрагивать файлы для личного использования. Недавно выпущенные пакеты программ управления файлами использовать очень легко, они предлагают диапазон дополнительных возможностей сортировки и выбора.

Иногда рекомендуется менять физическую структуру файлов без применения передовых методов; к примеру, путем внедрения специальных методов выбора или преобразования наборов данных на бумаге в файлы документов. Следует обдумать тот факт, что наиболее важными затратами в управлении наборами данных являются затраты на персонал. Затраты на управляемый (регулируемый) материал обычно играют меньшую роль.

В. Оценка эффективности организации файлов, используемых одним или несколькими административными бизнес-процессами

Эта оценка выявляет ненужные дублирования, связанные с вводом данных в один или несколько файлов в рассматриваемом процессе, а также в других процессах в рамках организации. Списки покупателей являются хорошей иллюстрацией ненужного дублирования. Также необходимо провести анализ ненужного дублирования и других непроизводительных мероприятий при использовании и обновлении файлов. Оценка должна включать в себя файлы, которые хранятся в оборудовании по обработке данных как в больших универсальных ЭВМ, так и в микроЭВМ. Необходимо учитывать, что неэффективность дизайна наборов данных не всегда можно легко исправить. Часто для усложненных приложений отсутствует возможность изменения компьютеризированных файлов в краткосрочном периоде, поскольку все эти файлы связаны с трудоемкими перестройками программы. С другой стороны, пространственные (географические) или функциональные расстояния (к примеру, файлы, находящиеся в разных отделах), которые основываются на соображениях, не связанных с производительностью, не единственные соображения, отно- Дата: 01 - 30-1992 Код документа: Проект: Адм.

организация Фаза проекта: Анализ Команда, работающая над Персонал Предметная область: Процессы управления персоналом Составитель Дж. Виллемс Предмет: Применение файлов данных по

Дата Ноивр Название Анкета персонала Личный график Образова-тельный план Сумма позиций Субъектив-ный график Файл зарплаті,) График поездок Код* > А в С О Е F С Характеристики ^ Первичная * —¦¦¦¦¦¦^ {Основная) запись

Вторичная 1

(Дополнителъная) запись 1 1 2 1В 1 17 1 2 6

2 і Номер сотрудника X X X X х X X 2 Имя X X X X X X X 3 Дата рождения X X х X 1 Место рождения X 5 Адрес X X ! X X X X 6 Город X X X X X X 7 д Почтовый индекс Номер телефона к

X X X X X X X 9 Национальность X X X 10 Семейное положение X X X X X 11 Число детей X X X 12 Минус особые расходы X X X 13 Метод начисления заработной платы X X X 14 Расходы на образование X X 15 Результаты образования X X 16 Текущее образование X X 17 Отдел/счет X X X X X X >8 Должность X X X X I X 19 Зарплата X X X 20 Возмещение транспортных расходов X X X 21 Часов в неделю X X X X 22 Разряд (категория) X X X X X 23 Возраст X X X X 24 Дата поступления на работу X X X X X 25 Возмещение расходов на образование X X X 26 2. Отпуск

Номер характеристики

См, Рнсунэк 58 X X X •

Рисунок 4.Е Схема содержания наборов данных

сящиеся к местоположению файла (к примеру, доступность информации, если возможности (способности) обработки данных или файлы данных не доступны). Проведение такого рода анализа не всегда целесообразно. Рекомендуется перед началом проведения анализа сформировать широкую схему возможностей изменений.

Оценку организации файла можно найти на Рисунках 4.Е и 4.Б. На Рисунке 4.Е сравниваются друг с другом различно применяемые файлы по первичной записи или первичному вводу информации (критерий выбора), элементы, к которым относится файл (такие как данные о персонале, данные об акциях и т. д.), и характеристики (информация) о каждом из этих элементов, хранящиеся в файлах. Рекомендуется составлять план отдельного обзора для каждого элемента. На Рисунке 4.Б для каждого мероприятия указаны наборы данных и характеристики, связанные с мероприятием. Система кодирования отмечает, был ли файл обновлен, запрашивались или заимствовались из него данные, файл истощился или данные были удалены из него. В схеме мероприятия по сортировке представлены кружками, квадратами и т. д. Файл, относящийся к мероприятиям, обозначен буквами А, Б, В и т. д. Эти буквы соответствуют коду файла на Рисунке 4.Е.

В сфере бизнес-консалтинга для заполнения схем используются микрокомпьютеры. Преимуществом использования микрокомпьютеров является то, что они снимают ограничения физических рамок форм, представленных на Рисунках 4.Е и 4.Б. Кроме того, можно применять автоматизированный подсчет, немедленно будут выявляться дублирования и пропуски. Также из-за использования автоматизированных символов и простых процедур коррекции снижается время обработки.

На основе Рисунков 4.Е и 4.Б, а также на основе документации по процессу (в соответствии с методиками, описанными в главе 3), можно сформировать мнение результативности и эффективности дизайна и применения различных методик. Возможности комбинации файлов и концентрации мероприятий могут быть проанализированы на основе этого мнения. На основе этих рисунков можно сделать вывод о том, что существуют значительные дублирования между информацией в анкете (форме) персонала, графике работы персонала и в форме компьютерного ввода информации. Далее целесообразно рассмотреть:

Можно ли исключить график работы персонала, поскольку анкета персонала и компьютерные данные могут использоваться как справочная информация.

Может ли небольшое количество данных, которые задокументированы в анкете персонала, а в не в графике работы персонала, быть записаны в графике работы персонала или в компьютере, или требуемую справку надо брать в других файлах. Дата: 30-01 - 1992 Код документа: Проект: Адм. организация Команда, работающая Персонал над проектом: персонапом Составитель документа: Дж. Виппемс Предмет: Файлы, применяемые при обработке данных о недавно поступивших на работу

Отпуск а ,< Й 8 № < <

3 ¦ г 2

І 1

3 1

& а

о

Ю Ю ? «

X X

ш « л *

5 ?

11 X >

і<]

Ш

X ї

'

1 Л

І 5 ? *

Ф о 0- ю

§і с«

т *

5 5

І і » 11 її

5 (0

1

е

В

3

1 ф

в

8

« Іч і її

я ? ї 8 & &

ГІ 1

і ї а а.

г г 5 ї

5 Ї о к о а - 5

81; 1

іії Зі

§ * Я ' о

ч >>Ш Ф

а. ш

Т- СІИ І Возмещение расходов на образование ¦¦< ІА й (й Дата поступления на работу < 8 В я 0 'К1 И * 8 * Возраст я ві 0 й * й# і Разряд (категория) 1 N ® 8 Н й Н 8 й й- 8 "! Часов в неделю я $ І В 8 & 0 « ? *г Возмещение транспортных расходов а ц щ 8 Зарплата Ф л 8 8 8 я; 8 Й- Должность № 8 й У й 8 й Отдел/счет ? Э 8 9 8 й 8 @ 8 щ 8 8 V Текущее образование СО < В о Результаты образования | ¦Л < 8 Расходы на образование X а 8« Метод начисления заработной платы т ¦<¦ В В м Минус особые расходы сч л ё-® 8« Число детей - 0 8 * 8 к Семейное положение о » 8 н а-- 8 8 ь- Национальное ть СП •с й » 8 а, Номер телефона «5 Щ 8 Щ 8 и1 Почтовый индекс < В я 8 -й В В ® Город '41 :¦<¦¦ 8 а;, й ф 8 а; 9 В « Адрес І ® В о. Й -а Й 0. В # В § Место рождения «г Дата рождения « <88 8а 8 0®й« Имя їм 8 В Ш& й 0 8 8 в 0 <ч Номер сотрудника - # 8 8 8 я 8 а» В в 8 а; В #. 8 - ?

! г а III

5; 1 1 |

її 1 ї § ї 8 з 3 5 І 3 2 ? НІЙ 5 І І § ї й г ! Ї 5 ! 1 4 ®

1 3 1 г ? ї ? ^ ? & ї 1 1 і І 1. а 11 11 1 і І, 1 Р її І! її і І її

іііііі!і І! И і її 11

сі ча ^ й с Щк^г

Рисунок 4Л7 Схема использования наборов данных

Могут ли образовательный план и график поездок быть скомбинированы с оставшимся набором данных.

Могут ли данные, занесенные в различные формы и графики (обучение, путешествия, затраты, выходные и данные о персонале), быть записаны вместе в одном файле в микрокомпьютере, предназначенном для этой цели (объединения всех этих данных с файлом платежной ведомости).

Объединение файлов должно приводить к снижению количества мероприятий, соответствующих наборам данных (таким образом, меньше данных нужно будет документировать и вводить). Документация по проекту должна использоваться наряду с этими методиками для того, чтобы выяснить, не препятствуют ли географическое или функциональное расположение вышеупомянутым изменениям. Если одна и та же информация необходима различным отделам (к примеру, график поездок находится в различных отделах), следует определить, возможно ли будет работать с терминалами или микрокомпьютерами, которые связаны друг с другом или с копиями или с машинописными экземплярами оставшейся документации, полученными при помощи копировальной бумаги графики работы персонала, анкеты (формы) персонала или компьютерная информация.

<< | >>
Источник: Джеймс Харрингтон К.С. Эсселинг Харм Ван Нимвеген . ОПТИМИЗАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ, АНАЛИЗ, УПРАВЛЕНИЕ, ОПТИМИЗАЦИЯ. 2002

Еще по теме 4.4 Результативность и эффективность файлов данных (картотек, массивов данных):

  1. 2.2. Нормализация файлов базы данных
  2. 5.6.3 Определение необходимых файлов данных и форм
  3. Глава 9. Использование данных управленческого учета для оценки эффективности производственных инвестиций
  4. II Главные возражения против антропологических данных. — Метод исследования. — Научные предположения. — Разногласие данных. — Признаки преступности, даже у честных людей. — Историческая и антропологическая изменчивость понятия преступления. Его определение. — Преступный тип. — Происхождение и природа преступности.
  5. 13 ЭФФЕКТИВНОСТЬ И РЕЗУЛЬТАТИВНОСТЬ МЕНЕДЖМЕНТА
  6. 5.2. БАЗЫ ДАННЫХ
  7. Банк данных
  8. 4.4. ПРЕОБРАЗОВАНИЕ ДАННЫХ
  9. 2.1.3. Концептуальные модели данных
  10. Прямой маркетинг с использованием баз данных
  11. 4.3. Режимы автоматизированной обработки данных
  12. 5.1. ВЫБОР ХРАНИМЫХ ДАННЫХ
  13. 5.5.1 Концептуальная модель данных
  14. 3.7. Банк данных, его состав и особенности
  15. Глава 3.База данных интернет-приложения