<<
>>

4.5.2 Методики анализа длительности цикла

Анализ длительности цикла связан с измерением своевременности выполнения процессов. Если предыдущий анализ выявляет, что процессы не выполняются в срок, то при помощи анализа длительности цикла может быть проведено более детальное изучение областей, в которых возникают запаздывания.
Другой причиной проведения этих видов анализа яв- "" Обработка Обработано до цаты Обработано на дату ввода Количество месяцев, обработанных поело даты вводя Процесс ввода 0-1 месяц 1-2 месяца 2-3 месяца 1 месяца Увольнение 2% 80% 15% 3% - - Призм на рвбопру • 15% 56% 20% 7% 2% Продвижение (по службе) ¦ 30% 22% 15% 15% 1в% Изменение времени работы - 37% 23% 17% 13% 10% 1% 40% 32% 14% 7% 6% 1. Подразумевается, что увольнение, встреча и т. д. произошли по согласованию заинтересованных сторон.

Рисунок 4.Н Пример результатов анализа времени

ляется необходимость в определении маршрутизации рабочих потоков в ходе административных бизнес-процессов, как описано в Разделе 4.7.

Анализ длительности цикла следует начинать сперва с составления схемы маршрутизации (блок-схема мероприятия).

В этих схемах необходимо зарегистрировать различные отделы, занятые в административных бизнес- процессах и первичные мероприятия отделов. На основе этого и при помощи изучения документов, используемых в ходе процесса, могут быть определены точки измерений. В качестве точек измерений выступает следующее:

Данные, содержащиеся в отсылаемых и получаемых внешних документах.

Данные, задающие начальные условия.

Данные, содержащиеся в путевых листах.

Данные записей, относящихся к реестрам (к примеру, книги, содержащие записи почтовых отправлений.

Принятые и отправленные по почте данные, такие как информация, проштампованная на документах различными отделами.

Имеет смысл связывать точки измерений с прибытием (выбытием) документов в (из) отделов.

В рамках отделов точки измерений следует связывать с выполнением или завершением основных мероприятий. Для определения масштаба и периодичности исследования случайной выборки необходимо принимать во внимание сложность изучаемых элементов и соответствующих им точек измерений. Сумма средних по точкам измерений значений длительности цикла и связанное с ним время ожидания определяют общую длительность цикла процесса. В некоторых случаях строится график средней длительности цикла и используется метод анализа Монте-Карло для определения средней длительности цикла процесса. Для каждого наблюдения должно быть рассчитано количество рабочих дней между точками последовательных измерений. Полное число рабочих дней между первой и последней точкой измерения представляет собой длительность цикла за период наблюдения. Среднее число дней между двумя точками измерений по всем наблюдениям представляет собой среднюю длительность цикла между этими точками измерений.

Иногда кажется, что некоторый процесс выполняется в соответствии с рядом переменных. К примеру, заказ на поставку на сумму, меньшую $1000, может быть написан и одобрен любым менеджером и отправлен прямо для приобретения. Заказ на поставку на сумму между $ 1000 и $ 10000 требует получения одобрения менеджеров первого и второго уровня. Заказ на поставку на сумму больше $10000 требует получения одобрения менеджеров первого и второго уровня, а также руководителя финансо- ной службы компании перед тем, как быть принятым отделом материально- технического снабжения. В этих случаях необходимо проводить отдельно количественное описание каждой переменной. При проведении количественного описания необходимо учитывать влияние сезонных колебаний.

На основе полученного количественного описания и связанных с ним расчетов, может быть составлен обзор длительности цикла. Пример такого обзора приведен на Рисунке 4.1. Для изучения выводов, сделанных с учетом Рисунка 4.1, см. пояснения к Рисунку 4.].

Хотя рисунки, отражающие средние запаздывания и длительность цикла, обеспечивают достаточный объем информации, средние величины часто создают ложное чувство безопасности.

Организации теряют по-купателей скорее из-за непредвиденных ситуаций, чем из-за ориентации на средние величины. Именно поэтому собирается информация о распре-делении данных и используется отрицательная величина две сигмы для определения аварийной (ненормальной) длительности цикла, которые могут повлиять на клиентов организации. Сложность большого количества узловых точек, которые позволяют только части последовательности процессов развиваться через различные ветви, может очень загруцнить расчет длительности цикла и затрат. Чтобы преодолеть эти трудности раз-рабатываются имитационные модели для проведения анализа по методу Монте-Карло, проводя процесс через тысячи циклов для определения средних и наихудших возможных критических путей, длительности цикла и затрат. Для получения более подробной информации об имитационном моделировании см. главу 5. Длительность цикла (в рабочих днях)1 Точка изыврекия мероприятия Мероприятие, заполненное отдвпоу Лричятио(нэйы) Продвижение на рабсну (ею службе) 1 Получить яре вложения Почтовая служба • 2 Выполнить (завершить) график Трудовые ресурсы работы персонала і. Э Классифицировать документ и т.д. Менеджер отдела кадров 6 ь 4 Одобрить Гпава отдела 2 2 5 Обновить данные о должности Финансовый план 3 3 6 Определить возмещение Трудовые ресурсы А 1 1 транспортных расходов <4 7 Определить возмещение расходов образовательный центр о і не образование ? 1 е Составить график отпусков Трудовые ресурсы 3 2 9 Ввести данные в платежную Платежная ведомость с ведомость 0 5 -—,—,— — . 29 23 1. Имеется в виду количество дней, которые проходят между моментом завершения мероприятия по этому направлению и моментом завершения предыдущего мероприятия

Рисунок 4.1 Пример обзора длительности цикла

На основе обзора длительности цикла могут быть выявлены мероприятия, которые приводят к возникновению запаздываний. Сам по себе анализ еще не дает понимания причин этих запаздываний. Таким образом, необходимо провести более детальное изучение отделов и задач, в которых возникают запаздывания.

Во-первых, необходимо найти связь между запаздываниями больше средних и запаздываниями, превышающими разработанные нормы. Для этих запаздываний должны быть изучены причины, кроющиеся за долгой продолжительностью обработки, и как результат должны быть проведены обзоры того, как часто проявляют себя различные причины запаздывания.

Если изучение причин запаздывания оказывается невозможным из-за того, что процессы уже завершены, необходимо отдельно рассмотреть мероприятия в вовлеченных (принимающих участие) отделах, а также вовлеченные (связанные с этим) задачи.

Как и анализ своевременности выполнения административного биз- нес-процесса, изучение длительности цикла административного бизнес- процесса также может использовать методы наблюдения за процессами, которые все еще должны быть выполнены (см. Раздел 4.5.1). Недостатки, указанные в Разделе 4.5.1, могут проявляться и здесь. Преимуществом этого метода является то, что наблюдение может полностью концентрироваться на требуемых результатах анализа. При проведения исследования случайной выборки уже завершенного процесса необходимо отыскать связи между данными, которые, возможно, не всегда абсолютно подходят, но зато всегда имеются в распоряжении.

<< | >>
Источник: Джеймс Харрингтон К.С. Эсселинг Харм Ван Нимвеген . ОПТИМИЗАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ, АНАЛИЗ, УПРАВЛЕНИЕ, ОПТИМИЗАЦИЯ. 2002

Еще по теме 4.5.2 Методики анализа длительности цикла:

  1. 4.5 Анализ своевременности выполнения и длительности цикла
  2. 5.6.5 Вычисление затрат и длительности цикла
  3. Анализ динамики рынка, модель жизненного цикла продукта.
  4. СРАВНИТЕЛЬНЫЙ АНАЛИЗ РАЗЛИЧНЫХ ПОДХОДОВ К МОДЕЛИРОВАНИЮ ПОЛИТИЧЕСКОГО ЦИКЛА
  5. Выбор окончательных целей и методик анализа
  6. 1.2.1 FAST (Методика быстрого анализа решения)
  7. 1.2. Оценка основных методик анализа доходов и расходов коммерческих банков в составе анализа финансовой деятельности коммерческих банков.
  8. Комплексные методики анализа организации
  9. Уточняющая методика анализа управленческой модели баланса
  10. Методика анализа финансового состояния
  11. Особенности методики анализа в коммерческом банке.
  12. Методика системного анализа хозяйственной деятельности предприятия
  13. 10.8. Методика анализа финансового состояния предприятия
  14. Методика анализа игры
  15. Блок-схема методики анализа бухгалтерской отчетности
  16. 2.1. Основные методологические предпосылки формирования методики анализа финансового состояния банка
  17. 5.2. Методика анализа бюджетов времени населения
  18. 2.1.1. Методика анализа выполнения экономических нормативов
  19. 2.2. Авторская методика анализа финансового состояния банка