В каком виде представлять документы

Здесь всего два варианта.

ВАРИАНТ 1. В виде бумажных копий61. На копии каждого документа должны бьггь62:

• заверительная надпись «Верно»;

• должность лица, заверившего копию, его личная подпись с расшифровкой (инициалы, фамилия). Как правило, заверяет копии директор либо его уполномоченный представитель;

• дата заверения.

Также можно на копии поставить печать, если ваша фирма ее использует, но делать это вы не обязаны63.

Если истребуемый документ многостраничный, то можно не заверять каждую страницу, а прошить весь документ и заверить уже подшивку64, соблюдая следующие рекомендации65:

• объем сшитой пачки не должен превышать 150 листов;

• каждый лист в пачке надо пронумеровать арабскими циф­рами начиная с единицы;

• пачка прошивается через два или четыре прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону послед­
него листа, связываются и скрепляются бумажной наклейкой, за­крывающей место скрепления прошивки. Размер наклейки — примерно 40—60 на 40—50 мм. Она должна закрывать место скрепления пачки полностью. За пределы наклейки могут выхо­дить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2— 2,5 см;

• на наклейке нужно указать количество листов цифрами и прописью, руководитель или другое уполномоченное лицо должен заверить эту надпись собственноручной подписью66, написать свои фамилию, инициалы, должность, а также указать дату;

• печать, если она применяется в компании, ставится на за- верительной надписи таким образом, чтобы она частично захва­тывала наклейку, личную подпись, фамилию и инициалы лица, а также дату заверения;

• документы должны быть прошиты так, чтобы проверяю­щие могли их свободно прочесть и при необходимости скопи­ровать отдельные листы. При этом надо исключить возможность механического разрушения (расшитая) подшивки.

и

Вот как может выглядеть лист подшивки с наклейкой.

Пронумеровано, прошнуровано и заверено ЛИСТОВ

Генеральный директор ООО «Альфа»

Во избежание претензий налоговиков не нуж­но прошивать разные документы (например, все истребованные счета-фактуры) и заверять всю пачку67.

хгалтеру на заметк

Обязательно составьте в двух экземплярах опись представ­ляемых документов либо просто сопроводительное письмо с ука­занием:

• реквизитов требования о представлении документов;

• наименований передаваемых копий документов;

• количества документов.

Если вы будете передавать документы в инспекцию лично (это может сделать руководитель фирмы либо его уполномочен­ный представитель), то пусть на вашем экземпляре письма (описи) работник ИФНС, принявший документы, проставит дату, свою должность, фамилию, инициалы и подпись.

Истребуемые документы можно направить и по почте цен­ным письмом с описью вложения. В этом случае дату и коли­чество представленных документов будет подтверждать ваш эк­земпляр описи с оттиском почтового штемпеля и подписью работника почты.

ВАРИАНТ 2. В электронном виде через спецоператора свя­зи. Но так можно представить только следующие типы доку­ментов.

ТИП 1. Документы, для которых утверждены ХМЬ-форматы и порядок их представления. На данный момент к таким доку­ментам ОТНОСЯТСЯ68:

• счет-фактура (в том числе корректировочный);

• журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур;

• книга покупок;

• книга продаж;

• дополнительные листы к этим книгам;

• товарная накладная (ТОРГ-12);

• акт приемки-сдачи работ (услуг).

По правилам эти документы надо прикрепить к электронной описи69, подписать усиленной квалифицированной электронной подписью и затем направить в инспекцию по ТКС70. В течение следующего рабочего дня вам по ТКС из инспекции должны прийти подтверждение даты отправки и квитанция о приеме (либо уведомление об отказе в приеме).

ТИП 2. Документы, поименованные в специальном переч­не71, которые можно направить в виде скан-образов72. Направ­ляемые таким образом документы должны отвечать ряду требо­ваний.

В частности, в имени файла документа должен быть указан и код документа. Таких кодов 11.

Код Вид документа
0924 Счет-фактура
1665 Товарно-транспортная накладная
2181 Акт приемки-сдачи работ (услуг)
2215 Грузовая таможенная декларация/транзитная декларация
2216 Добавочный лист к грузовой таможенной декларации/транзитной декларации
2330 Спецификация (калькуляция, расчет) цены (стоимости)
2234 Товарная накладная (ТОРГ-12)
2745 Дополнение к договору
2766 Договор (соглашение, контракт)
2772 Корректировочный счет-фактура
2799 Отчет НИОКР

Без этих кодов файл не пройдет форматно-логический конт­роль.

Кроме того, на отсканированные документы придется состав­лять опись, содержащую набор обязательной информации73, в частности номер и дату документа, идентификаторы участников сделки, реквизиты документа-основания.

Файл с отсканированным документом должен иметь расши­рение tif или jpg.

Одно хорошо — документы, направляемые в виде скан-обра- зов по ТКС, не требуют предварительного заверения печатью и подписью, поскольку документ заверяется электронной под­писью74.

j Надо сказать, что в жизни все не так катего- I рично. Известны случаи, когда в ответ на электронный запрос ИФНС о представлении документов бухгалтеры отправ­ляли по ТКС не формализованную опись, а текстовые пояснения в свободной форме с указанием того, что именно содержится в прилагаемых файлах со сканами. Причем эти файлы инспекции принимали не только в формате tif и jpg, но и, к примеру, в формате pdf. И назывались файлы произвольно, без всяких кодов.

Но если вы не уверены в лояльности конкретно вашей инспекции, то лучше так не делать. Ведь налоговики могут подойти к делу формально и заявить, что сканы документов, не соответствующие утвержденным форматам, счи­таются непредставленными.

Нем грозит непредставление документов

Все остальные истребуемые документы, составленные в элек­тронном виде, но не по установленным форматам, можно пред­ставить только в виде заверенных бумажных копий75.

<< | >>
Источник: Н А. Мартынюк, М.Г. Суховская, Е.А. Шаронова; под общей ред. Е.М. Филимоновой. Всё о налоговых проверках — М.: Главная книга, 2016. — 144 с.. 2016

Еще по теме В каком виде представлять документы:

  1. Как узнать, на каком уровне находится ваш избранник
  2. Поддерживайте выставочный павильон в опрятном виде
  3. ИГРОК-ОДИНОЧКА В "КОМАНДНОМ ВИДЕ СПОРТА"
  4. Брокер представляющий
  5. Что представляет интерес
  6. Обязанности сотрудников предприятия, работающих со сведениями, представляющими коммерческую тайну, и их ответственность за ее разглашение
  7. НАЧАЛО РАБОТЫ С КЛЮЧЕВЫМИ ЛЮДЬМИ, ПРЕДСТАВЛЯЮЩИМИ "ТЕПЛЫЙ" РЫНОК
  8. Постулат классической школы, опровергнутый позитивной физиопсихологией и во всяком случае представляющийся спорным с точки зрения теории и опасным при практическом применении. — Отрицание свободы воли. — Компромиссы эклектиков по вопросу о нравственной свободе.
  9. Документы
  10. § 1. Изучение документов
  11. Учредительные документы