Учет расчетов с подотчетными лицами

Работники организации в процессе своей трудовой деятельности могут быть направлены в служебные командировки в целях выполне­ния определенных заданий и видов работ как внутри страны, так и за ее пределы.

Служебными признаются поездки работника, совершаемые с оп­ределенной регулярностью, характерной для данного вида деятельно­сти, и являющиеся частью его трудовой функции. Это постоянная ра­бота, которая осуществляется в пути или носит разъездной характер (ч. 1 ст. 166 ТК РФ и абз. 3 п. 3 Положения об особенностях направле­ния работников в служебные командировки, утвержденного поста­новлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749).

Направление работника в командировку производится на основа­нии приказа руководителя с указанием цели и срока командирова­ния, а также страны пребывания. Командировка внутри страны оформляется командировочным удостоверением, в котором простав­ляются отметки о прибытии работника в пункт назначения и его вы­бытии по завершении командировки. При командировании сотруд­ников в страны дальнего зарубежья командировочное удостоверение не выписывается, поскольку отметки о пересечении границы страны пребывания проставляются в загранпаспорте.

Действующее законодательство предусматривает предоставление ряда компенсационных выплат для работников, направляемых в слу­жебные командировки. Причем компенсационные выплаты как внут­ри страны, так и за рубежом производятся командируемым работни­кам, состоящим с предприятиями, учреждениями или организациями в трудовых отношениях.

Согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную ко­мандировку работодатель обязан возмещать работнику:

• расходы по проезду;

• расходы по найму жилого помещения;

• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служеб­ными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. При этом разме­ры возмещения не могут быть ниже размеров, установленных Пра­вительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета.

Командированному лицу перед отъездом в загранкомандировку выдается аванс в рублях и иностранной валюте. Определение суммы аванса осуществляется в соответствии с составленной сметой коман­дировочных расходов. Смета содержит перечень расходов, которые предусмотрены для реализации программы или задания по команди­ровке. Чаще всего этот перечень расходов ограничивается предусмот­ренными компенсационными выплатами.

Порядок выдачи наличных денег из кассы, в том числе под от­чет, установлен в п. 4.2 и 4.3 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Рос­сийской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 г. № 373-П. При этом выдача денег под отчет на командировочные расходы может осуществляться только при условии, что подотчетное лицо полностью погасило задолженность по предыдущим подотчет­ным авансам.

Расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных про­ездными документами, но не выше стоимости проезда:

1) железнодорожным транспортом — в купейном вагоне фирмен­ного поезда;

2) водным транспортом — в каюте 5-й группы морского судна, в каюте 2-й группы речного судна, в каюте 1-й группы судна паромной переправы;

3) воздушным транспортом — в салоне экономического класса;

4) автомобильным транспортом — транспортными средствами общего пользования (кроме такси).

При отсутствии подтверждающих документов возмещение расхо­дов по проезду к месту служебной командировки и обратно осуществ­ляется в размере минимальной стоимости проезда.

По возвращении из загранкомандировки в течение трех кален­дарных дней работник представляет в бухгалтерию авансовый отчет со всеми документами, подтверждающими фактические расходы. Ос­таток неиспользованных средств возвращается в кассу организации.

Учет расчетов с подотчетными лицами по командировкам ведется с применением счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». В орга­низациях, где регулярно осуществляются загранкомандировки, син­тетический учет расчетов с командируемыми лицами целесообразно вести в разрезе субсчетов:

71-1 «Расчеты с подотчетными лицами в рублях»,

71-2 «Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте».

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лица­ми» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебе­ту счета 71 и кредиту счета 50 «Касса».

Полученная иностранная валюта, предназначенная для загранко­мандировки, с валютного счета приходуется в кассу организации, а затем выдается под отчет командируемому работнику. В бухгалтер­ском учете составляются записи:

Дебет 50-4 «Касса в иностранной валюте»

Кредит 52 «Валютные счета»

— на сумму поступившей иностранной валюты в кассу организа­ции согласно представленному чеку;

Дебет 71-2 «Расчеты с подотчетными лицами в иностранной ва­люте»

Кредит 50-4 «Касса в иностранной валюте»

— на выдачу аванса командируемому лицу в иностранной валюте.

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита

счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные рас­ходы» и др. в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса». Аналитический учет расходов с подотчетны­ми лицами ведут по каждой авансовой выдаче.

Не возвращенные подотчетными лицами суммы авансов списы­вают со счета 71 в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи цен­ностей». Со счета 94 суммы авансов списывают в дебет счета 70 «Рас­четы с персоналом по оплате труда» или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (если они не могут быть удержаны из суммы оп­латы труда работников).

12.5.

<< | >>
Источник: Лытнева H.A., Малявкина Л.И., Федорова Т.В.. Бухгалтерский учет : учебник / H.A. Лытнева, Л.И. Малявкина, Т.В. Федорова. — 2-е изд., перераб. и доп. — М. : ИД «ФОРУМ» : ИНФРА-М, — 512 с. — (Профессиональное образование).. 2015

Еще по теме Учет расчетов с подотчетными лицами:

  1. 10. Контроль над операциями с подотчетными суммами
  2. Политический контроль и подотчетность
  3. Поддержание контактов с лицами, влияющими на принятие решений
  4. Обеспечение обратной связи с вовлеченными лицами и получение их одобрения
  5. Принцип неподчиненности центрального банка правительству и подотчетности его парламенту страны.
  6. 4.5. ОПЕРАЦИОННЫЙ РЫЧАГ: СУЩНОСТЬ, СПОСОБЫ РАСЧЕТА, КРИТЕРИИ ОЦЕНКИ. ОСОБЕННОСТИ РАСЧЕТА ЭФФЕКТА ОПЕРАЦИОННОГО РЫЧАГА
  7. Сафронова Ю.В.. Бухгалтерский учет, 2010
  8. Учет, контроль и отчетность.
  9. ВНУТРЕННИЙ финансовый учет и отчетность
  10. Управленческий учет
  11. УЧЕТ ВЕКСЕЛЕЙ
  12. Учет уставного капитала акционерного общества
  13. УЧЕТ ИНФЛЯЦИИ
  14. 7.8. Управленческий учет и бюджетирование
  15. Илья Мельников. Бухгалтерский учет, 2009
  16. §2. Учет рисков бизнеса
  17. Учет резерва и отчетность
  18. Учет операций по приобретению и реализации ценных бумаг