загрузка...

Учет личного состава организации

Учет труда работников основывается на учете личного состава ра­ботников в разрезе их категорий (рабочие, служащие, производствен­ный персонал, персонал, занятый в обслуживающих и вспомогатель­ных производствах, и т. п.) и использования рабочего времени. Учет личного состава и использования рабочего времени в организации ве­дется в первичных учетных документах, к которым, в частности, от­носятся приказы (распоряжения) о приеме, увольнении и переводе работников на другую работу, о предоставлении отпусков, а также та­бели и личные карточки. Порядок учета работников и рабочего вре­мени, отработанного физическими лицами, выполняющими для ор­ганизации работу по договорам гражданско-правового характера (до­говор подряда, поручения и др.), определяется особенностями соответствующего договора.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, а также Инструкция по их заполнению ут­верждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1.

Альбом унифицированных форм первичной учетной документа­ции по учету труда и его оплаты состоит из двух разделов:

• по учету кадров;

• по учету использования рабочего времени и расчетов с персона­лом по оплате труда.

При этом унифицированные формы по учету кадров предназна­чены для применения юридическими лицами всех форм собственно­сти, а унифицированные формы по учету использования рабочего времени распространены на юридические лица всех форм собствен­ности, кроме бюджетных учреждений.

В утвержденные формы первичной учетной документации орга­низации могут при необходимости вносить дополнительные реквизи­ты в соответствии с Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 г. № 20.

При приеме работника организацией составляется приказ по форме № Т-1. В том случае, если в организацию принимается одно­временно несколько работников, то на всех может быть оформлен один приказ по форме № Т-1а.

При оформлении приказа (распоряжения) о приеме на работу указываются следующие сведения:

• наименование структурного подразделения;

• профессия (должность);

• испытательный срок, если работнику устанавливается испыта­ние при приеме на работу;

• условия приема на работу (в том числе указываются оклад или тарифная ставка) и характер предстоящей работы (по совместительст­ву, в порядке перевода из другой организации, для замещения вре­менно отсутствующего работника, для выполнения определенной ра­боты и др.).

Приказ о приеме на работу подписывается руководителем орга­низации или уполномоченным на это лицом, и его объявляют работ­никам) под расписку.

На основании приказа о приеме на работу заполняются следую­щие документы:

• трудовая книжка работника;

• личная карточка работника (форма № Т-2 или № Т-2ГС);

• лицевой счет работника (форма № Т-54 или № Т-54а).

Содержание приказа о приеме на работу должно соответствовать

условиям заключенного трудового договора с работником (ст. 68 ТК РФ).

Личная карточка работника (форма № Т-2) заполняется на лиц, принятых на работу, сотрудником отдела кадров в одном экземпля­ре. Лицо, принимаемое на работу, подписывает личную карточку с указанием даты ее заполнения. На государственных служащих запол­няются личные карточки государственного служащего по форме № Т-2ГС.

Кроме того, на каждого научного и научно-педагогического ра­ботника кроме личной карточки заполняется в одном экземпляре и ведется учетная карточка научного работника (форма № Т-4).

Прием на работу организацией осуществляется согласно утвер­жденному директором штатному расписанию. Штатное расписание (форма № Т-3) содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание утверждается приказом руководителя организации или уполномоченным им лицом, изменения в штатное расписание также вносятся в соответствии с приказом вышеназванных лиц.

Переводы работников на другую работу оформляются приказом о переводе работника на другую работу (форма № Т-5,) который запол­няется работником отдела кадров, подписывается руководителем ор­ганизации или уполномоченным лицом и объявляется работнику под расписку. В данном приказе указывается оклад (тарифная ставка) по новому месту работы.

Если одновременно переводятся несколько работников на другую работу, это может быть оформлено одним приказом по форме № Т-5а.

На основании приказа о переводе делаются отметки в следующих формах:

• в личной карточке (формы № Т-2 или Т-2ГС);

• лицевом счете (формы № Т-54 или Т-54а);

• вносится запись в трудовую книжку.

Предоставление работнику отпуска оформляется приказом (рас­поряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6). При предоставлении отпуска нескольким работникам приказ состав­ляется по форме № Т-ба. Отпуск работникам предоставляется в соот­ветствии с составленным графиком отпусков (форма № Т-7).

При увольнении работника составляется приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работни­ком (форма № Т-8), который заполняется работником кадровой службы, подписывается руководителем организации или уполномо­ченным им лицом, объявляется работнику под расписку.

На основании приказа делается запись в следующих формах:

• в личной карточке (форма № Т-2 или Т-2ГС);

• в лицевом счете (форма № Т-54 или Т-54а);

• в трудовой книжке;

• производится расчет с работником по форме № Т-61 «Запис­ка-расчет при прекращении действия трудового договора (контрак­та)».

На основании первичных документов о приеме на работу откры­вается на работника лицевой счет (форма № Т-54 или № Т-54а).

Лицевой счет заполняется в течение года. В нем справочно отра­жается информация, характеризующая год рождения работника, ко­личество иждивенцев, паспортные данные, номер страхового пенси­онного свидетельства, адрес места жительства. В лицевом счете в те­чение года проставляются отметки о приеме на работу и переводах с указанием отдела, должности и оклада. Кроме того, приводятся поме­сячно все виды начислений и удержаний, которые произведены, ис­ходя из них вычисляется средний заработок, необходимый для прове­дения начислений при оплате отпуска, по больничным листкам и т. д. На следующий год на каждого работника будет открыт новый лице­вой счет.

По данным лицевого счета составляется Налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы с физических лиц по форме № 1НДФЛ, в которой определяется доход работника нарастающим итогом с начала года, налогооблагаемая база, суммы налога на доходы с физических лиц.

Налоговая карточка служит основанием для со­ставления справки о доходах физического лица, которую представля­ют в налоговые органы.

Кроме того, по каждому работнику составляется Индивидуальная карточка учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм начисленных страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, утвержденная приказом МНС России от 27.07.2004 г. № САЭ-3-05/443. Индивидуальные карточки предназначены для оп­ределения налогооблагаемой базы для исчисления отчислений на со­циальное и медицинское страхование и пенсионное обеспечение.

Учет личного состава и рабочего времени ведется по группам ра­ботников, штатному и нештатному персоналу, местам производства работ, видам продукции (работ и услуг), изготовлением которых за­няты работники.

При составлении отчетности и расчете различных показателей хозяйственной деятельности возникает необходимость определения списочной и среднесписочной численности организации. Списочной является численность на определенный момент времени. В течение отчетного периода она меняется.

Для определения численности работников за отчетный период исчисляется среднесписочная численность работников, которая ис­пользуется для определения производительности труда, средней зара­ботной платы, коэффициентов оборота, текучести и других показа­телей.

Порядок расчета численности работников установлен приказом Росстата от 24.10.2011 г. № 435 «Об утверждении Указаний по запол­нению форм федерального статистического наблюдения № П-1 «Све­дения о производстве и отгрузке товаров и услуг», № П-2 «Сведения об инвестициях в нефинансовые активы», № П-3 «Сведения о фи­нансовом состоянии организации», № П-4 «Сведения о численности, заработной плате и движении работников», № П-5 (м) «Основные сведения о деятельности организации».

Согласно п. 77 Порядка расчета численности различают среднюю численность работников, среднесписочную численность работников, среднюю численность внешних совместителей, среднюю численность работников, выполнявших работы по договорам гражданско-право­вого характера.

Среднесписочную численность работников за отчетный месяц исчисляют путем суммирования численности работников. Средне­списочная численность работников рассчитывается на основании списочной численности, которая приводится на определенную дату, например на последнее число отчетного периода.

Средняя Среднесписочная Средняя Средняя численность

численность _ численность 4- численность , работников, выполнявших работников — паботников внешних работы по договорам

организации совместителей гражданско-правового

характера.

В списочную численность работников включаются наемные ра­ботники, работавшие по трудовому договору и выполнявшие посто­янную, временную или сезонную работу один день и более, а также работавшие собственники организаций, получавшие заработную пла­ту в данной организации.

Расчет среднесписочной численности работников производится на основании ежедневного учета списочной численности работников, которая должна уточняться на основании приказов о приеме, перево­де работников на другую работу и прекращении трудового договора.

Численность работников списочного состава за каждый день должна соответствовать данным табеля учета рабочего времени ра­ботников, на основании которого устанавливается численность ра­ботников, явившихся и не явившихся на работу.

В списочной численности работников за каждый календарный день учитываются как фактически работающие, так и отсутствующие на работе по каким-либо причинам.

Лица, работавшие неполное рабочее время в соответствии с тру­довым договором, штатным расписанием или переведенные с пись­

менного согласия работника на работу на неполное рабочее время, при определении среднесписочной численности работников учиты­ваются пропорционально отработанному времени.

Расчет средней численности этой категории работников произво­дится в следующем порядке:

а) исчисляется общее количество человеко-дней, отработанных этими работниками, путем деления общего числа отработанных чело­веко-часов в отчетном месяце на продолжительность рабочего дня исходя из продолжительности рабочей недели, например:

• 40 ч — на 8 ч (при пятидневной рабочей неделе) или на 6,67 ч (при шестидневной рабочей неделе);

• 36 ч — на 7,2 ч (при пятидневной рабочей неделе) или на 6 ч (при шестидневной рабочей неделе);

• 24 ч — на 4,8 ч (при пятидневной рабочей неделе) или на 4 ч (при шестидневной рабочей неделе);

б) определяется средняя численность не полностью занятых ра­ботников за отчетный месяц в пересчете на полную занятость путем деления отработанных человеко-дней на число рабочих дней по ка­лендарю в отчетном месяце. При этом за дни болезни, отпуска, не­явок (приходящиеся на рабочие дни по календарю) в число отрабо­танных человеко-часов условно включаются часы по предыдущему рабочему дню (в отличие от методологии, принятой для учета количе­ства отработанных человеко-часов).

Среднесписочная численность работников за месяц исчисляется путем суммирования списочной численности работников за каждый календарный день месяца, т. е. с 1-го по 30-е или 31-е число (для фев­раля — по 28-е или 29-е число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней месяца. Численность работников списочного состава за выход­ной или праздничный (нерабочий) день принимается равной списоч­ной численности работников за предшествующий рабочий день. При наличии двух или более выходных или праздничных (нерабочих) дней подряд численность работников списочного состава за каждый из этих дней принимается равной численности работников списочного состава за рабочий день, предшествовавший этим дням.

В составе работников организации могут быть выделены следую­щие основные группы: административно-управленческий персонал, работники основного производства, работники отдела снабжения и сбыта, обслуживающий персонал.

Анализ кадрового состава осуществляется в организации в тече­ние года по итогам отчетных периодов, на основе данных такого ана­лиза принимаются решения о перемещении, сокращении или увели­чении работников организации.

8.4.

<< | >>
Источник: Лытнева H.A., Малявкина Л.И., Федорова Т.В.. Бухгалтерский учет : учебник / H.A. Лытнева, Л.И. Малявкина, Т.В. Федорова. — 2-е изд., перераб. и доп. — М. : ИД «ФОРУМ» : ИНФРА-М, — 512 с. — (Профессиональное образование).. 2015

Еще по теме Учет личного состава организации:

  1. Автоматизированное рабочее место «Учет личного состава»
  2. Феоктистов И.А.. Расходы фирмы (организации). Бухгалтерский и налоговый учет. Полное практическое руководство. М.: ГроссМедиа, — 608 с., 2007
  3. 7.5.1. Документы личного дела работника
  4. Ситуация "Составление личного жизненного плана"
  5. Товары личного пользования
  6. Факторы личного порядка.
  7. КАКОВА ЗОНА ЛИЧНОГО ВЛИЯНИЯ?
  8. ГЛАВА 6СИНЕРГИЯ ГЛУБОКО ЛИЧНОГО МАРКЕТИНГА И ЕЩЕ ДВАДЦАТЬ ПРИЧИН, ПОЧЕМУ QUIXTAR.COM ОЗНАЧАЕТ УСПЕХ
  9. 20.5. Ведомость состава изделия
  10. Результаты аудита кадрового состава
  11. 2.1.6. АРМ в составе АБС
  12. Методы формирования кадрового состава
  13. Требования к составу и структуре активов фонда
  14. Аудит кадрового состава
  15. Как составить условие
  16. 7.5. Документы по личному составу предприятия
  17. 3.4. Коммуникативные качества в составе потенциала личности
  18. 1. АНАЛИЗ ОБЪЕМА, СОСТАВА И ДИНАМИКИ ИЗДЕРЖЕК
  19. КАЗАЧЬИ ПОСЕЛЕНИЯ В СОСТАВЕ ЗОЛОТОЙ ОРДЫ
  20. 12.3. Выбор состава оптимального портфеля ценных бумаг