Справочники учета кадров

Для учета кадров в программе используются различные справоч­ники.

Должности

Каждый сотрудник принимается в организацию для работы в опре­деленной должности. Список должностей сотрудников хранится в про­грамме в справочнике Должности (Зарплата и кадры ^ Справочники и настройки: Должности) (рис. 3.1). Перечень должностей является общим для всех хозяйствующих субъектов, учет по которым ведется в одной ин­формационной базе.


X
[ Еще т

л •«- Должности

| Создать | | Найти... | | Отменить поиск | | -й- | У- |

Наименование = Раскройщик «= Директор «= Главный бухгалтер = Кассир

= Инспектор по кадрам = Конструктор •= Менеджер *= Наладчик «= Начальник отдела «= Охранник = Слесарь = Сортировщик


Рис. 3.1. Справочник Должности

Добавление нового элемента в справочник производится кнопкой на командной панели формы справочника. Добавить элемент можно также соответствующей командой подменю Еще..., командой кон­текстного меню (открывается правой кнопкой мыши) или «горячей» кла-

вишей Insert. Перечень всех «горячих» клавиш можно увидеть в подменю команды Еще... справа от названия соответствующей команды (рис. 3.2).

Для новой должности необходимо задать полное и краткое наимено­вание, после чего записать элемент справочника. Редактирование элемен­та справочника Должности осуществляется в форме элемента справочни­ка, запись элемента производится кнопкой или ". Отказаться от добавления нового элемента можно по клавише Esc.

[ ** 1 [ bgcolor=white> Установить стандартные настройки to Вывести список... * Переместить элемент вверх # Переместить элемент вниз И\ Изменить форму... Справка F1

Наименование = Раскройщик ■= Директор ■= Главный бухгалтер *= Кассир

•= Инспектор по кадрам «= Конструктор = Менеджер = Наладчик = Начальник отдела = Охранник ■= Слесарь = Сортировщик

Рис. 3.2. Подменю команды Еще...

Заполнять справочник должностей можно как предварительно, то есть до ввода кадровых данных, так и в процессе ввода кадровых данных (рис. 3.3).

Рис. 3.3. Добавление новой должности при регистрации приема на работу


Справочник «Физические лица»

В справочнике Физические лица (Зарплата и кадры ^ Справочники и настройки: Физические лица) хранятся данные физических лиц, не связан­ные с выполнением ими конкретных должностных обязанностей, то есть персональные данные. Для некоторых персональных данных (Ф.И.О., сведения о гражданстве и инвалидности) в программе сохраняется Исто­рия. Для хранения таких данных предназначен ряд периодических регист­ров сведений, связанных со справочником Физические лица.

В обычном порядке данные в справочник Физические лица заносятся автоматически при вводе элементов в справочник Сотрудники (Зарплата и кадры ^ Кадровый учет: Сотрудники). При этом автоматически устанавли­вается связь между элементами справочников Физические лица и Сотруд­ники. Вместе с тем, данные в справочник Физические лица могут быть введены и независимо. В этом случае связь между элементами справочни­ков устанавливается при создании нового сотрудника (рис. 3.4).

Рис. 3.4. Установление связи между справочниками Физические лица и Сотрудники


Просмотр и редактирование персональных данных физических лиц осуществляется в форме элемента справочника Физические лица (рис. 3.5). Открыть форму физического лица можно из справочника Со­трудники или из списка физических лиц.

В реквизите ФИО указывается наименование элемента справочника Физические лица. В полях Фамилия, Имя, Отчество отображаются фа­милия, имя и отчество физического лица.

В форме указываются следующие данные о физическом лице:

• дата рождения;

• пол;

• место рождения;

• сведения о гражданстве;

• регистрационные номера ИНН и СНИЛС;

• сведения о документе, удостоверяющем личность;

• контактная информация физического лица (адреса и телефоны).

Рис. 3.5. Личные данные физического лица


Справочник «Сотрудники»

В справочнике Сотрудники (рис. 3.6) регистрируются все лица, кото­рым в программе производятся начисления. К ним относятся лица:

• принятые в штат по трудовым договорам;

• выполняющие работы по договорам гражданско-правового харак­тера и прочие лица, которым производятся начисления, в частно­сти, пенсионеры, которым производится доплата к пенсии, родст­венники сотрудников, получающие материальную помощь и др.

I 1 1 | 1 Сотрудники

Организация: 0 [Белая акация | Подразделение: О [ | ^~|

| Создать | | Найти... | | Отменить поиск | | ^Печать т | Еще

ФИО 1 Таб. номер Организация Подразделение Должность Дата приема
Астров Антон Антонович 00ОООG0028 Белая акация Отдел капитального ... Конструктор 0 .01.2012
Бобров Николай Владимиров... 0000000031 Белая акация Управление Начальник отдела 0 .01.2012
- Воронцов Юрий Зиновьевич 0000000027 Белая акация Отдел сбыта готово... Менеджер 0 .02.2012
Геранькин Григорий Григорье... 0000000002 Белая акация Швейный цех Раскройщик 0 .01.2012
- Зацветай ко Олесь Петрович 0000000020 Белая акация Управление Экономист 0 .01.2012
- Иванов Иван Иванович БАО0-000О1 Белая акация Отдел капитального ... Конструктор 0 .07.2012
- Лилейкнн Леонид Леонидович 0000000003 Белая акация Швейный цех Раскройщик 0 .01.2012
- Лютиков Леонид Леонидович 0000000019 Белая акация Отдел сбыта готово... Начальник отдела 0 .01.2012
- Нарциссов Николай Николае... 0000000022 Белая акация Швейный цех Наладчик 0 .01.2012
- Подсолнук Богдан Богданович 0000000008 Белая акация Швейный цех Раскройщик 0 .01.2012
- Приглашенный Иван Степан о... 0000000026 Белая акация Отдел капитального ... Охранник 0 .02.2012
- Ромашкин Роман Романович 0000000023 Белая акация Управление Директор 0 .01.2012
- Ромашкина Рената Романовна 0000000018 Белая акация Управление Главный бухгалтер 0 .01.2012
- Сидорова Олеся Олеговна 0000000017 Белая акация Управление Инспектор по кад... 0 .01.2012
- Суворина Анна Павловна 0000000030 Белая акация Швейный цех Швея 0 .09.2012
- Тюльпанова Тамара Тимофев... 0000000021 Белая акация Ателье Швея 0 .01.2012
- Фиалкова Виолетта Владими... 0000000025 Белая акация Ателье Швея 0 .01.2012
- Хризантемов Яков Яковлевич 0000000016 Белая акация Ателье Начальник отдела 0 .01.2012
Цветков Алексей Алексеевич 0000000024 Белая акация Швейный цех Раскройщик 0 .01.2012
Как работать с кадровыми документами Особенности подсистемы учета зарплаты и кадров 10:Бухгалтерии 8. ред. 3.0 Все

Рис. 3.6. Справочник Сотрудники

Для ввода нового сотрудника в форме списка справочника Сотрудни­ки по кнопке открывается форма нового элемента справочника (рис. 3.7).

Сначала заполняется реквизит ФИО.

Если в справочнике регистрируется лицо, сведения о котором еще не введены в справочник Физические лица, то при записи элемента сведения о физическом лице автоматически регистрируются в справочнике Физи­ческие лица, то есть в этот справочник вводится новый элемент.

Если в справочнике регистрируется лицо, сведения о котором уже имеются в справочнике Физические лица, программа сообщает о найден­ном физическом лице и предлагает принять решение (рис. 3.8).

Рис. 3.7. Ввод нового сотрудника в справочник Сотрудники


Рис. 3.8. Проверка сотрудника в справочник Сотрудники


В реквизите Дата приема указывается дата приема физического лица на работу. По умолчанию в этом реквизите приводится системная дата компьютера.

Рис. 3.9. Основные данные сотрудника


В разделе Текущее место работы указывается:

• в реквизите Организация - организация, в которую физическое лицо принимается на работу (элемент справочника Организации);

• в реквизите Подразделение - структурное подразделение, в кото­рое физическое лицо принимается на работу (элемент справочни­ка Подразделения);

• в реквизите Должность - должность, на которую принимается физическое лицо (элемент справочника Должности);

• в реквизите Вид занятости - вид занятости сотрудника: Основ­ное место работы, Внутреннее совместительство, Внешнее со­вместительство.

По каждому виду занятости физического лица создается отдельный элемент справочника Сотрудники.

Если заработная плата сотрудника перечисляется на зарплатный кар­точный счет или банковский счет сотрудника, то в разделе Выплата зар­платы указывается банк из справочника Банки и номер счета, на который перечисляется зарплата.

Если сотрудник принимается на работу для выполнения работ в рай­оне Крайнего Севера или приравненных к нему местности, то ему пола­гаются:

• выплаты, обусловленные районным регулированием оплаты тру­да по районным коэффициентам, коэффициентам за работу в пус­тынных, безводных местностях и в высокогорных районах;

• процентные надбавки к заработной плате за стаж работы в рай­онах Крайнего Севера, в приравненных к ним местностях и дру­гих районах с тяжелыми природно-климатическими условиями.

Для того чтобы иметь возможность начислять сотруднику указанные выплаты, необходимо в форме записи регистра Настройки учета зарплаты (Зарплата и кадры ^ Справочники и настройки: Настройки учета зарплаты) на закладке Территориальные условия ввести сведения для начисления компенсационных надбавок сотрудникам (рис. 3.10).

А -► Настройки учета зарплаты *

Записать и закрыть Записать Еще т

Организация: Красивая акация

Зарплата Налоги и взносы с ФОТ Территориальные условия |
Территориальные условия местностей
Сотрудники работают в особых территориальных условиях: [РКС | > | Действует с: Январь 2010 | ...
Районный коэффициент и северная надбавка

В организации или ее подразделениях начисляется:

0 Северная надбавка

0 Районный коэффициент, утвержденный местыми органами власти Г 1.15

Рис. 3.10. Сведения об особых условиях труда

Если организация расположена на территории, при выполнении ра­бот на которой трудовой стаж для назначения пенсии определяется в осо­бом порядке, то устанавливается флажок Сотрудники работают в особых территориальных условиях, и указывается код территориальных условий (элемент справочника Территориальные условия ПФР).

Для начисления сотрудникам процентной надбавки к заработной плате за стаж работы в районах Крайнего Севера, в приравненных к ним
местностях и других районах с тяжелыми природно-климатическими ус­ловиями необходимо установить флажок В организации или ее подразделе­ниях начисляется:...Северная надбавка.

Для начисления сотрудникам выплат по районным коэффициентам необходимо установить флажок В организации или ее подразделениях на­числяется: ... Районный коэффициент, утвержденный местными властями, и указать значение районного коэффициента.

И

При регистрации приема на работу в такую организацию в форме элемента справочника Сотрудники доступен реквизит Северн. надб. (%), в котором указывается процент северной надбавки (рис. 3.11).

'Й' Цветков Анатолий Алексеевич (Сотрудник)

Записать и закрыть

ФИО:

Цветков Анатолий Алексеевич

hspace=0 vspace=0> Еще - І ?I Изменить ФИО Таб. номер: КАШ-00002


Фамилия: Цветков Имя: Анатолий Основные личные данные сотрудника

ИНН:

Отчество: Алекс... История ФИО

Дата рождения: 12.08.1Э54 Пол: ^Мужской

Дата приема:

Дата увольнения

501658142112

С НИЛ С: 208-845-984 94

01 оз 2012 [шз] |Л| Сотрудник принят на работу. Месяц, с которого начисляется зарплата: Март ' - 2012 г.

| -- | іР | Оклад:

Красивая акация

15 000,00 1

£ (Северн, надб. (%): 20,00 1

Основное подразделение

Наладчик:

Основное место работы | ▼

Представление сотрудника в отчетах и документах ] ДОПОЛНЯТЬ представление Цветков Анатолий Алексеевич

Личные данные Выплата зарплаты Налог на доходы Учет затрат Страхование

[~~1 Не отображать в списках. Все операции по сотруднику завершены


Текущее место работы Организация: Подразделение: Должность:

Вид занятости:



Рис. 3.11. Реквизит для ввода процента северной надбавки

При создании сотрудника указывается процент северной надбавки на дату приема на работу. В последующем для отражения в программе изме­нения процента северной надбавки можно поступить следующим обра­зом. Сначала для сотрудника выполнить все начисления и сформировать первичные документы по расчетам за текущий месяц со старыми данными

места работы. После этого в форме элемента справочника Сотрудники указать новые данные о текущем месте работы и сохранить изменения.

Для ввода и отображения сведений о сотруднике, как налогопла­тельщике по налогу на доходы физических лиц, предназначен раздел На­лог на доходы. Для перехода в раздел необходимо в форме сотрудника в нижней части нажать на одноименную гиперссылку.

Актуальные данные о применяемых налоговых вычетах и статусе со­трудника приводятся в подразделах Стандартные вычеты, Имущест­венные вычеты и Статус налогоплательщика соответственно (рис. 3.12).

Рис. 3.12. Сведения для расчета НДФЛ


К стандартным налоговым вычетам относятся так называемые лич­ные вычеты и вычеты на детей. Для предоставления стандартных налого­вых вычетов сотрудник (налогоплательщик) должен написать заявление и подать это заявление работодателю (налоговому агенту) вместе с доку­ментами, подтверждающими право на соответствующий стандартный налоговый вычет. Обычно эти документы предоставляются физическим лицом при приеме на работу, однако сотрудник может подать заявление о предоставлении ему вычетов и позже. При этом если заявление подается в том же налоговом периоде (в том же году), в котором физическое лицо
было принято на работу, то стандартные налоговые вычеты предоставля­ются ему с момента приема на работу, и налог пересчитывается. Если за­явление подается в следующем налоговом периоде, то вычеты предостав­ляются налоговым агентом только с начала этого налогового периода, а для предоставления вычетов за предыдущий год, физическое лицо должно обратиться в налоговую инспекцию.

Ввести новое заявление на стандартные,/ вычеты

Все заявления на вычеты

Статус налогоплательщика

Статус: | Резидент

Установлен с: [февраль 2012 §

История изменения статуса налогоплателы

Право физического лица на стандартные налоговые вычеты в про­грамме регистрируется с помощью документа Заявление на вычеты по НДФЛ. Документ создается через гиперссылку (рис. 3.13).

1^ Налог на дохсды [1С:Предприятме]

Налог на доходы

Стандартные вычеты

Вычеты предоставляются по заявлению но

Б АСЮ-0013 от 01 января 2012

Вычеты применяются с: | Январь~2012

Личный вычет (код): 103 | :Р

Вычеты на детей Вычет

114 (108) На гервого ребенка в е

Рис. 3.13. Ввод заявления на предоставление стандартных налоговых вычетов

В форме документа в реквизите Месяц указывается месяц года, с ко­торого предоставляются вычеты согласно заявлению физического лица, в реквизите Дата - дата документа Заявление на вычеты по НДФЛ.

Для регистрации вычетов на детей в разделе Вычеты на детей уста­навливается флажок Изменить вычеты на детей и в табличном поле указы­ваются сведения о предоставляемых стандартных налоговых вычетах на детей согласно классификатору Виды вычетов по НДФЛ.

При регистрации вычета в колонке Предоставляется по (включи­тельно) указывается месяц года, до которого включительно предоставля­ется вычет (по умолчанию указывается Декабрь текущего года).

Физическое лицо может иметь право на несколько различных видов «детских» вычетов (например, в случае если на иждивении лица находят­ся несколько детей, и один из детей является инвалидом). В этом случае в табличной части вводится несколько строк, в каждой из которых указыва­ется свой код вычета и срок его действия (рис. 3.14).

Рис. 3.14. Несколько стандартных вычетов «на детей»


Если физическое лицо не относится к категории налогоплательщи­ков, для которых предусмотрены стандартные налоговые вычеты на само физическое лицо в соответствии с пп. 1-2 п. 1 ст. 218 НК РФ, то регист­рировать в разделе Личный вычет личный вычет не требуется. С 1 января 2012 г. стандартный налоговый вычет в сумме 400 руб. на само физиче­ское лицо не применяется.

Если налогоплательщик имеет право на личный стандартный налого­вый вычет в сумме 500 руб. или 3000 руб., то в разделе Личный вычет устанавливается флажок Изменить личный вычет и в поле Код выбирается предоставляемый вычет согласно классификатору Виды вычетов по НДФД: (рис. 3.15):

• 104 - 500 рублей на налогоплательщика, относящегося к катего­

риям, перечисленным в пп. 2 п. 1 ст. 218 НК РФ;

• 105 - 3000 рублей на налогоплательщика, относящегося к катего­

риям, перечисленным в пп. 1 п. 1 ст. 218 НК РФ.

Рис. 3.15. Стандартные налоговые вычеты на «себя»


Если физическое лицо принято на работу не с начала года, то при определении совокупного дохода для применения вычетов в текущем го­ду учитываются доходы физического лица по предыдущим местам работы в текущем году. Для выполнения этой нормы законодательства в про­грамме необходимо зарегистрировать доходы физического лица, полу­ченные в текущем году на предыдущих местах работы.

Ввод сведений о доходах с предыдущего места работы осуществля­ется в форме Доходы с предыдущего места работы, которая открывается по одноименной гиперссылке в разделе Налог на доходы (рис. 3.16).

Ввод сведений осуществляется на основании справки о доходах по форме 2-НДФЛ, которая предоставляется физическим лицом вместе с за­явлением о предоставлении ему стандартных налоговых вычетов (или нескольких справок, если в течение текущего года сотрудник трудился у нескольких работодателей). Если физическое лицо принимается на работу с начала года, то запрашивать с него справку о доходах и вводить эти све­дения в программу нет необходимости.

Данные в форму вводятся в разрезе месяцев налогового периода. В колонке Доход указывается доход физического лица, облагаемый по ставке 13%. Отдельные доходы в соответствии со ст. 217 НК РФ частич­но освобождаются от налогообложения, например, материальная помощь, оказываемая работодателями своим сотрудникам - код 2760, стоимость подарков - код 2720. В связи с этим, если сотрудник получал частично облагаемые налогом доходы, то в колонке Доход следует указывать сумму дохода за минусом его необлагаемой части.

1}&) Налог на докоды [1 С:Пре —в х
Налог на доходы ---------- , ^ ”

Доходы с предыдущего места работы

мущественые вычеты
Записать и закрыть Еще * ?
Вычеты предоставляютс БЛЮ-0017 от 26 января I

Вычеты применяются с:

Необходимо ввести (помесячно) только совокупный доход, указанный в справке с предыдущего места работы налогоплательщика.

Этот доход будет учитываться только при определении

существенные вычеты не

«меняются. Можете ввести новое исправить

1едомление о предоставлении .ув.вдр.ь1.пьние

л четы применяются с:

Личный вычет (код): Гол. злоговый период (год): 0
Вычеты на детей эскоды: 0,00
Вычет Месяц Доход зоцент по кредитам: 0,00
114(108) Нап Январь 20 000,00 зоц. при перекредит.: 0,00
Февраль

Март

зд налогового органа:
Апрель
лущеет венный вычет
Май
вычеты Июнь
Все заявления на вычел Июль

Август

Статус налогоплателыщи ^\_Ло*ОЛЫ С ПОВЛЫДУШВГО
Статус: Резидент Сентябрь мвста гзаооты
Установлен с: Февраль Октябрь
Ноябрь
Декабрь О К Отмена |
Рис. 3.16. Сведения о доходах с предыдущего места работы

Согласно ст. 207 НК РФ, налоговыми резидентами признаются фи­зические лица, фактически находящиеся в Российской Федерации не ме­нее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев. Пе­риод нахождения физического лица в Российской Федерации не прерыва­ется на периоды его выезда за пределы Российской Федерации для крат­косрочного (менее шести месяцев) лечения или обучения. При этом неза­висимо от фактического времени нахождения в Российской Федерации налоговыми резидентами Российской Федерации признаются российские военнослужащие, проходящие службу за границей, а также сотрудники органов государственной власти и органов местного самоуправления, ко­мандированные на работу за пределы Российской Федерации.

Следует иметь в виду, что налоговый статус физического лица не за­висит от его гражданства. Гражданин РФ может утратить статус налого­вого резидента, если он в течение последних 12 месяцев находился на территории РФ менее 183 календарных дней, например, в случае длитель­ных зарубежных командировок.

Налоговый статус физического лица устанавливается в разделе На­лог на доходы в подразделе Статус налогоплательщика (рис. 3.17).

Рис. 3.17. Статус налогоплательщика


По умолчанию для сотрудника устанавливается статус Резидент.

В реквизите Установлен с указывается месяц, с которого действует статус налогоплательщика.

При изменении статуса в форме элемента справочника Сотрудники указывается его новый статус как налогоплательщика НДФЛ и месяц на­логового периода, начиная с которого новый статус действует.

Историю изменения статуса налогоплательщика можно посмотреть по одноименной гиперссылке.

В разделе Страхование указывается статус сотрудника для целей исчисления страховых взносов, а для сотрудников-инвалидов - также све­дения об инвалидности (рис. 3.18).

В разделе Учет затрат вводятся данные для бухгалтерского учета зарплаты сотрудника (рис. 3.19).

Рис. 3.18. Раздел Страхование сведений о сотруднике


Рис. 3.19. Раздел Учет затрат сведений о сотруднике


<< | >>
Источник: С.А. Харитонов. Бухгалтерский и налоговый учет в "1 С: Бухгалтерии 8" (редакция 3.0) Издание 6. 2014

Еще по теме Справочники учета кадров:

  1. 7.4 Содержание и компоновка Справочника по административной организации
  2. 7.4.1 Содержание Справочника по административной организации
  3. Тарифно-квалификационный справочник
  4. 7.4.2 Структура Справочника по административной организации
  5. 7.4.3 Инструкции для Справочника по административной организации (Раздел О)
  6. 7.5 Компьютеризация Справочника по административной организации
  7. а)сводный рекламный справочник, предназначенный для организаторов туристических поездок
  8. ИМЕННОЙ СЛОВАРЬ-СПРАВОЧНИК
  9. 5.1.5. Кадровый контроллинг и кадровое планирование
  10. Сохранение кадров и текучесть кадров
  11. Документы второго класса - Руководства (справочники)