Документ «Авансовый отчет»

Документ Авансовый отчет (Банк и касса Касса: Авансовые отчеты) предназначен для подготовки авансового отчета по установленной форме, а также отражения в учете расходов по авансовому отчету подотчетного лица.

«Шапка» и «подвал» формы документа заполняются в следующем порядке (рис. 2.117).

В реквизите Подотчетное лицо указывается отчитывающееся под­отчетное лицо. Реквизит заполняется выбором работника из справочника Физические лица.

Реквизит Склад заполняется лишь в тех случаях, когда подотчетное лицо отчитывается за приобретенные материально-производственные за­пасы (материалы, товары), то есть в случае заполнения закладки Товары. По умолчанию в реквизите проставляется значение реквизита Основной склад персональных настроек пользователя. Заполнение реквизита Склад, в том числе, «автоматически» (значением по умолчанию) для случаев, когда авансовый отчет составляется на командировочные расходы или на оплату задолженности контрагенту, не считается ошибкой, поскольку программа в этом случае просто «не смотрит» на этот реквизит.

В реквизите Назначение указывается, на какие цели были выданы под отчет денежные средства. При составлении отчета по расходам за «свой» счет реквизит не заполняется.

В реквизите Приложение указывается количество документов (чеков, квитанций, накладных, актов и т. д.), прилагаемых к авансовому отчету, а в следующем за них реквизите - количество листов, на которых эти доку­менты составлены.

В реквизите Комментарий при необходимости указывается дополни­тельная информация по документу.

В реквизите Ответственный указывается пользователь, ответст­венный за ввод документа в информационную базу. По умолчанию - это пользователь, зарегистрированный в справочнике Пользователи, который вводит документ.

Информация о денежных средствах, выданных подотчетному лицу, вводится в табличной части на закладке Авансы. При добавлении новой строки в колонке Документ аванса указывается документ, которым в ин­формационной базе зарегистрирована выдача денежных средств под отчет (рис. 2.118). В колонках Сумма аванса и Выдано программа показывает, какая сумма денежных средств выдана по документу, а в колонке Валюта - в какой валюте.

В реквизите Израсходовано указывается сумма израсходованных де­нежных средств. По умолчанию считается, что израсходованы все выдан­ные средства.

Заполнение закладок Товары, Оплата, Прочее зависит от характера произведенных расходов.

Закладка Товары заполняется, если подотчетное лицо за счет полу­ченных под отчет денежных средств приобрело товарно-материальные ценности.

Закладка Оплата заполняется, когда через подотчетное лицо произ­водится погашение возникшей задолженности перед поставщиком за по­лученные от него товары (работы, услуги). При этом предполагается, что поступление товаров (получение результатов работ, потребление услуг) в
программе отражается иными документами, например Поступлении това­ров и услуг. На закладке перечисляется, кому, на каком основании и в какой сумме произведена оплата наличными денежными средствами, иная уточняющая информация, а также счета учета расчетов.

Закладка Прочее заполняется при составлении авансового отчета по расходам на командировки и в иных случаях.


Л
N Документ аванса Сумма аванса Валюта
1 - г? 5 000,00 руб.
Расходный кассовый ордер БА00-000014 от...
п= И
) | Оплата | I

[ Еще

Получено ав;

Назначение: [приобретение канцтоваров


5 000,00 руб. Израсходовано:

Приложение: [і | документов на [Т^

Комментарий: [


П30

Ответственный: ФИО пользователя

Рис. 2.118. Выбор документа аванса

Авансовый отчет по командировочным расходам

Служебной командировкой считается поездка работника по распо­ряжению работодателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

При направлении работника в командировку в пределах Российской Федерации на него оформляется командировочное удостоверение, в кото­ром указываются:

• фамилия, имя, отчество командированного;

• пункт назначения командировки;

• наименование организации, куда командируется работник;

• цель командировки;

• срок командировки.

Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки.

На удостоверении делаются отметки (с указанием даты) о выбытии в командировку, о прибытии в пункт назначения, выбытии из него, о при­бытии на место постоянной работы. При направлении работника в не­сколько пунктов отметки о прибытии и выбытии делаются отдельно в каждом их них. Каждая отметка заверяется подписью и печатью органи­зации. Для подтверждения служебного характера командировки при воз­вращении составляется отчет о проделанной во время командировки ра­боте.

Оформление командировки в пределах Российской Федерации при­казом дополнительно к выписанному командировочному удостоверению не обязательно, но может производиться по решению работодателя. Вме­сте с тем приказ необходим при командировке за границу, поскольку ко­мандировочное удостоверение при этом не выписывается. Кроме того, приказ необходим для расчета размера аванса, если работодатель своим решением устанавливает размеры компенсационных выплат выше норма­тивно установленных (суточные, оплата найма жилого помещения и т. д.).

Накануне выбытия в командировку работнику выдается аванс на ко­мандировочные расходы, исходя из срока командировки, стоимости про­езда и установленных размеров компенсационных выплат.

Действующее законодательство предусматривает следующие гаран­тии и компенсационные выплаты при командировках:

• сохранение за командированным работником в течение всего времени командировки места работы (должности) и среднего за­работка;

• оплату суточных за время нахождения в командировке;

• оплату расходов по проезду к месту назначения и обратно;

• оплату расходов по найму жилого помещения.

За каждый день нахождения в командировке (в том числе за время нахождения в пути) работнику выплачиваются суточные. Их размер опре­деляется коллективным договором или иным локальным нормативным актом (но не менее размера, установленного для организаций, финанси­руемых из федерального бюджета).

Суточные не выплачиваются, если командировка длится один день или если командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства. Решение о том, может ли работник еже­дневно возвращаться из места командировки к месту постоянного жи­тельства, в каждом конкретном случае решает руководитель организации.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту посто­янной работы возмещаются командированному работнику в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным, автомобиль­ным транспортом общего назначения (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной оплате проездных докумен­тов (билетов) и за пользование постельными принадлежностями. Оплачи­ваются также расходы по проезду транспортом общего пользования (кро­ме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта, в котором расположена организация.

Расходы по найму жилого помещения (гостиницы) возмещаются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими докумен­тами.

Дополнительно работнику возмещаются расходы по бронированию мест в гостиницах.

Отражение в программе 1 С: Бухгалтерия 8 расчетов с работниками по наиболее типичным командировочным расходам рассмотрим на примере.

Пример 2.1

Работник командирован в другой город Российской Федерации сро­ком на 5 дней проездом самолетом. Цель командировки: согласова­ние с поставщиком графика поставки товаров в рамках заключенно­го договора. Перед командировкой работник получил аванс в размере 4960 руб. из расчета:

- суточные — 750руб. (5 х 150руб.);

- расходы по найму жилого помещения 2200 руб. (4 х 550);

- расходы на проезд - 2010 руб.

После возвращения из командировки в бухгалтерию представлен от­чет с подтверждающими документами:

- квитанция гостиницы по найму жилого помещения на сумму 3000руб. (4 х 750руб.);

- авиабилеты на сумму 2010 руб.

Суммы уплаченного налога на добавленную стоимость в документах выделены отдельной строкой.

Итого авансовый отчет утвержден в сумме 5760 руб.

В бухгалтерском и налоговом учете расчеты с работником в рамках данного примера отражаются следующим образом:

Операция Бухгалтерский учет Налоговый учет по налогу на прибыль
Дебет Кредит Сумма,

Руб.

Сумма Дт НУ Сумма Кт НУ
Выдан аванс на команди­ровочные расходы 71.01 50.01 4960.00 4960.00
Отражены расходы по найму жилого помещения (без НДС) 44.01 71.01 2542.37 2542.37 2542.37
Учтена сумма НДС, упла­ченная по найму жилого помещения 19.04 71.01 457.63 457.63
Отражены расходы на проезд (без НДС) 44.01 71.01 1703.39 1703.39 1703.39
Учтена сумма НДС, упла­ченная за проезд 19.04 71.01 306.61 306.61
Суточные 44.01 71.01 750.00 750.00 750.00
Компенсация перерасхо­да по авансовому отчету (5760 - 4710) 71.01 50.01 1050.00 1050.00

1.

Выдача работнику денежных средств на командировочные расхо­ды отражается документом Расходный кассовый ордер для вида опера­ции Выдача подотчетному лицу (рис. 2.119).

Рис. 2.119. Выдача денежных средств на командировочные расходы


2. Отчет по командировочным расходам регистрируется с помощью документа Авансовый отчет.

В форме документа (рис. 2.120) указывается, кто и за что отчиты­вается, сколько документов приложено к отчету, на каком количестве листов.

На закладке Авансы указывается расходный кассовый ордер, по ко­торому выданы денежные средства на командировочные расходы.

Сведения о произведенных командировочных расходах приводятся на закладке Прочее (рис. 2.121).

При проведении документа по данным, приведенным на закладке Прочее, в регистр бухгалтерии вводятся проводки бухгалтерского и нало­гового учета командировочных расходов (рис. 2.122).

3. Выдача работнику денежных средств в возмещение перерасхода отражается вновь документом Расходный кассовый ордер для вида опе­рации Выдача подотчетному лицу.

Рис. 2.120. Сведения о документе, которым выдан аванс на командировочные расходы


Рис. 2.121. Сведения о командировочных расходах


Л ^ Движения документа: Авансовый отчет БА00-000002 от 23.06.2014 10:52:35 *

-О- Обновить

Ручная корректировка (разрешает редактирование движений документа)

*кг Бухгалтерский и налоговый учет (5) [^) НДС предъявленный (2)

Дата Дебет Кредит Сунна Сумма Дт Сумма Кт
23.06.2014 41.01 Коп.: 71.01 2 542,37 НУ: 2542,37 2 542,37
1 Лилейки Леонид Леонидович оплата

проживания

ПР: ВР:
23.06.2014 41.01 Кон: 71.01 1 703,39 НУ: 1 703.39 1 703.39
2 Лилейки Леонид Леонидович проездК ПР:
месут... ВР:
23.06.2014 44.01 71.01 750,00 НУ: 750,00 750ДО
3 Командировочные расходы Лилейки Леонид Леонидович суточные ПР:

ВР:

23.06.2014 19.03 71.01 457,63 НУ: 457 ,63
4 гостиница "Заря- Лилейки Леонид Леонидович оплата ПР:
Счет-фактура полученный БАО... проживания ВР:
23.06.2014 19.03

Счет-фактура полученный БАО...

71.01

Лилейки

Леонид Леонидович 306,61

проезд к месут...

НУ:

ПР:

ВР:

306.61

Рис. 2.122. Проводки документа Авансовый отчет

Авансовый отчет по приобретению запасов

Если денежные средства под отчет выдавались для приобретения за­пасов, то при составлении отчета информация о закупленных подотчет­ным лицом материалах и товарах фиксируется в табличной части на за­кладке Товары.

Заполнение документа при составлении отчета по приобретению за­пасов рассмотрим на следующем примере.

Пример 2.2

Работнику организации Геранькину Г.Г. 25 июня выданы из кассы денежные средства в сумме 5000 руб. под отчет на приобретение канцелярских товаров.

27 июня на Основной склад оприходовано 50 Регистраторов доку­ментов 80 мм, а в бухгалтерию представлен авансовый отчет и чек № 234 от ТД «Восходъ» на сумму 3500руб.

В списке Авансовые отчеты открываем форму нового документа, за­полняем «шапку», «подвал» и закладку Авансы (рис. 2.123).


Л *- Авансовый отчет БА00-000001 от 27.06.2014 12:00:01

Провести и закрыть Записать Провести 7 ь, Авансовый отчет (АО-1)

Записать

& Номер: БА00-000001 от: 27.06.2014 12:00:01

т. 27

Подотчетное лицо: Геранькин Григорий Григорьевич Склад: Основной склад

Организация: [ Белая акация | » | Д |

Цены с НДС. Тип иен: Основная иена покупки


Авансы (1) Товары (1) Оплата Про1-
Добавить | Еще -
N Документ аванса СУ“ а аванса Валюта
1 Р а с х од н ый ка с с о в ый орд е р БАОО-ООО014 от25.06.2014 10:35:42 5 000,00 руб.

Получено авансов:

5 000,00 руб. Израсходовано:


приобрет

документов на 1


ИВ
Комментарий: |

Ответственный: ФИО пользователя


Рис. 2.123. Пример заполнения «шапки» и закладки Авансы отчета по приобретенным запасам



Переходим на закладку Товары. В табличную часть вводим новую строку, в которой указываем (рис. 2.124):

• в колонке Документ (расхода): чек, 234, 26.06.2014 - наименова­ние, номер и дату документа, оправдывающего расход;

• в колонке Номенклатура - Регистратор документов 80 мм (выбо­ром из справочника Номенклатура);

• в колонке Количество - 50,000 (количество приобретенных реги­страторов);

• в колонке Цена - 70,00 (цена за один регистратор);

• в колонке Поставщик - ТД Восходъ (магазин, в котором совер­шена покупка);

• в колонке Счет учета - 10.09 (счет бухгалтерского учета опри­ходованных канцелярских товаров).

<< | >>

Еще по теме Документ «Авансовый отчет»:

  1. ФИНАНСОВЫЕ ОТЧЕТЫ:ОТЧЕТ О ПРИБЫЛЯХ И УБЫТКАХ
  2. 8.2.5.1. Требования к отчетам и к иерархии отчетов
  3. ФИНАНСОВЫЕ ОТЧЕТЫ: БАЛАНСОВЫЙ ОТЧЕТ
  4. Отчет об источниках финансовых средств и направлениях их использования (отчет об изменениях в финансовом положении).
  5. Отчет о прибыли
  6. 5.2.6. Отчет по затратам на качество
  7. Отчет о финансовых результатах
  8. Отчет о накопленной прибыли
  9. Административный отчёт
  10. 38. Отчет внешнего управляющего
  11. Предоставление отчётов команде по управлению проектом
  12. Балансовый отчет
  13. Отчет об оценке
  14. Составление Отчета о движении денежных средств
  15. Отчет о собственном капитале