Документ «Авансовый отчет»
«Шапка» и «подвал» формы документа заполняются в следующем порядке (рис. 2.117).
В реквизите Подотчетное лицо указывается отчитывающееся подотчетное лицо. Реквизит заполняется выбором работника из справочника Физические лица.
Реквизит Склад заполняется лишь в тех случаях, когда подотчетное лицо отчитывается за приобретенные материально-производственные запасы (материалы, товары), то есть в случае заполнения закладки Товары. По умолчанию в реквизите проставляется значение реквизита Основной склад персональных настроек пользователя. Заполнение реквизита Склад, в том числе, «автоматически» (значением по умолчанию) для случаев, когда авансовый отчет составляется на командировочные расходы или на оплату задолженности контрагенту, не считается ошибкой, поскольку программа в этом случае просто «не смотрит» на этот реквизит.
В реквизите Назначение указывается, на какие цели были выданы под отчет денежные средства. При составлении отчета по расходам за «свой» счет реквизит не заполняется.
В реквизите Приложение указывается количество документов (чеков, квитанций, накладных, актов и т. д.), прилагаемых к авансовому отчету, а в следующем за них реквизите - количество листов, на которых эти документы составлены.
В реквизите Комментарий при необходимости указывается дополнительная информация по документу.
В реквизите Ответственный указывается пользователь, ответственный за ввод документа в информационную базу. По умолчанию - это пользователь, зарегистрированный в справочнике Пользователи, который вводит документ.
Информация о денежных средствах, выданных подотчетному лицу, вводится в табличной части на закладке Авансы.
При добавлении новой строки в колонке Документ аванса указывается документ, которым в информационной базе зарегистрирована выдача денежных средств под отчет (рис. 2.118). В колонках Сумма аванса и Выдано программа показывает, какая сумма денежных средств выдана по документу, а в колонке Валюта - в какой валюте.В реквизите Израсходовано указывается сумма израсходованных денежных средств. По умолчанию считается, что израсходованы все выданные средства.
Заполнение закладок Товары, Оплата, Прочее зависит от характера произведенных расходов.
Закладка Товары заполняется, если подотчетное лицо за счет полученных под отчет денежных средств приобрело товарно-материальные ценности.
Закладка Оплата заполняется, когда через подотчетное лицо производится погашение возникшей задолженности перед поставщиком за полученные от него товары (работы, услуги). При этом предполагается, что поступление товаров (получение результатов работ, потребление услуг) в
программе отражается иными документами, например Поступлении товаров и услуг. На закладке перечисляется, кому, на каком основании и в какой сумме произведена оплата наличными денежными средствами, иная уточняющая информация, а также счета учета расчетов.
Закладка Прочее заполняется при составлении авансового отчета по расходам на командировки и в иных случаях.
Л
Ответственный: ФИО пользователя Рис. 2.118. Выбор документа аванса Авансовый отчет по командировочным расходам Служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. При направлении работника в командировку в пределах Российской Федерации на него оформляется командировочное удостоверение, в котором указываются: • фамилия, имя, отчество командированного; • пункт назначения командировки; • наименование организации, куда командируется работник; • цель командировки; • срок командировки. Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки. На удостоверении делаются отметки (с указанием даты) о выбытии в командировку, о прибытии в пункт назначения, выбытии из него, о прибытии на место постоянной работы. При направлении работника в несколько пунктов отметки о прибытии и выбытии делаются отдельно в каждом их них. Каждая отметка заверяется подписью и печатью организации. Для подтверждения служебного характера командировки при возвращении составляется отчет о проделанной во время командировки работе. Оформление командировки в пределах Российской Федерации приказом дополнительно к выписанному командировочному удостоверению не обязательно, но может производиться по решению работодателя. Вместе с тем приказ необходим при командировке за границу, поскольку командировочное удостоверение при этом не выписывается. Кроме того, приказ необходим для расчета размера аванса, если работодатель своим решением устанавливает размеры компенсационных выплат выше нормативно установленных (суточные, оплата найма жилого помещения и т. д.).Накануне выбытия в командировку работнику выдается аванс на командировочные расходы, исходя из срока командировки, стоимости проезда и установленных размеров компенсационных выплат. Действующее законодательство предусматривает следующие гарантии и компенсационные выплаты при командировках: • сохранение за командированным работником в течение всего времени командировки места работы (должности) и среднего заработка; • оплату суточных за время нахождения в командировке; • оплату расходов по проезду к месту назначения и обратно; • оплату расходов по найму жилого помещения. За каждый день нахождения в командировке (в том числе за время нахождения в пути) работнику выплачиваются суточные. Их размер определяется коллективным договором или иным локальным нормативным актом (но не менее размера, установленного для организаций, финансируемых из федерального бюджета). Суточные не выплачиваются, если командировка длится один день или если командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства. Решение о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командировки к месту постоянного жительства, в каждом конкретном случае решает руководитель организации. Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным, автомобильным транспортом общего назначения (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной оплате проездных документов (билетов) и за пользование постельными принадлежностями. Оплачиваются также расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта, в котором расположена организация. Расходы по найму жилого помещения (гостиницы) возмещаются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами. Дополнительно работнику возмещаются расходы по бронированию мест в гостиницах. Отражение в программе 1 С: Бухгалтерия 8 расчетов с работниками по наиболее типичным командировочным расходам рассмотрим на примере. Пример 2.1 Работник командирован в другой город Российской Федерации сроком на 5 дней проездом самолетом. Цель командировки: согласование с поставщиком графика поставки товаров в рамках заключенного договора. Перед командировкой работник получил аванс в размере 4960 руб. из расчета: - суточные — 750руб. (5 х 150руб.); - расходы по найму жилого помещения 2200 руб. (4 х 550); - расходы на проезд - 2010 руб. После возвращения из командировки в бухгалтерию представлен отчет с подтверждающими документами: - квитанция гостиницы по найму жилого помещения на сумму 3000руб. (4 х 750руб.); - авиабилеты на сумму 2010 руб. Суммы уплаченного налога на добавленную стоимость в документах выделены отдельной строкой. Итого авансовый отчет утвержден в сумме 5760 руб. В бухгалтерском и налоговом учете расчеты с работником в рамках данного примера отражаются следующим образом:
1. Выдача работнику денежных средств на командировочные расходы отражается документом Расходный кассовый ордер для вида операции Выдача подотчетному лицу (рис. 2.119).
2. Отчет по командировочным расходам регистрируется с помощью документа Авансовый отчет. В форме документа (рис. 2.120) указывается, кто и за что отчитывается, сколько документов приложено к отчету, на каком количестве листов. На закладке Авансы указывается расходный кассовый ордер, по которому выданы денежные средства на командировочные расходы. Сведения о произведенных командировочных расходах приводятся на закладке Прочее (рис. 2.121). При проведении документа по данным, приведенным на закладке Прочее, в регистр бухгалтерии вводятся проводки бухгалтерского и налогового учета командировочных расходов (рис. 2.122). 3. Выдача работнику денежных средств в возмещение перерасхода отражается вновь документом Расходный кассовый ордер для вида операции Выдача подотчетному лицу.
Л ^ Движения документа: Авансовый отчет БА00-000002 от 23.06.2014 10:52:35 * -О- Обновить Ручная корректировка (разрешает редактирование движений документа) *кг Бухгалтерский и налоговый учет (5) [^) НДС предъявленный (2)
Рис. 2.122. Проводки документа Авансовый отчет Авансовый отчет по приобретению запасов Если денежные средства под отчет выдавались для приобретения запасов, то при составлении отчета информация о закупленных подотчетным лицом материалах и товарах фиксируется в табличной части на закладке Товары. Заполнение документа при составлении отчета по приобретению запасов рассмотрим на следующем примере. Пример 2.2 Работнику организации Геранькину Г.Г. 25 июня выданы из кассы денежные средства в сумме 5000 руб. под отчет на приобретение канцелярских товаров. 27 июня на Основной склад оприходовано 50 Регистраторов документов 80 мм, а в бухгалтерию представлен авансовый отчет и чек № 234 от ТД «Восходъ» на сумму 3500руб. В списке Авансовые отчеты открываем форму нового документа, заполняем «шапку», «подвал» и закладку Авансы (рис. 2.123).
Записать & Номер: БА00-000001 от: 27.06.2014 12:00:01 т. 27 Подотчетное лицо: Геранькин Григорий Григорьевич Склад: Основной склад Организация: [ Белая акация | » | Д | Цены с НДС. Тип иен: Основная иена покупки
приобрет документов на 1
Ответственный: ФИО пользователя
Переходим на закладку Товары. В табличную часть вводим новую строку, в которой указываем (рис. 2.124): • в колонке Документ (расхода): чек, 234, 26.06.2014 - наименование, номер и дату документа, оправдывающего расход; • в колонке Номенклатура - Регистратор документов 80 мм (выбором из справочника Номенклатура); • в колонке Количество - 50,000 (количество приобретенных регистраторов); • в колонке Цена - 70,00 (цена за один регистратор); • в колонке Поставщик - ТД Восходъ (магазин, в котором совершена покупка); • в колонке Счет учета - 10.09 (счет бухгалтерского учета оприходованных канцелярских товаров).
Источник:
С.А. Харитонов. Бухгалтерский и налоговый учет в "1 С: Бухгалтерии 8" (редакция 3.0) Издание 6. 2014
Еще по теме Документ «Авансовый отчет»:
-
Аудит -
Бухгалтерский учет -
-
Аудит. Бухгалтерский учет -
Банковское дело -
Бизнес -
История -
Маркетинг и менеджмент -
Налоги и налогообложение -
Психология -
Социология и Политология -
Управление персоналом и Контроллинг -
Финансы -
Ценные бумаги -
Шпаргалки -
Экономика -
|