Проверка оформления первичных документов
• Порядок ведения кассовых операций. Кассовые операции организация фиксирует в кассовой книге по форме № КО-4, утвержденной постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88 (этот же документ содержит указания по заполнению и применению кассовой книги и других кассовых документов);
• подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются;
• сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего;
• контроль за правильным ведением кассовой книги возложен на главного бухгалтера;
• приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной).
Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.При проведении аудита для достижения цели «достоверность» необходимо уделить особое внимание правильному заполнению первичных документов, наличию и подлинности подписей получателей денег на расходных кассовых ордерах.
Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или уполномоченными на это лицами. В случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и т.д. имеется разрешительная подпись руководителя предприятия, его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна.Документы должны быть четко и правильно оформлены: наличие расписок получателей, погашение документов штампом «Оплачено» с указанием даты, отсутствие подчисток и исправлений. Проверяются наличие и подлинность на кассовых ордерах и других денежных документах подписей должностных лиц и получателей денег, законность произведенных из кассы выплат денежных средств.
Аудитор может самостоятельно сопоставить подписи на кассовых документах с образцами подписей руководителей организации или запросить образцы в порядке получения подтверждений. Кроме того, выявляются факты, когда расходные кассовые документы подписаны только одним руководителем или главным бухгалтером, а также случаи подписи ими незаполненных чеков и выдачи этих чеков кассиру для самостоятельного заполнения при получении денег в банке. При этом большое значение имеет корректность записей в бухгалтерском учете и особенно факты исправления ошибок, связанных с неправомерным отражением хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета и приводящих к занижению или завышению выручки от реализации.Неправомерным признается, например, расходный кассовый ордер, не подтвержденный хотя бы одной из следующих подписей:
• получателя денег;
• главного бухгалтера или уполномоченного приказом руководителя предприятия должностного лица;
• руководителя предприятия или должностного лица, уполномоченного приказом руководителя предприятия.
В соответствии с Порядком ведения кассовых операций выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание расхода наличных денег по кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и подлежит взысканию с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, определяются как излишки кассы и записываются в доход предприятия. Они могут также свидетельствовать о фактах неполного зачисления выручки от контрагентов.
Кассир в соответствии с действующим законодательством несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный организации. Договор о полной материальной ответственности должен быть подписан после издания руководителем приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу. Однако на малых предприятиях обязанности кассира может выполнять главный бухгалтер по письменному распоряжению руководителя и при условии заключения с ним договора.
Если штатным расписанием организации не предусмотрена должность кассира, его обязанности могут быть возложены на другого штатного работника при его согласии и обязательном заключении с этим работником договора о полной индивидуальной материальной ответственности.
Необходимо обратить внимание на правильность ведения кассовой книги и порядок составления отчетов кассира. Кассовая книга должна иметь типовую форму, прошита, отпечатана с указанием количества листов. При ручном учете нумерация листов в каждой книге может начинаться заново.
В условиях автоматизированного ведения учета кассовой книги нумерация должна быть сплошной с начала года. Кроме того, необходимо проводить проверку правильности работы программных средств обработки кассовых документов. Следует отметить, что в договоре на аудиторские услуги предусматривается согласие экономического субъекта на использование базы данных. Наличие системы компьютерной обработки данных не освобождает экономический субъект от обязанности документировать в установленном порядке факты хозяйственной жизни в целом и операции с кассовой наличностью в частности. Однако проведение аудитором процедур возможно и по копиям компьютерных файлов, если есть уверенность в том, что они совпадают с оригиналами. При проверке надежности средств внутреннего контроля в системе КОД аудитор должен обратить внимание, в том числе, и на возможность изменения программного обеспечения в части методов регистрации первичной информации.
Руководство экономического субъекта несет ответственность за разработку системы внутреннего контроля. Аудитору надо убедиться, что в проверяемой им организации применяются процедуры внутреннего контроля.
Для реализации общего плана аудита составляется программа аудита, в которой можно предусмотреть более детальные направления контроля и анализа за движением наличных денежных средств в организации. В соответствии с ФПС АД № 3 «Планирование аудита» она может быть составлена в виде программы тестов средств контроля и аудиторских процедур по существу.
Программы помогают выявить существенные недостатки, являясь составной частью рабочей документации аудита, способствуют документальному оформлению его процесса и результатов.При составлении программы проверки следует оценить эффективность внутреннего контроля за движением и сохранностью денежных средств и других ценностей в кассе организации. С помощью тестирования аудитор дает предварительную оценку соблюдения в организации кассовой дисциплины, выявляет наиболее уязвимые участки, планирует состав основных контрольных процедур, определяет особенности ведения учета экономическим субъектом. О недостаточной эффективности внутреннего контроля могут свидетельствовать следующие факты:
• отсутствие в организации приказа руководителя, устанавливающего периодичность проверок кассы;
• отсутствие в организации постоянно действующей системы проведения внезапных инвентаризаций кассы;
• наличие признаков формального проведения инвентаризаций кассы (предупреждение кассира);
• возложение функций кассира при отсутствии его в штате на другого работника без письменного распоряжения руководителя организации;
• отсутствие договора с кассиром о его полной материальной ответственности;
• предоставление права подписи приходных и расходных кассовых ордеров другим лицам, помимо руководителя организации и главного бухгалтера, не отраженное распоряжением руководителя организации.
Низкая оценка эффективности внутреннего контроля требует увеличения объемов аудита и усиления внимания к данному участку проверки.
Программа тестов средств контроля — это перечень совокупности действий, предназначенных для сбора информации о функционировании системы внутреннего контроля и учета.
При планировании аудита конкретного предприятия перечень вопросов с целью определения эффективности внутреннего контроля и обеспечения сохранности денежных средств, а также достоверности отражения кассовых операций в бухгалтерском учете может видоизменяться. В табл. 15.1 представлен примерный перечень вопросов, ответив на которые аудитор должен выявить положительные и отрицательные факты, чтобы сформировать свое мнение.
Таблица 15.1 Перечень вопросов, составленных аудитором
Ко п/п | Вопрос | Вариант ответа | Контрольная информация или документ | Примечание аудитора | Оценка фактора | |
Поло- житель- но(+) | Отрицатель- но (-) | |||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | |
1 | Количество и виды касс в организации | —Одна касса; —отдельно приходная и отдельно расходная касса; —отдельные кассы по структурным подразделениям | Приказы и письменные распоряжения руководителя | Ведение соответствующей аналитики счета | ||
2 | Каким банком и в какой сумме установлен лимит кассовой наличности | —Да, установлен; —нет, не установлен | Лимит остатка денег в кассе организации, установленный банком | Сумма лимита; если лимит не установлен, считать его нулевым |
Продолжение табл. 15.1
№ п/п | Вопрос | Вариант ответа | Контрольная информация или документ | Примеча | Оценка фактора | |
ние аудитора | Поло- житель- но(+) | Отрицатель- но (-) | ||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | |
3 | В какие сроки установлена и согласована с банком выплаты заработной платы | Указать конкретные периоды выплат | Договор с обслуживающим отделением банка | Учитывать сроки выплаты заработной платы при расчете лимита кассовой наличности | ||
4 | Установлены ли руководителем организации сроки внезапной ревизии кассы | —Да; —нет; —имеются факты нарушения установленных сроков | Приказ об установлении сроков внезапной проверки | Результаты таких ревизий; меры ответственности кассира и других лиц | ||
5 | Менялись ли кассиры в организации в проверяемом периоде | -Да; —да и неоднократно; —нет | Приказы о назначении; договоры о материальной ответственности | |||
6 | Была ли проведена ревизия при смене кассира | -Да; —нет; —имеются факты нарушения установленных сроков | Акт ревизии кассы | Проверить даты инвентаризаций в моменты смены кассиров | ||
7 | Назначается ли приказом руководителя организации комис- сия для проведения ревизии кассы | -Да; — нет | Приказ о назначении комиссии по ревизии кассы | Установить вид комиссии (разовая, постоянно действующая) |
Продолжение табл. 15.4
№ п/п | rowspan=2 bgcolor=white>Вопрос Вариант ответа | Контрольная информация или документ | Примечание аудитора | Оценка фактора | ||
Поло- житель- но(+) | Отрицательно (-) | |||||
і | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | |
8 | Соблюдались ли установленные сроки внезапной ревизии кассы | -Да; —нет; —имеются факты нарушения установленных сроков | Акты внезапных ревизий кассы | — Результаты таких ревизий; — меры ответственности кассира и других лиц | ||
9 | Заключен ли с кассиром (кассирами) договор о полной материальной ответственности | -Да; — нет | Договоры о полной материальной ответственности с кассирами | Проверить даты заключения и периоды работы кассиров | ||
10 | Кому предоставлено право подписи приходных и расходных кассовых ордеров | Только главному бухгалтеру | Образец подписи главного бухгалтера | —Совпадает; —не всегда совпадает | ||
Уполномоченному лицу (лицам) | Образец подписи уполномоченного лица | Выяснить количество таких лиц и установить их права | ||||
11 | Имеются ли письменные распоряжения предприятия о назначении уполномоченного лица по визированию кассовых документов | -Да; —нет; —имеются отдельные факты нарушений | Письменные распоряжения руководителя (приказ) | Сроки действия полномо чий | ||
Образец подписи | — Совпадает; —не всегда совпадает |
^ |
Продолжение табл. 15.4
№ п/п | Вопрос | Вариант ответа | Контрольная информация или документ | Примечание аудитора | Оценка с Поло- житель- но(+) | } актора Отрицатель- НО (-) |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | |
12 | Кому предоставлено право под- писи при- ходных и расходных кассовых документов в качестве руководителя организации | Только руководителю организации | Образец подписи руководителя организации | —Совпадает; —не всегда совпадает | ||
Уполномоченному лицу (лицам) | Образец подписи уполномоченного лица | Выяснить количество таких лиц и установить их права | ||||
13 | Имеются ли письменные распоряжения о назначении уполномоченного лица в качестве руководителя организации | -Да; — нет | Письменные распоряжения руководителя; срок действия полномочий | С какой должностью совмещаются обязанности | ||
14 | Ведется ли в организации журнал регистрации приходных кассовых ордеров | -Да; —нет; —имеются отдельные факты нарушений | Журнал регистрации приходных кассовых ордеров | Соответствие порядка ведения журнала | ||
15 | Ведется ли в организации журнал регистрации расходных кассовых ордеров | -Да; —нет; — имеются отдельные факты нарушений | Журнал регистрации расходных кассовых ордеров | Соответствие порядка ведения журнала |
Продолжение табл. 15.4
№ п/п | Вопрос; | Вариант ответа | Контрольная информация или документ | Примечание аудитора | Оценка фактора | |
Поло- житель- но(+) | Отри цатель- но(-) | |||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | |
16 | Ведется ли в организации кассовая книга | -Да; — нет | Кассовая книга | —Книга ведется вручную; —ведение книги осуществляется компьютеризированно | ||
17 | Соответствует ли порядок ведения кассовой книги требованиям законодательства | -Да; —нет; —имеются отдельные факты нарушений | Кассовая книга; требования норм законодательства | Проверить технику заполнения кассовой книги и нумерацию листов | ||
18 | Составляется ли в организации отчет кассира | -Да; — нет | Отчет кассира | Проверить наличие и соответствие кассовой книге | ||
19 | Соответствуют ли первичные документы по количеству и качеству операциям в отчете кассира | -Да; —нет; —имеются отдельные факты нарушений | Отчет кассира; приложенные к отчету кассира соответствующие первичные учетные документы | Проверить соответствие документов по количеству операций и по суммам | ||
20 | Получают ли сотрудники организации деньги от сторонних организаций по доверенности | -Да; — нет | Договоры, доверенности на отдельных сотрудников на получение денег | Ведется ли журнал учета выданных доверенностей |
Продолжение табл. 15Л
№ п/п | Вопрос | Вариант ответа | bgcolor=white>Контрольная информация или документ Примеча | Оценка фактора | ||
ние аудитора | Положительно (+) | Отрицательно (-) | ||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | |
21 | Ведется ли журнал регистрации платежных ведомостей | -Да; —нет; —имеются отдельные факты нарушений | Журнал регистрации платежных ведомостей | Проверить, когда заведен журнал и порядок нумерации ведомостей | ||
22 | Соответствует ли порядок оформления платежных ведомостей требованиям законодательства | -Да; —нет; —имеются отдельные факты нарушений | Платежные ведомости за аудируемый период | Проверить порядок оформления ведомостей и (визуально) соответствие подписей получателей | ||
23 | Составляет ли кассир реестр депонированных сумм | “Да; —нет; —имеются отдельные факты нарушений | Кассовая книга; отчет кассира; реестр депонированных сумм | Про верить арифме тическое соответст вие | ||
24 | Производит ли организация реализацию готовой продукции, товаров, работ, услуг населению за наличный расчет | -Да; — нет | Требования норм законодательства | Установить необходимость и обязательность применения ККТ в данной организации | ||
25 | Имеется ли в организации ККТ | “Да; — нет | Технические паспорта на ККТ | Соответствие применяемых моделей требованиям законодательства |
Продолжение табл. 15.4
N° п/п | Вопрос | Вариант ответа | Контрольная информация или документ | Примечание аудитора | Оценка фактора | |
Поло- житель- но (+) | Отрицатель- но (-) | |||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | |
26 | Зарегист рирована лиККТв налоговых органах | -Да; — нет | Карточки регистрации ККТ в налоговых органах | Соответствие зарегистрированной ККТ применяемой | ||
27 | Имеет ли организация договор с каким-либо центром технического обслуживания и ремонта ККТ | ~Да; — нет | Договор с центром технического обслуживания и ремонта | Периодичность обслуживания, обнуление данных ККТ | ||
28 | Соответствует ли оборудование кассы предъявляемым требованиям | -Да; —нет; — имеются отдельные факты нарушений | Акт технического осмотра помещения кассы | Посмотреть помещение и условия работы кассира | ||
29 | Имеется ли в помещении кассы несгораемый металлический сейф | -Да; — нет | Факт наличия сейфа | Закрывается и опечатывается липо окончании рабочего дня сейф печатью кассира | ||
30 | Разработаны ли у налогоплательщика схемы отражения насчетах операций с денежными средствами | -Да; — нет | Утвержденные типовые схемы хозяйственных операций и графики документооборота | Проверить соответствие типовых схем нормам законодательства; посмотреть типовые операции по кассе |
Окончание табл. 15.4
|
Путем сопоставления доли положительных и отрицательных факторов можно составить собственное аудиторское мнение о состоянии системы контроля на предприятии в части учета наличных денежных средств. Так, если доля отрицательных факторов в общем количестве не превышает 40%, можно считать риск системы контроля по данному направлению аудита низким; от 40 до 60% — средним; выше 60% — высоким. Данная оценка позволит своевременно откорректировать аудиторские процедуры, уделив наибольшее внимание проблемным областям.
Еще по теме Проверка оформления первичных документов:
- 14. Разновидности документов. Классификация первичных документов
- 3. Представление иных документов для камеральной проверки 3.1. Виды иных документов, представляемых при камеральной налоговой проверке
- 1.2. Первичные учетные документы
- Первичные учетные документы
- 6.2.1. Первичные бухгалтерские документы
- 2.4.2. Формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета
- Документирование операций. Первичные учетные документы
- Первичные документы налогового учета
- Проблема 13. Недостоверные сведения в первичных документах
- 17. ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ФИНАНСОВОГО ПЛАНА. НАЗНАЧЕНИЕ, СТРУКТУРА И МЕТОДИКА РАСЧЕТОВ ОСНОВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ФИНАНСОВОГО ПЛАНА
- 13.5.2. Первичные документы
- 7.5. Первичные учетные документы в бюджетном учете
- ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ РЕКВИЗИТЫ И КОДЫ, УКАЗЫВАЕМЫЕ В ПЕРВИЧНЫХ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТАХ
- Первичные документы по учету основных средств
- Аудиторская проверка первичного учета операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками
- Проблема 14. Счет-фактура - не первичный документ